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<この事例のポイント>
【導入】 本社と33事業所の「決裁」「勤怠申請」処理の課題をまとめて解決するために。
【採用】 「引き上げ承認」とAppSuiteへの期待がdesknet's NEO採用の決め手に。
【効果】 効果を数値で実証。「みんなで使うメリット」を共有しながら、次の進化へ。
株式会社大阪水道総合サービス様は、大阪市水道局100%出資により設立された水道関連業務の会社です。「水源から蛇口まで」水道のすべてを担い、関西の多くの自治体に水道事業運営の技術とノウハウを提供しています。
本社と33事業所で事業を展開する同社では、購入、契約などの承認申請や全社員の勤怠申請を各事業所が紙文書で行っていたため、運用に関わる人件費や文書の管理・保管等のコストがかさんでいました。
そこでdesknet’s NEOを採用し[ワークフロー][AppSuite]の活用で課題を一気に解決。1年目にして多くの削減効果を実証しました。
半数以上の社員は水道事業の現場に従事し、事業所は33カ所に分散。デジタル・ツールの活用にも不慣れなベテラン社員も多い同社が、いかにして活用一年後には確かな効果や手応えを数値化・実証するまでに至ったか? その変革手法、成功の秘策に迫ります。
当社では、長年にわたって物品購入や契約などの「決裁」と、休暇・超過勤務・休日勤務などの「勤怠申請」を手書きと押印による紙の文書で運用していました。
業務は本社と関西の33事業所で展開しており、各種申請の手続きにはたいへんな手間と労力がかかっていました。
選定の最低条件として「ワークフロー」「メール」の機能が含まれ、「ユーザーが使いやすい」という3項目をクリアした製品を試用しました。
さらに上位の採用条件として、ワークフローの「引き上げ承認」が可能であること、当社の運用に沿った「勤怠申請」が構築できる業務アプリ作成ツールがあること、という2項目を挙げ、最終的にdesknet's NEOと競合製品の2製品を検討しました。
当社の場合、案件ごとに決裁者の数が多く、一人でも出張したり、休暇を取ったりすると、決裁が止まってしまうことがよくありました。そこで、早く決裁したい案件については、上位決裁者の押印があれば通る「引き上げ承認」が必要だったのです。
まず「引き上げ承認」が可能だったのがdesknet's NEOだけでした。さらに業務アプリ作成ツールAppSuite(アップスイート)が連携活用可能で、運用条件に沿った柔軟な「勤怠申請」が可能になると評価しました。
desknet's NEO採用の決め手となったのは
・[ワークフロー]の引き上げ承認が可能
・AppSuiteが連携活用可能
・わかりやすいインターフェースと使いやすさ
・コストパフォーマンスで他社より優位
どのような目的で業務に使うのか。社内報にイラストも交えたわかりやすい「desknet's NEO使い方紹介」シートなども載せて、基本的な操作方法などの社員教育を実施しました。
さらに「グループウェアはみんなが使わなくては意味ない」ということを基本概念として掲げ、勤怠の申請や給与明細など、個々の社員に密着し利便性を実感しやすいところを機能活用に取り組み、「使わないと困る」「使うと便利」なことを理解・実感してもらうことにしました。
社員全員の[キャビネット]に給与明細専用フォルダを作成し、アクセス権制限でパスワード付きpdfファイルの給与明細の配信・受信に活用しています。大事なファイルを安全に共有、保管・管理できるdesknet's NEOの活用メリットを社員が体感でき、着実な利用定着につながりました。
以前は、給与明細の印刷・折込・部門別の仕訳にコストと時間をかけていましたが、作業時間が約100分の1、年間約1,500時間の負荷削減効果につながりました。
まずはICT推進部門で休暇・超過勤務・休日勤務・出張の「勤怠申請」をAppSuiteで構築しました。即時サポートが可能な本社在籍者約20名に「勤怠申請」を提供し、運用面での課題を改良後、紙運用を止めて4カ月間のシステム試運用を実施。約6カ月をかけ、拠点ごとに予定を立て本番運用を展開しました。
事業所においては、勤怠申請の入力チェックを行う人を確認者として任命するなどの工夫で、半年で本社と33拠点の全社員約300名が[AppSuite]で「勤怠申請」を行えるようになりました。
本格運用開始から1年間の効果測定では、処理案件数が約30,000件にも上り、従来1案件あたり約14分要していた紙運用の作業が約6分となり、約4割の時間で「勤怠申請」が可能になりました。さらに人事部門の給与計算における超過勤務、休日勤務のデータチェックや作成の負荷も削減可能となり、1年間に約3,500時間の削減効果がありました。
[ワークフロー]の画面入力と電子承認の運用になったことで、1案件あたり約3分の1の時間で「決裁」が可能になりました。申請書類は、購入・契約などの決裁と情報機器使用の申請など、まだ一部しか適用できていませんが、1年間に約200件の承認申請が実施され、約300時間の削減となっています。
申請書類は全部で20〜30種類あり、現在5種類ほどの適用なので、今後の時間削減効果には期待しています。
[ワークフロー]の導入により、迅速な承認申請、決裁が可能となり、進捗状況もdesknet's NEOでいつでも分かります。申請書類の滞留や紛失のリスクもなくなりました。
いちばん大きな変化は、desknet's NEOの運用によって、業務にシステムを活用するインフラが整ったということです。
PCに苦手意識のある社員が多かったにも係わらず、わずか1年ですべての社員が、休暇・超過勤務・休日勤務などの「勤怠申請」を電子申請で行い、自分の給与明細出力をパスワード管理されたネットワーク上で行えるようになったのです。
今までPCとはほぼ無縁だった75歳のベテラン社員も[AppSuite]による勤怠申請を活用しています。
業務の効率化という最初のステップは1年で実用化できました。次のステップでは、社員の声に応える業務効率の向上や水道事業に関する当社ならではの高度な技術継承、ナレッジ共有などに大きな効果を期待できると思います。
物品購入、契約の決裁やISMS関連の情報機器使用申請、持ち出しパソコン利用許可、データ復活依頼等に活用。従来の約3分の1の時間で決済が可能となり、「引き上げ承認」で申請書類の滞留を防ぎ迅速な決裁を可能にした。一部の適用だが、1年間約300時間の負荷削減を実現。
紙文書で実施していた「勤怠申請」の仕組みをすべて移行し、勤務形態、所属事業所ごとに細かく定められた、独自の運用にあわせるため[AppSuite]で構築。
「勤怠システム」との同期で申請時に個人の休暇残日数時間などを確認可能に。年間案件数で約30,000件、約3,500時間の負荷削減を実現。
給与明細の印刷・折込・部門別仕訳の作業がなくなり、作業時間が約100分の1、年間約1,500時間の負荷を削減。各事業所、出張時もパスワード管理されたネットワーク上から、給与明細出力を受け取れるようになり、給与明細紛失のリスクもなくなった。
出張、会議、休暇等の予定共有に活用。本社と33事業所の管理職、役員、社員のスケジュールを共有し、予定や所在確認に活用。
「給与明細の配信完了」「社内報発行」「システムの脆弱性通知」「交通安全講習会」など、全社員向けの通知に活用。以前は一斉メールで告知していたが、通知準備や発表の手間が削減できるようになった。
以前は現場業務が中心の社員は共有アドレスを活用していたが、[ウェブメール] IMAPの活用で全社員へのメールアカウント支給・活用が可能になった。
33拠点への出張時も、共用PCで活用でき、出先や移動時の業務環境が向上した。
[ウェブメール]活用との相乗効果で、社員名簿による所属・電話番号・メールアドレスの共有管理、検索・確認が効率化された。中途入社や新入社員のメールアドレスも即日共有・周知でき、社員名簿をフル活用できるようになった。
作成者、承認者など閲覧者をアクセス制限し[ワークフロー]の最終保管場所として活用。desknet's NEO [AppSuite]による休暇・超過勤務・休日勤務・出張等の「勤怠申請」関連の手順・操作マニュアルを保管共有している。
会議室予約に活用、今後運用状況やユーザーのニーズに応じて管理品目を検討・追加する予定。
業務上の気づきや各事業所における業務対応(窓口業務における顧客対応など)等をナレッジ共有するために、活用手法をルール化して活用していきたい。
[AppSuite]による勤怠申請時の入力ミスや不備などを、決裁者が迅速に確認・連絡する手段として活用。決裁を滞らせることなく、着実に承認・決裁が運用できるよう役立てている。
個人のスマートフォンメールへの[安否確認]送信・返信の動作確認を完了。活用基盤を整備。今後、緊急時活用のための社内調整を実施していく予定。
人数の少ない拠点で利用。
グループウェアはみんなが見てこそ真価を発揮します。機能活用に各種申請や給与明細など、社員が日常使わざるを得ない要素を組み込んだことで、運用の効率化や利便性を感じてもらう事ができ、短期間で全社的な活用が浸透しました。今後は社員の要望に応えて、課題解決に直結する活用手法を実現させ、定着させていきたいと思います。
導入で得られた最初のメリットは、全社員で、「システムをフル活用するインフラが整ったこと」でした。
ログインしてポータルを開けば、その日必要な情報が真っ先に確認・共有でき、業務システムとの連携も可能となり、わずか1年で迅速な決裁や勤怠管理や各種申請などが効率化できました。
次のステップでは、弊社ならではの価値でもある、現場の技術や知識の継承などのナレッジ共有、業務効率化や経営効果に結びつくデータ活用などをさらに勧めていきたいと思います。
導入から1年。活用は、まだまだスタート地点だと思っています。[キャビネット]活用による給与明細配信のように、これからも社内のニーズを受けながらどんどんカスタマイズしていき、より実務にフィットする運用に取り組み、社内の業務が円滑になるように努力していきたいと思っています。
desknet's NEOは年配の社員にも使いやすいシステムという印象があります。キャリアも年齢層もたいへん幅広い会社なので、活用手法によっては思わぬ相乗効果が得られるかもしれません。
社員にとってさらに使いやすいシステムとして運用やカスタマイズに取り組んでいこうと思います。