見やすく使いやすい25のアプリケーションを搭載したクラウド対応グループウェア desknet's NEO

城下町・宿場町の風情を今に残し、温泉や豊かな自然環境、交通の便にも恵まれた栃木県さくら市様。2016年には経済誌による「住みよさランキング」で栃木県内1位*を獲得し、人口も増加。背景には18歳までの医療費無償化、待機児童ゼロなど住民福祉を尊重した、まちづくりへの取り組みがありました。そんな市政を支える職員の皆さんのコミュニケーションに活用されているのがdesknet's NEOです。住みよさ1位のまちづくりのために庁内でどのような情報共有が行われているのか、お話をうかがいました。

── desknet's NEO導入以前のグループウェアのご利用状況について教えてください。

さくら市が誕生した2005年より、大手電子メーカーのグループウェア製品を利用していました。合併以前の栃木県塩谷郡氏家町と喜連川町ではそれぞれ異なるグループウェアを導入していましたが、氏家町が使っていた製品を新しい市で継続採用したのです。おもな機能はメール、インフォメーション、施設管理、スケジュール管理、文書ライブラリなどで、市制施行より約10年間利用してきました。

── リプレイスのきっかけとなったのは、どのようなことだったのでしょうか？

2015年9月で製品が販売終了となりバージョンアップも完全にストップ。その先の機能強化はいっさい見込めなくなりました。そのまま利用を継続しても、利便性は損なわれていくし、庁内全体のITスキルも停滞してしまいます。
ちょうど製品に対しても、あれこれ不満が募っていたところだったのです。

── それはどのようなことですか？

利用開始から10年。一定のランニングコストを支払い続けてきたのに、いつの間にか他のグループウェアの登場で、相対的には高額なポジションの製品になっていました。
一方で機能の進化には乏しく、ユーザーインターフェースも古いままでした。
たとえば、htmlによるインフォメーション掲載など、視覚的効果に訴え情報の注目度を高める活用などもできませんでした。文字を強調したり、アイコンを活用するなどの装飾性にも乏しく、使っていてもなんだか味気なかった。もっとユーザーが楽しんで使えるような製品を提供したいという思いがありました。

── 機能面でお困りだったことなどはありましたか？

検索機能にも乏しく、メールやインフォメーションは件名のみにしか対応してくれませんでした。メールへの添付も、最新アプリケーションのファイル形式が送れないなど不具合が起きるようになり、新しいグループウェアを検討することにしました。

── どのような手法で導入製品をご検討なさいましたか？

コストの上限を決定したうえで、プロポーザルを実施しました。コスト、機能、運用面などを勘案しながら仕様書を作成し、desknet's NEOと競合製品、自治体向けに特化した製品など4社からご提案をいただきました。

── 製品へのご要望として特に重視した点などはありましたか？

コストと機能のバランスは大切にしました。自治体としてシビアなコスト感覚を重視していますし、それに見合うだけの機能活用で導入効果を発揮しなければ市民に利益は還元できません。そういう意味で、突然販売中止になっては困ります。「開発が終了しない」「永続的に機能進化を続ける」「ユーザーに使いやすい」ことは必須条件でした。
運用面では、ユーザー情報の一括更新ができるか、シングルサインオンに対応しているかなど、各機能ごとに10項ぐらいづつ要求水準を出して製品を精査しました。

── desknet's NEOご採用の決め手についてお聞かせください。

まず機能が「全部入り」であることを高く評価しました。グループウェアは使いながら次第に利用度も発展していくので、「ユーザーのスキルの向上」や「業務環境の変化」などに応じて、将来的・潜在的にどのような機能が必要になるかは未知数です。
desknet's NEOは業務活用が想定できる高度な機能を標準で備えていて、初期費用ですべて揃います。業務ニーズに応じて「試行から運用までを追加費用なしで実現できる」ので、業務効率の向上にも大きく寄与してくれるだろうと判断しました。一定期間ごとにバージョンアップも実施され、進化を止めない開発姿勢にも共感できました。
また、導入担当者のマニアックな視点で「こんなこともできるのか」と、ちょっとした小ワザが効くところもいいと思いました。

── それは、たとえばどのようなところですか？

「各種業務システムとの連携」を簡単に組めたり、「ポータルのレイアウトをGUIで実現できる」ところなどは特に気に入った点でしょうか。以前の製品では検索機能に不満がありましたが、desknet's NEOは巡回検索にも標準で対応しているのがいいですね。自治体での活用ということで、アクセスログ機能がしっかりしているのも内部統制上評価できる点でした。
庁内の上職者と各部の代表職員によるユーザー視点での評価、さらに運用者の仕様評価の総合点で、最も評点が高かったのがdesknet's NEOでした。今思えばリコージャパンさんのプレゼン内容もなかなか的を射ていて、高評価につながったのかもしれません。

── プレゼンではどのような提案があったのですか？

まず商品選定にあたって、desknet's NEOは栃木県内の自治体でもシェアが高く「市場におけるシェア=安心感」につながるということを伝えてくれました。
活用面では、自治体の仕事に特化した「代表メールや共有アカウントによる活用のしやすさ」「管理者承認が必要な設備予約の設定・運用のしやすさ」など、desknet's NEOを用いれば、今足りないところをどのように埋められるか、他の自治体の事例なども交えながらわかりやすく伝えてくれたのが良かったと思います。
多様な製品を公平に取り扱うマルチベンダーの視点でdesknet's NEOを選定・提案いただいたことにも説得力があり、庁内の信頼につながったのではないでしょうか。

desknet's NEO採用の決め手となったのは
・「全部入り」の豊富な機能。追加費用がかからない。
・全機能をデモサイトですべて体感できたこと。
・栃木県内自治体における高いシェアの安心感。
・製品改良・機能の進化をつねに継続している。
・自治体の要求に応えるコスト・パフォーマンス。

── 庁内で導入教育などは行われましたか？

ポータルで各種機能のレイアウトを旧製品のイメージに近づけ、ユーザーが混乱することなく移行利用できるようにしました。導入当初にはリプレイスの告知と研修を行いましたが、現在は新しい職員も業務を通してすぐに活用してもらっています。
シンプルなユーザーインターフェースや簡潔なマニュアルのおかげで「わからない」「使えない」という声はありません。全職員が出勤時にまず[インフォメーション] [ウェブメール]を確認し、[スケジュール]は必ず入力するという基本的なことは守られています。

── 導入後、手応えや利用効果をお感じになった機能はありますか？

[スケジュール]で職員全員の予定を全員が把握できるようにしたことです。
特に市長、副市長、教育長の三役と部長クラス以上の上職者の予定をすべて公開したことで、スケジュールに空きがあれば、予定を仮押さえできるようになりました。
たとえ上司であっても参加行事や予定を入力していないのはルール違反とされ、おかげで会議などの調整も速く確実になりました。部長クラスだけの合同会議もひんぱんにあるので、各部長だけの専用スケジュールカテゴリーも設けています。
[スケジュール]のいいところは自分でグループを作れるところで、特定部署やプロジェクトの定例会議などでは事務局を担う人がマイスケジュールとして参加メンバーだけの予定管理を串刺しでおこない、打合せの調整などを即決しています。

また[文書管理]では、さっそく取り扱いが難しいマイナンバー関係の規程を共有しました。内規集の中にマイナンバー関連の情報や取り扱いのルールを集約し、職員が規程に則った処理ができるようにしています。たとえば、源泉徴収を対象者に公布する際の取り扱いのルールなども統一的に書かれており、その際の情報の管理方法にいたるまでしっかり共有しています。
情報の管理方法や個人情報に関わる厳密な文書に関しては、管理権限を与えられた者しか閲覧できないフォルダも設けています。

── これから取り組もうとしている新たな機能活用などはありますか？

[回覧・レポート]を活用した職員間の迅速な資料・情報共有や意見交換でしょうか。
業務では共有アカウントのメール利用が多く、実務的なやりとりが中心となってしまいます。一方で、ほんとうはもう少しセンシティブな個人の意見やアイデアを交換しあう場としてもっとdesknet's NEOを使って欲しいという思いがあるのです。
職員には資料・報告書などを複数メンバーに一斉配信でき、閲覧状況がひと目で分かる。一斉配信のため紙媒体のように滞留もないと[回覧・レポート]のメリットを伝えました。自由な雰囲気で資料共有や意見交換ができる環境を醸成していきたいと思っています。
それから[アンケート]も、積極的に活用して欲しい機能として告知しています。
フォームで簡単にアンケートを作成でき、職員の選定も自由。回答と同時に集計もできるので、他課への会議出席要請、出欠確認や職員向けアンケートから、懇親会の出欠などの気軽な活用まで、自由に使って欲しいとリリースしています。

── 導入後にお感じになった変化やdesknet's NEOに期待することはありますか？

desknet's NEOに乗り換える前がそうだったのですが、慣れというのは恐ろしいものです。人は往々にして「今あるツールで、できることがすべて」という認識になってしまい、世の中にはもっと革新的な技術や情報共有の手法があることに意識が向かなくなる瞬間があるのだと思います。その点desknet's NEOは、つねに最新の技術トレンドを盛り込んだバージョンアップや機能強化で、絶えずユーザーを刺激してくれます。
[ウェブメール]ひとつとっても、以前はできなかったドラッグ＆ドロップやフォルダ管理などを、今では全員あたり前のように使いこなしています。
使い続けることが、ユーザーの進化や情報共有の最も新しい手法につながっていく。
desknet's NEOはこれからも、そういう製品であって欲しいですね。

── 本日は、たいへん参考になるお話をありがとうございました。