導入事例

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導入事例のご紹介

ちばぎんコンピューターサービス株式会社

http://www.ccsnet.co.jp/

  • 業種ソフトウェア開発
  • ユーザー数320ユーザー
  • 利用形態パッケージ版

<この事例のポイント>

【導入】厳格なセキュリティ管理基準を満たしながら、安心して情報共有できる場を整備したかった。

【採用】再検証で形勢逆転。すでに決定した製品をくつがえしdesknet's NEO採用へ。

【効果】ペーパーレス会議を実現。ポータル活用で多彩なプログラムやコンテンツを自在に連携。

ちばぎんコンピューターサービス株式会社様は、地域密着型経営で事業を展開する、ちばぎんグループの総合情報サービス企業です。千葉県はもとより全国の民間企業や地方公共団体などに、業務革新に結びつく総合的システムサービスを提供しています。

事業所内には国内最高水準の「金融機関等コンピューターシステムの安全対策基準」(FISC基準)に準拠したインターネットデータセンターが設置され、厳格なセキュリティ規程に基づく運用が行われています。情報管理にはつねに緊張感が伴う職場ですが、社員が業務上の情報共有に役立てるためにdesknet's NEOを採用。社内活用に限定することで、全ユーザーが安心かつ自由に使いこなせる情報基盤として定着しています。

desknet's NEOの各種機能を活用してペーパーレスなどの業務改革を実現するとともに、ポータル化によって自社制作のプログラムや業務コンテンツをたくみに連携。desknet's NEOを入り口に多様な業務にアクセスできる理想の環境を追求しています。

【導入】厳格なセキュリティ管理基準を満たしながら、安心して情報共有できる場を整備したかった。

── desknet's NEO導入の背景についてうかがいたいと思います。

もともと大手電機通信事業者による中小事業者向けグループウェアを採用していたのですが、製品そのものが終息するという方針が出されリプレイスすることになりました。

── 新たな製品に期待なさったことはなんですか?

やはり使いやすさでしょうか。積極的な活用を通してグループウェアの可能性はさらに拡げられると思いましたし、事業者として企業や自治体のお客様に各種グループウェア製品をお奨めする立場にもあるので、自社の業務効率化のみならず、グループウェアの利便性や可能性などを自ら活用しながら検証・追求できるという期待もありました。

── 業務上、厳格なセキュリティのルールを設けていらっしゃいます。

来訪者や機材の搬出入の手続きには厳密なルールがあるため本日はお手間を取らせてしまいましたね。当事業所には、国内最高水準の「金融機関等コンピューターシステムの安全対策基準」(FISC基準)に準拠したインターネットデータセンターが設置されており、いわば「信頼の砦」のような場所ですから、極めて厳格なセキュリティ基準が定められているのです。社外とのやりとりにはメールに関しても上長の承認や添付ファイルなどに関する細かい規定が設けられています。

── その中でグループウェアをどのようにご活用なさる方針でしたか?

情報のやりとりにはつねに緊張感を伴っていますが、社内業務における情報共有に関しては、できるだけ社員が安心して活用できる環境が必要です。グループウェアは社内での利用に限定して、自由闊達な社員間の意見交換や業務の活性化に役立てる方針でした。

【採用】再検証で形勢逆転。すでに決定した製品をくつがえしdesknet's NEO採用へ。

── 実はdesknet's NEO以前に別製品の導入が確定していたとうかがいました。

すでにdesknet's NEOの競合製品の導入が確定していました。導入要件はほぼ満たしていましたし、社内でもオーソライズされていましたが、操作性など納得できない点もいくつかありました。気になるので再検証し、公平を期すため予備情報なしで部署内の約50名に試用してもらったところ「desknet's NEOのほうが使いやすい」という声が圧倒的でした。導入を主導していたのは他部署でしたが協力を得られ、当初の決定をくつがえすかたちでdesknet's NEOの採用が決定しました。

── 導入の決め手となったのは、どのような点でしたか?

まずは、実際に使ってこそ体感できる操作性とすっきりとした画面の見やすさです。
特にdesknet's NEOになってからインターフェースは非常に見やすくなりましたね。たとえば新着情報が画面上部に表示されるところなども、ユーザーの視点で評価できました。さらに、各種機能面で、当社の階層構造の組織に適した設定が可能なこと。ユーザーアカウントの情報設定が充実していたことなどを高く評価しました。

── 初期段階で導入教育などは実施なさいましたか?

ユーザ教育は不要でした。直感的に操作できるので、1ヶ月ほど前製品との並行運用期間を設けて、「ログインして使って下さい」とアナウンスしただけでスムーズに移行できました。
一方、導入後の一定期間は、活用検討プロジェクトをたちあげて、ユーザーの声を課題点として検証しました。集められた声をもとに、より使い易くなるよう微細な設定変更を行なうことで、さらに使用感は向上していきました。

── 厳格なセキュリティ管理下でグループウェアを活用するにあたって、どのようなことに配慮なさいましたか?

desknet's NEOは社内業務に特化した情報共有&コミュニケーションの手段に活用するものという共通認識に基づいて展開し、施設内限定のサーバーで運用しています。
営業には機能制限をかけタブレットの利用を認めていますが、社内無線LANでも外部利用と同等の制限をかけるなどセキュリティを重視して構築しました。厳密な運用管理が、かえってユーザーの安心感に直結し、利用度向上にもつながっていると思います。

【効果】ペーパーレス会議を実現。ポータル活用で多彩なプログラムやコンテンツを自在に連携。

ちばぎんコンピューターサービス様ご利用ポータル画面

── 導入後、利用度や使用感の変化を実感できた機能はなんですか?

前製品で活用していた利用機能や用途は、ほぼdesknet's NEOの各機能に置き換えられ、使用感や機能性が向上したという実感はあると思います。具体的には[スケジュール] [設備予約] [ウェブメール]が日々不可欠の機能として利用度が高まり定着しました。中でも[ウェブメール] は日々何十通も交わされるほどで、活用度はとても高いですね。

ちばぎんコンピューターサービス様ご利用文書管理画面

── 特に手応えを感じられた機能の活用法などはありますか?

[文書管理]で会議資料の共有をはじめました。役員の定例会議が毎週開かれるのですが、今まで紙の資料で配付していたものを[文書管理]で事前共有して会議の場ではノートPCで閲覧するようにしたのです。決して少なくないページ数の資料を会議のたびに人数分用意していたものがゼロになりました。当初は会議システムの導入なども検討しましたが、資料共有には日々活用しているdesknet's NEOのほうが使いやすくコストもかかりません。計測はしていませんがペーパーレス化の効果は非常に高いため、部課長クラスの会議などにも展開しています。
会議後も安全に情報管理でき、過去の資料も整理・検索できるのがいいですね。

── desknet's NEO導入後の効果はいかがでしょうか?

desknet's NEO単体での利用効果に加えて、ポータル化によって販売管理や営業支援など業務で活用度の高い自社開発プログラムやコンテンツを連携させて、すべてをシングルサインオンで活用できるようにした効果は大きいですね。
現在、相当数の社内システムがdesknet's NEOを介して縦横無尽に活用されています。
中にはdesknet's NEOから直接クライアントアプリケーションを起動させるなど、独自の工夫で連携している機能もあり、今も進化を続けています。

── 業務でも各種グループウェア製品を取り扱っていらっしゃいます。desknet's NEOの社内活用はお客様への提案にも活かせそうですか?

desknet's NEO単独での利用効果はもちろん、ポータル化して業務システムや各種コンテンツと連携させることでグループウェアの可能性を追求することは、あらゆる業種のお客様が抱えている普遍的な課題や悩みを解決するための手法としても有効です。
これからもさらに活用度を高めながら、積極的に新たな活用手法にチャレンジしていきたいですね。

── 本日は貴重なお話をありがとうございました。

ご活用中の機能と使い方

  • スケジュール
    スケジュール

    オフィシャルな予定は必ず入力する社内ルールで日々欠かせない機能として定着。出張・会議・休暇の色分けで、ひと目で所在が確認できるよう工夫し、電話応対時には [伝言・所在]の連携活用で取り次ぎや伝達が確実になった。

  • 設備予約
    設備予約

    会議室、営業車輌、デジタルカメラ、プロジェクタ等を予約管理。写真の併用で各種機材の機種ごとの利用状況が瞬時にわかり使用感が向上した。経営会議などの定期予約も定着し、設備・機材全体の運用・稼動効率が向上した。

  • ウェブメール
    ウェブメール

    外部とは完全に遮断し社内限定で活用。アカウント登録されているユーザー間の送受信に限定したことが安心につながり、社内業務連絡やアイデア共有など自由闊達な情報交換、コミュニケーションの手段としてフル活用されている。

  • インフォメーション
    インフォメーション

    全社共有情報を掲示。定時退社日、社員旅行日程、システム・メンテナンスによる一時停止、セキュリティの脆弱性に対する注意喚起やセキュリティ対応を促す通知とその手順など、あらゆる全社共有情報を一斉配信している。

  • 文書管理
    文書管理

    desknet's NEOへの移行後、販売管理や営業支援など業務関連文書の共有量が増加。管理権限をコントロールしながら各部署が活用している。経営会議の紙資料ゼロ化など上層部の積極的な活用が全社的なペーパーレス化の推進に進展した。

  • 回覧・レポート
    回覧・レポート

    会議の議事録を共有。会議後アップして参加者が確実に閲覧していることを確認。閲覧状況がひと目で分かる機能を活かし、ユーザーごとに確実に実行して欲しいシステム・アップデートやセキュリティ対策の手順案内に活用。

  • アンケート
    アンケート

    desknet's NEO導入後の使用感や各種業務関連の意見収集をはじめ、イベントや福利厚生関連の行事への要望、参加確認のアンケートなど、あらゆる意見・情報の集計に活用。CSV出力で結果集計や分析が迅速になった。

  • 電子会議室
    電子会議室

    社内委員会や特定のテーマ・議題に関する投げかけ、意見募集などに活用。

  • ネオツイ
    ネオツイ:ダイレクトメッセージ

    業務から少し離れた気軽なコミュニケーションに活用。メールでは重くなってしまう内容もチャットのような感覚で発信でき、組織内のやわらかな交流に役立っている。

お話をうかがったご担当者様

  • 法人事業部 法人システム部 第2システムグループ長 部次長 平戸雅博 様

    デザインやインターフェース、操作性に気遣いや他製品との違いを感じるのがdesknet's NEOの特色です。グループウェアをご検討中のお客様にも私たちが日々活用して実感している「使いやすさ、見やすさ」をわかりやすくお伝えするようにしています。

  • 法人事業部 法人システム部 第2システムグループ 木田成美 様

    業務に不可欠な[ウェブメール]の定着やペーパーレス化など、導入から短期間で具体的な効果が表れましたし、シングルサインオンによる各種プログラムとの連携は、もはや実務に欠かせない活用法です。今後はさらに各部署の業務に特化したコンテンツとの連携にも力を入れていきたいですね。

desknet's利用環境

製品名
desknet's NEO エンタープライズライセンス
ユーザー数
320ユーザー
導入時期
2014年

事業概要

企業名
ちばぎんコンピューターサービス株式会社
URL
http://www.ccsnet.co.jp/
所在地
千葉県千葉市
設立
1980年4月
従業員数
225名
事業内容
ちばぎんグループの総合情報サービス企業。千葉県内はもとより県外の民間企業、地方公共団体などを取引先に、ソフトウェア開発サービス、コンピュータ機器販売・導入サービス、IDC(インターネットデータセンター)サービス、アウトソーシングサービスなどを提供している。

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