グループウェア導入事例：株式会社大阪水道総合サービス

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あらゆる業種・規模でご利用いただいています　現在194件の事例を掲載

AppSuiteで3万件の勤怠申請処理を約3,500時間分削減。導入1年で数値化できた実証効果。まだまだあります。

株式会社大阪水道総合サービス

https://www.owgs.co.jp/

業種水道関連業務
ユーザー数300ユーザー
利用形態パッケージ版

<この事例のポイント>

【導入】本社と33事業所の「決裁」「勤怠申請」処理の課題をまとめて解決するために。

【採用】「引き上げ承認」とAppSuiteへの期待がdesknet's NEO採用の決め手に。

【効果】効果を数値で実証。「みんなで使うメリット」を共有しながら、次の進化へ。

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水道事業の全領域をカバーする6つの業務を柱に、多くの自治体へ水道事業のあらゆるノウハウを提供しています。

株式会社大阪水道総合サービス様は、大阪市水道局100%出資により設立された水道関連業務の会社です。「水源から蛇口まで」水道のすべてを担い、関西の多くの自治体に水道事業運営の技術とノウハウを提供しています。
本社と33事業所で事業を展開する同社では、購入、契約などの承認申請や全社員の勤怠申請を各事業所が紙文書で行っていたため、運用に関わる人件費や文書の管理・保管等のコストがかさんでいました。
そこでdesknet’s NEOを採用し[ワークフロー][AppSuite]の活用で課題を一気に解決。1年目にして多くの削減効果を実証しました。
半数以上の社員は水道事業の現場に従事し、事業所は33カ所に分散。デジタル・ツールの活用にも不慣れなベテラン社員も多い同社が、いかにして活用一年後には確かな効果や手応えを数値化・実証するまでに至ったか？　その変革手法、成功の秘策に迫ります。

本社と33事業所の「決裁」「勤怠申請」処理の課題をまとめて解決するために。

── 以前の情報共有の課題についてお聞かせください。

当社では、長年にわたって物品購入や契約などの「決裁」と、休暇・超過勤務・休日勤務などの「勤怠申請」を手書きと押印による紙の文書で運用していました。
業務は本社と関西の33事業所で展開しており、各種申請の手続きにはたいへんな手間と労力がかかっていました。

── 特にご苦労なさっていた点や具体的な課題とは、どのようなものでしたか。

申請書の起案から決裁後の管理まで、すべての書類を手作業でまとめ、各事業所の管理職が本社まで提出していました。本社から遠ければ往復3時間かかり、人件費や交通費などのロスを全事業所規模で勘案すると、相当な無駄が出ていたことになります。
しかも、全書類は決められた年数の保管が必要なため、保管場所の確保や管理コスト、紙資料ならではの紛失リスク対策など、その負担たるや相当なものだったのです。

── そこで、電子化による効率的な処理への転換を進める事になったのですね。

紙からの脱却とグループウェアのワークフロー活用による電子化の推進です。
特に問題視していたのは、各事業所からの勤怠申請書類提出は1カ月単位であったため、超過勤務命令から、事業所の勤務状況や現場の負荷がどの程度のものかリアルタイムで分析できなかったことです。電子化すれば、特定事業所に超過勤務が多く負荷がかかっているなどの現状把握ができ、人員を補う対応も即時判断できます。
同時に、社内全体の情報共有を見直そうということでグループウェアに着目したのです。

「引き上げ承認」とAppSuiteへの期待がdesknet's NEO採用の決め手に。

── 製品検討に際して特に重視した点は何ですか。

選定の最低条件として「ワークフロー」「メール」の機能が含まれ、「ユーザーが使いやすい」という３項目をクリアした製品を試用しました。
さらに上位の採用条件として、ワークフローの「引き上げ承認」が可能であること、当社の運用に沿った「勤怠申請」が構築できる業務アプリ作成ツールがあること、という2項目を挙げ、最終的にdesknet's NEOと競合製品の2製品を検討しました。
当社の場合、案件ごとに決裁者の数が多く、一人でも出張したり、休暇を取ったりすると、決裁が止まってしまうことがよくありました。そこで、早く決裁したい案件については、上位決裁者の押印があれば通る「引き上げ承認」が必要だったのです。

ポータル画面給与明細配付の[キャビネット]など、重要機能を集約。イラスト入りマニュアルで利用を推進

── desknet's NEO採用の決め手となったのはどのような点ですか？

まず「引き上げ承認」が可能だったのがdesknet's NEOだけでした。さらに業務アプリ作成ツールAppSuite（アップスイート）が連携活用可能で、運用条件に沿った柔軟な「勤怠申請」が可能になると評価しました。

desknet's NEO採用の決め手となったのは
・[ワークフロー]の引き上げ承認が可能
・AppSuiteが連携活用可能
・わかりやすいインターフェースと使いやすさ
・コストパフォーマンスで他社より優位

── 採用に際して特に留意なさった点はありますか。

当社は、若手からベテランまで社員の年齢層が幅広く、特にPCに苦手意識を持つ社員の「使いやすさ」には配慮しました。
また、起案から決裁まで1案件あたり、今までどのくらい時間やコストがかかっていたのか？書類提出後の収納管理までを試算してdesknet's NEO導入後の削減効果と比較し、「一年間に数千時間の削減となり、人件費も本来の業務にかけられる」と時間やコスト削減効果を数値化して、役員部長会で承認を得ました。この取り組みが、導入後の効果測定にもつながっていきます。

効果を数値で実証。「みんなで使うメリット」を共有しながら、次の進化へ。

── はじめての本格活用となるグループウェアですが、導入教育はどのように行われましたか。

どのような目的で業務に使うのか。社内報にイラストも交えたわかりやすい「desknet's NEO使い方紹介」シートなども載せて、基本的な操作方法などの社員教育を実施しました。
さらに「グループウェアはみんなが使わなくては意味ない」ということを基本概念として掲げ、勤怠の申請や給与明細など、個々の社員に密着し利便性を実感しやすいところを機能活用に取り組み、「使わないと困る」「使うと便利」なことを理解・実感してもらうことにしました。

AppSuite　勤怠申請紙からの移行で年間案件数約30,000件の処理約3,500時間分の負荷を削減

── 利便性や重要性を実感するのに、給与明細は最適かもしれませんね。

社員全員の[キャビネット]に給与明細専用フォルダを作成し、アクセス権制限でパスワード付きpdfファイルの給与明細の配信・受信に活用しています。大事なファイルを安全に共有、保管・管理できるdesknet's NEOの活用メリットを社員が体感でき、着実な利用定着につながりました。
以前は、給与明細の印刷・折込・部門別の仕訳にコストと時間をかけていましたが、作業時間が約100分の1、年間約1,500時間の負荷削減効果につながりました。

── 本格的な機能活用は、どのように定着させていったのですか。

まずはICT推進部門で休暇・超過勤務・休日勤務・出張の「勤怠申請」をAppSuiteで構築しました。即時サポートが可能な本社在籍者約20名に「勤怠申請」を提供し、運用面での課題を改良後、紙運用を止めて4カ月間のシステム試運用を実施。約6カ月をかけ、拠点ごとに予定を立て本番運用を展開しました。
事業所においては、勤怠申請の入力チェックを行う人を確認者として任命するなどの工夫で、半年で本社と33拠点の全社員約300名が[AppSuite]で「勤怠申請」を行えるようになりました。

── 開始1年で[AppSuite]の効果も実証されたようですね。

本格運用開始から1年間の効果測定では、処理案件数が約30,000件にも上り、従来1案件あたり約14分要していた紙運用の作業が約6分となり、約4割の時間で「勤怠申請」が可能になりました。さらに人事部門の給与計算における超過勤務、休日勤務のデータチェックや作成の負荷も削減可能となり、1年間に約3,500時間の削減効果がありました。

── 社員にも[AppSuite]の効果や利便性を実感できる変化があったとか。

「勤怠申請」は、社員単位で管理できるように、まず社員名簿に基づく社員マスタを作成しました。決裁者や確定者などの必要項目をマスタ化して、[AppSuite]申請時に呼び出せる仕組みを構築しました。
また、「休暇申請」においては、社員が申請時に社員番号さえ入力すれば、申請フォームに勤怠管理システムと同期した休日の残日数も明示され、申請前に自身の休暇取得状況や残日数時間などが明示される仕組みになっています。

ワークフロー　物品購入　各種申請迅速な決裁で年間約300時間の負荷を軽減。全ての承認申請に適用を予定

── 導入目的の重要な要因のひとつ[ワークフロー]のご活用状況はいかがですか。

[ワークフロー]の画面入力と電子承認の運用になったことで、1案件あたり約3分の1の時間で「決裁」が可能になりました。申請書類は、購入・契約などの決裁と情報機器使用の申請など、まだ一部しか適用できていませんが、1年間に約200件の承認申請が実施され、約300時間の削減となっています。
申請書類は全部で20〜30種類あり、現在5種類ほどの適用なので、今後の時間削減効果には期待しています。
[ワークフロー]の導入により、迅速な承認申請、決裁が可能となり、進捗状況もdesknet's NEOでいつでも分かります。申請書類の滞留や紛失のリスクもなくなりました。

── 1年で着実な成果を数値化されていることに驚嘆させられました。現時点での手応え、効果とはどのようなものですか。

いちばん大きな変化は、desknet's NEOの運用によって、業務にシステムを活用するインフラが整ったということです。
PCに苦手意識のある社員が多かったにも係わらず、わずか1年ですべての社員が、休暇・超過勤務・休日勤務などの「勤怠申請」を電子申請で行い、自分の給与明細出力をパスワード管理されたネットワーク上で行えるようになったのです。
今までPCとはほぼ無縁だった75歳のベテラン社員も[AppSuite]による勤怠申請を活用しています。
業務の効率化という最初のステップは1年で実用化できました。次のステップでは、社員の声に応える業務効率の向上や水道事業に関する当社ならではの高度な技術継承、ナレッジ共有などに大きな効果を期待できると思います。

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ご活用中の機能と使い方

ワークフロー

物品購入、契約の決裁やISMS関連の情報機器使用申請、持ち出しパソコン利用許可、データ復活依頼等に活用。従来の約3分の1の時間で決済が可能となり、「引き上げ承認」で申請書類の滞留を防ぎ迅速な決裁を可能にした。一部の適用だが、1年間約300時間の負荷削減を実現。
AppSuite

紙文書で実施していた「勤怠申請」の仕組みをすべて移行し、勤務形態、所属事業所ごとに細かく定められた、独自の運用にあわせるため[AppSuite]で構築。
「勤怠システム」との同期で申請時に個人の休暇残日数時間などを確認可能に。年間案件数で約30,000件、約3,500時間の負荷削減を実現。
キャビネット

給与明細の印刷・折込・部門別仕訳の作業がなくなり、作業時間が約100分の1、年間約1,500時間の負荷を削減。各事業所、出張時もパスワード管理されたネットワーク上から、給与明細出力を受け取れるようになり、給与明細紛失のリスクもなくなった。
スケジュール

出張、会議、休暇等の予定共有に活用。本社と33事業所の管理職、役員、社員のスケジュールを共有し、予定や所在確認に活用。
インフォメーション

「給与明細の配信完了」「社内報発行」「システムの脆弱性通知」「交通安全講習会」など、全社員向けの通知に活用。以前は一斉メールで告知していたが、通知準備や発表の手間が削減できるようになった。
ウェブメールIMAP

以前は現場業務が中心の社員は共有アドレスを活用していたが、[ウェブメール] IMAPの活用で全社員へのメールアカウント支給・活用が可能になった。
33拠点への出張時も、共用PCで活用でき、出先や移動時の業務環境が向上した。
利用者名簿

[ウェブメール]活用との相乗効果で、社員名簿による所属・電話番号・メールアドレスの共有管理、検索・確認が効率化された。中途入社や新入社員のメールアドレスも即日共有・周知でき、社員名簿をフル活用できるようになった。
文書管理

作成者、承認者など閲覧者をアクセス制限し[ワークフロー]の最終保管場所として活用。desknet's NEO [AppSuite]による休暇・超過勤務・休日勤務・出張等の「勤怠申請」関連の手順・操作マニュアルを保管共有している。
設備予約

会議室予約に活用、今後運用状況やユーザーのニーズに応じて管理品目を検討・追加する予定。
つぶやき

業務上の気づきや各事業所における業務対応（窓口業務における顧客対応など）等をナレッジ共有するために、活用手法をルール化して活用していきたい。
ダイレクトメッセージ

[AppSuite]による勤怠申請時の入力ミスや不備などを、決裁者が迅速に確認・連絡する手段として活用。決裁を滞らせることなく、着実に承認・決裁が運用できるよう役立てている。
安否確認

個人のスマートフォンメールへの[安否確認]送信・返信の動作確認を完了。活用基盤を整備。今後、緊急時活用のための社内調整を実施していく予定。
タイムカード

人数の少ない拠点で利用。

お話をうかがったご担当者様

総務部 ICT推進担当課長小沢宏至様

グループウェアはみんなが見てこそ真価を発揮します。機能活用に各種申請や給与明細など、社員が日常使わざるを得ない要素を組み込んだことで、運用の効率化や利便性を感じてもらう事ができ、短期間で全社的な活用が浸透しました。今後は社員の要望に応えて、課題解決に直結する活用手法を実現させ、定着させていきたいと思います。
総務部 ICT推進担当主査菊󠀂田裕子様

導入で得られた最初のメリットは、全社員で、「システムをフル活用するインフラが整ったこと」でした。
ログインしてポータルを開けば、その日必要な情報が真っ先に確認・共有でき、業務システムとの連携も可能となり、わずか1年で迅速な決裁や勤怠管理や各種申請などが効率化できました。
次のステップでは、弊社ならではの価値でもある、現場の技術や知識の継承などのナレッジ共有、業務効率化や経営効果に結びつくデータ活用などをさらに勧めていきたいと思います。
総務部 ICT推進担当主査梶絢一様

導入から1年。活用は、まだまだスタート地点だと思っています。[キャビネット]活用による給与明細配信のように、これからも社内のニーズを受けながらどんどんカスタマイズしていき、より実務にフィットする運用に取り組み、社内の業務が円滑になるように努力していきたいと思っています。
総務部 ICT推進担当富田慎也様

desknet's NEOは年配の社員にも使いやすいシステムという印象があります。キャリアも年齢層もたいへん幅広い会社なので、活用手法によっては思わぬ相乗効果が得られるかもしれません。
社員にとってさらに使いやすいシステムとして運用やカスタマイズに取り組んでいこうと思います。

desknet's利用環境

製品名: desknet's NEO
ユーザー数: 300ユーザー
導入時期: 2018年

事業概要

企業名: 株式会社大阪水道総合サービス
URL: https://www.owgs.co.jp/
所在地: 大阪市阿倍野区
設立: 2008年4月
従業員数: 262名
事業内容: 大阪市水道局の監理団体として各自治体から業務を受託。水道に関する総合的な技術や運用ノウハウを活かして、水道運営に係わるあらゆる業務を多くの自治体に提供。水道事業に関する｢コンサルティング｣｢営業｣｢給水｣｢施工監理｣｢水道施設運転・維持管理｣｢情報｣の6つの業務を柱に、各自治体のニーズに合わせた組み合わせ自由、オーダーメイドの包括的な水道業務を提供している。