安否確認

災害発生時の事業継続に。被災地の状況を迅速に把握・共有できます。

安否確認

災害発生時、被災地の状況を迅速かつ確実に把握することは、事業継続のためにまず最初に解決しなければいけない課題です。 デスクネッツ ネオの安否確認機能は、災害時に従業員の安否状況の確認を行う機能です。

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安否確認 便利なポイント

POINT01毎日使うシステムだからこそ災害時も安心

「混乱の中でも問題なく使えること」を最大限に考慮した設計を行っています。
すべての従業員が日々使い慣れているグループウェアだからこそ、万が一の際にも落ち着いた対処が可能です。

ステップ1
安否確認メールを従業員に一斉配信
 防災管理者から被災地域や部署に対して安否確認メールを一斉配信します。

ステップ2
従業員が安否状況の報告
 メールを受信した利用者は、携帯電話やPCから安否状況を報告します。

ステップ3
安否状況の確認と共有
 被災地の安否状況は全ての従業員がリアルタイムで共有できます。

POINT02防災管理者によるメールの一斉配信

メールの一斉配信は、社内の「防災管理者」が実行します。防災管理者は複数のユーザーを設定でき、かつそれぞれに対して、配信可能な組織(グループ)を設定できます。例えば、拠点ごとや部門ごとに管理者を任命するなど、企業防災の運用に準じた仕組みづくりが可能です。

休暇中や外出中、夜間に災害が発生した場合でも、スマートフォンを使って安否確認メールを一斉配信できます。

POINT03安否確認と情報共有

災害発生時、安否確認メールを受信したユーザーは、メールに記載されたデスクネッツ ネオの安否確認専用URLから安否状況とコメントを入力します。

各自が入力した内容は、すべてのユーザー間で共有できます。災害時であっても、従業員の状況をリアルタイムに確認できることから、無用な混乱を防ぐとともに、企業としての次の対策を行うための情報把握を確実に行うことができます。

安否確認メールの受信や状況の入力は、スマートフォン、携帯電話(ガラケー)、PCから行うことができます。

POINT04緊急連絡先の事前登録

一般のユーザーは、安否確認メールの受信先となる緊急連絡先メールアドレスをデスクネッツ ネオに登録しておきます。

緊急連絡先のメールアドレスは、携帯電話のメールアドレスのほか、個人のプロバイダアドレスや、フリーメールのアドレスなど、自由に設定できます。緊急連絡先メールアドレスは、プライベートな情報であるため、一般ユーザー同士では登録内容を確認できないようになっています。

POINT05緊急連絡先の疎通確認

【緊急連絡先の疎通確認】
緊急連絡先の確認機能を使って、利用者が登録した緊急連絡先メールアドレスに対して正しくメールが届くこと、またそこから問題なくデスクネッツ ネオにアクセスできることを確認できます。

【緊急連絡先の設定確認】
防災管理者から利用者に対し、緊急連絡先の設定を促す「確認依頼メール」を一括送信できます。連絡先の一括インポートを行うこともできるため、大規模な人数でのご利用でもスムーズな導入・展開を進められます。

「緊急連絡先の疎通確認」と「緊急連絡先の設定確認」を防災訓練の時期など定期的に実施することで、いつでも安否を確認できる体制を維持できます。
未確認者に対しては、改めて確認メールを送信することもできます。

POINT06防災訓練の定期的な実施

災害発生時に冷静な判断・行動をとるためには、日ごろから防災訓練を積み重ね、地震や災害の際にどういった行動をとるべきかを全員が把握しておくことが重要です。

企業の防災訓練の一環として定期的に安否確認を実施することで、災害発生時でもスムーズに安否確認を行えます。防災訓練用の機能を使うと、訓練であることが併記された安否確認メールが配信され、安否状況を回答・確認できます。(メールの文面以外は、災害時用の安否確認メールの流れと同様です。)

防災訓練も任意の組織単位で行えるため、拠点ごとの防災訓練の日にちに合わせて実施することも可能です。

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