導入事例

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導入事例のご紹介

栃木県さくら市役所

http://www.city.tochigi-sakura.lg.jp/

  • 業種自治体
  • ユーザー数500ユーザー
  • 利用形態パッケージ版

<この事例のポイント>

利用していた製品が販売終了に。グループウェアのリプレイスが必要になった。

コスパだけじゃない! つねに機能進化をめざすdesknet's NEOの開発姿勢に共感。

desknet's NEOを使い続けることが、庁内に情報共有のトレンドをもたらす。

勝山公園や国の桜づつみモデル事業になっている鬼怒川堤など、市内各所にある桜の名所がやわらかな市名の由来となりました。文字通り、春のさくら市は街じゅうが桜色一色に染まります。

城下町・宿場町の風情を今に残し、温泉や豊かな自然環境、交通の便にも恵まれた栃木県さくら市様。2016年には経済誌による「住みよさランキング」で栃木県内1位*を獲得し、人口も増加。背景には18歳までの医療費無償化、待機児童ゼロなど住民福祉を尊重した、まちづくりへの取り組みがありました。そんな市政を支える職員の皆さんのコミュニケーションに活用されているのがdesknet's NEOです。住みよさ1位のまちづくりのために庁内でどのような情報共有が行われているのか、お話をうかがいました。

利用していた製品が販売終了に。グループウェアのリプレイスが必要になった。

── desknet's NEO導入以前のグループウェアのご利用状況について教えてください。

さくら市が誕生した2005年より、大手電子メーカーのグループウェア製品を利用していました。合併以前の栃木県塩谷郡氏家町と喜連川町ではそれぞれ異なるグループウェアを導入していましたが、氏家町が使っていた製品を新しい市で継続採用したのです。おもな機能はメール、インフォメーション、施設管理、スケジュール管理、文書ライブラリなどで、市制施行より約10年間利用してきました。

── リプレイスのきっかけとなったのは、どのようなことだったのでしょうか?

2015年9月で製品が販売終了となりバージョンアップも完全にストップ。その先の機能強化はいっさい見込めなくなりました。そのまま利用を継続しても、利便性は損なわれていくし、庁内全体のITスキルも停滞してしまいます。
ちょうど製品に対しても、あれこれ不満が募っていたところだったのです。

── それはどのようなことですか?

利用開始から10年。一定のランニングコストを支払い続けてきたのに、いつの間にか他のグループウェアの登場で、相対的には高額なポジションの製品になっていました。
一方で機能の進化には乏しく、ユーザーインターフェースも古いままでした。
たとえば、htmlによるインフォメーション掲載など、視覚的効果に訴え情報の注目度を高める活用などもできませんでした。文字を強調したり、アイコンを活用するなどの装飾性にも乏しく、使っていてもなんだか味気なかった。もっとユーザーが楽しんで使えるような製品を提供したいという思いがありました。

── 機能面でお困りだったことなどはありましたか?

検索機能にも乏しく、メールやインフォメーションは件名のみにしか対応してくれませんでした。メールへの添付も、最新アプリケーションのファイル形式が送れないなど不具合が起きるようになり、新しいグループウェアを検討することにしました。

コスパだけじゃない! つねに機能進化をめざすdesknet's NEOの開発姿勢に共感。

── どのような手法で導入製品をご検討なさいましたか?

コストの上限を決定したうえで、プロポーザルを実施しました。コスト、機能、運用面などを勘案しながら仕様書を作成し、desknet's NEOと競合製品、自治体向けに特化した製品など4社からご提案をいただきました。

── 製品へのご要望として特に重視した点などはありましたか?

コストと機能のバランスは大切にしました。自治体としてシビアなコスト感覚を重視していますし、それに見合うだけの機能活用で導入効果を発揮しなければ市民に利益は還元できません。そういう意味で、突然販売中止になっては困ります。「開発が終了しない」「永続的に機能進化を続ける」「ユーザーに使いやすい」ことは必須条件でした。
運用面では、ユーザー情報の一括更新ができるか、シングルサインオンに対応しているかなど、各機能ごとに10項ぐらいづつ要求水準を出して製品を精査しました。

栃木県さくら市役所様ご利用中のポータル画面

── desknet's NEOご採用の決め手についてお聞かせください。

まず機能が「全部入り」であることを高く評価しました。グループウェアは使いながら次第に利用度も発展していくので、「ユーザーのスキルの向上」や「業務環境の変化」などに応じて、将来的・潜在的にどのような機能が必要になるかは未知数です。
desknet's NEOは業務活用が想定できる高度な機能を標準で備えていて、初期費用ですべて揃います。業務ニーズに応じて「試行から運用までを追加費用なしで実現できる」ので、業務効率の向上にも大きく寄与してくれるだろうと判断しました。一定期間ごとにバージョンアップも実施され、進化を止めない開発姿勢にも共感できました。
また、導入担当者のマニアックな視点で「こんなこともできるのか」と、ちょっとした小ワザが効くところもいいと思いました。

── それは、たとえばどのようなところですか?

「各種業務システムとの連携」を簡単に組めたり、「ポータルのレイアウトをGUIで実現できる」ところなどは特に気に入った点でしょうか。以前の製品では検索機能に不満がありましたが、desknet's NEOは巡回検索にも標準で対応しているのがいいですね。自治体での活用ということで、アクセスログ機能がしっかりしているのも内部統制上評価できる点でした。
庁内の上職者と各部の代表職員によるユーザー視点での評価、さらに運用者の仕様評価の総合点で、最も評点が高かったのがdesknet's NEOでした。今思えばリコージャパンさんのプレゼン内容もなかなか的を射ていて、高評価につながったのかもしれません。

栃木県さくら市役所様ご利用中の設備予約画面

── プレゼンではどのような提案があったのですか?

まず商品選定にあたって、desknet's NEOは栃木県内の自治体でもシェアが高く「市場におけるシェア=安心感」につながるということを伝えてくれました。
活用面では、自治体の仕事に特化した「代表メールや共有アカウントによる活用のしやすさ」「管理者承認が必要な設備予約の設定・運用のしやすさ」など、desknet's NEOを用いれば、今足りないところをどのように埋められるか、他の自治体の事例なども交えながらわかりやすく伝えてくれたのが良かったと思います。
多様な製品を公平に取り扱うマルチベンダーの視点でdesknet's NEOを選定・提案いただいたことにも説得力があり、庁内の信頼につながったのではないでしょうか。

desknet's NEO採用の決め手となったのは
・「全部入り」の豊富な機能。追加費用がかからない。
・全機能をデモサイトですべて体感できたこと。
・栃木県内自治体における高いシェアの安心感。
・製品改良・機能の進化をつねに継続している。
・自治体の要求に応えるコスト・パフォーマンス。

desknet's NEOを使い続けることが、庁内に情報共有のトレンドをもたらす。

── 庁内で導入教育などは行われましたか?

ポータルで各種機能のレイアウトを旧製品のイメージに近づけ、ユーザーが混乱することなく移行利用できるようにしました。導入当初にはリプレイスの告知と研修を行いましたが、現在は新しい職員も業務を通してすぐに活用してもらっています。
シンプルなユーザーインターフェースや簡潔なマニュアルのおかげで「わからない」「使えない」という声はありません。全職員が出勤時にまず[インフォメーション] [ウェブメール]を確認し、[スケジュール]は必ず入力するという基本的なことは守られています。

栃木県さくら市役所様ご利用中のつぶやき画面

── 導入後、手応えや利用効果をお感じになった機能はありますか?

[スケジュール]で職員全員の予定を全員が把握できるようにしたことです。
特に市長、副市長、教育長の三役と部長クラス以上の上職者の予定をすべて公開したことで、スケジュールに空きがあれば、予定を仮押さえできるようになりました。
たとえ上司であっても参加行事や予定を入力していないのはルール違反とされ、おかげで会議などの調整も速く確実になりました。部長クラスだけの合同会議もひんぱんにあるので、各部長だけの専用スケジュールカテゴリーも設けています。
[スケジュール]のいいところは自分でグループを作れるところで、特定部署やプロジェクトの定例会議などでは事務局を担う人がマイスケジュールとして参加メンバーだけの予定管理を串刺しでおこない、打合せの調整などを即決しています。

また[文書管理]では、さっそく取り扱いが難しいマイナンバー関係の規程を共有しました。内規集の中にマイナンバー関連の情報や取り扱いのルールを集約し、職員が規程に則った処理ができるようにしています。たとえば、源泉徴収を対象者に公布する際の取り扱いのルールなども統一的に書かれており、その際の情報の管理方法にいたるまでしっかり共有しています。
情報の管理方法や個人情報に関わる厳密な文書に関しては、管理権限を与えられた者しか閲覧できないフォルダも設けています。

栃木県さくら市役所様ご利用中の回覧・レポート画面

── これから取り組もうとしている新たな機能活用などはありますか?

[回覧・レポート]を活用した職員間の迅速な資料・情報共有や意見交換でしょうか。
業務では共有アカウントのメール利用が多く、実務的なやりとりが中心となってしまいます。一方で、ほんとうはもう少しセンシティブな個人の意見やアイデアを交換しあう場としてもっとdesknet's NEOを使って欲しいという思いがあるのです。
職員には資料・報告書などを複数メンバーに一斉配信でき、閲覧状況がひと目で分かる。一斉配信のため紙媒体のように滞留もないと[回覧・レポート]のメリットを伝えました。自由な雰囲気で資料共有や意見交換ができる環境を醸成していきたいと思っています。
それから[アンケート]も、積極的に活用して欲しい機能として告知しています。
フォームで簡単にアンケートを作成でき、職員の選定も自由。回答と同時に集計もできるので、他課への会議出席要請、出欠確認や職員向けアンケートから、懇親会の出欠などの気軽な活用まで、自由に使って欲しいとリリースしています。

── 導入後にお感じになった変化やdesknet's NEOに期待することはありますか?

desknet's NEOに乗り換える前がそうだったのですが、慣れというのは恐ろしいものです。人は往々にして「今あるツールで、できることがすべて」という認識になってしまい、世の中にはもっと革新的な技術や情報共有の手法があることに意識が向かなくなる瞬間があるのだと思います。その点desknet's NEOは、つねに最新の技術トレンドを盛り込んだバージョンアップや機能強化で、絶えずユーザーを刺激してくれます。
[ウェブメール]ひとつとっても、以前はできなかったドラッグ&ドロップやフォルダ管理などを、今では全員あたり前のように使いこなしています。
使い続けることが、ユーザーの進化や情報共有の最も新しい手法につながっていく。
desknet's NEOはこれからも、そういう製品であって欲しいですね。

── 本日は、たいへん参考になるお話をありがとうございました。

ご活用中の機能と使い方

  • インフォメーション
    インフォメーション

    人事異動関係の報告書、各種通達、福利厚生関係の告知、サーバーメンテナンスのお知らせなど、1日平均10件ぐらいアップされる。通達の7割は総務・企画・財政の管理部署からで、期限付きの確認事項や回答要請などを庁内職員に向け告知している。

  • 設備予約
    設備予約

    会議室10室、備品(プロジェクタ、カーナビ)5点、公用車輌10台を一括管理。

  • ウェブメール
    ウェブメール

    全職員が活用。庁内職員間、外部契約事業者との契約書や日々の打合せ記録、栃木県や他の自治体との情報交換やファイル送付に活用。

  • スケジュール
    スケジュール

    職員全員のスケジュールを共有・閲覧可能。市長・副市長・教育長の三役をはじめ、部長級のスケジュールも共有でき、行事参加や会議日程の調整が迅速になった。

  • 文書管理
    文書管理

    各種規程集や例規集、議会の答弁書、正式な書式と文書作成・管理の統一規程など、200件を超える書式を恒久的に参照できるよう保存・管理している。「格式張ったファイルサーバー」という位置づけで、改訂時にはインフォメーションで告知している。

  • ポータル
    ポータル

    レイアウトを前製品に近づけ、リプレイス後もユーザーが利用しやすいように配慮。[インフォメーション][ スケジュール] など必須情報のほか、例規集や法令改正情報など業務関連のリンクを[ブックマーク]に表示している。

  • ネオツイ
    ネオツイ

    ダイレクトメッセージをメール代わりに活用。添付ファイルに容量制限がないので、特定の相手と資料ファイルを共有し、打合せをする際などにひんぱんに使われている。

  • 回覧・レポート
    回覧・レポート

    庁内メールとして浸透させ、「情報の迅速な伝達・共有」「資料共有によるペーパーレス化」などの目的で職員間の資料共有や意見交換のツールとして活用を促進中。

  • ワークフロー
    ワークフロー

    課ごとに承認経路が異なる工事の入札依頼・受け付けに活用予定。現在は紙の書類とExcelデータのメール送付で行われているものを段階的に移行する予定。

お話をうかがったご担当者様

  • 総務部 財政課 主幹兼課長補佐 高野朋久 様

    desknet's NEOはストレスなく利用できるので、日々の業務を抱えながらも自然に活用が定着していったのだと思います。まだまだ豊富な機能があるので、実務で活用するための事例など積極的に発信しながら、職員みんなで「住みよい」まちづくりを推進していきたいですね。

  • 総務部 財政課 情報システム係 永井高広 様

    満足のいくシステムだけに、職員にもっともっと活用してもらうためには何ができるだろう?と、もどかしさを感じる事もあります。導入当初のモチベーションを忘れることなくdesknet's NEOの機能を普及させていきたいですね。これからも継続的なバージョンアップや機能追加で、ユーザーを刺激して欲しいと思います。

desknet's利用環境

製品名
desknet's NEO
ユーザー数
500ユーザー
導入時期
2014年

事業概要

自治体名
栃木県さくら市役所
URL
http://www.city.tochigi-sakura.lg.jp/
市制施行
2005年3月
職員数
320名
人口
4万4,932名(2016年)
さくら市について
栃木県塩谷郡氏家町と喜連川町の合併により市制施行。県の中央部に位置し、国道4号・293号、JR宇都宮線など交通の利便性、子育て環境や住宅地などの生活基盤に恵まれていることから、県内でも1、2を競う人口増加率を誇る。2016年、全国813都市を調査対象とした「住みよさランキング」で栃木県第1位*に選定される。

*(株)東洋経済新報社『都市データパック2016年版 住みよさランキング』

デスクネッツの導入をサポートしたのはこの会社です。

リコージャパン株式会社

https://www.desknets.com/special/otasuke/

リコージャパンは、desknet'sに関するご相談、ご提案・お見積から、導入支援、運用支援、保守サポートまで、お客様のオフィス環境やニーズにあった製品・サービスをトータルでご提供いたします。また、desknet'sクラウド版に関するお問合せやお申込方法をご案内するサポートデスクをご用意しておりますので、お気軽にお問い合わせください。

お問合せ先:
RICOHのdesknet'sサポートデスク

TEL:050-3534-0775 e-mail: roc_spo@ricoh-japan.co.jp

desknet's NEOのカタログなどをお送りします。
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