少量多品種の投資効率を可視化し、 90％ペーパーレス化、意思決定スピードUPに貢献！【株式会社アイメックス様インタビュー】

「高品質を世界へ」を理念に掲げ、進化し続けるレーザープリンターやコピー機のトナーを開発、製造・販売する株式会社アイメックス様。少量多品種の商品を扱っているため、いかに投資コストを抑えて、品質の高い製品を作るのかが重要なテーマだといいます。

これまで紙で管理していた２つの業務プロセスをdesknet’s NEOに搭載されているカスタムメイドで業務アプリを作成できるAppSuiteを使って作成し、運用を開始されています。今回、AppSuite導入のキーパーソンとなった取締役の阿部知明さんと社内システムの企画導入などを手掛ける川合健一郎さんにインタビュー。導入した経緯や決め手、実際にどのように活用されているのかなど、気になることをネオジャパンカスタマーサクセス部の橋本宜倫が聞きました。

大量の紙での稟議（りんぎ）管理は業務効率に悪影響を与えていた

―今回はありがとうございます。まずは御社の事業やおふたりの役割について、ご紹介をお願いできますか。

【阿部】

株式会社アイメックスは、1982年に創業したレーザープリンターや複写機用のトナーを開発、製造・販売を展開しています。私は取締役を務めており、岡山工場の運営責任者でもあります。

【川合】

私は主に社内システムの企画・導入からネットワーク機器等、社内インフラの保守・管理を担当しています。

―ありがとうございます。早速ですが、AppSuiteを導入された経緯や背景、決め手などについてお聞かせください。

【阿部】

私たちが取り扱っている商品は主にトナーですが、お客様の要望に応えるために少数多品種生産がものづくりの基本になっています。そのため、製造品目の切り替えを減らすなどの工夫のために細かい投資案件の承認が必要でした。これまでは紙ベースで承認稟議をしていましたが、担当者によってフォーマットが変更される、承認プロセスが変更される、承認が止まっていても分からない、書類がなくなってしまうなどの多くの問題がありました。また、稟議にかける改善リストは100件単位で出てくるものです。投資効果算出をシステム化し、稟議承認と連携させるツールが必要とされていました。

【川合】

もともと当社ではポータルサイトとして、desknet’s NEOを利用していました。そこで自然とAppSuiteのことを知ったのですが、契約料金が比較的安価ということを知りました。

それに画面を自由にカスタマイズできること、データ入力を行うための部品が豊富に搭載されていること、承認後の通知機能も搭載されている点から、当社が抱える課題を解決できるのではないかということになり、導入を決めたのです。

ペーパーレス化で管理の手間も作業もすっきり

―AppSuiteを活用していただき、１.課題改善リスト　２.経費データベースを作られていると思いますが、まず１について作成のプロセスを教えていただけますか。

【阿部】

新型コロナウイルス感染症が流行り始めて、外出しなくなった2020年の春、プライベートの時間を使って作成に着手しました。初めてAppSuiteを使用したので、勉強しながら3カ月間くらいで作成しましたが、画面が直観的なので初心者でも作りやすかったというのが正直な感想です。それに画面を作成した後、すぐに動作検証ができる点も良かったです。

課題改善リストは、現場の創意工夫やアイデアを生産性の指標として入力し、改善できる見込み金額を算出するものです。

先ほども話しましたが、課題改善リストは件数が多いので、左上の薄く黄色にした部分に重要な情報を集約し、決裁者がひと目で何の案件か分かるように工夫しました。青色の部分は効果を入れてもらうようにして、現場の担当者が入力しやすいような画面設計にも配慮しました。

―これまで紙で管理されていたものがAppSuiteでデータベース化されたことでどんな効果が得られたのでしょうか。

【阿部】

打ち合わせで具体的な効果金額をもとに判断できるようになりました。また、PDCAサイクルが回せるようにアクションを実施した後の実績値もデータベース化しました。

また、AppSuiteの自動計算機能で、利益効果額がすぐに表示されるようになり、意思決定スピードが格段に上がりました。承認プロセスもワークフロー化したことで、稟議（りんぎ）書が行方不明ということもなくなりました。

これまではデータベースに入力した後、エクセルに入力し直して、発注用の帳票を印刷し、さらに印刷したものをFAXで送信していました。しかし今は入力したデータをもとに画面印刷できる機能があるので、AppSuiteにデータを入れれば、印刷からFAXまで連携するよう簡素化しました。現場の担当者からもかなり好評です。

ー経費データベースはどのように作られたのでしょうか。

【阿部】

一見したところでは、たくさんの項目が並んでいるように見えますが、品名１、品名２、品名３と同じ項目がたくさん並んでいる作りです。まずはこのうちの１つをしっかりと作り込み、あとはコピーペーストをするだけで簡単に作れるのもAppSuiteのメリットです。

経費データベースシステムでは、発生業務の一連の流れをフォームに入れることができました。承認状況、金額の可視化や共有化が進んだことで、業務レベルが上がりました。

ーこちらを使用するようになって効果はありましたか。

【阿部】

毎日経費の承認に何十枚もの紙に印鑑を押していました。しかしこちらを利用するようになってから、印鑑がなくなり、ペーパーレス化、業務スピードの迅速化、それに承認後にメールで通知が届くので、承認の可視化が進み、組織力の向上につながっています。

―導入から定着まで苦労したことがあれば、教えていただけますか。

【阿部】

まずはスムーズに移行できるように従来の帳票に似たレイアウトを作成するように配慮。事後確認用のフォームも作成し、現場の社員たちがデータの確認を簡単にできるようにもしました。導入して現場の社員が利用し始めた当初はバグがたくさん出ました。もしシステムインテグレータ(以下SIer)にシステム構築を依頼していたなら、要件定義をし直して修正するまで多少なりとも時間がかかっていたかもしれません。AppSuiteでは、私がその場でバグを修正することが可能です。実際私が社員の目の前で直してみせると、「あれ？　もう修正されている？」となり、いい意味ですごく驚かれました。こういうシステムは全社的に使用してみないと、出てこないバグはあるのは当然。でもバグが出たとき、すぐに修正対応することで社員からの信頼も得られるようになり、活用も進みました。使いながら、どんどん修正していいものにしていくというのは、当社にはぴったりでした。

今後も紙ベースの事務業務をAppSuiteで効率化したい

―最後に御社が思い描く、AppSuiteの今後の展望について教えていただけますか。

【阿部】

今回、１.課題改善リスト　２.経費データベースの２つについて業務効率化に成功したわけですが、当社ではまだまだ紙ベースの事務作業があり、あらゆる業務をAppSuiteでどんどん効率化できると考え、検討を進めています。それに紙で管理することはそもそも合理的ではないのです。紙で管理するということは、印刷して、順番ごとにファイリングしたり、それを保管するための棚も用意したりしなければなりません。今回、ペーパーレス化したことによって、管理もスペースもすっきりしました。

また新型コロナウイルス感染症の影響で、当社でも多くの社員が在宅勤務となりました。テレワークになったときにも業務を止めないためにも、大幅にオンライン化／自動化は欠かせません。紙なら出社しないと処理ができませんが、AppSuiteならオンラインでどこでも誰でも作業することができるからです。今回のような不測の事態が起こったときにも大いに役立ってくれると期待しています。

当社は複写機用トナーの開発・製造・販売、リサイクルトナーカートリッジ・関連部材の開発・製造・販売をメインの事業に据えておりましたが、今後は事業の多角化を見据え、近年大きな市場の広がりを見せているTシャツやマグカップにオリジナルデザインプリントが可能な昇華転写プリンターをリリースするなど、事業領域拡大を目指してまいります。

―ありがとうございました。今後、活用いただく際にご支援させていただけることがあれば、尽力しますのでお声がけください。本日はお忙しいところ誠にありがとうございました！

＜以下よりインタビュー動画もご覧になれます＞