株式会社いちまる
様の導入事例

業務負荷が高まっていた状況を改善しようと2008年、いちまる様がITベンダーに相談したところ、オススメされたのがdesknet's NEO（パッケージ版）でした。

「海外のシステムも検討しましたが、desknet's NEOは日本企業の文化に適したワークフロー機能があるうえ、ランニングコストやセキュリティの面でも優位性があったことから導入することに決定しました」

その後、2019年にいちまる様ではICT推進プロジェクトが発足。プロジェクトの発足と同時に、グループ会社を含めたシステム全般の利用状況等についてヒアリングやアンケート等を行い、現状調査を実施。その結果を受けて、基幹業務システムの導入、情報セキュリティ方針策定、社内インフラの整備等、次から次へとDXを推し進めるなか、desknet's NEOも本格的にテコ入れすることになりました。

「2021年にはトップの肝いりでdesknet's NEOの利用頻度向上を目指すことになりました。従業員の満足度向上の観点から総務部が主導となり、desknet's NEOポータルの充実と機能拡張を図ることになったのです」

またサーバー等ハードウェアを自社で保有していると、災害等が発生したときにシステムダウンしてしまうリスクがあります。そのうえ、人員の増減に合わせた柔軟な対応ができません。

「クラウド版ならそのような懸念点が解消できることから同年5月にはパッケージ版からクラウド版への切替えとグループ会社の環境統合を行いました」。切替えや環境統合の際には、メールサーバー設定変更や移行作業等が必要でしたが、手順がわからないところはメーカーであるネオジャパンに直接マンツーマンで相談できる「1on1個別相談会」を複数回利用したといいます。

「カスタマーサクセス担当者が丁寧に説明してくれたおかげでスムーズに移行を完了させることができました」

ポータルが形骸化しないように、トップには「社長や専務のつぶやき」を掲載し、経営層からのメッセージを届けるだけでなく、写真を載せる等ビジュアル面でも目にとまりやすいようにしています。また、情報を整理して読めるように14あるタブの冒頭に分類と事業番号をつける等、情報整理においても随所に工夫が見られます。

トップ中央にはインフォメーション、ウェブメール、ワークフロー、回覧を設置、起動時に内容がスクロールなしで目に飛び込むよう工夫し、右上のポップアップと合わせ未読停滞を防止する「見える化」を行いました。

全社で見る情報は左側にタブをまとめ、右に行くにつれてグループ会社の情報が並ぶようにレイアウト。さらに右のタブには、港町にある会社ならではの釣果等の情報が並ぶ、趣味コンテンツのフィッシングクラブ等、定期的に読みたくなるエンターテインメント性の高いコンテンツも掲載することでポータルの活性化に努めています。

ポータルのなかでも必ず社員に目を通してもらいたいもの、もしくは返信が必要なメールや承認が必要な申請処理等、読むだけでなく、社員が能動的にアクションしなければならないものについては画面三段目に配置しました。

そうすることでデスクトップもしくはノートPCの画面に表示しやすくなり、未読のもの、処理が滞っているものが一目瞭然なレイアウトに作り変えたのです。結果、ワークフローや回覧の承認、メールの返信が速くなり業務効率もアップしました。

「DX推進で行われるデジタル化は目的ではなく手段であり、職場全体で情報共有を行うことにより、ビジネスモデルの変革を目指すものと認識しています。目指す姿に向かって、誰もがDXが必要だと思い、共感する環境作りが大切なのです」