稟議は電子承認システム「ワークフロー」の
導入でスムーズに!

これまでは、紙を使った稟議が主流でしたが、テレワークを導入するようになると、紙を使った稟議は承認までに大幅に時間がかかるようになってしまいます。しかし、電子承認システム「ワークフロー」の導入で、申請から承認までの時間を短縮することが可能です。また、業務効率化や不正防止、コスト削減などもできるようになるでしょう。
スムーズな稟議が可能になる電子承認システムとはどのようなものなのか、その主な機能やメリットを紹介します。

ワークフローとは

ワークフローは、ある業務や活動における「申請から決裁までの流れ」を意味し、稟議は「個人の権限だけでは決定できない事項について、上長や役員など、社内関係者の承認を受ける手続きのこと」なので、意味はほぼ同じです。
まずは、紙による稟議の手続きと特徴についてご説明します。

稟議は関係者の承認を得る手続き

ワークフローは関係者の承認を得る手続き

稟議が必要になるのは、主に会社にとって重要な決定が行われるケースです。例えば、ほかの会社と業務に関わる契約を締結するとき、高額な商品を購入するとき、人材を採用するときなどが挙げられます。金融機関では、融資を行うかどうかの確認をするときにも稟議が必要です。

稟議は、最終決定権を持つ人の承認が必要になり、起案者をスタートとして、最終決定者に至るまでに数人の承認を経ることになります。起案者の上長から役職順で最終決定者まで、稟議書にはんこを押印して承認手続きを行うのが一般的です。

紙で行う稟議のメリット・デメリット

メリットは、関係者の承認を得るために、わざわざ会議を開いて説明する必要がなくなることです。稟議書を作成することで承認者が内容を判断しやすくなり、記録も残ります。その記録を見直して事実確認できることもメリットといえるでしょう。

一方、デメリットは複数人の承認を必要とするため、最終的な承認を得るまでに時間がかかることです。承認者が不在になると、申請が滞るというケースもあります。また、紙の稟議書は紛失のリスクがあったり、印刷や書類管理・保管にコストがかかったりすることもデメリットです。

電子承認システムを導入して稟議を効率的に

紙で行う稟議のデメリットは、電子承認システムを導入することで解消できます。電子承認システムを導入するメリットをいくつか挙げてみましょう。

稟議をペーパーレス化できる

電子承認システムを使えば、稟議書を電子化し、申請・承認のプロセスをオンライン化することができます。稟議書の作成から申請、承認までの流れを完全にペーパーレス化できるため、稟議書を紛失するリスクがなくなり、コスト削減にもつながります。

テレワークで稟議が滞らない

テレワークで稟議が滞らない

テレワークを導入している場合、紙の稟議書を使っていると、承認者が出社するタイミングではんこを押すことになり、いつ承認されるのか時間が読めません。
しかし、電子承認システムを利用すればオンラインで承認できるようになり、稟議書の作成・承認もスピーディーです。はんこを押印するために出社する必要もなく、最終承認までの時間が大幅に短縮できます。

承認がどの段階なのかがわかる

承認がどの段階なのかがわかる

電子承認システムを利用すれば、承認がどの段階にあるのかをリアルタイムで確認できます。誰がいつ承認したのか、どこまで進んだのかといった進捗がわかるため、何らかの事情で承認が滞っていたとしても承認者に問い合わせることが可能です。

管理が確実かつ容易になる

電子承認システムであれば、稟議を確実に、容易に管理することができます。紙の稟議書では、過去の稟議書を探すのに時間がかかってしまいますが、電子承認システムでは簡単に検索することが可能です。書類の保管スペースも不要で、改ざんなどの不正を防止できるといったメリットもあります。

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電子承認システムの主な機能

電子承認システムは、紙の稟議書よりもメリットが多く、紙のデメリットを解消できるようになります。続いては、電子承認システムの具体的な機能についてご説明しましょう。

入力フォームの作成

電子承認システムには、稟議書のフォームを自由に作成できる機能が備わっています。あらかじめ用意された入力項目をそのまま使うこともできますし、項目を削除したり、必要な項目を追加したりしてフォームを作成することが可能です。一度作成したフォームを保存して、テンプレート化することもできます。

承認経路の設定

稟議の承認経路を設定する機能も、電子承認システムに備わっています。稟議書を承認する人の設定や回覧する順番の設定が可能です。承認経路をテンプレート化することができる電子承認システムもあります。

承認・差し戻し

電子承認システムでは、申請された稟議を承認するだけでなく、差し戻しすることもできます。紙の稟議書であれば、差し戻しが行われた場合は内容を修正して再び印刷し、一から稟議のプロセスをやり直さなければなりません。電子承認システムであれば印刷は不要です。

電子承認システムの機能をご紹介しましたが、、さらに詳しく知りたいかたは、「電子承認システムのメリット」でも詳しく解説しておりますので併せてお読みください。

desknet's NEOのワークフローの特長

電子承認システムを導入するにあたって、グループウェアもその選択肢のひとつになるでしょう。ここからは、グループウェア desknet's NEOのワークフロー機能についてご紹介します。
グループウェア「desknet's NEO(デスクネッツ ネオ)」には、稟議書や出張申請など、社内の申請業務をペーパーレスで行うことができるワークフローという機能が備わっています。

グループウェアについて詳しく知りたいかたは、「グループウェアとは」でご紹介しておりますので併せてお読みください。

ワークフローが適用できる業務

ワークフローは、現在稟議書を利用している業務はもちろん、今は稟議書を利用していない業務にも適用可能です。社内の申請業務をペーパーレス化し、定型業務をワークフローに置き換えることで、進捗が見えるようになり、業務を効率化できます。desknet's NEOのワークフローは、一般的な電子承認システムの機能に加えて、以下のような機能を備えています。

承認経路を柔軟に設定

ワークフローでは、決裁金額などの条件に応じた申請経路の分岐や、決裁者・承認者・確認者の決裁種別の指定が可能です。また、特定の人物を指定するのではなく、経理担当者といった役割を指定して経路を設定できるため、人事異動があった場合でも混乱することはありません。

書式と経路の厳格な管理

ワークフローでは、書式や承認経路などを柔軟に変更することができる一方で、変更を行える人を設定して、それ以外の人には変更させないようにすることが可能です。書式と経路を変更できないようにすることで、申請者が経路を間違えたり、承認者が外されたりするミスや不正を防止できます。

効率的な承認処理

紙の稟議書を使っていると、承認者はこれから自分に届く予定の申請が、どれくらいあるのか把握できません。しかし、ワークフローでは、その確認も可能です。
さらに、稟議を承認後、一覧ページに戻ることなく、未処理の稟議について連続で承認作業を行えます。

承認ステップごとにコメントを残せる

ワークフローでは、差し戻しをする場合だけでなく、承認ステップごとに承認者がコメントを残すことが可能です。そのため、次の承認者も判断がしやすくなります。
また、差し戻した稟議書が再度回ってきたときには、前回のコメントを見てどんな理由で差し戻したのかを確認することができます。

スマホ対応、代理承認

desknet's NEOは、PCだけではなく、スマートフォンにも対応しています。そのため、ワークフローを使って出張中や外出中でも承認が可能です。また、メールによる通知や自動承認、代理承認も設定することができます。

書式と経路を連動できる

ワークフローでは、書式と承認経路を連動して保存できます。申請者は、目的に合ったテンプレートを選ぶだけで承認経路が自動的に設定されるため、経路を間違えることなく申請することが可能です。
また、以前提出した稟議書をコピーすることで、同様の申請をする際の手間を省くことができます。

進捗を確認できる

ワークフローでは、稟議の進捗がどの段階なのかを確認することができます。誰がいつ承認したのか、申請がどこまで進んだのかがわかり、どこかで承認が止まっている場合、その人に対応を促すことができるようになります。
desknet's NEOのワークフロー機能

desknet's NEOのワークフローの機能をご紹介しましたが、具体的なワークフローの活用例については、「ワークフロー 活用例」で詳しくご紹介しておりますので、併せてお読みください。

稟議の電子化でスムーズな承認処理を

稟議は、社内の重要事項を進める上で欠かせないステップです。しかし、紙を使った稟議では、特にテレワーク環境において、承認処理に時間がかかることがデメリットとなっています。
現在も、稟議を紙で行っている場合は、電子化・ペーパーレス化を検討してみてはいかがでしょうか。その際には、グループウェアの導入も選択肢のひとつです。ワークフローだけでなく、コミュニケーションや情報共有にも使える27の機能を備えたdesknet's NEOの導入を検討してみてください。

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