ワークフロー 活用例

desknet's NEOを導入されたお客さまのワークフロー活用例です。

こんな課題を解決!

報告書を作成・提出・共有したい

  • こんなお悩みありませんか?
    社内文書をメールや紙で提出させているが、承認まで時間がかかるし、どこで滞っているのか分かりづらいのが悩み。報告書などの情報共有も難しい…。
  • この機能が使えた!
    「ワークフロー機能」を使い、報告書の作成・提出・長期保管をグループウェア上で行えるようにした。
  • こんな効果が得られた!
    報告書の作成・提出がとても楽になったし、どこまで承認が進んでいるかわかりやすくなった。また、社内の情報共有も進んで業務効率を向上できた。

報告書の流れが見えるから途中で滞ることがなくなる

出張申請や稟議書、業務報告書といった社内文書を、メールなどでやりとりしている企業は多いでしょう。しかし、他のメールに埋もれて見過ごされる恐れがありますし、承認がどのステップに達したか分かりづらいのも難点です。そこで活用したいのが、文書の作成・提出・承認といった流れを電子化する「ワークフロー機能」

申請側としては、既存の文書を参照しながら簡単に社内文書を作れますし、承認がどこまで進んだか一目で分かる点が嬉しい点です。承認側としても、承認の判断がしやすくなる、社内文書に書かれた情報を全社で共有できるなどのメリットがあります。

出張先から報告書を提出するのがとても楽になった

店舗の商品陳列・開店作業などを手がけるA社(従業員数60人規模)は、社内文書のやりとりをデスクネッツ ネオに全面移行。同社は一般社員・管理職を問わず出張の多い環境ですが、出先から書類の提出・承認が行えるため、決裁までの期間が大幅に短くなりました。また、「事故報告書」を全員で共有できるようになったので、同様のトラブルを繰り返すことが減って顧客満足度アップをもたらしたそうです。

さらに、同僚が作った優れた提案書・わかりやすい報告書を参考にすることによって、全社のビジネス力の底上げにもつながりました。

お客さまのワークフロー活用例

ダイヤモンド工具の製造・販売
発注書類の管理で迅速で細やかな顧客対応を実現

導入前の悩み>
お取引先の製造品目ごとに仕様が異なる、完全なオーダーメード製品を取り扱うため、お客様の意向や要望について技術営業と製造現場のやりとりが頻繁に交わされるが、社内の情報共有基盤がないために、全社的な情報共有に時間を要していた。

NEOで解決!>
desknet's NEOの導入当初は、財務・管理部での利用から開始したが、現在は利用領域が拡がり「生産管理」「品質保障」「技術営業」「財務」「設計」関連の13種の書式が活用され、製造から納品までの迅速な対応につながっている。紙での申請を行なっていた頃は、スキャン後PDF保存していたが、ペーパーレス化も実現した。

株式会社東京ダイヤモンド工具製作所様事例

調剤薬局の運営
申請書類の整理、申請・承認までを大幅に効率化

導入前の悩み>
紙での申請が中心で、スキャン及びメール送信や捺印など煩雑な手順を踏んでいた。約100種類以上にもわたる多種多様な申請があり、その承認経路を網羅できるようなシステムを求めていた。

NEOで解決!>
desknet's NEOの導入で、煩雑だった紙の書類準備がなくなり、申請から承認までのプロセスがよりシンプルかつスピーディーになった。種類が多かった申請書類の見直しも行い、100種近くの文書を59文書に整理しペーパレス化やコスト削減を実現。外出先での迅速な承認対応や承認過程の明確な記録も共有でき、業務の大幅な改善につながった。

シップヘルスケアファーマシー東日本株式会社様事例

海洋調査会社
発注書や人事届出など各種申請書の統制が可能に

導入前の悩み>
業務上出張が多く、出張先で発生する経費の申請に苦労していた。電話で本社に連絡後、出張後にやむなく事後で申請を上げることもあった。

NEOで解決!>
desknet's NEOの導入で、多忙な現場からでも各種申請ができるようになった。長期出張する際も、出張先から申請を行なえるようになり、申請書の滞留、事後申請をなくすことができた。現場の事務作業負担が軽減され、そのぶん現場へ集中しやすくなった。

オーシャンエンジニアリング株式会社様事例

公立大学法人
学内のソフトウェア利用申請・管理を省力化

導入前の悩み>
申請承認の迅速化と申請書管理、ペーパーレス化を実現したかった。

NEOで解決!>
desknet's NEOの導入で、包括ライセンス契約をしている表計算・ワープロ・プレゼン、画像処理などのソフトウェアの利用申請、その他、各種情報ネットワーク系の申請に活用。学術環境の充実とライセンス管理の省力化を両立できている。

公立大学法人 滋賀県立大学様事例

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