導入事例

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導入事例のご紹介

JA福岡市 福岡市農業協同組合

http://www.ja-fukuoka.or.jp/

  • 業種農業協同組合
  • ユーザー数600ユーザー
  • 利用形態パッケージ版

<この事例のポイント>

【導入】「一人一台、全職員にメールアドレス」をめざし、グループウェアのリプレイスを決定。

【採用】導入&運用コスト、ユーザーの使用感で高く評価されたdesknet's NEOを採用。

【効果】組織を横断する情報連携で、アイデアの共有や業務改革の取り組みに手応えを実感。

「人と自然とのかかわりを大切にし、地域に愛されるJA福岡市をめざします。」を経営理念に150万都市福岡の都市近郊農業を支えるJA福岡市様。食農教育や地域貢献活動にも積極的に取り組む同組織では、情報環境の改革にdesknet's NEOを採用しました。各支店で独自に策定する「支店行動計画」をはじめとした食と農への取り組みや、指導経済事業、金融共済事業など幅広い事業活動を展開している中、本店と50の事業所の連携を一気に実現。その事業は、農業協同組合の新たな方向性と可能性を示す試みとして、全国のJA組織からも注目されています。

「一人一台、全職員にメールアドレス」をめざし、グループウェアのリプレイスを決定。

── desknet's NEO導入以前は、情報共有にどのようなシステムを使っていましたか?

クライアント・サーバー型の著名なグループウェアで、主に本店からのインフォメーションに利用していました。当時は、個人のメールアドレスがなく各部署の上長が、共用PCのインフォメーションに掲載された通達事項を確認して、職員に朝礼や打合せで伝えたり、紙に出力して回覧するような手法をとっていました。

── 当時浮上した課題とは、どのようなものでしたか?

2002年ごろから外部との交渉にもPCの利用度が急激に高まり、共有PC・アドレスを使い続けることに無理が生じていました。一方、社内の通達事項や連絡方法はあいかわらず「紙」が中心で、情報把握にもタイムラグが発生していました。そこで、PCを今まで以上に活用して業務を円滑に進めるために、「一人一台、全職員にメールアドレスを」という方向性のもと、IT環境を改善する気運が高まっていきました。

── そこで、グループウェアもリプレイスすることになったのですね。

取引先との業務や社内情報共有のIT活用を推進するプロジェクト『新情報化戦略』が始動して、グループウェアの改善も盛り込まれました。既存製品はインフォメーション、共有メールのほか、組織スケジュール程度の利用にとどまっていたので、リプレイスと同時に個人のメール利用などグループウェアの活用範囲を拡げていくことにしました。

導入&運用コスト、ユーザーの使用感で高く評価されたdesknet's NEOを採用。

── 製品選定にあたって最も重視した点について教えてください。

最優先したのはイニシャルおよびランニングコストです。JAは生産者の出資によって成り立つ相互扶助組織ですから、ワープロ・表計算ソフトもオープンソースの製品を活用するなど、コスト感覚をつねに大切にしています。
既存製品はユーザー単価も高く、そのままライセンスを増やして全職員にいきわたらせるには膨大な追加購入費用がかかり、運用費もさらに増加することがわかりました。
本店と32支店、農産物の直売所、グリーンセンター(農業指導センター)などの全事業所をあわせ50拠点、600人という大規模ユーザーへの展開を考えると導入・運用管理の面でもwebベース製品の方が有意と判断しました。さらに、導入教育にも負担がかからないように「わかりやすく、使う人に親切な製品であること」も重視しました。

── 製品選定の手法とdesknet's NEOご採用の決め手についてお聞かせください。

ベンダー数社から提案を受け、最終的にdesknet's NEOと競合品を比較検討しました。コアユーザーとなる一般職員から無作為にメンバーを選出してPCスキルが異なる職員を集め、前製品で行っていた社内連絡通知や各種書式の移行、 [インフォメーション][文書管理][ウェブメール]など活用度が高い機能を試用比較し、協議を重ねました。
desknet's NEO採用の決め手となったのは
・将来的なユーザー増まで想定したトータルコストの優位性
・市内各所に広がる支店・事業所への導入や運用管理のしやすさ
・標準搭載アプリの機能と豊富さ
などです。とりわけ試用したユーザーたちから「操作がわかりやすい」と高く評価されたことが、大きな決め手となりました。

── 導入・社内教育はどのように行われましたか?

活用度の高い機能のマニュアルを作成し文書管理で共有しましたが、講習会などは行いませんでした。2カ月ほどで問い合わせもほぼ無くなったので、短期間で利用が定着したと思います。
一方でセキュリティに関する事項には特に留意しました。事業体として業務が幅広く信用・共済事業など個人情報の扱いも多いため、情報発信の機会が多い本店のユーザーには個人情報の規程の遵守を周知徹底しました。

イベント後には各支店から積極的に写真掲載の要望があり、情報収集の呼びかけも不要に

── desknet's NEOの導入で、新たにめざした利用構想はありましたか?

本店と支店間のリアルタイムの情報共有だけではなく、今まで難しかった地区ごとの支店や事業拠点を相互に結ぶ、ヨコの情報共有や連携は積極的に実現したかったですね。
JA福岡市では各支店が「支店行動計画」を策定して、子どもたちの食農教育や体験農業、生産品青空市など「食と農」に関するイベントや地域貢献活動に力を入れています。
イベントでは女性部(女性農業者組織)や、フレッシュミズ(若手女性農業者組織)・青年部(男性農業者組織)などが活動を担って良いアイデアがどんどん出てくるし、お米やイチゴなど品目別の生産部会活動も活発です。
トップダウンではなく、ヨコの連携こそ私たちの組合にはふさわしいし、アイデアの共有が農業生産や地域活動をより良いものにしてくれる。desknet's NEOの活用にはそんな期待感を持っていました。

組織を横断する情報連携で、アイデアの共有や業務改革の取り組みに手応えを実感。

── 導入後にまずお感じになった手応えや成果はありましたか?

懸案だった本店から支店への情報発信とタイムラグのない情報共有はすぐに実現できました。前製品で共有PCを利用して部署の情報発信をしていた上長や一部のユーザーを除けば、大部分の職員にとって職場で初めて使う個人のメールやグループウェアがdesknet's NEOだったことを考えると、短い期間に導入から実務利用までを実現できたことは最大の効果と言っていいでしょう。

情報掲載から伝達までの速度が上がり、支店間のアイデア共有や情報交換も活発になった

── 導入後すぐに複数の機能活用が定着していったそうですね。

いち早く定着したのは[インフォメーション]と[ウェブメール]ですが、本店から各支店への通達、部署内の意見交換や資料共有など、それまで日常業務で行っていたことをdesknet's NEOの各種機能に移行していき、短期間で[文書管理] [設備予約] [アンケート] [回覧・レポート] [電子会議室]が定着しました。
導入当初には、本店からの一斉告知や支店間、部署内で相互に共有すべき決定事項などをうっかり「知らなかった」という職員がいれば、「いやいや。インフォメーションに上げて見られるようになっとろうが」と指摘するなど、「見ていないと自分が困るし、仕事の効率も落ちるんだよ」という認識を積極的に醸成したことも良かったと思います。

── 全国のJA組織にもdesknet's NEOの活用が紹介されたそうですね。

JA福岡市の「食と農」に関するさまざまなイベントや支店行動計画、「博多じょうもんさん」ブランド、ゆるキャラ「博多じょうもんさんオールスターズ」などの展開は他の組織からも注目されており、視察でいらっしゃる方もけっこう多いのですが、今回は、JA全中(全国農業協同組合中央会)のホームページで、私たちがdesknet's NEOを活用して各支店が開催する地区ごとの農業振興イベントの情報を画像で速報したり、支店間の相互理解やイベントの広報活動に役立てている様子が紹介されました。
私たちもdesknet's NEO導入以前に困っていたように、支店ごとの取り組みや事業部・課ごとの動きが相互に見えにくいのはどの農協組織も抱えている共通の課題のようです。掲載後には何件かお問い合わせもいただきました。

イベントで人気のゆるキャラ 苺あまおうの妖精「あまっち」

── 各地のイベントに引っ張りだこのゆるキャラ「あまっち」もユーザーだそうですね。

「あまっち」はたった1体でがんばっていますので、[設備予約]でスケジュールを管理しているんです。おかげさまで、収穫期の秋などにイベントが1日に何件も集中する時季でも、なんとかやりくりできているんですよ。

季節感あふれる食育&農業イベントを全職員が必ず見るログイン画面の写真で速報!

── desknet's NEO導入後の効果についてお聞かせください。

導入時に期待していた組織横断の情報連携には手応えを感じています。
たとえば信用・共済事業の職員は、最もJAらしいといわれる「食と農」の事業活動には、なかなかふれる機会も少なかったんです。そこで[ログイン画面]に、食農教育や収穫体験の写真を載せてみたのですが、信用・共済事業以外の事業内容・活動をお互いに知ることができるようになり、支店間の活発な情報交換やアイデアの共有も実現しています。desknet's NEOの活用で、あらゆる部門の職員が地域の農業振興に取り組むJA福岡市の日々の最新動向を共有できるようになりました。職員一人ひとりが企業価値を再認識し、仕事へのアイデアやモチベーションにつながってくれることを期待しています。

── 本日は、たいへん参考になるお話をありがとうございました。

ご活用中の機能と使い方

  • インフォメーション
    インフォメーション

    利用比率で最も高いのが本店から各事業所への通知。通知先も細かく設定でき、必要な情報を的確に発信できる点を評価しており、紙文書の削減にもつながった。各支店・事業所からの発信も含め全組織ですばやく情報を共有する機能として導入当初より定着。

  • ウェブメール
    ウェブメール

    desknet's NEOで一人1メールアドレスを実現。すべての業務メールに活用。[インフォメーション]と並んで最も利用度の高い機能。

  • 文書管理
    文書管理

    主に組織全体の共有文書に活用。業務関連の申請書類や金融系の各種書式など、正式に業務利用が認められている書式の最新版を共有管理し、必要時に出力して活用している。日々の事業実績も載せており、日次で管理閲覧できるようになっている。

  • ログイン画面

    支店・地区ごとのイベント、ゆるキャラのグランプリ参戦など、タイムリーな行事を写真で速報。全職員にいち早く情報を告知でき、把握するのが難しかった他の支店・地区の取り組みの相互理解に成功。職員にも評判が良く、情報掲載の要望が絶えない。

  • スケジュール
    スケジュール

    役員が率先してスケジュールの入力徹底を通知するなど活用を奨励。エクスポート機能の活用で、迅速にスケジュール表を作成できるため、総務が全部署一括の行事予定を作成する際にも役立っている。

  • 設備予約
    設備予約

    業務が幅広い分多様な会議・打合せが多く、会議室管理に不可欠。PCやプロジェクタ以外にイベント用音響機器、送迎用マイクロバス、もちつきセット、ゆるキャラ「あまっち」の着ぐるみも管理。秋などイベントが集中する時季のやりくりに絶対欠かせない。

  • 回覧・レポート
    回覧・レポート

    [インフォメーション]で告知するまでもない小規模会議の出欠や課内の事前資料共有、閲覧資料を交えた部課内の打合せの準備や事前協議などに活用。

  • アンケート
    アンケート

    約70名の信用・共済事業の営業担当者用に報告書を作成・共有し、月末の実績報告に活用。集計が迅速に行えるようになった。

  • 電子会議室
    電子会議室

    誰でも自由に意見や議題を提案できる「なんでも検討会議室」を設置。匿名可能で自由度を高めている。指摘に対するアドバイスやアイデアの交換、パソコンの活用法への質問に対するアドバイスや関連マニュアルの作成・共有などに利用。

お話をうかがったご担当者様

  • 経営企画部 総合企画課 課長 岩谷雄輔 様

    朝ログインするとイベントなどの写真が必ず目に入るようにしているので、直感的に伝わり、インパクトも大きいようです。今までも広報誌など文書では周知してきましたが、トップ画面にぱっと表示されると、伝わるスピードや情報の浸透度が違いますね。こういったアイデアをすぐカタチにできるのがdesknet's NEOのいいところだと思います。

  • 経営企画部 総合企画課 システム兼広報係長 堀 正司 様

    円滑にシステムを改善していくのが私たちの使命ですが、desknet's NEOにはまだまだ豊富な機能やアプリが搭載されています。現在、紙媒体の社内報をデジタル化して、ポータルで共有・閲覧できるようにできればと構想中です。今後もユーザーのニーズをどんどん汲み上げながら、desknet's NEOを幅広く使いこなしていきたいと思います。

  • 経営企画部 総合企画課 山下裕志 様

    desknet's NEOへの移行時にサーバーも刷新したので、使用感の向上とセキュリティ対策を一気に実現できました。安心して使えるから利用度が高まり、お互いに浸透しているから、さらに活用度も深まる。そんな相乗効果をこれからも育んでいきたいですね。

desknet's利用環境

製品名
desknet's NEO
ユーザー数
600ユーザー
導入時期
2004年

事業概要

法人名
JA福岡市 福岡市農業協同組合
URL
http://www.ja-fukuoka.or.jp/
所在地
福岡県福岡市
設立
1962年10月
事業内容
農業協同組合。営農指導事業、販売事業、購買事業、信用事業、共済事業ほか。米、園芸作物(野菜・果樹・花卉)、畜産などを中心とした都市近郊農業の発展および新規就農者等の育成による地域農業の活性化、相談活動や金融・共済事業等による組合員生活の向上、食農教育や協同活動による地域活性化等に取り組んでいる。

デスクネッツの導入をサポートしたのはこの会社です。

リコージャパン株式会社

https://www.desknets.com/special/otasuke/

リコージャパンは、desknet'sに関するご相談、ご提案・お見積から、導入支援、運用支援、保守サポートまで、お客様のオフィス環境やニーズにあった製品・サービスをトータルでご提供いたします。また、desknet'sクラウド版に関するお問合せやお申込方法をご案内するサポートデスクをご用意しておりますので、お気軽にお問い合わせください。

お問合せ先:
RICOHのdesknet'sサポートデスク

TEL:050-3534-0775 e-mail: roc_spo@ricoh-japan.co.jp

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