株式会社鹿児島放送
様の導入事例

また、メールについては、主にセキュリティ対策の観点からWebブラウザベースのみでの利用でしたが、サーバに負荷がかかると閲覧するまでに多大な時間を要していました。具体的には、ほとんどの社員は朝出社してまずはメールチェックをするため、サーバへのアクセスが集中し、メールの送受信に2〜3分はかかってしまうのが通例でした。当然、社員のフラストレーションは高まるばかり。

「営業担当はすぐレスポンスを返さないといけないのに、それができませんでした。その待ち時間が無駄だという意見は多かったです」

また、上述したように、アドオンとカスタマイズを重ねたため、情報システム部でしか扱えないような属人的なシステムになっていました。例えば、社員が新しいワークフローを作りたいと思っても、その都度、情シスに相談、依頼する必要があり、結果として情シスの業務負荷は増大する一方でした。

システムそのものに起因するこうした課題の解決、さらには創業40周年の節目を迎えたタイミングで企業のDX（デジタルトランスフォーメーション）化を加速したいという思いが経営トップにありました。そこで鹿児島放送様はデジタル関連の投資を積極的に行うことを決断。まずは、ほぼすべての社員の日常業務に欠かせないグループウェアの刷新が最優先事項として挙がったのです。

社内の部長クラスを中心に1年半ほど喧々諤々と話し合いを続けてきましたが、最適解は見つからず。そうした時に地場のシステム開発会社であるアイテップ様から持ちかけられた提案に興味を持ちました。

「今までは自前のシステムだったので、極端に言えば運用コストはゼロ。仮にクラウドサービスを導入すると200弱のアカウントが必要なので、費用面でかなり膨れ上がってしまいます。できればオンプレミスとクラウドのいいとこどりでいきたいと考えていたところ、アイテップさんに、ハイブリッドクラウド環境で使える製品があると教えてもらいました。それがdesknet's NEOでした」

長く使い続ける上での費用面や機能面を考慮すると、desknet's NEOの一択だったと情シス部長の上野真一様は振り返ります。

もう一つ、採用の決め手となったのは、あらゆる機能が網羅されている点でした。

「他の製品だと、機能によってはユーザーが工夫しないと使えないものもありました。けれども、ITリテラシーがない人もいるため、情シスとしてはなるべくシンプルなオールインワンの製品を提供してあげたいと思いました。そうした視点でも最も融通が効きました」

これは将来を見据えてのことでもありました。鹿児島放送様が導入を目指したのは、ITリテラシーに関係なく、誰もが容易に使えるシステムです。そうでなければいずれ維持管理等が難しくなり、活用が持続しないと考えていたからです。

そのほか、業務アプリ作成ツール[AppSuite]の存在も大きな要因でした。

「当社では10年くらいかけてワークフローをどんどん作り込んでいきました。グループウェアが替わって、また同じように一から情シスが作り込むという選択肢はなかったです。では、どうするかを考えたとき、社員の皆さんがノンプログラミングで作れるものがほしかった。もう一つ、既存ワークフローを移行するにはデータベース（DB）連携が必要でした。ノンプログラミングで、かつDBを使えるのは[AppSuite]しかありませんでした」

なお、desknet's NEOへの切り替え自体はスムーズでした。というのも、既にグループウェアを使っていた経験があったため、社員も慣れたものでした。結果的に製品決定から導入までをわずか2、3カ月で乗り切りました。導入当初は社員からの疑問や戸惑いの声も多少はあったようですが、若手社員を中心とした“ワーキンググループ”が適宜対応したこともあって、クリティカルな問題はほとんど起きず、運用フェーズに入ることができました。

大きな焦点だったワークフロー構築については、綿密な準備をして臨みました。まずは各部署で推進メンバーを決めて、アイテップ様に[AppSuite]の研修を開いてもらい、スキルの習得を図りました。原則として自分たちの部署のワークフローは自分たちで構築するようにするためです。

早々に大きな成果を出しているのが放送技術部です。カメラなどの機材貸し出しに関する申請書や作業報告書の作成業務が多く、さらに関連会社にもそれらの書類提出を求めていました。しかしながら、従来は当然のように紙ベースでした。

「今まで書類の承認印をもらうために、部長や局長の机を回っていました。関連会社の人たちもわざわざ執務室まで来て書類を提出してもらう必要がありました」

このような煩雑なやり取りを撤廃するために、ワークフロー自体の見直しに着手。承認者そのものを再検討し、必要な人だけが確認すればいい設計にしました。

desknet's NEOを導入後、基本的にはすべてワークフローによる申請に切り替えたことで、承認までの時間が大幅に短縮し、約8割のペーパーレス化につながりました。

「体感的には申請を出せばすぐ承認が下りるように。今までは一つの承認ルートに10人くらいの管理職がいて 、しかも順番に承認していたため時間がかかりました。そこで人数を減らしただけでなく、順序関係なく承認できるようにもしました」

また報告書に関しては、以前は1日に最低でも3〜4枚は回ってきていましたが、現在はゼロの日もあるようです。

社員の不満が大きかったメールの送受信や閲覧の不便さについては、desknet's NEOの導入によって一気に解決しました。社外からのVPN接続がなくなったことに加えて、スマートフォンでも利用できるようになったことが大きなインパクトをもたらしました。

加えて、社外からワークフロー機能を使って申請・承認作業をすることも増えているようです。これにより決裁スピードが格段に上がりました。

さらなる業務効率化に向けて、鹿児島放送様が望むのはスマホアプリのバージョンアップです。

「メールが届いた時にアプリに通知が来るように、ぜひ機能改善してもらいたいです。今はメールをいったん個人のアドレスに転送して、スマホそのものの機能でプッシュ通知するようにしています。前よりも簡単にメールが閲覧できるのでストレスは減っていますが、やはりもっと便利さを求める社員もいるのは事実です」

チャットツールやSNSも使って「脱メール」を進めたいと考えているが、基本的に社外とのやり取りはメールでのコミュニケーションが中心になっているため、なかなか難しいのが現状です。従って、スマホアプリの利便性向上が強く求められています。

スケジュール共有は多くの社員が「便利になった」と喜んでいます。以前のシステムでは、一人一人の予定を個別に選択して見るしか方法はありませんでした。desknet's NEOのスケジュール機能だと、部署を選択すれば一括画面で全員の予定を閲覧できます。加えて、他人のスケジュール表に予定を挿入することもできるため、情報共有が便利かつ効率的になりました。

このように、グループウェアの刷新で社員間のコミュニケーションはかなり便利になりました。今後に向けては全社員のITリテラシーを更に高め、本当の意味でのシステムの定着化を図りたいといいます。

「いずれワーキンググループのメンバーも入れ替わります。今後もしITが苦手な管理職が入ってきたとき、その人にワークフローを作ってくれと言っても難しいでしょう。ただ、実際にはそうなっては困るわけです。今はうまくいったけど、またシステムが使われなくなると意味がありません。社員教育を継続するなど、持続可能に活用される仕組みを考えないといけません」

これからも鹿児島放送様のDX推進に向けたチャレンジは続きます。