田苑酒造株式会社
様の導入事例

比類なき酒造りのために情報共有基盤を刷新。業務のデジタル化で申請承認スピードは3倍以上に!コロナ禍でも大きな成果を上げています。

田苑酒造株式会社
事業内容
酒類の製造および販売
設立
1979年 創業1890(明治23)年
利用形態
クラウド版
導入までの期間
6カ月
ユーザー数
70ユーザー
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田苑酒造株式会社

鹿児島県薩摩川内市の美しい自然の中で蒸留酒と真摯に向き合う田苑酒造株式会社様は、日本で初めて樽貯蔵による麦焼酎を開発した業界のパイオニアです。常に新しいことにチャレンジする同社では、社内の情報共有促進のためにdesknet's NEOを導入し、スケジュール管理強化や申請業務のデジタル化などを実現。コロナ禍でも大きな成果を上げたその取り組みについてお話をうかがいました。

竹原 隆一 様
管理部 部長
導入前の課題

グループウェアのメリットをもっと享受するためには、技術的なサポートが不可欠だった。

日本初の樽貯蔵による麦焼酎をはじめ、国内外で高い評価を得ている樽貯蔵芋焼酎「田苑 エンヴェレシーダ」など、数々の意欲的な商品を開発している田苑酒造株式会社様は、本社のある鹿児島だけでなく、東京や大阪にも事業拠点があるため、社員の円滑な情報共有がビジネス上、不可欠でした。

2013年ごろにグループウェア製品を導入したものの、主に使われていたのはスケジュール管理だけで、他の機能を生かし切れていませんでした。まさしく“宝の持ちぐされ”だったわけですが、技術力の乏しい自社だけでは機能拡張などを進めることができずにいました。

導入製品のメーカーを頼るという手もあったのですが、ほとんど関係性がなかったため、サポートセンターの窓口から問い合わせるしか方法はありませんでした。その煩雑なやり取りに尻込みしてしまい、結局、何もせずに年月だけが過ぎていました。

そうした中で、2019年にシステム更新のタイミングを迎えたとき、古くから付き合いのある地元ベンダーのアイテップ株式会社から提案を受けたのが、desknet's NEOでした。

選定理由

手厚いサポートを受けながら[ワークフロー]機能などが実装できることを評価。理想的なグループウェアを目指してdesknet's NEOを採用。

田苑酒造株式会社様は、グループウェアで活用したい機能の一つに、[ワークフロー]がありました。その背景には、社内申請手続きの非効率性を改善したいという思いがあったからです。

「役員や営業部のメンバーはとにかく出張が多く、直接会って紙書類に印鑑を押してもらうことは難しい状況でした。ひとたび出張に出ると、1週間くらい帰ってきません。すると他の社員が申請書類を出したのに、何日も寝かされるケースはざらにありました。最終的にしわ寄せが来る管理部門としては、この状況をどうにか解決したいという気持ちでした」

そこで、申請書類をグループウェア上で承認する[ワークフロー]の構築を目指しましたが、技術的な壁などもあって挫折。アイテップ株式会社に相談したところ、手厚いサポートを受けられることが分かりました。加えて、コスト面や製品の機能面などは既存のシステムと大きな差がなかったこともあり、これならば導入のリスクも抑えることができると、desknet's NEOの採用を決めました。

導入プロセス

PROCESS
1

導入製品検討(3カ月)

既存グループウェアのシステム更新のタイミングで検討を開始。

PROCESS
2

製品試用(2カ月)

desknet's NEOクラウド版を採用。メールのアドレス帳移行などの運用準備を進めるとともに、社員に向けた説明会を実施。

PROCESS
3

正式導入(1カ月)

正式導入、本稼働へ。

特に役立った機能

見やすさとわかりやすさを追求し予定調整の手間を大幅に削減

PCのメールと同じ操作性で使いやすく、効率的なメール処理が可能

導入後の成果・効果

[ワークフロー]の活用で、申請書類の承認などが飛躍的に効率化。それらを含めた業務のデジタル化が、コロナ禍における在宅勤務を可能にしました。

1)多拠点であっても活発なコミュニケーションを実現する[電子会議室]。とりわけ社内報の制作業務で威力を発揮。

田苑酒造株式会社様では、四半期に1回、社内報を発行しています。制作チームのメンバーは鹿児島と東京の拠点に分かれているため、オンライン上での密なコミュニケーションが必要です。そこで[電子会議室]の機能を活用。すると、企画のやり取りだけでなく、記事で使用する写真の共有や原稿内容のプレビュー確認など、基本的にはすべての業務が[電子会議室]の中で完結できるようになりました。

もしこの機能がなければ、メールや電話でコミュニケーションせざるを得ず、作業が複雑になるのは必然でした。

「電子会議室が優れている点は、チャットみたいにリアルタイムではなく、各々のタイミングで返信ができるので、それほど焦ることもなく、逆に、メールのように待たされることもありません。また、全員のやり取りが見えるため、例えば、ある二人のやり取りに対して、別の人が『こういうアイデアもあるよ』と入っていき、企画を膨らませられるのも嬉しいですね」

「電子会議室」機能の活用例

社内報に限らず、他の部署での情報共有にも応用できるため、[インフォメーション]などで全社員にアナウンスするなど、活用事例としてどんどん社内に浸透させていきたいと考えています。

特に役立った機能

時間、場所を問わず意見交換を行うことを可能にするバーチャル会議室

全社や特定部署向けの通達事項やお知らせを簡単に掲載可能

2)総務関連の申請書類を[ワークフロー]化したことで、承認業務の迅速化やペーパーレスを実現

先述のように、田苑酒造株式会社様ではこれまで申請書類の承認業務が大きなボトルネックとなっていました。desknet's NEOの[ワークフロー]機能を用いることによって、申請者、承認者の双方とも、いつでもどこでもオンライン上で書類の受け渡しが可能になり、レポートラインのどこかで書類がスタックしてしまうこともなくなりました。

これに併せて、紙の申請書類も廃止に。現在は休暇申請、残業申請、出張申請など総務関連の6つ程度が対象ですが、承認スピードは圧倒的に向上。従来は最長で1週間程度かかっていたのが、2日に短縮されました。併せて、紙そのものは年間75%も削減効果がありました。

また、こうした申請書のフォームを社内で簡単に作成できる点も好評を得ています。プログラミングのスキルは不要で、ブロックを並べるようにすればすぐに完成するため、田苑酒造株式会社様では管理部の女性が何の抵抗もなく作っているそうです。

今後は[ワークフロー]を全社に展開し、あらゆる申請書類のデジタル化を目指しています。

特に役立った機能

複雑な社内の各種申請・決裁の高速化とペーパーレス化を実現

3)一通りの社内事務作業はオンラインで可能となり、コロナ禍の在宅勤務もスムーズに。

田苑酒造株式会社様がdesknet's NEOを導入した直後に、新型コロナウイルスの感染が拡大。当初はオフィスで働くことを前提に、例えば、作業場を分散するなどして、密にならない対策をしていましたが、途中から在宅勤務への切り替えを決めました。

「社員には皆、モバイルPCを配布しています。さらにdesknet's NEOを使えば基本的な業務は回るし、勘定系の基幹システムも外部からアクセス可能ですので、管理部のメンバーも在宅勤務ができるようになりました」

また、社員がバラバラの場所で働くようになったことで、一層コミュニケーションの重要度が高まりました。そうした際に、従来の[ウェブメール]だけでなく、[ネオツイ つぶやき]や[ネオツイ ダイレクトメッセージ]の機能を活用する社員も増えてきました。特に若い社員からの評判が良く、積極的に使いこなしている姿が目立ちます。

特に役立った機能

複雑な社内の各種申請・決裁の高速化とペーパーレス化を実現

PCのメールと同じ操作性で使いやすく、効率的なメール処理が可能

ソーシャルの要素を取り入れた、新しい形の社内交流ツール

自社での導入の検討前に、まずは無料お試しで実際の機能や使いやすさなどを試してみませんか?

ご担当者のコメント

竹原 隆一 様
管理部 部長

コロナ前にシステム導入できたことが何よりも救いでした。もしdesknet's NEOがなければ、メールか電話しかコミュニケーション手段はありません。在宅勤務も難しかったでしょう。それを考えるとゾッとします。

グループウェアの機能ではありませんが、今後は勤怠管理システムを導入する予定です。これによって時間単位の有給取得も可能にしたいです。システムの整備と業務のデジタル化で、働き方改革をさらに加速していきたいです。

事業概要

会社名・組織名
田苑酒造株式会社
所在地
鹿児島県薩摩川内市

酒類の製造および販売。西南戦争を生き残った塚田祐介が1890年に創業。その後、田苑酒造として1979年に再出発。日本初の「樽貯蔵麦焼酎」の開発や「音楽仕込み」など、独自の焼酎造りを追求。2018年には、長年難しいとされてきたオーク樽貯蔵による芋焼酎「田苑 エンヴェレシーダ」を完成させ、発売直後から国内外で高い評価を受けている。

導入サポート企業

アイテップ株式会社は、民間企業、自治体、医療機関を対象として、コンサルティングからシステム選定・導入・開発、システムを使う環境の構築、運用保守までトータルでご支援いたします。業種・業界を問わず、適切な職場環境になるようなIT環境を提供させていただきます。

お問合せ先
営業課
TEL
099-225-7654
e-mail
desknets@itep.co.jp

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