コクー株式会社の導入事例

ポータルの積極的な活用で本社と常駐先の情報共有を活性化。 情報を優先度や重要度ごとに整理しナレッジとして活かしています。

コクー株式会社
事業内容
人財×デジタル事業
設立
2019年2月
利用形態
クラウド版
ユーザー数
260ユーザー
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クライアントを安定成長に導く「人財」のソリューション。そして、常に革新する「デジタル」トランスフォーメーション。この2つのビジネスリージョンを基盤として、クライアントニーズに合わせたサービスを提供するコクー株式会社様。

社員の7割以上が、お客様先に常駐しているため、本社と常駐先の社員を結ぶ情報共有において、有効なツールを探していました。

そこで採用されたのがdesknet's NEOでした。

特に社内ポータルサイトの拡充に力を入れ、社内ルールや制度、各種申請、会議の資料や議事録など共有すべき情報を集約。本社と常駐先のスムーズな情報共有と連携、蓄積情報のナレッジ化にも成功。導入から活用活性化の取り組みまでお話をうかがいました。

高橋 秀和 様
経営管理部 部長
大根田 礼佳 様
経営管理部
摩郡 舞 様
EXCEL女子事業本部 プロフェッショナルサービス部 4グループ グループリーダー
飴本 尋子 様
社長室 マネージャー
導入前の課題

本社と常駐先社員の情報共有環境を整備し、ナレッジとして共有したかった。

「人財」×「デジタル」の2つの領域におけるビジネスソリューションを基盤にクライアントニーズに合わせたサービスを提供するコクー株式会社様。

ITインフラに特化し、プラットフォーム・ミドルウェアの設計構築、運用までトータルでサービスを提供する「ITインフラ事業」、Excelを中心とし、VBA、BI、RPAといった専門スキルでワンランク上の事務派遣サービスを提供する「EXCEL女子事業」、デジタル領域において、MA、CRM/SFAなどを駆使し、ビジネスの課題解決と成功の実現を支援する「デジタルマーケティング事業」など各分野のエキスパート全員が正社員です。

少子化に伴う労働人口の減少並びにITやExcel、デジタル領域における専門スキルを持った人材のニーズが急速に高まり、業績向上と共に社員数も増え続けていました。

「規模の拡大に伴い、本社勤務者と常駐先勤務者間の情報共有における課題が見えてきました。効率よく双方向での情報連携、かつ有益な情報を一元管理してナレッジとして役立てられる情報共有のツールが必要でした」

それまでは、社内SNSやメール、共有ファイルサーバなどで情報交換、ファイル共有していたそうですが、SNSは最新情報こそ把握しやすいものの、情報が時系列のフィードで流れてしまったり、共有ファイルサーバでは、常駐先勤務者がアクセスしにくいといった課題がありました。

「社員の増加に伴い社内ルールや制度など問い合わせの機会が増え、本社の管理部門の主業務にも負荷がかかるようになりました。

そのような背景から、社員にとって必要な情報を集約し、本社と常駐先のスムーズな情報連携をはかれるグループウェアの導入を決定しました」

全社員のうち7割以上は常駐先での勤務。グループウェアの導入に際して、当初より社内ポータルの活用を視野に入れ、社内ルールや制度などは該当箇所を見るよう指示するだけで、いつでも本社と常駐先の全社員で共有できるような環境の構築を目指したそうです。

選定理由

ポータルサイトの構築がしやすく、多様なデバイスにも対応できる。 基本機能の充実とコストパフォーマンスがdesknet's NEO採用の決め手に。

グループウェア導入に際しては、社内の情報共有と共に、よりポジティブな情報活用手段として、業務アプリのリンクによる作業効率化や業務上のケーススタディのナレッジ共有など、「情報を資産として活かす」方針で製品選定が行われました。

「常駐先の社員の利用環境は、社外のPCやスマートフォン、タブレットなどのため、デバイス環境に依存しないことに留意しました。また、標準で利用できる機能が多いので、1ユーザー当たりのコストパフォーマンスが高いことも選択する上でポイントとなりました。desknet's NEOはトップページのアイコン以外にも、組織単位のポータルページも作成できるため、活用することでユーザーの利便性向上が期待できると考えました」

導入プロセス

PROCESS
1

社内検討

社内ポータルの構築、活用、拡充を想定。その他、搭載機能、導入・運用費用などに着目し製品を選定。

PROCESS
2

無料お試し

トップページのアイコンを始め、組織単位でのポータルページを作成しやすく、ユーザーの利便性向上が期待できるとdesknet's NEOを評価。多くの社員の利用環境が社外のPCやスマートフォン、タブレットなどのため、デバイス環境に依存しない点も評価。

PROCESS
3

導入

社内ポータルの構築、活用しやすさ、初期費用で基本機能の全てが活用できる点などを評価し、導入を決定。導入に際し、1日1アクセスを呼びかけただけで、社内教育などは行なわず定着。

導入後の成果・効果

全社告知や業務上の重要情報をポータルに集約。問い合わせ数の5割減を実現。コロナ禍における社内基準やルールを設け、警戒レベルで色が変わるアイコンで通知。

1)ポータル活用が利用推進につながり、desknet's NEOへのアクセスが定着。

ポータルの実用化に際しては、htmlの知識がないスタッフでも画像や動画をアップロードして貼り付けられるリッチテキストエディターなども導入の決め手に。管理部門の主業務と並行して、コンテンツを作成しやすい点も評価されました。

「ポータルを充実させることによって、ユーザーが欲しい情報にスムーズにかつ確実にアクセスできるようになりました。

社員から各種申請手続きについて問い合わせがあった際にも、ポータル内の該当コンテンツのタブを指定して必要な項目へとアクセスしてもらえば、総務、労務、経理関係の該当項目にユーザーが直リンクできます。結果として、ポータルへの集約と展開で、問い合わせは従来の5割程度減らすことができました」

desknet's NEO導入以前は、同一内容の問い合わせにもその都度答えていたため、回答に対する相対的な工数削減を実現できました。仮に問い合わせがあっても、以前のように口頭やメールにて回答する必要がなくなり、該当情報のURLを案内するだけで明瞭に伝えられるため、ユーザー満足度の向上にも寄与しているとのことです。

全社ポータルは業務アプリの入り口としての導線も設けられ、現状では8種類の業務アプリのアイコンをレイアウト。desknet's NEOを入り口にすばやくアクセスできるようになっています。

コク―様[ポータル]画面
特に役立った機能

社内の情報を1ヵ所に集約してグループウェア上で一括管理

2)本社と常駐先の勤務状況を共有。部署ごとの各種ファイルを共有管理。

本社と常駐先で働く社員が相互の勤務状況を把握する上で[スケジュール]も欠かせない機能です。

「本社と常駐先が物理的に離れている業務特性上、本社と常駐先リーダーが相互に連絡を取る際などによく使われています。担当営業と打ち合わせをしたいときなどにもまずは[スケジュール]を確認することが多いですね」

[文書管理]は事業部ごとにアクセス権を細かく設定し、ファイルサーバとして活用。多くの社員が本社にいない環境下で、新たに別のツールを用意することなくファイル共有ができる仕組みとして利用度が高い。各種申請も制度内容と申請書をセットで閲覧することができるなど、社員からも好評です。

「本社、常駐先共に、以前はファイルごとにパスワードをかけるなどの手間がかかっていました。アクセス権を設定した[文書管理]を活用する事で、セキュリティを確保しながらファイルを管理でき作業効率が上がりました」

[来訪者管理]は、本社の来訪者管理を効率化するだけではなく、入退室の記録が管理ログとして保管され、監査対応や内部統制上の管理対応など情報セキュリティの観点からも役立てられています。

特に役立った機能

見やすさとわかりやすさを追求し予定調整の手間を大幅に削減

社内の規定集や契約書などの文書を保管・共有

来訪されるお客さまの情報を一元管理し、受付業務を効率化

3)同時進行する組織の動きを議事録で共有。AppSuiteでファイルの管理工数を削減。

コクー株式会社様ではアメーバ経営を導入しており、アメーバ長(各組織のトップ)とメンバーの就業先が異なる場合の業務内容把握やコミュニケーションの手段として[議事録]による「週報」を共有。通知機能の活用でアメーバ長が議事録の作成を把握し、現場ごとの報告に対応しています。

活用状況を見ながら新たにAppSuiteも導入。定時更新が行われていた情報管理「COCOO図書(貸出図書一覧)」「CO(広)辞苑(社内用語集)」「社内バイトル(社内副業求人一覧)」などに活かされています。

「COCOO図書」は技術専門書や社員のスキルアップのための蔵書を管理するもの。毎月Excelで更新しPDFで公表していたデータをAppSuiteで管理し、リアルタイムの更新・表示と貸し出し管理が行われています。

コロナ禍における緊急対応でも、顧客先ごとに異なる出勤・在宅ワークの状況をアメーバ単位で[スケジュール]に表示し相互に把握していました。

コクー株式会社として統一的なコロナ対応の基準を定め、警戒レベルに応じアイコンの色を変えポータル上に表示。具体的な対策の共有に活かされています。

「desknet's NEO導入前は各アメーバが個別管理していた情報も集約され、蓄積された情報もナレッジとして活かせるようになりました。新入社員が過去の経緯を把握するなど、組織力を下支えする活用手法へと発展しています。

一番の成果はやはりポータルサイトの活用で、社内ルールや制度、各種申請など、全社で正確に共有したい情報をすべて一元管理でき、情報資産として活かせるようになったことです」

コク―様[図書アプリ]画面
特に役立った機能

会議の前のアジェンダの共有、会議の後の報告書作成をスムーズに

非効率な社内業務を簡単にシステム化できる、業務アプリ作成ツール

オプション
自社での導入の検討前に、まずは無料お試しで実際の機能や使いやすさなどを試してみませんか?

ご担当者のコメント

高橋 秀和 様
経営管理部 部長

desknet's NEOを見れば「会社の現在が全部分かる」というところまで、浸透してきました。過去の記録も含め、情報の管理と有効活用を実現する環境が整ったのです。使う側も進化するので、ネオジャパンには、機能改善を進めながらシステム管理者の負担をさらに下げられるようにして頂きたいと期待しています。

大根田 礼佳 様
経営管理部

本社から情報を発信し、問い合わせを受け付ける立場として、各種申請や制度に関する情報が統一できました。desknet's NEOの「ここを見てね」で、誰に対しても同レベルの手順や情報が伝えられます。ひとつのタスクをテンプレート化すれば、そこから派生して他の業務の効率化にも応用でき、工数削減の効果も得られています。

摩郡 舞 様
EXCEL女子事業本部 プロフェッショナルサービス部 4グループ グループリーダー

日々常駐先の業務に携わっていると、帰属意識のようなものが薄れがちになってしまうものですが、desknet's NEOを見れば毎日更新される会社からの情報や連絡とともに、全社の動きがわかります。すでに勤怠管理をはじめとする各種業務システムへのリンクから週報管理まで、業務の流れをすべてポータルから行えるので助かっています。

飴本 尋子 様
社長室 マネージャー

新入社員にも関連情報のリンク先URLを示すだけで、正しくわかりやすく伝えることができるようになりました。文書に関しても手間をかけることなく部署ごとに管理でき、セキュリティを確保しながら各種ファイルの作業や保管ができます。コロナ禍においては[インフォメーション]を通して緊急時のさまざまな告知も行っています。情報がdesknet's NEOに集約されたことで、あらゆる事態に対処する基盤ができたと思っています。

事業概要

会社名・組織名
コクー株式会社
所在地
東京都千代田区

クライアントを安定成長に導く「人財」のソリューション。そして、常に革新する「デジタル」トランスフォーメーション。この2つのビジネスリージョンを基盤として、クライアントニーズに合わせたサービスを提供。

ITインフラ事業、EXCEL女子事業、デジタルマーケティング事業、RPA事業、REALVOICE事業など、「人財」×「デジタル」というキーワードをもとにソリューション事業を提供している。

無料でお試し
すべての機能は今すぐ無料で体験できます。
クラウド版は30日間無料でご利用可能。使いやすさをぜひお試しください。
インストールして試せるパッケージ版(60日間無料お試し)もございます。
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