安否確認活用例

3ステップでできる災害時の安否確認

こんな課題を解決!

災害時に社員の安否を確認したい

  • こんなお悩みありませんか?
    災害発生時に、社員の安否状況をしっかりと把握できる手段を確保したい。メールだけでは不安。連絡をとるだけではなく、安否情報の共有やコミュニケーションもとれれば…。
  • この機能が使えた!
    安否確認で安否確認メールを一斉配信。メールを見た社員が、記載された専用URLから安否状況とコメントを送信すると、その内容を全員で共有できるようになった。
  • こんな効果が得られた!
    災害時でも社員の状況をリアルタイムに確認できる仕組みを構築できた。緊急時専用の掲示板や情報収集用リンクなど、必要な情報を掲載できる機能も利用可能になった。
防災管理者からメールを一斉送信

使い慣れたグループウェアで安否状況の情報共有

BCP(事業継続)対策で何より重要なのは、災害や事故発生時に安否や被害の状況を迅速に把握すること。しかし、災害によっては、安否確認後も避難誘導や救助活動を行うための継続的な情報共有が必要になります。また、必要最小限の業務を行うため、さらには被災後の事業復旧につなげるためにも、非常時専用のコミュニケーション基盤を確保しておきたいところです。

グループウェア「desknet's NEO(デスクネッツ ネオ)」の「安否確認機能」は、災害時の安否確認と共有、その後のフォローができる機能です。災害発生時には社内の防災管理者(複数ユーザーを設定可能)がメールを一斉配信。そのメールを受信した社員は、メールに記載された専用URLから安否状況とコメントを入力できます。安否確認メールの受信と状況の入力は、スマートフォン、携帯電話(フィーチャーフォン)、PCから行うことが可能。さらに、入力された内容を「安否確認一覧」で全ユーザーが確認・情報共有できます。

簡単、確実に安否確認ができるようになる

社員は、安否確認機能に緊急連絡先となるメールアドレスを登録します。このメールアドレスは携帯電話、フリーメールのアドレスなどを自由に設定可能。使っていないメールアドレスを登録していると、実際に災害が起きたときに連絡がとれなくなるため、普段から使用しているメールアドレスを登録します。desknet's NEOの安否確認機能は、緊急連絡先の疎通確認と設定確認ができる仕組みを備えています。導入している多くの企業が、防災訓練の一環として定期的に安否確認を実施。災害発生時に確実に連絡がとれるようにしています。

さらに、初動での安否確認だけではなく、必要に応じて緊急時専用掲示板の設置や会社からのお知らせ表示、情報収集用のリンク集の掲載なども可能。災害発生時にはこれらの機能を有効に使い、安全確保や事業継続のための情報共有とコミュニケーション、適切な指示連絡を行うことができます。

安全確保や事業継続のためのコミュニケーション基盤に

お客さまの安否確認活用例

サーバー管理サービス
毎日使っているからこそ災害時にも活用できる

導入前の悩み>
2011年の東日本大震災時に使っていた無料グループウェアには安否確認機能がなかったため、SNSやメール、電話などで連絡をとり、ホワイトボードを使って集計することに。結果、全社員の安全が確認できるまでかなりの手間を要してしまった。また、専用の安否確認システムも社内に存在していたが、メールアドレスの更新を怠っていたこともあり、震災時に十分な活用ができなかった。

desknet's NEOで解決!>
東日本大震災を契機として、以前使用していたdesknet's NEOを再度導入。毎日使うグループウェアに安否確認機能があれば、メールアドレス更新などのメンテナンスも怠らないだろうと考えての導入だった。その後、半年に一度のペースでテスト送信を行うなど、メンテナンスは万全。現在では、インフルエンザが流行したときや、強い台風が近づいているときなどにも安否確認機能を連絡手段として活用している。

株式会社スカイアーチネットワークス様事例

調剤薬局の運営
運用が容易なクラウド版で非常時の通信手段を確保

導入前の悩み>
東日本大震災では、東日本地域を中心に展開している調剤薬局の各店舗が被災し、通信できなくなるという事態に。津波被害に遭った店舗もあったものの、幸い社員は全員無事だった。しかし、全社員の安否確認に数日かかり、災害時の連絡経路を確保しておくことが非常に重要だとあらためて認識した。

desknet's NEOで解決!>
社内の申請業務の効率化に必要だった「ワークフロー機能」が使いやすく、安否確認機能で簡単に安否確認メールが配信できることが決め手となり、desknet's NEOを導入した。非常時でも通信できる手段として、また運用管理が容易なことも考慮してクラウド版を選択。その後、定期訓練を3ヵ月に1回実施し、全社員に訓練メールを配信するなど、非常時でも対応できるように環境を整えている。

シップヘルスケアファーマシー東日本株式会社様事例

建築・土木用鋼材販売業
東日本大震災でも160人の安否確認を3時間で

導入前の悩み>
阪神・淡路大震災やインフルエンザの流行で出社困難に陥ったことを教訓とし、災害時の対応策が重要課題となった同社。東京本社をはじめ、将来的な地震リスクが高いエリアに拠点が多く、アメリカ同時多発テロやスマトラ島沖地震発生時の対応も検証。災害時の社員の安否確認と安全確保、事業継続のためのシステマティックな対応策の整備を模索していた。

desknet's NEOで解決!>
情報共有環境の整備も視野に入れながら、安否確認機能があることが決め手となってdesknet's NEOを採用した。運用にあたっては、震度5強以上の地震で全社員の携帯電話に確認メールが一斉送信できるよう設定し、定期的な防災訓練で事前演習も実施。東日本大震災が発生した際には、外出中の社員も含め、約3時間で160人の安否確認を完了できた。

JFE商事鉄鋼建材株式会社様事例

システム開発
安否確認の事前の動作確認がすぐに役立つことに

導入前の悩み>
desknet's NEO導入前は、グループウェアのような社員および拠点間で情報共有をするための環境がなく、連絡手段はメールが基本。新しい資料を共有するたびにメールで送るため、複数名に一斉送信する際には、メールサーバーに非常に負荷がかかっていた。また、BCP対策を検討している中、2004年の新潟県中越地震に見舞われることに。情報共有環境に加えて、安否確認のための機能が必要であることを痛感した。

desknet's NEOで解決!>
desknet's NEOを導入後は、全社員の同意のもと、安否確認機能に緊急連絡先として携帯電話の登録を推進。2011年2月までに練習モードで安否確認を使った動作確認を終えていた。その後、3月11日に東日本大震災が発生し、安否確認を実施。5時間後には概ね全員の確認がとれた。さらに、翌3月12日未明に起きた長野県北部地震でも同機能が役立つことに。事前に備える重要性も再認識することとなった。

株式会社フジミック新潟様事例

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