導入事例

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導入事例のご紹介

東京医療保健大学(学校法人 青葉学園)

http://www.thcu.ac.jp/

  • 業種大学
  • ユーザー数2,500ユーザー
  • 利用形態パッケージ版

<この事例のポイント>

【導入】 学内情報共有と学生の履修支援にグループウェアの導入を検討。

【採用】 学生の使いやすさ、運用・設定のしやすさとコストを評価しdesknet's NEOを採用。

【効果】 学内外でdesknet's NEOを活用。医療人に不可欠な情報共有の大切さを学ぶ。

東京医療保健大学様は看護学、医療栄養学、医療情報学の学部・学科および助産学専攻科、大学院を有する医療系大学です。提携病院での医療実習と先端医療知識の教育・研究を重視し、超高齢社会における医療や災害派遣医療など、わが国の医療課題に立ち向かう医療人を育成しています。現代の医療現場に欠かせないITを使いこなせるよう情報リテラシー教育には特に重点を置いており、学内では教職員、学生合わせて2,500名のスケジュール管理や資料の共有、履修・研究やキャンパスライフの支援にdesknet's NEOを活用しています。
グループウェアdesknet's NEOの可能性を広げるキャンパスでの有意義な活用手法についてお話をうかがいました。

学内情報共有と学生の履修支援にグループウェアの導入を検討。

── 今、医療界、医療従事者のあり方も大きく様変わりしていますね。

治療やケアと主体的に向きあう患者さんやご家族が増えていること、在宅医療や地域包括ケアなど、ニーズの多様化が医療界の大きな変革につながっていると思います。
本学では日本がこれから直面する医療課題を予測し、複数の医療専門職が協働で患者さんを支える「チーム医療」のスペシャリスト育成に特に力を注いでいます。
医療行為も行える専門性の高い診療看護師(ナース・プラクティショナー)やDMAT(災害派遣医療チーム)の専門看護師、栄養学と臨床に強い管理栄養士、医療チームと患者さんを電子カルテで支える診療情報管理士など、多くの卒業生たちが各地の医療現場で活躍しています。

── 情報リテラシー教育にも力を注いでいるようですね。

これからの医療人にとって、ITの活用は必須です。
治療方針やケア・プランニングを患者さんとご家族、医療従事者が共に考え、カルテも患者さんと医療従事者の共有情報として厳密に管理しなくてはならず、そのツールとしてITの活用は欠かせません。
高度先端医療に不可欠な診療データの共有と分析、守秘義務など医療人としての倫理感や個人情報に対する意識を育てるため、全学生に1人1台ずつノートパソコンを貸与し、入学時より情報リテラシーをカリキュラムに組み込んでいます。

── 学生にとっては、本当に助かると思います。

「入学時の負担が軽減でき助かった」という声だけではなく、就職後「大学のIT教育、活用の成果が現場に出てわかった」という評価も得ています。
看護学科なら電子カルテの利用は当たり前ですし、医療栄養学科では献立作成や栄養価の分析にもパソコンは不可欠で、授業でも実践しています。医療情報学科においては、さらに高度な医療系システムの開発に携わる卒業生も多く輩出しています。
ビジネス統合ソフトやセキュリティソフトなどをプレインストールしたパソコンを貸与するので、全学同一仕様での利用となり、提供する側としてはセキュリティ対策やパソコンを管理する上でもそのメリットが大きく、そうでなければ2,200名のパソコンはとても管理しきれないと思います。

── グループウェアの導入背景について、お聞かせください。

2005年4月に開学してから13年目に入った本学では、開学時に職員と学生を対象にdesknet's NEO(導入当時は旧desknet's)を導入し利用を開始しました。
まず教職員については、大学から教員への告知など情報発信への活用、スケジュールや各種文書、ドキュメント類を事務局や学部ごとに共有したいといったニーズがあり、グループウェアを活用することにしたのです。ファイルサーバーなどもなかったので、特に文書管理については導入後の利用範囲も広がるだろうと想定していました。

── 学生への提供では「このように使ってほしい」といったビジョンはありましたか?

スケジュール管理やシラバス、講義で使われる資料の配付と共有、レポート提出等への活用です。また、教員と学生相互のスケジュールや所在の確認。通常は紙の掲示板で掲出される休講や教室変更のお知らせなど、学生への連絡事項の共有をめざしていました。

学生の使いやすさ、運用・設定のしやすさとコストを評価しdesknet's NEOを採用。

── 学生にグループウェアを提供するアイデアはどこから生まれたのですか?

独自に学内システムを構築する考え方もありますが、開学時は現在より大学の規模も小さく、学生数も約300人ほどでした。情報共有の手法は、医療情報学科の教員が中心となり検討したのですが、教務や教員からの発信情報が速やかに学内共有できることを狙いとして、システム構築や運用の容易性、組織規模に見合うコストの試算などから、システムを構築するよりも既製のグループウェア製品で充分に目的は達成できると判断したようです。

── 導入製品はどのような手法で比較・検討したのですか?

desknet's NEOと競合製品の比較検討が行われました。新入生の利用を想定し、機能のわかりやすさ、使いやすさ、導入後の運用・管理や各種設定のしやすさ、新たなキャンパスや学部新設にともなう学生・教員増への対応、コストなどからdesknet's NEOを採用しました。
新たなOSやセキュリティ対応にともなうバージョンアップなども提供するネオジャパンに一任でき、想定外のコストが発生しないことも評価できました。自前の学内システムを導入していたらその都度、膨大なコストがかかってしまいます。webベースのdesknet's NEOなら全学同時に利用開始できることも良かったと思います。将来新設されるキャンパスへの導入・活用がしやすいところも採用の決め手となりました。


desknet's NEO採用の決め手となったのは
・新入生にも使いこなせる機能のわかりやすさ
・運用、管理・設定のしやすさ
・全学生PC貸与の環境を活かし導入・活用しやすかった
・独自のシステムを構築するよりコストが抑制できる
・固定のランニングコストで最新のOS、セキュリティに対応
・学生・教員数増加、キャンパス新設時にも速やかに導入・活用できる
・ユーザー増のコストが的確に試算できる
・総合的なイニシャル&ランニングコストの抑制効果

東京医療保健大学様ご利用の文書管理画面1

── 学内では、どのような手法でdesknet's NEOを提供しているのですか?

入学後にURL、ID、初期設定パスワードを提供して、新入生全員が同時に利用を開始します。desknet's NEOについては、情報リテラシー教育の初期カリキュラムに電子メールやグループウェアソフトの利用方法などを組み込み、学内での利用意図や活用事例を伝え、5月の連休明けには、ある程度まで使いこなせるよう指導しています。
そこから先は各学部・学科ごとに活用します。IT専門の医療情報学科は急速にレベルアップしますし、看護学科や医療栄養学科は履修課程で無理なく定着させるというイメージです。大学ならではのメリットとしては、学生が相互に「これどうするんだっけ?」と利用手順や知識を教え合えるので、自然と利用度が高まっていくようです。

学内外でdesknet's NEOを活用。医療人に不可欠な情報共有の大切さを学ぶ。

── 開学時から学生数もキャンパスも着実に増えていますね。

学生数に関しては現在2,200名と飛躍的に増えました。キャンパスも現在は世田谷、五反田、国立病院機構、災害医療の国立病院機構立川があり、2018年4月、和歌山、千葉に看護学部が新設されます。desknet's NEOに関しては、学生やキャンパスが増えても柔軟に対応できると思っています。
すでに教務や履修課程における活用は定着していますし、教員からは「新入生はいつごろからdesknet's NEOを活用できるようになるのですか?」と待ち望む声が上がることも少なくありません。

東京医療保健大学様ご利用の文書管理画面2

── 大学の事務や教務において、どのような効果が得られましたか?

職員間で最も利用されているのが[スケジュール]ですね。今までカリキュラムや長期休暇の影響で連絡を取るのに苦労していた教職員相互の所在確認が効率化され、分散されたキャンパスを行き来する理事や教員の所在もすぐわかるようになりました。
教員から要望が高かった[文書管理]も、組織やグループ間の情報共有ツールとして定着しており、学部・学科・コースなどの単位でフォルダを設けて、シラバスの共有と参照、学部会や研究会、教員から学生への教材・授業情報の提供などに活発に利用されています。アクセス件を設定してゼミなどの小グループでも活用されていますね。
[設備予約]は他のキャンパスの予約状況がすべてわかるので[スケジュール]と併用し、教授会や学内会議などの空き状況確認とムダのない施設利用に活かされています。

東京医療保健大学様ご利用のアンケート画面

── 学生の皆さんの利用度はいかがですか?

1人1台パソコン貸与との相乗効果で、全学生が積極的に活用しています。使わなくては履修できないと言ったほうが現実に近いかもしれませんね。
[インフォメーション]は教務部から全学へ、学生支援センターから各学部へなどカテゴリー分けして、大学からの緊急のお知らせや急な休講、教室変更などの情報を見ます。運用前は登校して掲示板を見てから休講を知る状況でしたが、毎朝登校前にチェックすることで急な空き時間をムダにすることなく、予習などに充てることができます。
[文書管理]は履修に不可欠の機能で、各学科の教材や授業の事前情報などの提供に活用しています。講義の際にはダイジェスト版の紙資料を学生に配布し、檀上に投影するフルバージョンの資料を文書管理で共有する手法がよく用いられています。特に看護学科の授業は資料の量も多く、高精細な症例写真なども多用されているため、教員、学生ともに助かっています。
[回覧・レポート]は文字通りレポート提出に活用され、教員は学生に向けレポートの趣旨や詳細、フォーマット、提出締切日などを提示し、学生が提出するという流れです。既読状況もわかり、提出後の管理もしやすいため活用する学部、教員が増えています。
学生たちに効果的な履修・研究の機会と充実したキャンパスライフを提供したいので、desknet's NEOについては自宅のパソコンやスマートフォンなど、学外からも利用できる環境にしています。

東京医療保健大学様ご利用の文書管理画面3

── desknet's NEOが学生の皆さんに与えた影響や効果についてお聞かせください。

desknet's NEOは履修には欠かせないシステムとして学生たちに定着するとともに、医療人にとって重要な、正確な知識と情報の共有、複数の眼を通して症例やデータを論考することなどを知らず知らずのうちに身につけさせてくれます。卒業後医療人として現場に入ってからも、本学での情報共有の経験が活かされるのではないでしょうか。
これからもdesknet's NEOを充実した学びやキャンパスライフに役立ててほしいと思います。

── 医療の道を志す若い方々がお使いいただいていることに、感謝の気持ちとともに感動を覚えました。本日はありがとうございます。

ご活用中の機能と使い方

  • スケジュール
    スケジュール

    大学全体、事務局、各学科、学長・学部長、教員のスケジュールを全学公開。予定が合いにくい教員同士の打ち合わせ調整もスムーズになった。学生が教員に質問・相談する際には所在を確認後訪問。研究に要した時間をスケジュール履歴から算出し文科省への科学研究費申請に役立てている教員もいる。

  • インフォメーション
    インフォメーション

    「教務部から全校」「学生支援センターから各学部」「図書館から全学部」などカテゴリー分けして学生向けに情報を発信。休講、補講、試験日程、教室変更、就職支援や求人情報、学期ごとのガイダンス等を告知。緊急を要する案件ではメール配信でdesknet's NEOを確認するよう促す。情報を逃さぬよう通知メールを活用する学生も多い。

  • 設備予約
    設備予約

    教職員が会議室や演習室の運用に利用。教授会、学内会議、ゼミ、学部勉強会、研究会、ゼミや学生面談などの予約管理にスケジュール管理と合わせ活用されている。事務局は全キャンパスと関わっているので閲覧の機会が特に多い。

  • 文書管理
    文書管理

    稟議書や支払承認などの共通フォームをはじめ学則等の諸規程、大学動静などをそれぞれのフォルダを設定して情報を開示。教員では情報共有目的に学部・学科・コース・分野別にフォルダを設定し活用。学生向けには授業用資料として学部・学科・コース・分野別にフォルダを設定しシラバス、時間割、講義資料などを保存し公開。
    症例写真等を含むデータ量の多い講義資料も共有できメールの添付ファイルを抑制する効果を上げている。

  • 回覧・レポート
    回覧・レポート

    教員が課題を出し、学生が回答を送る手段として活用。学生にレポートの趣旨や詳細、フォーマット、提出締切日などを提示。既読状況もわかり提出後のレポート管理にも役立つので複数学科の教員に活用が広がった。

  • アンケート
    アンケート

    一部の教員が学生への意見収集や問題作成・回収に活用。意見、回答を集約してCSV形式で保存。表計算ソフトで管理し、比較採点や分析に利用している。

  • 安否確認
    安否確認

    教職員と学生約2,500名を登録、実用化に向け準備中。

お話をうかがったご担当者様

  • 総務人事部システム担当部長 市原芳郎 様

    学生数も少なかった開学時に導入して以来、大学も着実に拡大発展し今では約2,500ユーザーが活用しています。desknet's NEOでGUIも見やすくなり、管理面でも部門やグループの改廃、アクセス権設定がさらにしやすくなりました。組織の変化や急成長にも無理なく適用でき、今や教職員にとっても学生にとってもなくてはならないものになっています。

  • 総務人事部システム担当 小座間英樹 様

    今まで複数のグループウェア利用経験がありますが、それらと比較してもdesknet's NEOはよりグラフィカルで直感的に活用できるのがいいですね。直前まで高校生だった学生にとっては、はじめてのグループウェアですが、みんなスマートに使いこなしています。チームで情報を共有し活かす経験が、きっと将来に役立ってくれると思います。

  • 教務部兼総務人事部 神長克幸 様

    本学、特に学生にとってはもはや必須のツールとなっていて、desknet's NEOの活用をベースに彼らが実現できることも、どんどん広がっているようです。今後も[インフォメーション] [文書管理][ 回覧・レポート]の活用を軸に、学生生活を充実させてほしいですね。

  • 教務部 望月陽子 様

    本学の卒業生として学生時代から教務部とすでに9年目の利用です! 何かあったらまずはdesknet's NEOを見るという習慣は、学生の皆さんにもすでに浸透していて、わざわざ学校で掲示板を確認しなくても家を出る前に[インフォメーション]をチェックするだけで休講などの情報を把握でき、ムダのない1日を計画できます。教務部として情報を告知する際も、情報・日時を明確に発信でき、学生を指導する上で欠かせないものになっています。

desknet's利用環境

製品名
desknet's NEO
ユーザー数
2,500ユーザー
導入時期
2005年

事業概要

組織名
東京医療保健大学(学校法人 青葉学園)
所在地
東京都品川区、世田谷区、目黒区、立川市
開学
2005年4月
教職員数
300名
学生数
2,200名
事業内容
看護学科、医療栄養学科、医療情報学科および助産学専攻科、大学院を有する医療系大学。五反田、世田谷、国立病院機構、国立病院機構立川の4キャンパスを持つ。建学の精神「科学技術に基づく正確な医療保健の学問的教育・研究及び臨床活動」と「寛容と温かみのある人間性と生命に対する畏敬の念を尊重する精神」に則り多様な医療分野に携わる人材を育成。2018年4月和歌山と千葉に看護学部2学部の開学が決定。国内最大級の医療系大学となる。

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