稟議書とは?
その必要性と書き方のポイントを紹介

稟議は関係者の承認を得る重要な手続きのひとつ。うまく取り入れることで、承認や決裁の効率化を推進することが可能です。しかし、稟議書の作成に時間がかかってしまったり手戻りが発生してしまったりすると、かえって非効率になってしまうかもしれません。作成しやすく手戻りが発生しにくい稟議書とは、どのようなものなのでしょうか。稟議書の書き方とポイントを紹介します。

稟議書の概要と必要性

稟議とは、承認を得たい事項について書面を作成し、関係者に回覧して承認を得ることで、稟議を申請するための書面が「稟議書」です。稟議書があれば、承認者は書面で承認の可否を判断できるため、関係者の予定を合わせて会議を開催する手間が省けます。

しかし、申請のたびにゼロから稟議書を書くのは時間がかかるうえに、起案者ごとにフォーマットや内容が異なると承認者も内容を検討しにくいものです。そのため社内でフォーマットを作成し、それをもとに稟議書を作成するのが望ましいとされています。それによって、起案者は作成の時間を短縮でき、承認者は統一された項目で申請内容を精査できるようになります。

このように稟議書の必要性は高いものの、「フォーマットを作ったが周知されておらず、使われない」「フォーマットに必要な情報が網羅されておらず、手戻りが多い」などの悩みがある企業も多いようです。そこで次章以降、稟議書の書き方を見ていきます。

稟議書の目的である稟議について詳しくは「稟議制度の現状と課題 効率的な稟議制度を実現する方法は?」をご覧ください。

稟議書の書き方

稟議書を書くうえでのポイントと記入内容を紹介します。すでにフォーマットがある企業においても、これらを意識することで、より精査しやすい稟議書になるでしょう。

必要な情報を簡潔に記載する

詳しければよいというものではありません。相手が情報を精査しやすいよう、冗長な表現を避け、簡潔に記載します。

稟議にかけるに至った背景も記載

簡潔を心がけることは重要ですが、承認者が申請内容について詳しくない可能性があります。申請に至った背景や事情があれば記載します。

リスクや注意点にも触れる

稟議書にはメリットや効果だけを記載してしまいがちです。しかし、承認する側にとってはリスクや注意点も「知るべき情報」となります。懸念点も正確かつ客観的な視点で記載します。

関連資料も添付する

公的な統計データや競合他社の状況など、承認の判断をするために必要な資料があれば、準備して添付します。またその際、数字は正確なものを使用すべきなので、信頼性の高いソースのデータを用いるようにしましょう。

伝えきれない情報は、事前に共有する

稟議書だけに頼るのではなく、事前に申請内容の重要性や将来性を伝えることも大切です。稟議書の内容が専門的である場合や、前例がないので判断しにくい場合などは、特に事前の情報共有が有効でしょう。

これらのポイントを社内で周知することによって、手戻りの少ない稟議書が作成できるはずです。さらに、承認する側も申請内容の良しあしを判断しやすくなります。

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稟議書のフォーマットを整えよう

前述したポイントを押さえても手戻りが多い場合は、フォーマットの内容が実態に合っていない可能性があります。フォーマットの内容を一度見直してみることをおすすめします。

一般的な稟議書の項目

一般的な稟議書における必須の項目は、次の通りです。

・申請日
・申請者
・起案番号(企業ごとの規定に基づいた番号。決裁番号と呼ばれることも)
・件名
・稟議の内容(稟議の目的・効果・理由などメインとなる項目)

上記は、多くの稟議書において共通する項目です。さらに、必要に応じて次のような内容も検討します。

・回答希望日
・起案者の所属部門
・承認者のコメント欄・承認欄

稟議書の目的に応じたフォーマットを作成

一般的な内容は既述のとおりですが、それ以外に目的ごとの微調整も必要です。いくつか具体例を紹介します。

1:導入設備の稟議書
社内で使用する設備を導入する際の稟議書です。主な項目は次のとおりです。

・商品名や導入目的、どのように導入するのかといった概要
・費用は、総額だけでなく価格・工事費・導入費などの内訳も記載
・既存設備との違い、導入によってもたらされる効果などを記載

2:新卒者採用の稟議書
新卒者を採用する際の稟議書です。採用(予定)者の人数や給与、配属先などについて伝えることで、適切な採用を行っているか判断を仰ぎます。主な項目は次のとおりです。

・希望採用人数。比較として本年度の採用者数を記載する項目があってもよい
・給与・配属先といった人員計画
・採用理由
・職務経歴や資格など、採用(予定)者情報を記載することも

3:広告出稿の稟議書
広告出稿にかかる稟議書です。主な項目は次のとおりです。

・対象となる商品やサービス、広告出稿する目的などの概要
・予算
・掲載時期と掲載先
・広告出稿によって見込める売り上げ・認知度アップなどの効果

よく申請されるものについては目的に応じたフォーマットを準備しておくことをおすすめしますが、すべてのフォーマットを準備するのが難しいこともあるでしょう。まれにしか申請がないものや、項目にバラつきがあってフォーマット化しにくいものについては、汎用性のある一般的な内容の申請書で対応するといったように、使い分けていくのがポイントです。

自社組織に応じてスケジュール管理ワークフロー、今ある業務のシステム化など、さまざまに効率化できる「desknet's NEO」を活用すれば、上記のような目的に応じたフォーマットをすぐに使用できます。
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稟議書のフォーマットはワークフローシステムを導入すると共有しやすい

せっかくフォーマットを作成しても、最新データが共有されないと意味がありません。共有がうまくいかない場合は、古いフォーマットで稟議書を書く社員が一定数残ってしまうでしょう。また、フォーマットは整えたとしても、承認ルートが複雑で、申請先の間違いが相変わらず発生するといった悩みを抱える部署もあるかもしれません。

そのようなときに有効なのが、稟議申請へのワークフローシステム導入です。稟議制度においては、単純に紙の書類をデジタル(PDFファイル、Wordファイルなど)にするよりも、ワークフローシステムを導入することをおすすめします。というのも、システム化することで情報共有や過去データの活用などが促進されるからです。

システム化すればPCやタブレットから直接最新のフォーマットを取り出せるので、古いフォーマットを使用してしまう心配がありません。また、申請すれば承認ルートに従って自動で申請処理が進んでいくため、申請先の間違いも防止することが可能です。以前提出した申請データはナレッジとして共有され、同じミスをしにくくなるだけでなく、そうしたデータを参考にすることで、より分かりやすい稟議書の作成も期待できます。

※ワークフローとは、各種申請や稟議における定型化可能な「一連の手続きや作業の流れ」のことです。「ワークフローシステム」はその流れを処理するシステムです。ワークフローの詳細については「ワークフローとは?申請・承認・決裁をデジタル化するメリットを解説」をご覧ください。

稟議へのワークフローシステム導入について詳しくは「稟議は電子承認システム「ワークフロー」の導入でスムーズに!」をご覧ください。

稟議書のシステム化は、スマホ対応が可能となることや、「代理承認も可能」「進捗状況の可視化」などの多機能性も特徴です。これらによって手戻りが発生しにくくなるだけでなく、社内の業務効率化も実現できるでしょう。

稟議の運用体制を整えてミスの低減を図ろう

稟議書の手戻りは、起案者・承認者の双方にとって二度手間となります。スムーズに稟議書が作成できるよう、フォーマットを整理しましょう。承認ルートや進捗状況の可視化等も実現させたいなら、ワークフローシステムの導入も検討するとよいでしょう。ワークフローシステムを導入する際に、それまで使用してきた稟議書のフォーマットを大きく変えると現場の混乱を招きかねません。それまでの稟議書のイメージを再現できるようなツールを選ぶと、スムーズに移行できるでしょう。

稟議書のデジタル化を行う際には、ワークフロー全体をデジタル化するワークフローシステムを導入するのが一般的です。そしてワークフローシステムの選定においては、機能性や操作性が重要なポイントとなります。弊社では多機能かつ操作性がよく、現場でも受け入れやすいワークフローシステムを搭載したグループウェア「desknet's NEO」を提供しています。

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