最新グループウェア徹底比較機能編

グループウェアの本質とは

インターネットの普及や「Windows 95」の登場など、情報化社会に向けて世の中が大きな改革時期を迎えた1990年代。世界でグループウェアが普及し始めたのも、まさにこの1990年代だった。当時のグループウェアといえば、自社内にサーバーを設置するオンプレミス型が主流であり、莫大な導入コストや運用面でのノウハウが必要なことから、利用は大手企業に限定されていた。しかし、各種の情報通信技術やクラウドが大幅に進化した現在では、中小規模の企業でも広く使われるようになっている。

現在、企業の大小を問わず普及したグループウェアは、オンプレミス型、クラウド型ともにいくつかの主要製品がシェアを占める状況となった。しかし、ここで企業にとって新たな問題が発生している。選択肢の数こそ多くはないが、いずれの製品・サービスも多機能を謳っており、「何をポイントに比較選定すべきかが分からない」という声が少なくないのが実情だ。

製品・サービス選びで迷った場合、まずはグループウェアの本質を考えてみていただきたい。グループウェアの本質とは、単なる“メールやスケジュールの管理ツール”ではなく、あくまでも“社内の情報共有を強化・活性化するツール”であるということ。そのうえで、使い勝手を重視するなら機能が絞り込まれたシンプルなUIのものを、情報共有の幅をより広げたいのであれば多機能なものを選ぶと良いだろう。ただし、いずれの場合も“使い続ける”ことが重要なため、ユーザーである社員のITリテラシーや、情報システム部門の知識・スキルに応じて選ぶことが求められる。

グループウェアのトレンドをおさえることもひとつの選定ポイント

グループウェア選定における比較対象として、もうひとつ。ここでは基本事項である「機能」と「使い勝手」のバランスに加え、グループウェアに期待されている新たな可能性として、近年のトレンドともいえるノーコード・ローコードによる「業務の電子化」にも注目したい。

業務の電子化とは、これまで紙・メール・表計算ソフトなどで行われていた各種業務処理について、プログラミングやデータベースなどの知識・経験を必要とせずシステム化し、業務の効率化を実現するというもの。従来のように紙とハンコに依存した決裁処理も、電子化することで大幅な時間の短縮が図れるだろう。また、「働き方改革」を推進するにあたっても、現場の視点で考えた場合、勤務時間を短縮するには業務の絶対量を減らす必要がある。この課題解決手段として、グループウェアが業務アプリ作成ツールの役割を担うことも期待されているわけだ。

これはグループウェアが備えるワークフロー機能に対しても同様に、業務効率化の観点から機能強化への期待が高まっている。このように、グループウェアを選定する際は将来的な可能性を見据え、独自アプリケーション基盤としての役割や、ワークフロー機能の充実度なども考慮すると良いだろう。

リモートワークへの対応

ここでは、現在多くの企業が取り入れているリモートワークとの相性についても論じたい。感染対策はもちろん、大規模な災害が発生した際など、オフィスへの通勤を主体とした従来の勤務形態では、通常業務の継続が難しくなる可能性が高い。そうした点において、リモートワーク環境でもコミュニケーションやデータ共有などを円滑に行える機能が求められている。

それでは、企業におけるグループウェア選定の参考となるよう、主要ベンダーが提供する製品・サービスの機能比較を行いたい。前述の通り、グループウェアはオンプレミス型とクラウド型の2種類に分けられるが、今回は近年とくに需要が増し、さまざまな規模の企業に対応できるクラウド型を中心に紹介する。

【ポイント①】基本機能・アプリケーション

前述した“社内の情報共有を強化・活性化するツール”に求められる機能のうち、ここではグループウェアの基本的な機能としていずれの製品にも備えられており、そのコンセプト自体にも大きな差異が見られない機能を「基本機能」と定義した。なお、機能がある場合には「○」、無い場合には「×」、オプションや拡張、開発などで実装できる場合（完全な別サービスとの連携は含まず）は「△」としている。

基本機能・アプリケーションとして挙げた項目については、ビジネスチャットをはじめ一部の機能で外部サービスとの連携を必要とするものの、国内製グループウェアのすべてが一通りを網羅。一方で海外製は、利用者名簿・社員名簿の共有、連絡先・アドレス帳の共有、社内回覧において、機能が非搭載もしくは拡張での対応となっているものがある。特に社内回覧機能については、縦割りの組織構造が多い日本企業での確認・承認作業をスムーズに行うべく、国産グループウェアの多くが力を注いできた成果のひとつといえる。

【ポイント②】スケジュールの共有・管理 / メールの管理・送受信

スケジュールの共有・管理、共用設備の予約管理、メールの管理・送受信、ファイル・ドキュメントの共有に関しては、国内製・海外製ともに機能を有している。これらは日常業務において非常に利用頻度が高く、細かな使い勝手の差異も重要になってくる。そこでとくに顕著な差が見られる、スケジュールの共有・管理とメールの管理・送受信について、より詳細な機能比較を行っていきたい。

スケジュールの共有・管理については、空きスケジュールの検索、予定承認・否認、リマインダーなどがとくに日常業務でのニーズが高い機能といえる。日本企業特有の要件という意味では、組織に所属するメンバーの予定をまとめて確認したいというものがある。海外製には組織のメンバーを確認する機能はあっても、組織単位で予定を管理・表示する機能が搭載されておらず、国内製グループウェアから離れられないユーザーも一定数存在することが推測される。メンバーの表示順も、役職順や社歴順、年齢順など自由に並べ替えられるようになっており、まさに日本の文化にあった機能といえるだろう。また、国内外を問わず複数の拠点を展開する企業では、部門や拠点ごとに出勤予定が異なるケースも多い。そこで、複数の休祝日のカレンダーを備えているかという点も重視した。

ここで特徴的なのは、国内製がすべて空きスケジュールの検索に対応している点だ。日常業務では、会議や打ち合わせの際に複数メンバーの予定を合わせる機会が多い。各メンバーの空きスケジュールを個別に確認する場合、参加人数が増えるほど手間と時間がかかってしまうが、検索機能があればスムーズに開催日時が決定できる。また、経営者や役員など予定を社内に公開したくない場合に役立つのが、予定のアクセス制限機能だ。いずれの製品・サービスもスケジュール全体でのアクセス制限は可能だが、これに加えて各予定単位で公開・非公開が設定できるとより使いやすい。こうした点では、「Microsoft 365」と「desknet's NEO」では予定をすべて非公開とする以外に、「時間と件名のみ公開」など、柔軟に制御することが可能だ。

メールの管理・送受信に関しては、メールサーバーの容量を有効活用できるIMAP対応や、組織メールなどを複数人で共有・対応できる共有メールアカウント設定、いまだに事故が続いているメールの誤送信防止機能を持っているかを重要視し、比較を行った。特に誤送信防止に関しては、企業の情報漏えいリスクを低減するという意味でも、非常に重要なポイントといえるだろう。

【ポイント③】社内の稟議・申請業務を電子化するワークフロー

ここからは、国内グループウェア製品の強みともいえるワークフロー機能を比較していく。

社内の稟議・申請フローを電子化するワークフローに関して、国内グループウェア各製品は「専門知識を持たないユーザーでも構築・運用できること」を一番の特長としている。海外グループウェア製品でも同等の機能を実現することは可能だが、実際には専門技術を持つ外部ベンダーなどに高コストで独自開発を依頼する必要があり、グループウェアの費用だけで実現できるとは言いづらい。そこで、ここでは国産グループウェア製品のみの比較を実施した。
なお、desknet's NEOについては2024年9月1日より提供の「desknet's NEO スタンダードプラン」を使用した前提での比較を行っている。

desknet's NEOのワークフロー機能は、比較の前提として挙げた「desknet's NEOスタンダードプラン※」で利用できるノーコード業務アプリ作成機能「AppSuite（アップスイート）」と密接に連携することで、ワークフロー専用ツールに匹敵する機能と柔軟性を実現している。逆に「AppSuite」を利用しない場合、入力項目の自由なレイアウトや明細表の作成などいくつかの機能が利用できなくなることから、実際に機能を評価する際は「AppSuite」を連携させた場合とさせない場合、いずれも確認してほしい。
ノーコード業務アプリ作成機能「AppSuite」に関しては、続く『グループウェアの新たな可能性「ノーコード・ローコードによる業務の電子化」』でも詳しく紹介する。

※パッケージ版で利用する場合は別途「AppSuite」のライセンスが必要となる。

【ポイント④】社内の情報共有を円滑化するポータル・インフォメーション

続いては、ポータル・インフォメーション機能に関する比較だ。こちらもワークフローと同じく国内グループウェア製品の強みであり、「専門知識を持たないユーザーでも構築・運用できること」を特長としている。

ポータルは、企業内の迅速かつ正確な情報伝達・共有を行う基盤として、極めて重要な役割を担っている。しかし、業種や業務内容に応じて必要となる表示項目が変わる場合も多いため、自社にとって最適なポータルを、いかに簡単かつ迅速に構築できるかが重要だ。また、拠点や部門ごとに複数のポータルを作成できるか、ポータルメニューを柔軟にカスタマイズできるか、といった部分も選定ポイントといえるだろう。

たとえば「desknet's NEO」では、ドラッグ&ドロップ操作による容易なポータル設計に加え、ユーザー権限や部署、役職などに応じて各メニューの表示・非表示が設定できるなど、高い柔軟性を有している。加えて、「desknet's NEO」へのログインが全社ポータルへのアクセスとなるため、社内教育やキッティングの手間を省きつつ、散在するシステムと情報を1ヶ所に集約できるのも魅力だ。

ポータルに関しては、コンテンツエディタの使いやすさも重要なポイントとなる。ポータルが企業内の情報発信源として機能するには、掲載内容を頻繁に更新する必要が出てくるためだ。本稿で比較した製品・サービスは、いずれもリッチテキストエディタを備えており、HTMLの知識なしで文字装飾や簡単な表の作成などが行える。一例として「desknet's NEO」の場合、コンテンツ制作の自由度が高まる画像編集ツールを搭載。クライアントPCからダイレクトにアップロードした画像を、Webブラウザ上で編集・レタッチすることができる。画像編集ソフトが使えない工事現場や工場などでも簡単に画像編集が行えるほか、回覧・レポートに対応しているのも便利だ。

【ポイント⑤】グループウェアの新たな可能性「ノーコード・ローコードによる業務の電子化」

近年グループウェアに期待されている新たな可能性として、ノーコード・ローコードによる業務の電子化もぜひ視野に入れておきたい。具体的には前述の通り、これまで紙・メール・表計算ソフトなどで行われていた各種業務処理のさらなる業務効率化を図る、業務アプリ作成ツールの機能比較がメインとなる。本稿で比較した製品・サービスの場合、「サイボウズ Office」と「desknet's NEO」には、それぞれ「カスタムアプリ」と「AppSuite（アップスイート）」というアプリ開発機能が搭載されている。アプリ開発機能のない「サイボウズ ガルーン」に関しては、別サービス「kintone」の「ライトコース」との組み合わせで比較を行った。ただし、「サイボウズ ガルーン」と「kintone」はあくまでも別サービスであり、管理なども個別の対応が必要になることから、あくまで参考としてご覧いただきたい。海外製に関しては、「Microsoft 365」が「Power Apps」、「Google Workspace」が「AppSheet」と連携可能だが、こちらも別サービスとなっている。

業務の電子化については、働き方改革においても重視される5つの視点から比較を行った。Excel台帳管理のWebアプリ化は、ローカルで管理している各種台帳データをグループウェア上で管理・共有するためのもの。Excelファイルの管理で発生するデータ集約・共有の手間や、ファイルの紛失・巻き戻りといった課題を解消できる。紙・メール・FAXによる業務処理のWebアプリ化は、現場における旧来の業務処理・手続きを、プログラミングやデータベースの知識なしでWebアプリ化する機能だ。いずれの製品・サービスも対応しているが、実際の使い勝手で若干の差異が見られる。

たとえば「desknet's NEO」の「AppSuite」では、画面を「A4縦」「A5横」など「用紙」として定義する点が特徴的。そこに部品を自由に乗せることで、現在利用している紙の書類をそのまま画面上で再現することができる。これにより特別な社内教育なしで、容易に社内展開が行えるとともに、データを印刷して利用したいというニーズにも対応が可能となる。集計結果・グラフの共有は、作成したWebアプリに蓄積されたデータを自動的に集計・グラフ化し、ポータルでメンバーや社内と共有するためのもの。報告書やレポート作成の負担軽減とともに、情報共有のリアルタイム性も高めてくれる。

組織・ユーザー情報の利用については、グループウェア上で管理している組織やユーザーなどの情報を、Webアプリでそのまま使えるか否かを示している。これは新たなシステムの管理・展開を、手間なくスムーズに開始するうえで欠かせない機能だ。最後に、作成したWebアプリをタブレットやスマートフォンでも利用できるようにする、スマートデバイス対応に注目したい。「desknet's NEO」の「AppSuite」はタブレットのみ対応のため「△」とした。「AppSuite」では多様なニーズに対応できるよう、プラグイン機能を搭載しており、手書き入力やリアクション等の拡張部品が利用可能。今後も更なる機能拡充に期待したい。

マルチデバイス対応

スマートフォンやタブレットなどのスマートデバイスは、いまやビジネスにおいても必要不可欠なアイテムとなっている。こうした企業の動向を受けて、グループウェアでもマルチデバイスに対応する製品・サービスが増加。本稿で比較した製品・サービスも、すべてマルチデバイス対応となっている。ただし、同じマルチデバイス対応でも製品・サービスによって、その利便性が異なっている点に注意したい。スマートデバイス特有の小さな画面とタッチ主体の操作方法に加え、画面の構成や遷移方法、タップするボタンのサイズなど、実際の使い勝手を十分に考慮した選択が望ましいだろう。

スマートフォン向けの専用アプリは、各製品で利用できる機能に差が見られる。たとえば「Microsoft 365」の場合、「Microsoft 365 E3」が「Microsoft 365 モバイル アプリ」に加えて各種Office関連のアプリも利用できるのに対して、「Microsoft 365 Business Basic」では「Word/Excel/PowerPoint/Outlook」のみに限定されているといった点には注意したい。「desknet's NEO」に関しては、これまでアプリ上から使える機能に制限があったが、2024年3月のリリースで大幅に進化。新たに10の機能を利用可能になったほか、回覧・レポートの作成にも対応するなど、使い勝手が飛躍的に向上している。

なお、専用アプリを使う製品はタッチ操作に長けたものが多い反面、インストール作業やバージョン管理など、管理者の手間が増える要因にもなるので注意が必要だ。

グローバル対応

タイムゾーン（時差）対応や多言語メール送受信、クライアント多言語対応、利用可能言語など、グローバル対応も選定時のチェックポイントとなるだろう。現在は大手企業だけでなく、中小規模の企業でもクローバルビジネスを展開する時代となっている。いまのところ国内市場のみをターゲットとしていても、将来性を鑑みてグローバル対応の製品・サービスを選んでおく、という選択肢もあるだろう。本稿で比較した製品・サービスに関しては、「サイボウズ Office」以外の全製品がグローバル対応となっている。こうした基本的なグローバル対応機能に加え、海外拠点では日本国内と休祝日が異なったりもするので、「スケジュールの共有・管理」項目として挙げた「複数の休祝日カレンダー」も利用できると便利だろう。

管理機能

管理機能の充実度も忘れてはならない。今回挙げた6種類の機能は、いずれもグループウェアを管理するうえで重要度が高いものだ。たとえば、社内の部署が細分化されていたり、臨時プロジェクトの発足が多かったりするような企業の場合、組織・グループの階層管理や役割（ロール）管理を重視した方が良い。また、誤ってユーザーを削除してしまった場合などは削除ユーザーの復旧が役に立つ。復旧できる期間やユーザーに紐付く情報の内容は製品・サービスによって異なるので、事前に確認しておくと良いだろう。本稿で比較した製品・サービスでは、「サイボウズ Office」以外がすべての比較項目を網羅する結果となった。なお「サイボウズ Office」では、「アドレス帳/ワークフロー/報告書/プロジェクト/カスタムアプリ」に限り運用管理者の設定が行える。