200件超の導入事例から見えた！
日本企業の稟議文化に合うワークフローとは？

グループウェア「desknet's NEO」は、あらゆる業種・規模の企業で導入されており、公開されている導入事例は200件超にのぼります。そのなかで多くの企業が課題として挙げているのが、日本企業に根強く残る「稟議文化」への対応です。

紙の稟議書やExcelの申請様式は、部署や書式ごとに承認経路が異なり、担当者が経路を間違えたり、途中で書類が止まってしまったりするなど、独特の運用課題を抱えがちです。また、日本企業特有の「複数人の合議で合意形成を図る」「現場からのボトムアップで意思決定する」といった文化は、海外製のシンプルな承認システムでは表現しきれないことも少なくありません。

本記事では、desknet's NEOの導入事例のなかから、ワークフロー機能を中心に活用し、稟議文化のデジタル化・業務改善につなげた企業の事例を紹介します。あわせて、ワークフローとノーコード開発ツール「AppSuite」を組み合わせることで、より紙の様式に近い形で申請業務を電子化した事例もご紹介します。これから稟議書の電子化やワークフローの見直しを検討している担当者の方に向けて、日本企業の意思決定プロセスに合ったツール選びのヒントをお届けします。

稟議文化とワークフロー活用事例を数字で見る

desknet's NEOの導入事例は現在200件超が公開されており、そのうち94件が「紙の申請書・稟議書の電子化（ペーパーレス化）」を目的として導入されています。これは、残業削減やテレワーク推進など数ある導入目的のなかでも最大のボリュームであり、業種・規模を問わず「紙の稟議・申請業務をどう電子化するか」が共通の課題であることを示しています。

200件超の導入事例から見えた！紙の申請書を電子化したグループウェア導入事例まとめ

事例の規模は、6名程度の小規模企業から、5,000ユーザー規模の金融機関、1,000名を超える学校法人まで幅広く分布しています。共通しているのは、企業規模の大小にかかわらず「書式ごとに承認経路が異なる」「複数人の合議を経て決裁する」といった、日本企業特有の稟議の進め方に合わせてワークフローを設計している点です。

日本企業の稟議文化に応える、ワークフロー機能の3つのポイント

事例を紹介する前に、desknet's NEOのワークフロー機能が、なぜ日本企業の稟議文化に合いやすいのか、その特長を整理しておきます。

1. 書式によって申請経路が自動で変わる

稟議書、経費精算、休暇届など、書式ごとに決裁者や承認の流れが異なるのが日本企業の申請業務の特徴です。desknet's NEOでは、書式と承認経路をあらかじめ連動させて登録できるため、申請者は目的の書式を選ぶだけで、自分の所属や申請内容に応じた正しい経路が自動的に設定されます。申請者が経路を自分で調べたり選んだりする必要がなく、経路の選び間違いや、承認者を意図的に外すといった不正の防止にもつながります。

2. 承認グループ・合議によるボトムアップの合意形成

日本企業の稟議は、一人の決裁者がすべてを判断するのではなく、関係する複数の部署・担当者が目を通し、合意を形成しながら進むことが少なくありません。desknet's NEOでは、「承認グループ」や「ロール」といった経路部品を使うことで、複数人による合議の経路を柔軟に設定できます。承認条件を「全員の承認」「一定人数の承認」などのように設定できるため、稟議書が現場から複数の関係者を経て決裁者に届くという、ボトムアップ型の合意形成プロセスをそのまま電子化できます。

3. 承認状況の見える化で、稟議の停滞や紛失を防ぐ

紙の稟議書は、回覧の途中で紛失したり、誰の手元で止まっているかわからなくなったりすることがあります。ワークフロー機能では、自分の申請がどの段階まで進んでいるかをひと目で確認でき、決裁者側も、これから自分に届く予定の申請件数を一覧で把握できます。承認・否認の履歴やコメントも記録されるため、稟議の透明性が高まり、内部統制の観点でも効果を発揮します。

業種・規模別に見る、稟議文化に応えるワークフロー活用事例

ここでは、書式ごとの経路設定や合議・多段階承認など、稟議文化に関わる工夫を中心にワークフローを活用している事例を紹介します。

書式ごとに経路を自動化し、申請ミスを防いだ事例

株式会社いちまる（106ユーザー／クラウド版）

水産・食品事業を展開する老舗企業グループ。それまで休暇届や時間外・休日勤務の届出は紙の専用用紙に手書きで記入し、本社と食品工場の間を社内便で送るという運用で、1日のタイムラグや記入漏れ、途中での紛失が課題でした。desknet's NEO導入の決め手について、担当者は「海外のシステムも検討したが、日本企業の文化に適したワークフロー機能があり、ランニングコストやセキュリティの面でも優位性があった」と振り返っています。ワークフロー導入後は経路が見える化され、申請漏れや手続きの停滞が大幅に減少しました。
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医療法人 健祥会グループ（304ユーザー／クラウド版）

68拠点・188事業所という広域組織で、コロナ禍直前にワークフローを導入。紙の書類が多い業種でありながら、短期間で90種類もの申請書式をデジタル化しました。物品購入・修繕伺書や研修受講申請など利用頻度の高いものから移行したことで現場への浸透が早く進み、外出の多い決裁者向けにも承認が滞らない工夫を行っています。
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三軌建設株式会社（300ユーザー／パッケージ版）

日常業務で利用度の高い申請書式59種類をまとめてワークフローへ移行。年休取得申請や住宅手当、購入申請、資格取得の届けなど、書式ごとに異なっていた申請ルートを整理し、決裁済み書類はグループウェア上へ自動保存されるようにしました。決裁のスピードアップとあわせて、書類の一元管理も実現しています。
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複数人の合議・承認グループでボトムアップの意思決定を電子化した事例

北陸銀行（5,000ユーザー／パッケージ版）

稟議から人事関連まで、さまざまな決裁をデジタル化。銀行という意思決定の慎重さが求められる業態のなか、ペーパーレス化だけで年1億円のコスト削減を実現しています。決裁済みの書類は文書管理機能へ自動格納され、複数部署・複数階層をまたぐ稟議の履歴を後から確認しやすくしている点も特徴です。
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株式会社大阪水道総合サービス（300ユーザー／パッケージ版）

本社と33事業所という組織構成のなかで、購入・契約などの承認申請や全社員の勤怠申請を各事業所が紙で行っていました。電子化によって年間約200件の承認申請が実施され、約300時間の業務削減につながっています。複数拠点をまたぐ承認フローを一つの基盤に統一したことで、拠点ごとにバラバラだった運用ルールの標準化にも寄与しました。
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株式会社松屋（400ユーザー／クラウド版）

紙が中心だった出張届や勤怠関連の申請業務を電子化すると同時に、押印の多い申請書や複雑な承認フローそのものを見直しました。単に紙をなくすだけでなく、稟議のプロセス自体を整理したことで、決裁の迅速化と業務改革を同時に実現しています。
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多段階承認をスピードアップし、増員せずに業務量に対応した事例

田苑酒造株式会社（70ユーザー／クラウド版）

情報共有基盤の刷新により、社内申請から承認までのスピードが3倍以上に向上。コロナ禍で対面での稟議・回覧が難しくなるなか、ワークフロー化によって業務を継続できた好例です。
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株式会社鹿児島放送（200ユーザー／パッケージ版）

紙ベースで行っていた機材貸し出しの申請書や作業報告書をワークフローに切り替え、承認までの時間を大幅に短縮。約8割のペーパーレス化とあわせて、承認フロー自体を最適化したことで決裁スピードが格段に上がりました。
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株式会社東京ダイヤモンド工具製作所（223ユーザー／クラウド版）

販売促進や技術営業の現場でワークフローを活用し、高度な技術要求への迅速な対応を実現。申請から承認までの経路を整理したことで、現場と決裁者の間のやり取りがスムーズになりました。
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AppSuiteを組み合わせて、さらに紙の稟議に近づけた事例

ワークフロー機能は単体でも稟議文化に合わせた経路設定・合議設定が可能ですが、複雑な計算式やマスタ参照を含む申請書式、紙・Excelの帳票をそのまま再現したいといったニーズには、ノーコード開発ツール「AppSuite」と組み合わせることで対応しているお客さまもいます。あくまでワークフローが主軸であることが多く、AppSuiteは「紙の様式をそのまま再現する」ための補完的な役割として使われている点が特徴です。

AppSuiteを利用して申請に関する困りごとを解消した事例

仲庭時計店（25ユーザー／クラウド版）

AppSuiteの活用により、運用の初期段階において書類業務が約30％減。近郊交通費の申請で交通費総額を集計したり、有給申請で休暇日数の消化状況を可視化するなど、申請と集計をつなぎあわせて業務効率向上を図っています。
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株式会社エフエム愛知（51ユーザー／クラウド版）

AppSuiteの活用により、一部の業務では年間2万枚のペーパーレスを実現。番組改編時に飛び交う業界特有の紙の申請書をアプリとして再現、決裁状況の見える化が進み、申請に関する困りごとは解消されました。
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アサミ情報システム株式会社（90ユーザー／パッケージ版）

AppSuiteの導入で全社員がひと目で把握できる収支管理を実現し、月130時間の業務時間と年間9,600枚の紙を削減。ワークフローで申請・承認されたデータを、そのままAppSuite側の集計・管理に活用しています。
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業種を超えて見えた、稟議の電子化に成功した共通パターン

紹介した事例を横断してみると、業種や企業規模が異なっても、稟議の電子化に成功した企業にはいくつかの共通パターンが見えてきます。

「書式＝経路」をセットで管理し、申請ミスを防いでいる

いちまるや三軌建設のように、書式ごとに承認経路をあらかじめ紐づけて登録している企業が多く見られます。申請者が経路を自分で選ぶ必要がないため、経路の設定ミスや、承認者を意図的に外すといった不正の防止に直結しています。

複数人の合議・承認グループを電子化し、意思決定の透明性を高めている

北陸銀行や大阪水道総合サービスのように、複数部署・複数拠点にまたがる合議のプロセスを一つの基盤に統一する動きが目立ちます。誰が、いつ、どの案件を承認したかが記録に残るため、稟議の透明性と内部統制の両面で効果を発揮しています。

紙をなくすだけでなく、承認フローそのものを見直している

松屋や鹿児島放送のように、電子化のタイミングで押印の多い申請書や複雑な承認フローを見直し、決裁スピードの向上につなげている事例も少なくありません。稟議文化を維持しながらも、不要な承認ステップを整理することで、ボトムアップの合意形成と決裁スピードを両立させています。

複雑な書式は、AppSuiteとの組み合わせで紙の様式に近づけている

仲庭時計店やアサミ情報システムのように、ワークフローだけでは表現しきれない複雑な計算式や表形式の申請書について、AppSuiteと連携させることで紙の運用感を保ちながら電子化している企業もあります。あくまで主軸はワークフローによる申請・承認の電子化であり、AppSuiteはその表現力を補う位置づけとして活用されています。

稟議文化に合うワークフローを選ぶときのポイント

事例から見えてきた、稟議文化に合わせてワークフローを選定・運用するうえでのポイントを整理します。

書式ごとに承認経路を自動で切り替えられるか

稟議書、経費精算、休暇届など、書式によって決裁者や承認人数が異なるのが一般的です。書式と経路をあらかじめ連動させて登録できるか、申請者が経路を間違えられない設計になっているかを確認しましょう。

承認グループや合議の設定が柔軟にできるか

一人の決裁者だけでなく、複数の関係者による合議で意思決定するのが日本企業の特徴です。承認グループやロールといった経路部品を使い、「全員の承認」「一定の条件を満たした承認」など、自社の合議ルールに合わせた条件設定ができるかを確認しておくとよいでしょう。

決裁状況が見える化されているか

紙の稟議書のように、途中で紛失したり、どこで止まっているかわからなくなったりしないよう、申請の進捗状況が申請者・決裁者の双方から確認できることも重要なポイントです。

複雑な申請書式にも対応できるか

表形式の集計や複雑な計算式を含む申請書式が多い場合は、ワークフロー単体で対応できる範囲と、AppSuiteのようなノーコードツールとの連携で拡張できる範囲をあわせて確認しておくと、紙・Excelからの移行がスムーズになります。

よくある質問

Q. 稟議文化にワークフローシステムはなじみますか？

A. desknet's NEOのワークフロー機能は、書式ごとに承認経路を連動させたり、複数人の合議を経路として設定したりできるため、書式によって申請ルートが異なる、複数の承認者を経て決裁するといった日本企業特有の稟議文化にも対応しやすい設計になっています。

Q. 承認経路の設定を間違えてしまうことはありませんか？

A. 書式ごとに承認経路をあらかじめ登録しておけるため、申請者は書式を選ぶだけで正しい経路が自動的に設定されます。書式へのアクセス権も設定できるため、申請時に経路を変更されてしまう心配もありません。

Q. 複数人での合議や、承認グループによる決裁は設定できますか？

A. 「承認グループ」や「ロール」といった経路部品を利用することで、複数人による合議の経路を設定できます。承認条件も柔軟に設定できるため、関係部署を経てから決裁者に届くという、ボトムアップ型の稟議プロセスを電子化できます。

Q. ワークフローだけでは表現しきれない複雑な申請書式にはどう対応すればよいですか？

A. AppSuiteと組み合わせることで、紙やExcelで使っていた表形式の項目や計算式をそのままの形で再現できます。ワークフローで申請・承認されたデータは自動的にAppSuiteへ蓄積されるため、集計や分析にも活用しやすくなります。

Q. 小規模な組織でも、稟議のワークフロー化に効果はありますか？

A. 効果があります。25ユーザーの仲庭時計店から5,000ユーザー規模の北陸銀行まで、企業規模を問わず「書式ごとの経路設定ミスを防ぐ」「合議のプロセスを見える化する」といった効果が確認されています。まずは利用頻度の高い申請書から電子化を始めるのが現実的です。

まとめ

desknet's NEOの導入事例のなかには、紙の申請書・稟議書の電子化を目的とした事例が多数含まれています。これらの事例に共通しているのは、単に紙をなくすだけでなく、「書式によって申請ルートが異なる」「複数人の合議でボトムアップの合意形成を行う」という、日本企業特有の稟議文化そのものをワークフロー機能で電子化している点です。

ワークフローだけでも十分な成果を上げている企業が多い一方、複雑な書式を持つ企業ではAppSuiteと組み合わせることで、紙の運用に近い形での電子化を実現しています。自社の稟議文化や申請書式の特徴に近い事例を参考にしながら、まずは身近な申請業務からワークフロー化を検討してみてはいかがでしょうか。

更新日： 2026年9月18日