ワークフローにおける
承認ルートの重要性と最適化のコツ

ワークフローにおける承認ルートの重要性と最適化のコツ

社内申請では、申請者である社員が必要書類を作成し、上長や担当部署の責任者が申請内容を確認したうえで承認を行うといったプロセスが一般的です。しかし、このようなプロセスを非効率と感じたことはないでしょうか。

今回の記事では、ワークフローを作成する際になぜ承認ルートを設定しなければならないのか、その理由を解説するとともに、承認ルートを最適化する方法やコツもあわせて紹介します。

承認ルートとは何か

稟議や経費精算などの業務は、申請を行った後に上長や担当部署での承認を経て完了します。しかし、承認者は上長のみの場合もあれば、複数の承認者が設定されていることも少なくありません。このように、誰が誰に対して申請をし、申請を誰が承認するか、といった経路を承認ルートとよびます。

業務の一連の流れを示す「ワークフロー」の作成にあたっては、どのようなタスクがあるのかを整理・抽出するとともに、誰が承認・決裁をするのかも把握しておかなければ、正しいワークフローを完成させることはできません。

そのため、ワークフローの作成ではあらかじめ承認ルートを設定しておくことが不可欠だといえるのです。また、業務効率化の一環として既存のワークフローを見直す場合もあるでしょう。その際にも、現在の承認ルートがどうなっているのか、承認ルートを変更することでどの程度の業務効率化が期待できるのかをシミュレーションできます。

稟議については「稟議制度の現状と課題 効率的な稟議制度を実現する方法は?」をご覧ください。

ワークフローの作成・見直しで承認ルートが重要な理由

正しいワークフローを作成するためにも承認ルートは重要だと紹介しました。しかし、それ以外にも承認ルートが重要な理由は存在します。主な3つのポイントを紹介しましょう。

円滑にフローを進行させる

承認ルートを設定しておくことは、一見すると非効率的に見えることもあります。たとえば、複数の承認者を設定するよりも、一人の承認者のほうが業務のスピードは上がるでしょう。

しかし、業務によっては複数の部署にまたがる場合もあり、一人の承認者を設定してしまうと関係部署の担当者が把握できないといった事態も想定されるのです。

承認の手戻りを防ぎつつ、円滑にワークフローを進行させるためにも、適切な承認ルートを設定することが求められます。

承認者の不在に備える

出張や商談などによって承認者が外出している機会が多いと、承認を得ることができず決裁が進まないこともあります。

そのような場合に備え、たとえば「Aさんが不在のときにはBさんが代理で承認する」といった承認ルートを決めておくことで、決裁の遅延を防げます。

不正やミスを防ぐ

承認ルートが適切に設定されていないと、その申請内容が適切であるかのチェックが機能せず、不正やミスの温床となることが考えられます。

上長はもちろん、関係部署の担当者や責任者、ときには経営層も承認ルートに加わることで不正やミスを未然に防止でき、経営の健全化を図ることができます。

ワークフローについては「ワークフローはどうやって作成する?作成時の注意点も解説」や「ワークフロー管理の重要性とは?業務の具体例やシステムの選び方も解説」もご覧ください。

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ワークフローの承認ルートの主な類型

一口に承認ルートといっても、承認者の数や承認の条件などによっていくつかの種類があり、目的や申請内容に応じて使い分ける必要があります。

今回は、ワークフローを作成するにあたって覚えておきたい代表的な5つの類型の違いを紹介します。

事前設定

あらかじめ承認ルートを決めておき、それに沿って承認から決裁を行うものです。

この場合、「申請者→課長(承認者)→部長(承認者)→役員(決裁者)」といったように、上位の職位に承認および決裁が流れていくのが特徴です。経費精算や出張申請など、さまざまな場面で使用されることが多く、承認ルートのなかでも一般的な類型といえます。そのため、多くの方はこの承認ルートをイメージするのではないでしょうか。

代理

承認ルートを普段回している社員が欠勤している、あるいは一時的に不在にしているときなどに、その代理として他の社員が申請や承認を行うパターンです。誰が代理となるのかを、あらかじめ設定しておきます。

基本の型として上記の「事前設定」のルートを決めておいた場合でも、承認を行うべき上位の職位にある決裁者が不在となることがあるでしょう。そのようなときに迅速に決裁を進められるのが、この「代理」ルートです。

条件別

同じ申請の種別であっても、内容や金額によって承認ルートを分ける方法です。

たとえば、5万円までの経費精算であれば課長が承認・決裁を行う、それ以上は課長が承認、部長が決裁するといった承認ルートがこれにあたります。

合議

プロジェクトなどで一度に複数の稟議を通す場合に用いられる方法です。

この方法を採った場合、同時進行させる複数の承認ルートを設けるため決裁のスピードが上がりやすくなるでしょう。また承認を得る作業をスピーディーに進めつつも、複数の決裁者の目を通すことで、企業としての重要な意思決定が必要な業務において、偏った判断をできる限り防ぐことが可能になります。

この方法で複数の承認ルートを設ける場合、決裁へと進めるパターンはいくつか考えられます。たとえばプロジェクトの重要度によって、「すべてのルートでの承認が必要としておく」「いくつかのルートで承認されれば決裁へと進められる」といったパターンなどがあります。こうしたルールをあらかじめ決めておくことで、効率的な稟議の決裁が可能になるでしょう。

未定義

未定義とはその名の通り、あらかじめ承認者や決裁者を決めておくのではなく、申請から承認を行うまでのプロセスのなかで随時承認ルートを指定する方法です。

たとえば、新規事業開発にあたっては複数の部署が連携して進められることも少なくありません。事業内容によっても関係する部署は変わってくるため、承認ルートをあらかじめパターン化しておくことは難しいでしょう。そのような場合に、未定義の承認ルートであれば申請内容に合わせて必要な承認者を個別に設定できます。

ワークフローの承認ルートを最適化するワークフローシステム

単純な承認ルートであれば、紙によるワークフローでも滞りなく承認が進むでしょう。しかし、複雑な承認ルートでは紙による管理が行いにくく社員が混乱することも少なくありません。

ワークフローシステムを導入することにより、こうしたさまざまな承認ルートに対応でき、業務効率化と生産性向上が期待できるでしょう。ネオジャパンが提供しているグループウェア「desknet's NEO(デスクネッツ ネオ)」にはワークフロー機能が搭載されており、今回紹介したような多様な承認ルートを簡単に設定できます。

また、従来の紙による申請書と同じ様式で作成できるため、システム移行後も業務をスムーズに進められる強みもあります。

ワークフローの承認ルートを最適化し業務効率化を図るためにも、「desknet's NEO」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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