健祥会グループ
様の導入事例

コロナ禍直前の導入で、68拠点188事業所の情報共有環境を改善。医療・介護・福祉の現場と職員をむすび、業務継続を実現しました。

健祥会グループ
事業内容
介護・福祉施設、認定こども園等の運営および介護・福祉の教育機関の運営
設立
1979年12月(社会福祉法人健祥会設立認可)
利用形態
クラウド版
導入までの期間
8カ月
ユーザー数
304ユーザー
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健祥会グループ

健祥会グループ様は「福祉は人 人は心」を会是に、「心と心」を理念として掲げ、1979年ひとつの特別養護老人ホームからスタート。現在、高齢者福祉、障がい者福祉、乳幼児の保育教育、介護・医療・保育分野の人材育成、医療などの事業を展開する総合福祉法人です。

同グループでは、コロナ禍が広がる直前の2019年3月にdesknet's NEOを導入。

徳島、香川、高知、大阪、京都、東京にある68拠点188事業所の情報共有環境を改善することで、コロナ禍における人流抑制にも対応でき、稟議・報告なども滞りなく進め、決して止めることのできない介護やケアの業務継続に役立てられました。

設立以来、規制の壁一つひとつを実践で乗り越え、ケアの質的向上と職員の処遇改善や働き方改革に取り組み、地域に根ざした医療・介護・福祉のサービスを守り続けてきた健祥会グループ様におけるdesknet's NEO活用の成果をご紹介します。

東村 正太郎 様
総務部 ゼネラルマネージャー
導入前の課題

掲示板の利用が中心だった旧システムからのリプレイスで環境を改善。
本部と医療・介護・福祉に携わる全施設の情報連携を強化したかった。

健祥会グループ様では、10年近く利用してきたグループウェアがありましたが、利用状況が「掲示板機能」による情報発信にとどまっていました。

「利用範囲がほぼ掲示板による本部から全施設への告知・通達といった一方向の情報の流れとなってしまい、本部が施設の情報を収集するのにも時間がかかっており、日常の業務連絡は、電話やFAXに頼りがちな状況でした」

「そのような非効率な業務サイクルを改善し、高齢者福祉、障がい者福祉などの諸施設や乳幼児の保育教育、介護・医療・保育分野の人材育成や医療など、幅広く福祉分野に関わる事業の動きが相互に理解し合えるように、双方向の情報共有へと環境を整えたかったのです。

そこで、これからの医療・介護・福祉の変化に即応できるような、新たなシステムへのリプレイスをめざしました」

きっかけは広報担当が試用目的で、あるグループウェア製品の部署内利用を開始したことでした。日ごろより情報収集や原稿依頼の連絡、校正などで、諸施設とのやりとりが多い部署での利用を通して、改めてグループウェアの有用性が社内で再認識されました。

「施設では医療・介護・福祉の実務に特化した業務システムの運用はすでに確立されており、活用も浸透していました。

新たなグループウェアには本部が全施設の実情や情報を把握し、職員の業務に負荷をかけずに双方向の情報共有を実現し、施設間の情報連携に役立つ、コミュニケーション活性化への期待を込めました」

選定理由

性別・年齢・国籍によらず使いこなせる、直感的な操作感とインターフェース。機能設定、運用管理が容易でコストパフォーマンスに優れたdesknet's NEOを選定。

製品選定に際しては、職員有志によるプロジェクトチームを起ち上げ、複数のグループウェアの比較検討を実施。メンバーからはこれまでの情報共有の課題やリプレイス後の電子決裁の導入をはじめとする前向きな意見や導入後の活用意向などが上がりました。

「電子決裁活用の希望など、業務活性化へのポジティブな要望も上がり成果を得ることができました。新たな製品選定にあたっては“まずは情報共有を迅速・正確に行えるようにする”ということを最重要視し製品を精査していきました」

やがて「コミュニケーションの改善とペーパーレス化」がリプレイスのキーワードとなり、社内検討の結果、desknet's NEOと広報担当が試用していた競合製品に絞り込まれ、最終選考でdesknet's NEOが選定されました。

「機能性はもちろん重視しましたが、性別・年齢・国籍によらず直感的に使用しやすいdesknet's NEOが好評でした。管理側の視点では、システムに詳しくない職員も設定・運用が可能なことがdesknet's NEO採用の大きな理由です。一人あたりの容量1GB、月額400円というコストも魅力的でした」

本格稼働に先がけ、プロジェクトチームのメンバー分8アカウントを先行契約し、「利用時のルール」などをメンバーで策定。それが功を奏し、全社内ユーザーへの展開直後からフル活用できる体制が整い、展開前の社内勉強会などを複数回実施することで、スムーズなリプレイスが進みました。そして、徳島、香川、高知、大阪、京都、東京に展開する68拠点188事業所の情報共有の環境が整えられました。

選定条件に国籍を問わずという条件が加わったのは、EPA(経済連携協定)による介護人材交流制度によってASEAN諸国から介護福祉士をめざす候補者を迎え資格取得を支援している背景から。

すでに多くの人材が国家資格を取得し、ケアマネジャーや管理職として施設で活躍。日本語の習熟度も高く、リプレイス後の活用展開では日ごろ母国とのやりとりでIT活用に精通していた海外からのスタッフが各施設の利用浸透にも貢献してくれました。

導入プロセス

PROCESS
1

導入製品検討・製品試用(1カ月)

職員有志によるプロジェクトチームを設置。複数製品を比較検討・試用し、情報共有の課題を洗い出し、リプレイス後の活用ビジョンを策定。

PROCESS
2

先行導入(6カ月)

リリース後の展開を想定し、約6カ月先行チームが8アカウントで製品運用。正式導入後の社内教育・全社展開・活用方針を決定。

PROCESS
3

正式導入(1カ月)

ルールブックを作成。ワークフローの活用を中心にスケジュール等の基本活用手法に関するユーザー向けの社内利用研修を複数回実施。

導入後の成果・効果

本部と68拠点188事業所の情報環境が整いグループ内の共有意識を醸成。コロナ禍における人流抑制と的確な情報共有が職員の安心感につながった。

1)90種類の申請書式を[ワークフロー]に移行し、迅速な決裁を実現。
承認申請に要していた時間・コスト・工数削減にも成功。

リプレイス後、特に効果や手応えを得られたのが[ワークフロー]の活用です。

「行政への届出書類などでは未だ紙の書類が多い業界ですが、導入後短期間で90種類の申請書式を[ワークフロー]へ移行できました。

移行した申請書式は、物品購入・修繕伺書や研修受講申請、人事関連など。もともと申請書類の利用頻度が高かった分、[ワークフロー]の活用浸透も早く、決裁の迅速化と同時に、承認申請に関わるあらゆる作業の効率化が進みました。以前は決裁を急ぐ申請書類を直接本部に持参することもあり、申請業務に伴うコストや工数の抑制にもつながっています」

決裁権を持つ経営陣や管理者は外出時にスマートデバイスを活用。業務が滞らぬよう、出張時の決裁にも気を配り対応しています。

[ワークフロー]申請画面
90種類の書式移行で、68拠点188事業所の承認申請の一元管理を実現。
特に役立った機能

複雑な社内の各種申請・決裁の高速化とペーパーレス化を実現

2)[アンケート]による事業の状況把握や[文書管理]で資料の共有化も実現。
最新情報を安心して共有化できる環境が整い、コロナ禍の業務対応にも活かされた。

[アンケート]は、回答が自動で一覧化され、未回答などの状況もひと目で分かるため、全施設の運営状況や現状把握、意見収集に活用されています。

「総務部では全施設の入所・入居状況を調査する際や物品一括購入時に必要数を事前確認することで、余剰購入の抑制などに活用されています。

災害時の被害状況を迅速に把握したり、各施設の必要な情報を短時間で収集するなど、施設運用上必要なさまざまな情報の収集・集計への活用を想定しています」

[文書管理]の活用では、全施設で最新マニュアルを共有できるようになりました。

「業務特性から業務関連のマニュアルはたいへん多く、医療・介護・福祉の実務だけではなく、会計処理や人事対応関連まで、あらゆる業務マニュアルの最新版を保管しており、情報発信時の留意事項なども共有化されています」

医療・介護・福祉施設にふさわしい資料共有にも活用が定着しました。

「施設で入居者や入所者の皆さま向けに催す季節ごとの年中行事も、マニュアルとしてまとめられ、年中行事の歴史や文化、施設内を彩るお正月の門松やしめ縄などのお飾りの様式、季節の行事食や郷土料理のレシピなどの最新版が全施設で活用できるようになっています」

特に役立った機能

社内の規定集や契約書などの文書を保管・共有

社内向けの意識調査や意見募集の実施を簡単に行える

3)全職員が楽しめる[ポータル]でグループにおける帰属意識や共感性を醸成。
施設間のコミュニケーションを育み、活性化するための情報基盤が整った。

入所者、入居者のケアに従事する職員にとって、自身が勤務する施設以外の動きはなかなか把握しにくいものです。

そのような背景から、[ポータル]が施設での職員の取り組みや出来事などを発信し合う場として活用されています。

「ポータルには『トゥモログ』と銘打った週替わりの職員ブログを掲載しており、施設ごとの職員の経験談や想いを共有しながら、良好なチームワークづくりや他の施設の取り組みへの学びを通して、意識やモチベーションを共有する場として職員に好評です」

毎年発表される理事長の「年訓」もログイン時に目につく場所にポータルで共有。普段は離れた施設で働いている職員同士をつなげ、健祥会グループ様の事業指針を共有し、帰属意識を醸成する場としても発展しています。

グループ全体への告知事項は[インフォメーション]に掲載。情報件数も多く、業務関連の通達や研修の告知などが一日平均10件程度UPされています。

「コロナ禍の影響が忍び寄り、集合研修ができない期間には、本部でオンライン研修を行い、インフォメーションにURLのリンクをつけて動画で閲覧できるようにし、多忙な職員も時間があるときにアクセスして学べるので好評でした。コロナ禍が深刻化する直前にdesknet's NEOを導入・利用開始できたので、的確に対応できたのだと思います」

[電子会議室]は、複数の施設をまたぐ担当者会や委員会活動、エリアブロック単位での協議や介護報酬に関するQ&A等に活用。

「双方向のやり取りが可能になったことで、速やかな情報共有や法令・制度等の共通理解にも役立っていると感じています」

コロナ禍においても、決してケアの手を止めるわけにはいかない。

医療・介護・福祉の現場で活躍するキーワーカーの皆さんの思いを支えたのもやはり情報共有の力でした。

「医療・介護・福祉がメインですので、コロナ禍においては事業所間の人流を大きく抑制する必要がありました。その直前にdesknet's NEOを導入していたことで大きな混乱もなく、稟議や報告なども滞ることはありませんでした。職員が不安を抱いたり戸惑うことがないよう、正しい情報を的確に共有化する上でもdesknet's NEOは役立ってくれたと思います」

特に役立った機能

社内の情報を1ヵ所に集約してグループウェア上で一括管理

時間、場所を問わず意見交換を行うことを可能にするバーチャル会議室

自社での導入の検討前に、まずは無料お試しで実際の機能や使いやすさなどを試してみませんか?

ご担当者のコメント

東村 正太郎 様
総務部 ゼネラルマネージャー

desknet's NEOによって、電話と紙からブラウザ上で完結できる業務へと短期間で移行でき、情報伝達のスピードアップや工数・コストの削減にも効果が現れました。

日ごろ、ケアの現場に神経を集中していることもあり、介護・福祉業界はIT化が遅れがちとも言われていますが、施設職員の働きやすさにつながる活用手法を提供することで、システム利用に苦手意識を持つ一部の職員にもITツール活用の利便性や成果をdesknet's NEOで体感して欲しいと思っています。

スマートフォン版のアップデートなどで使いやすさも向上しているようです。今後の製品の進化にも期待しています。

事業概要

会社名・組織名
健祥会グループ
所在地
徳島市国府町

4社会福祉法人、1医療法人からなる総合法人。1979年12月、社会福祉法人健祥会として設立認可。現在、高齢者福祉、障がい者福祉、認定こども園などの保育・教育施設等を四国・関西・東京の各エリアにて運営。介護・医療・保育の専門職を育成する専門学校等も運営し、医療・介護・福祉の現場が連携した総合的なケアを実践している。

導入サポート企業

リコージャパンは、desknet's NEOに関するご相談、ご提案・お見積から、導入支援、運用支援、保守サポートまで、お客様のオフィス環境やニーズにあった製品・サービスをトータルでご提供いたします。また、desknet's NEOクラウド版に関するお問合せやお申込方法をご案内するサポートデスクをご用意しておりますので、お気軽にお問い合わせください。

お問合せ先
RICOHのdesknet's NEOサポートデスク
TEL
050-3534-0775
e-mail
roc_spo@ricoh-japan.co.jp

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