コクー株式会社
様の導入事例

少子化に伴う労働人口の減少並びにITやExcel、デジタル領域における専門スキルを持った人材のニーズが急速に高まり、業績向上と共に社員数も増え続けていました。

「規模の拡大に伴い、本社勤務者と常駐先勤務者間の情報共有における課題が見えてきました。効率よく双方向での情報連携、かつ有益な情報を一元管理してナレッジとして役立てられる情報共有のツールが必要でした」

それまでは、社内SNSやメール、共有ファイルサーバなどで情報交換、ファイル共有していたそうですが、SNSは最新情報こそ把握しやすいものの、情報が時系列のフィードで流れてしまったり、共有ファイルサーバでは、常駐先勤務者がアクセスしにくいといった課題がありました。

「社員の増加に伴い社内ルールや制度など問い合わせの機会が増え、本社の管理部門の主業務にも負荷がかかるようになりました。

そのような背景から、社員にとって必要な情報を集約し、本社と常駐先のスムーズな情報連携をはかれるグループウェアの導入を決定しました」

全社員のうち7割以上は常駐先での勤務。グループウェアの導入に際して、当初より社内ポータルの活用を視野に入れ、社内ルールや制度などは該当箇所を見るよう指示するだけで、いつでも本社と常駐先の全社員で共有できるような環境の構築を目指したそうです。

グループウェア導入に際しては、社内の情報共有と共に、よりポジティブな情報活用手段として、業務アプリのリンクによる作業効率化や業務上のケーススタディのナレッジ共有など、「情報を資産として活かす」方針で製品選定が行われました。

「常駐先の社員の利用環境は、社外のPCやスマートフォン、タブレットなどのため、デバイス環境に依存しないことに留意しました。また、標準で利用できる機能が多いので、1ユーザー当たりのコストパフォーマンスが高いことも選択する上でポイントとなりました。desknet's NEOはトップページのアイコン以外にも、組織単位のポータルページも作成できるため、活用することでユーザーの利便性向上が期待できると考えました」

ポータルの実用化に際しては、htmlの知識がないスタッフでも画像や動画をアップロードして貼り付けられるリッチテキストエディターなども導入の決め手に。管理部門の主業務と並行して、コンテンツを作成しやすい点も評価されました。

「ポータルを充実させることによって、ユーザーが欲しい情報にスムーズにかつ確実にアクセスできるようになりました。

社員から各種申請手続きについて問い合わせがあった際にも、ポータル内の該当コンテンツのタブを指定して必要な項目へとアクセスしてもらえば、総務、労務、経理関係の該当項目にユーザーが直リンクできます。結果として、ポータルへの集約と展開で、問い合わせは従来の5割程度減らすことができました」

desknet's NEO導入以前は、同一内容の問い合わせにもその都度答えていたため、回答に対する相対的な工数削減を実現できました。仮に問い合わせがあっても、以前のように口頭やメールにて回答する必要がなくなり、該当情報のURLを案内するだけで明瞭に伝えられるため、ユーザー満足度の向上にも寄与しているとのことです。

全社ポータルは業務アプリの入り口としての導線も設けられ、現状では8種類の業務アプリのアイコンをレイアウト。desknet's NEOを入り口にすばやくアクセスできるようになっています。

本社と常駐先で働く社員が相互の勤務状況を把握する上で[スケジュール]も欠かせない機能です。

「本社と常駐先が物理的に離れている業務特性上、本社と常駐先リーダーが相互に連絡を取る際などによく使われています。担当営業と打ち合わせをしたいときなどにもまずは[スケジュール]を確認することが多いですね」

[文書管理]は事業部ごとにアクセス権を細かく設定し、ファイルサーバとして活用。多くの社員が本社にいない環境下で、新たに別のツールを用意することなくファイル共有ができる仕組みとして利用度が高い。各種申請も制度内容と申請書をセットで閲覧することができるなど、社員からも好評です。

「本社、常駐先共に、以前はファイルごとにパスワードをかけるなどの手間がかかっていました。アクセス権を設定した[文書管理]を活用する事で、セキュリティを確保しながらファイルを管理でき作業効率が上がりました」

[来訪者管理]は、本社の来訪者管理を効率化するだけではなく、入退室の記録が管理ログとして保管され、監査対応や内部統制上の管理対応など情報セキュリティの観点からも役立てられています。

コクー株式会社様ではアメーバ経営を導入しており、アメーバ長（各組織のトップ）とメンバーの就業先が異なる場合の業務内容把握やコミュニケーションの手段として[議事録]による「週報」を共有。通知機能の活用でアメーバ長が議事録の作成を把握し、現場ごとの報告に対応しています。

活用状況を見ながら新たにAppSuiteも導入。定時更新が行われていた情報管理「COCOO図書（貸出図書一覧）」「CO（広）辞苑（社内用語集）」「社内バイトル（社内副業求人一覧）」などに活かされています。

「COCOO図書」は技術専門書や社員のスキルアップのための蔵書を管理するもの。毎月Excelで更新しPDFで公表していたデータをAppSuiteで管理し、リアルタイムの更新・表示と貸し出し管理が行われています。

コロナ禍における緊急対応でも、顧客先ごとに異なる出勤・在宅ワークの状況をアメーバ単位で[スケジュール]に表示し相互に把握していました。

コクー株式会社として統一的なコロナ対応の基準を定め、警戒レベルに応じアイコンの色を変えポータル上に表示。具体的な対策の共有に活かされています。

「desknet's NEO導入前は各アメーバが個別管理していた情報も集約され、蓄積された情報もナレッジとして活かせるようになりました。新入社員が過去の経緯を把握するなど、組織力を下支えする活用手法へと発展しています。

一番の成果はやはりポータルサイトの活用で、社内ルールや制度、各種申請など、全社で正確に共有したい情報をすべて一元管理でき、情報資産として活かせるようになったことです」