ポータル活用例

カスタマイズして情報共有をスピーディーに

こんな課題を解決!

社内外の情報を集約したい

  • こんなお悩みありませんか?
    全社向けの情報やスケジュール、マニュアル、各種申請書などが各所に分散していて、効率が悪いと感じる。社内外の情報を素早く確実に得られるようにしたい。
  • この機能が使えた!
    「ポータル機能」で、お知らせや新着情報、直近の予定、社内システムへのリンクなどを一画面に集約。業務開始時にまず情報確認できる社内ポータルが、簡単に作ることができた。
  • こんな効果が得られた!
    全社向けのほか、部署・個人ごとのポータルを作って使い分けるとさらに便利に。情報の見落としがなくなり、必要な機能のリンクもポータルに設置でき、業務効率化につながった。
社内ポータルがすべての業務の入り口に

ポータルがすべての業務の入り口に

社内ポータルとは、社内外のさまざまな情報、アプリケーションなどの入り口として利用できるウェブサイトのことです。グループウェア「desknet's NEO(デスクネッツ ネオ)」に搭載された「ポータル機能」には、desknet's NEO各機能へのリンクや新着情報、ダイレクトメッセージなどの未読通知、付箋の貼り付けなど便利な各種機能が備わっています。

また、ポータルをカスタマイズすることもでき、コンテンツの取捨選択、配置も自由に行えます。部署・個人ごとのポータル、各種申請手続きのページが誰でも簡単に作成可能です。

「まずはポータルへ」という意識の醸成

社内外の情報が整理されずに存在していると、その情報を探すだけで時間をとられてしまいます。また、よく使うアプリケーションやツール、システムが点在している状況も同様です。作業効率が落ちるだけではなく、自分宛の連絡や伝言に気づくのが遅れたり、全社向けのお知らせを見逃したりすることも起こりやすくなるでしょう。

こうした課題は、情報を集約したポータルを利用することで解決可能です。ポータルを開けば常に必要な情報が可視化され、よく使うアプリケーションなども配置されていれば、何をするにしてもまずポータルを開けばほぼ用が足りるという環境を整えられます。
大きな効果として期待できるのは、仕事を始めるときに「まずはポータルへ」という意識が社員に行き渡り、習慣づけられること。何か周知したい情報があったときなども、ポータルに掲載すればスムーズに情報共有できるようになるでしょう。

desknet's NEOのポータル機能は、パレットメニューを使って見やすい画面を簡単に作れることも特長です。徐々に使いやすくブラッシュアップしていくこともできます。

必要な情報が整理、集約されたポータル

お客さまのポータル活用例

大規模修繕・新築塗装
ポータルを情報交換・情報集約の場として活用

導入前の悩み>
「IT活用で職場をより良く」との観点からグループウェアを導入していたが、社員の多くはスケジュールとメールくらいしか使っていなかった。その後、事業と会社規模が拡大するにあたり、そのグループウェアが使用に耐えられるのか不安に。

desknet's NEOで解決!>
さまざまなグループウェアを検討したところ、desknet's NEOのコストが安いこと、ポータルが情報交換の場になることを知って魅力を感じた。desknet's NEOのポータル機能を使えば、社内報のように社員に会社の今を伝えられ、ポータル上に自由に書き込みができる場所を作ることで、情報交換の場としても役立てることができた。さらに、部署別、社内委員会別、申請処理専用、社内報専用など、多彩なポータルを作成して活用している。 また、現場の情報や業務上の必要な情報も可視化して配置し、今ではあらゆる情報を一元的にポータルに集約。社員一人ひとりが効率良く運用している。

株式会社イワサ・アンド・エムズ様事例

ICTなどを用いた空間・環境づくりのトータルサポートサービス
ポータルを見れば仕事ができるという意識が浸透

導入前の悩み>
旧desknet'sの前身、iOfficeの時代から導入していたが、社内定着率は高くなく、ホワイトボードでスケジュール管理をしている人もいた。その後、徐々にdesknet's NEOをもっと活用したいという意見が出てくるように。外出する社員も多いため、社内でしかグループウェアを使えないのが浸透しなかった原因のひとつだった。

desknet's NEOで解決!>
外出中でも使えるように、2014年にクラウド版へ移行。移行後は社内活用が一気に加速し、特に役立ったのがポータルだった。その後は全社共通ポータルから事業部ごとのポータルまでを作成して活用。外部システムへもアクセスできるようにした。あらゆる情報をポータルに集め、ポータルを見れば仕事ができるというマインドが浸透。スマートフォンなどでも社外からアクセスできるため、テレワークを進めていく下地も整った。

官公庁
増大する情報を一元化するためポータルを刷新

導入前の悩み>
全職員に知ってもらわなければならない情報は、省内情報や部局内情報、業務システム情報、共通申請様式など多岐にわたっていた。増大し続ける情報を一元化して職員に提供するため、旧省内ポータルサイトを作り変える必要性を痛感。また、部局ポータルやテーマポータルを作って情報を整理し、見やすく、使いやすいポータルにしたいという思いが強くあり、それを容易に作成できる環境を手に入れたいと考えていた。

desknet's NEOで解決!>
旧省内ポータルサイトをdesknet's NEOに統合して再構築。職員が違和感なく新しいポータルに切り替えられ、自然と新しいICTツールを使いたくなるようデザインした。ポータルに専用アイコンを使ったテレワーク特集コーナーを設けるといった工夫をし、部局ポータル、テーマポータル、個人ポータルを作成して効率的に情報を扱えるようになった。

総務省様事例

求人情報・人材紹介サービス、求人情報サイトの運営
ポータルをパートナー企業である全代理店と共有

導入前の悩み>
代理店制度を開始した当初は、渉外担当部門の社員が個別にメールなどで各代理店に情報配信や資料提供を行っていた。しかし、属人的な対応だったため、配信する情報の内容やスピードが社員によって異なり、代理店からの問い合わせメールを見落とすことも。自社とすべての代理店のあいだにおいて、双方向の情報共有環境を整備し、情報の量・質・スピードを均一化して、代理店ごとの情報把握の差をなくすことが重要課題だった。

desknet's NEOで解決!>
desknet's NEO導入の決め手となったのは、ポータル画面を簡単かつ自由に編集できること。ポータルを自社とすべての代理店で共有することで、最新情報の配信状況や代理店からの問い合わせ、規約・表記ルールの改訂、資料の管理・閲覧、蓄積データの検索・確認など、業務情報のすべてを有効活用できるようにした。結果、自社と企業文化の異なる外部企業を結ぶ入り口として、ポータルを活用できるようになった。

ディップ株式会社様事例

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