導入事例

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導入事例のご紹介

シップヘルスケアファーマシー東日本株式会社

http://shpe.co.jp/

  • 業種調剤薬局の運営
  • ユーザー数440ユーザー
  • 利用形態クラウド版

<この事例のポイント>

申請書類の整理と申請・承認の効率化にグループウェア導入を検討。

使いやすく運用負担の少ないdesknet'sクラウドを採用。

震災の経験をふまえ、クラウド運用と[安否確認]を評価。

導入時に各店舗で直接指導。合併によるユーザー増にも柔軟に対応。

[ワークフロー]で申請書を整理。承認は迅速に、ペーパレス化も実現。

desknet's NEOをいつでもつながる情報基盤として活用。

医療・介護の専門企業グループの一員として、東日本を中心に調剤薬局事業を運営するシップヘルスケアファーマシー東日本株式会社様では、膨大な申請書類の整理と申請・承認業務の効率化を目的にdesknet's NEOを導入。さらに、社員の安否確認に時間がかかった東日本大震災時の経験をふまえ、災害時の「連絡経路の確保」を重視してdesknet'sクラウドを採用しました。地域の医療ステーションとして日々患者さんと向きあう調剤薬局にとって業務継続は重要な課題。日常業務の効率化はもとより、安否確認やBCPに備えるdesknet'sクラウドの活用法についてうかがいました。

申請書類の整理と申請・承認の効率化にグループウェア導入を検討。

── グループウェア導入のきっかけについてうかがいます。

グループウェアに期待した、最も大きな要因はワークフローの整理と効率化でした。導入以前には約100種類以上の申請書類がありましたが、紙の書類による申請が中心で、ひな形から書類を作成し、スキャンしてメール送信。その後エリアマネージャが承認したものをふたたびスキャンして最終承認の捺印をするという、煩雑な手順を踏んでいました。申請書の種類も有給休暇申請や慶弔のほか、薬剤師の自主勉強会の開催と参加、備品購入にいたるまでじつに多種多様で、申請ごとに必要な承認経路を網羅できるようなシステムの必要性を感じていました。
まずは、ワークフローの効率化が課題となり、グループウェアの導入を検討することになったのです。

使いやすく運用負担の少ないdesknet'sクラウドを採用。

── desknet's NEOご採用の決め手は何ですか?

導入に先駆け、desknet's NEOの他にも競合製品や著名なグループウェア製品、フリーウェアにいたるまで複数の製品を試用・検討しました。しかし、いずれもワークフローの機能に不満が残りました。試用製品の中でもdesknet's NEOは非常に直感的で、使いやすいと感じました。インターフェースもわかりやすかったですし、ワークフローは書類ごとの申請経路の設定もしやすかった。100パターン近くある書式の設定や導入後の運用効率を想定し、desknet's NEOが一番導入目的に適していると評価しました。
また、導入以前は社内にファイルサーバーがなく、ファイル共有の効率化という観点から[文書管理]も期待できる機能の一つでした。

震災の経験をふまえ、クラウド運用と[安否確認]を評価。

── desknet'sクラウドをお選びいただいた理由についてお聞かせください。

背景には、震災の時の過酷な体験があります。2011年3月11日の東日本大震災では、店舗との通信も途絶してしまいました。社名のとおり当社では東日本地域を中心に調剤薬局を展開しており、直接津波被害に遭った店舗もあります。幸い社員は全員無事でしたが、全社員の安否確認には数日を要しました。当時の教訓をふまえ、災害時の連絡経路を確保するためにも、クラウド運用と[安否確認]については注視していました。
実際に他の製品とも試用比較したのですが、desknet's NEOの[安否確認]は非常に簡単に確認メールが配信でき、非常時にも使いやすいことが大きな導入要因となりました。同様にクラウドも通信を途絶させないための一つの手段として選択しています。
さらに、運用管理においても現状では1人で担当せねばならず、オンプレミスの場合、サーバー導入から、サーバーダウンなどのトラブルに備えた24時間の監視体制も整えなくてはなりません。運用効率やコストなど総合的な判断でクラウドが最良の選択と判断しました。

[desknet'sクラウド採用の決め手]
・[ワークフロー]の使いやすさ
・[安否確認]機能が活用できる
・各種機能とインターフェースのわかりやすさ
・クラウドによる運用負荷軽減と災害時対応
・コストパフォーマンス

導入時に各店舗で直接指導。合併によるユーザー増にも柔軟に対応。

シップヘルスケアファーマシー東日本様ご利用中の「ワークフロー」画面1

── ユーザーへの導入教育はどのように行われましたか?

2013年8月より準備期間として少人数の契約からスタートし、ユーザー登録やワークフローの書式などの導入準備をネオジャパンの協力を得ながら進めました。
調剤薬局の各店舗では1〜2台の共用パソコンを2~30ユーザーで使っています。desknet's NEOはログインすれば、すぐ閲覧できるので共用パソコンで効率良く活用できるのも利点です。とはいえ薬剤師の主要業務にはPC利用がほとんどなく不慣れな社員もいるため、導入時には東日本の各店舗をまわり、導入目的や[スケジュール][設備予約][ワークフロー][安否確認]などの活用法を直接伝えました。さらに、PDFの手順書を作成し、いつでも閲覧できるようにしました。全ユーザーには同年12月から正式にリリースしています。
2014年4月には企業合併によってユーザー数が230から440ユーザーへ急増し、店舗も東北以外に拡大。会議室などの設備も増えましたが、そのままスムーズに定着しています。

シップヘルスケアファーマシー東日本様ご利用中の「ワークフロー」画面2

[ワークフロー]で申請書を整理。承認は迅速に、ペーパレス化も実現。

シップヘルスケアファーマシー東日本様ご利用中の「設備予約」画面

desknet's NEOをいつでもつながる情報基盤として活用。

── desknet's NEO導入後の効果はいかがですか?

[ワークフロー]については導入時の狙い通りに申請・承認業務の課題改善につながりました。[文書管理]も一気に利用度が高まり書類の所在をわかりやすくして欲しいと、ユーザーから声が上がるほどで、今後フォルダ管理などのルール化で整理する予定です。
desknet'sクラウドがきっかけとなり、その後導入した勤怠管理や経費精算システムなどもすべてクラウドを意識して導入するようになりました。
調剤薬局の業務は今も紙の資料や文献の活用が中心で、実務にPCの活用が少ないので、今後は積極的にdesknet's NEOにログインして機能を活用してもらえるよう工夫を重ねていきたいと思います。

── 本日は貴重なお話をありがとうございました。

ご活用中の機能と使い方

  • ワークフロー
    ワークフロー

    煩雑だった紙の書類準備がなくなり、申請から承認までのプロセスがよりシンプルかつスピーディーになった。種類が多かった申請書類の見直しも行い100種近くの文書を59文書に整理しペーパレス化やコスト削減を実現。出張先での迅速な承認対応や承認過程の明確な記録も共有でき、申請・承認業務の大幅な改善につながった。

  • 安否確認
    安否確認

    つねに実用できる状態を維持するため、また、新入社員や中途採用の社員登録、ユーザーの連絡先変更にも対処できるよう、3カ月に1回定期訓練を実施。全社員に訓練メールを配信している。震災を経験した社員の関心は特に高く、敏感に反応してくれている。

  • スケジュール
    スケジュール

    全社員のスケジュールを公開。薬剤師はほぼ調剤薬局内に勤務しているので所在は明らかなため、おもに役員や店舗を巡回するエリアマネージャーのスケジュールなどが公開され各店舗のスタッフが来店時間を把握するために活用されている。

  • 設備予約
    設備予約

    会議室、プロジェクタ、貸出PCなどの備品管理に活用。従来は担当社員が電話で受け付け管理していた。備品利用のバッティングなくなり、効率運用を実現。2014年4月の企業合併を経て設備や備品数も増えたが、従来通り効率良い管理運用を継続している。

  • 文書管理
    文書管理

    ファイルサーバーがなかったため、desknet's NEO導入と共にフル活用されている。人事関連や発注用の書類、調剤薬局で使う各種マニュアルや統計資料などを共有している。各種書式のテンプレートもつねに最新版が共有されるようになり、文書管理から最新の書式を利用するルールが定着。古い書式の誤用防止にも役立っている。

  • 回覧・レポート
    回覧・レポート

    会議資料の事前閲覧や議事録の共有・確認用に活用。[議事録]機能との連携がしやすく、メンバーの閲覧状況もわかるため、継続的な会議の議事進行効率化などに役立っている。

  • アンケート
    アンケート

    desknet's NEO導入当初は、毎日ログインする習慣が定着するまで「1日1回、必ずログインしていますか?」とユーザーに呼びかけ、利用促進に活用していた。定着後の現在は、年に数回開催される薬剤師の学会告知、参加案内や出欠確認に活用。会議の開催候補日を複数挙げ、参加者の希望日を募る際にも使われている。

  • その他

    [インフォメーション]を本社から調剤薬局各店舗、全社的な告知事項にに活用。

お話をうかがったご担当者様

  • 代表取締役社長 薬剤師 長南登志 様

    東日本大震災時には津波の被害を受けた気仙沼店以外の全店が、薬局長の自主判断で店舗の営業を続けました。不測の事態に備えて「連絡経路をきちんと確保しておくべき」というその時の教訓がdesknet'sクラウドの導入にもつながりました。情報共有の基盤ができた事で、万一の際には店舗間の連絡を通して医薬品や商品の融通もしやすくなります。
    desknet's NEOの情報共有を活かして「地域に根ざし、患者さんの利益に貢献する」という業務の理想をこれからも大切に守っていきたいと思います。

  • 管理本部システム課 課長 久保淳次 様

    desknet's NEOの機能活用で「こんなことができたら」とか「こういう使い方をしてみたい」という要望を、つねにネオジャパンのご担当者に伝えるようにしています。その成果はバージョンアップごとに表れているようですね。今後もユーザーの声を反映しながら製品の機能改善に取り組んで欲しいと期待しています。

desknet's利用環境

製品名
desknet'sクラウド
ユーザー数
440ユーザー
導入時期
2013年

事業概要

組織名
シップヘルスケアファーマシー東日本株式会社
URL
http://shpe.co.jp/
所在地
宮城県仙台市
設立年
1989年11月
職員数
430名
事業内容
調剤薬局の運営。医療・介護の専門企業グループ シップヘルスケアホールディングス株式会社の調剤薬局事業を担い、東日本を中心に札幌・関東・東海地域などに薬局を展開。保険薬局・クリニック・介護施設などを統合した医療・福祉複合施設の開設など、グループ企業との協業による医療モール運営、在宅介護支援にも取り組んでいる。

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