文書管理 活用例

desknet's NEOを導入されたお客さまの文書管理活用例です。

こんな課題を解決!

社内規定集や契約書などの書式を共有したい

  • こんなお悩みありませんか?
    社内文書が特定部門のパソコンだけに保存されている。そのため、他部門に所属しているメンバーにとっては使い勝手が悪い…。
  • この機能が使えた!
    「文書管理機能」を使い、さまざまなタイプの文書をわかりやすく共有・管理できるようになった。
  • こんな効果が得られた!
    さまざまな社内文書を、「部門別」「種類別」などの分類で保管可能。自席のパソコンを使って、必要なフォーマットがすぐに取り出せるようになった。

自分のパソコンを使って、必要な書類がすぐに取り出せる

企業では、就業規則、給与規定や契約書など、たくさんの文書が利用されています。それらを紙のまま管理したり、特定部門のパソコンだけで保存したりしていると、利用するたびに取りに行かなければならず非効率的です。また、紙を保存するスペースだってバカになりません。そこで利用したいのが「文書管理機能」。ファイルを管理部門別、あるいは種類別などの切り口で分類し、必要な時に取り出すことができます。また、優秀な営業担当者の仕事術をまとめて他の社員でも読めるようにするなど、知識・ノウハウの共有化に活用することも可能です。

修正したファイルに誤りがあっても、すぐに元に戻せる

食品輸送を専門に手がける運送会社E社(従業員数1400人規模)では、適性診断書や健康診断書といったドライバー用の各種申請書類、Excelで作られた勤怠表などの管理を、デスクネッツ ネオで行っています。時には文書のフォーマットが変わることもありますが、「文書管理機能」を使えば、全支店・営業所で最新版を共有することが可能です。一方、文書の更新履歴を最大10世代分保存できる点もメリット。以前の文書を確認することも容易ですし、最新版に誤りがあったときも、過去の正しかった文書にすぐ戻すことができます。

お客さまの文書管理活用例

ソフトウェア開発
役員による積極的な活用が紙使用量の削減を推進

導入前の悩み>
毎週行なわれる役員の定例会議では、分厚いファイル1冊分ほどある紙の資料を人数分配布していた。そのため毎回大きなコストと手間を必要としていた。

NEOで解決!>
desknet's NEOの導入で、ペーパーレス会議を実現。資料を文書管理で事前共有し、会議の場ではノートPCで閲覧するようにした。現在は、部課長の会議においてもその方法を展開し、コストの削減に効果が現われている。

ちばぎんコンピューターサービス株式会社様事例

靴の製造・販売
販売支援ツールの共有で、新規販売店開拓に効果

導入前の悩み>
営業担当者がお客様の売上げ向上につながるフォローやセールスプロモーション、新規顧客の開拓に専念できるよう、直行直帰の新しい勤務制度を取り入れたかった。そのためには、営業担当者へ本社・営業所の情報を迅速に伝えて、活動を支援する必要があった。

NEOで解決!>
desknet's NEOの導入で、店頭ポップや看板、商圏に配付するチラシやリーフレットなどツールのサンプルやセールスプロモーションの手法、売場パースなどの最新資料を文書管理で共有し、商談に活用している。

アサヒシューズ株式会社様事例

自治体
適正な取扱いが求められる情報の管理規則を集約

導入前の悩み>
以前の製品では検索機能に不満があり、探したいものをなかなか探し出すことができていなかった。

NEOで解決!>
desknet's NEOの導入で、各種規程集や例規集、議会の答弁書、正式な書式と文書作成・管理の統一規程など、200件を超える書式を恒久的に参照できるよう保存・管理。巡回検索もでき、探したいものにすぐにたどり着けるようになった。

栃木県さくら市役所様事例

農業協同組合
申請書や金融系の書式など、常に最新版を共有

導入前の悩み>
社内の通達事項や連絡方法は「紙」が中心で、情報把握にタイムラグが発生していた。

NEOで解決!>
desknet's NEOの導入で、業務関連の申請書類や金融系の各種書式など、正式に業務利用が認められている書式の最新版を共有管理し、必要時に出力して活用している。

JA福岡市 福岡市農業協同組合様事例

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