株式会社仲庭時計店
様の導入事例

「想定したのは、desknet's NEOの利用機能をさらに増やして、日常業務の改善に取り組むことでした。紙の承認申請だったものを[ワークフロー]へ移行することで、離れた店舗からの迅速な承認申請と決裁を実現し、承認結果はエビデンスとして残す。店舗間での情報連携の効果をさらに高め、[文書管理]なども活用しながらペーパーレス化を推進するといった、日常業務における効率化を進めるものです。

もう一つのねらいは、店舗ごとの業務に潜む有益な情報をデータベース化して、将来的な事業の展開に有効活用することでした。こちらは、情報の持つ価値や意味を明らかにする取り組みですね」

現在は、大阪・心斎橋店、リーガロイヤルホテル大阪にPISAロイヤル店、高槻阪急店、高知大丸店などに計4店舗を出店。それぞれの店舗に商材や顧客層に特色があり、今後の販売戦略に有効な価値ある情報が潜んでいました。特に重視していたのが各店舗の営業動向を示す日々の情報収集と活用でした。

「まず最初に着手したかったのは、数値管理のデータベース化でした。それまでは、各店から手書きでFAX送信されていた売り上げ報告が届き、それを本社でExcelに集計する作業を行っていたのです。店舗から本社までに何人かの手を経ていたし、百貨店では閉店時間が遅いため当日の報告が難しく、翌午前まで持ち越していました。本社・社長の手元に情報が届くまでに、手間も時間もかかっていたのです。そこで、当日の営業数値速報として、各店で入力したものがすぐ反映される、データ活用の構想へとつながりました」

業務改善を目的としたデータベース型のツールは複数存在しますが、株式会社仲庭時計店様が着目したのは、ネオジャパンの業務アプリ作成ツールAppSuiteでした。

「desknet's NEOの運用がすでに定着しており、そのまま連携活用できるAppSuiteなら社員もスムースに利用開始できると考えました。コストパフォーマンスも評価でき、選択に迷いはありませんでした。じつは、以前から旧製品desknet's DBに関心があり、2019年に契約して1年ほど利用しており、その後、AppSuiteへの切り替え、本格的な活用へと進化させたのです」

[ワークフロー]の活用で、休暇申請、時間外届、近郊交通費申請など、利用頻度が高かった承認申請〜決裁の流れが大幅に改善されました。

「ポータルの総務タブから各種電子申請がすぐ行え、停滞もなく、承認申請したその日のうちに決裁まで完遂します。このスピード感が現場にメリットを感じさせ、現在80件以上の承認申請に運用されています。運用の初期段階において、書類業務が約30％減となり、ペーパーレス化も進みました」

desknet's NEO V6.0から可能となったワークフローAppSuite連携もいちはやく採用。

「たとえば近郊交通費の申請なら、承認申請と同時に当月の交通費総額が自動集計されます。経理が経費の検証に活用でき、ユーザーのコスト意識も高まります。有休申請なら休日の消化状況もすぐ分かるなど、承認申請に集計を加えるメリットを実感しました」

AppSuite導入の主目的だった営業報告において「売り上げ報告」および「新規仕入れ申請」とあわせて運用を開始。

[スケジュール]にはすべてのスタッフが個人の勤務予定を公開。店舗のシフトにあわせ、プルダウンでシフトパターンから店舗在籍の時間帯を選べ、電話や訪問時などにも、出勤および店舗在籍状況がひと目で分かるようになっています。

[文書管理]は閲覧自由なフォルダ、管理者専用フォルダなどがアクセス権管理されています。店舗ごとの陳列ケースの最新状況を示す「店舗商品管理図面」は、店舗応援などの際に事前チェックを行い、店舗内のブランド別の配置などのレイアウトを事前確認するために活用されています。