導入事例

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導入事例のご紹介

AppSuiteで脱・残業!現場と本社の連携業務も効率化。社員同士の関係が深まり、職場が活性化した。

株式会社イワサ・アンド・エムズ

https://www.iwasa-m.com/

  • 業種大規模修繕・新築塗装
  • ユーザー数115ユーザー
  • 利用形態クラウド版

<この事例のポイント>

【導入】 事業が順調に拡大するなかで、よりよい情報共有の環境構築を目指し、desknet's NEOへ乗り換え。

「残業をなくしたい!」から始まったAppSuiteによるアプリ開発。実際に効果が。標準機能でペーパーレスも。

【応用】 [ポータル][電子会議室][ネオツイ]――さまざまな機能でコミュニケーションが豊かになった。

東京スカイツリーや六本木ヒルズなどの新築塗装・内装工事からマンションなどの大規模修繕工事の現場まで、さまざまな場所で修繕・塗装を行っている株式会社イワサ・アンド・エムズさま。「正確」「安全」「迅速さ」をモットーに約70年間、顧客との信頼を着実に築いてきました(私が通された会議室には、お客さまからの感謝状等がたくさん飾られていました)。人生100年時代とも言われる今、「長く」「快適に」暮らしてもらえる建物づくりへと施工技術も進化を続けています。顧客との間で培った信頼も、そういった長期の関係性を温める上で重要です。今回は、そういった技と心に一日の長がある同社にdesknet's NEOやAppSuiteの活用話を伺いました。

事業が順調に拡大するなかで、よりよい情報共有の環境構築を目指し、desknet's NEOへ乗り換え。

── 事前に聞いたのですが、当初は他社製のグループウェアを使われていたそうですね。

某大手の国産グループウェアを利用していました。課題解決のためというより「IT活用で職場をより良く」との観点から導入を決めました。ですが、使い勝手の面でなかなか定着しませんでしたね。スケジュールとメールしか使っていない社員がほとんどで、「このツールで職場が良くなった」という印象はなかったです。ただ、「ここが不便だ」と明言されるほどでもありませんでした。

── desknet's NEOに乗り換えようと思われたきっかけは何だったのでしょうか。

システムを見直そうと考えたきっかけは、事業と会社規模の拡大です。それまでのグループウェアで大人数になっても耐えられるのかが不安でした。それでさまざまな製品を見たのですが、御社の製品はコストが実質的に安くなった。それからコミュニケーションツールが豊富だった。予想以上によかったのは[ポータル]が情報交換の場になることでした。社内報などを通じて「会社の今」を伝えることも弊社は大切にしていますが、それもポータルでできますし、ポータル上に自由に書き込める場所もつくれます。前のグループウェアではそこまでのことができなかったので、そのアドバンテージに御社製品の魅力を感じました。

── [ポータル]に着目されたのですね。

部署別、部門別等々のポータルも個々に構築したかったので、そういった作り込みに対応できることがありがたかったです。「こんな製品があったのか」という感じでした。また、アプリ作成ツールAppSuiteに蓄積された工事現場の情報をポータルに貼りつけて共有できるのも魅力でしたね。ありがたくも弊社はたくさんの現場を同時的に抱えており、施工等の進捗や会計収支データなどを数十の現場すべてにわたってリアルタイムに把握・集計する必要性に迫られていました。それに応じられるシステムが安価に、比較的簡単に作れることも知り、desknet's NEOとAppSuiteを同ライセンスで購入しようと決めました。

「残業をなくしたい!」から始まったAppSuiteによるアプリ開発。実際に効果が。標準機能でペーパーレスも進んだ。

── 導入後、どのような効果がでましたでしょうか。

使い始めて今で1年半強です。実績等に関する具体的な数字の効果はまだ正確に測っていませんが、残業が減ったこと、ペーパーレスが進んだこと、社員ひとりひとりの声が社内に響くようになったことが大きいです。AppSuiteアプリで最初に作成したものが、そもそも「遅くまで働く社員の残業をなくそう」という目的で着手したものでした。数十の工事現場から進捗等の報告をまとめる社員がいたのですが、すべての報告が時間どおりに、しかも不備なく提出されることはなかなかないんです。しかも、紙で、ですよ。それらが集まり切ったところでExcelにまとめるのですが、それが大変で残業がやみませんでした。

全社共通[ポータル]画面のトップビジュアル。数十にものぼる現場の工事進捗を一元管理している「工事進捗管理表」アプリは右下に。

── そこで、現場から本社への報告用アプリを作られた?

ええ。弊社の工事現場には広いところも多いです。現場をバイクで移動しているようなスタッフにとっては、「報告してる時間なんかない」という感じでした。ですが、今なら現場内のどこにいてもスマホでAppSuiteを起動し報告ができる。しかもAppSuiteなら、紙やExcelのような個別報告の「まとめ」作業をなくすことも可能です。Excelとは違って同時に多くの人が編集作業に入れるので、みなの一斉報告が終われば「もうまとまっている」という状態になる。便利ですよ。報告処理が簡略化したことで、いまでは終業すぐに社屋を出るといったこともできます。

── 残業につながる仕事がゼロに。

また、回覧物が[回覧・レポート]で電子化されたことでペーパーレスも進みました。管理部門が発信する指定書式のある連絡はすべてシステム化し、同機能で流しています。かつては会議の出欠なんかも回覧板的なもので行っていましたが、今は[回覧・レポート]で代替できる上に、たとえば「いったん出席と返事したけど、やっぱり欠席になった」といった時に出欠の変更をしたり、回覧のコメント欄に欠席理由を明記もできます。情報のすれ違いもなくなりました。

[ポータル][電子会議室][ネオツイ]――さまざまな機能でコミュニケーションが豊かに。

── 先ほど仰られた「社員ひとりひとりの声が社内に大きく響くようになった」とはどのような意味でしょうか。

旧来の事務的な印象を与えるグループウェアと違って、desknet's NEOは明るくやわらかいトーンで設計されています。特に女性が使いやすさを感じています。[電子会議室]には「女子部」という女性だけの話し合いの場もできているくらいです。そういった「とっつきやすさ」から、多くのコミュニケーションツールが活用されています。[電子会議室]では業務改善の意見なども募っていますし、ポータル上に自由形式的に書き込めるスペースを設けて、そこに「部門からの声」を発信してもらっています(写真④)。また、[ポータル]には社内報や「現場だより」も載せています。

2019年7月の社内報。社員紹介や現場紹介、季節のイベント情報や業務連絡まで、多彩なコンテンツが[電子会議室]等を通じて練られている。

── 「現場だより」とは何でしょうか。

本社社員が現場を訪れ、現場の仕事のレポート書くんです。それを社内共有しているのですが、それはたとえば現場と内勤の交流機会にもなっています。加えて弊社は社内報にも力を入れていて、[電子会議室]などでチャット的にやりとりしながら、意見出しや記事の校正なども進めています。それによって社内報もより良いものへとどんどん変わっています。

── [ネオツイ]も使われていると伺いました。

おもしろい機能ですよね。この前も「ムササビが事務所に飛び込んできました!」という呟きがありました(笑)。また、現場メンバーが新潟・長岡の花火のことを呟いてくれた時には、社内から「行ってみたい」との声があがり、実際にツアーが実現したんです。参加者は[アンケート]機能で募って、スムーズに実施できましたね。

ポータル画面には各部門からの声が自由に書き込める欄も。

── desknet's NEOの機能を駆使して、ツアーが完結(笑)。

でも、こういった一つ一つの取り組みがとても大切なんです。現場と本社は、ともすると「本社は現場をわかってない!」といった関係に陥りやすい。弊社はそういった人間関係の軋轢が生まれないよう、昔から気を配ってきました。desknet's NEOとAppSuiteを入れてからは、そうした取り組みがグッと充実し、社内の人間関係がより温かいものになってきています。[ネオツイ]や[電子会議室]による部課や役職の垣根を越えたコミュニケーションも活性化し、いわゆる「成長企業が抱えがちな『コミュニケーションギャップ』」への対策も効果が見込めています。御社製品は生産性向上にも結びついていますが、いちばんの効果は、この「つながりを強める」点にあると私たちは感じています。

── 嬉しいです。貴重なお話ありがとうございました。

ご活用中の機能と使い方

  • ポータル
    ポータル

    柔軟にカスタマイズできるのが魅力。部署別、社内委員会別、申請処理専用など多彩なポータルが作られた。社内報専用ポータルなど、特異なものも作成・活用。もちろん業務上の情報も可視化し、あらゆる情報を一元的に本機能に集約して効率よく運用している。

  • スケジュール
    スケジュール

    社員みなの予定書き込みが定着している。スケジュールカレンダーに空きがあれば、その時間は融通がきくと判断され、共同予定を立てる際に相手の可否を確認する手間も現在は発生していない。

  • 設備予約
    設備予約

    会議室、社用車から保養所などの施設管理までを本機能で実施。

  • 回覧・レポート
    回覧・レポート

    ペーパーレス化に最も貢献した機能。フォーマットが決まった事務手続きや連絡、また紙で行っていた回覧作業等を本機能でシステム化した。また、大容量データのやりとりをメールではなくここで行っている。サーバーに負荷もかけず、メールでは対応しきれない大きなファイルも送受信できると喜ばれている。

  • 電子会議室
    電子会議室

    各種プロジェクトの会議室で議論を進めたり、社内委員会や女性専用の会議室などを設けて社内コミュニケーションを活性化している。

  • アンケート
    アンケート

    さまざまな施策にまつわるアンケートや、送別会の出欠確認、社内クラブ活動に関する意見の募集など、多岐にわたる用途で活用中。

  • ネオツイ
    ネオツイ

    みなが気軽につぶやきを社内発信している。奇想天外な内容に思わず笑みがこぼれる、との声も。

  • AppSuite
    AppSuite

    本文紹介の「工事進捗管理表」アプリの他、社員情報のマスタ、備品貸出管理や外部業者との連携に関わる情報共有などにも利用されている。情報システム担当者からは「desknet's NEOにログインすればAppSuiteが使え、かつユーザー情報などのdesknet's NEOの情報もシームレスに利用できる点などが良い」と評価されているという。

お話をうかがったご担当者様

  • リニューアル本部管理統括部長 山田 博巳 様

    desknet's NEOの力で「あの人が、こういう環境で仕事をしてるんだ」と、お互いに知り合う機会が増えました。もちろん営業実績や業務進捗の可視化も大事ですし、その効果も感じていますが、社員同士が情報を発信し合える環境ができたことに価値を感じています。

  • リニューアル本部業務管理部 富山 香菜 様

    前グループウェアの時代に産休をとったのですが、戻ってきた時にはdesknet's NEOに移行していました。ですが、画面を開いた瞬間の親しみやすいデザインに助けられ、すぐになじめました。

  • リニューアル本部業務管理部 児玉 優里 様

    個々人が発信することに寛大でいてくれる会社に感謝ですし、その上で個々人の声を反映できる場がdesknet's NEOにあるおかげで、より仲の良い人間関係が作れています。私はそれが嬉しいです。

desknet's利用環境

製品名
desknet's NEO
ユーザー数
115ユーザー
導入時期
2018年

事業概要

企業名
株式会社イワサ・アンド・エムズ
URL
https://www.iwasa-m.com/
所在地
東京都文京区
創業
1950年
紹介
東京スカイツリーや六本木ヒルズなどの新築塗装・内装工事からマンションなどの大規模修繕工事の現場まで、さまざまな場所で修繕・塗装を行っている。「正確」「安全」「迅速さ」をモットーに約70年間、顧客との信頼を着実に築いてきた。
無料でお試し
すべての機能は今すぐ無料で体験できます。
クラウド版は30日間無料でご利用可能。使いやすさをぜひお試しください。
インストールして試せるパッケージ版(60日間無料お試し)もございます。
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