稟議制度の現状と課題
効率的な稟議制度を実現する方法は?

設備の購入や採用など、自社にとって重要な決定をする際に効果を発揮するのが稟議制度です。稟議は決裁の効率化や無駄な会議の削減が実現できる一方で、従来のように書面を作成する形で行っている場合はテレワークに馴染まないという課題があります。また、稟議制度は自社業務に応じた制度設計や運用が必要となるため、それらも場合によっては負担となる可能性があります。稟議制度の現状や課題について広く紹介します。

稟議とは

最初に、ビジネスにおける稟議申請とはどのようなものなのか、概要を確認します。

「稟議」とは、承認を得たい案件について書面を作成し、関係者に回覧して承認を得ることです。「稟議申請」「社内稟議」などとも呼ばれます。

企業活動において随時発生する承認事項について、その都度会議を開いてしまうと、会議で日々のスケジュールが埋まってしまいますが、稟議を活用することで無駄な会議を減らすことができます。また、申請内容を書面でまとめるため、承認側との情報の共有が容易になります。さらに申請・承認の記録が残るので、「書面を見ることで過去の稟議を振り返ることができる」「過去の稟議を参考にして今後の判断に生かせる」などのメリットもあります。

案件を稟議にかける場合、基本的には起案者が紙の書面を作成し、最終決定者に至るまでに数人の承認を経て決裁がなされます。決裁とは承認における最終決定のことで、順調に承認がなされた申請でも、最終決定者が不可とすれば決裁されることはありません。そのため、もしかすると途中過程の「承認」は無駄なプロセスだと捉えられてしまうかもしれません。しかし最終決定者に至る前の承認においては、不備の修正や申請内容のブラッシュアップがなされるため、途中過程の承認も重要な意義があります。

従来から行われてきた書面を使用する稟議では、承認の有無ははんこによって確認するのが一般的です。そのため、書面の物理的な受け渡しが不可欠でした。しかし、情報のデジタル化によるペーパーレス化やテレワークの促進によって、書面の受け渡しを前提とした稟議制度は業務実態にそぐわないという考え方も出てきています。

稟議で使用される書面を稟議書といいます。稟議書については「稟議書とは?その必要性と書き方のポイントを紹介」をご覧ください。

稟議制度に必要なルール

稟議は、規定を作って稟議制度のルール化を行うことをおすすめします。ルール化におけるポイントを紹介します。

稟議の種類ごとに規定を準備

稟議には複数の種類があるので、種類ごとに規定を整えることが制度設計のポイントです。具体的には次の点に留意します。

種類ごとに稟議書のフォーマットを用意する
稟議の種類には「社外契約」「設備導入」「採用」「広告出稿」などがあります。種類に応じたフォーマットを準備することで承認者が欲しい情報が網羅され、スムーズに承認される稟議制度を整えることができるでしょう。

種類ごとの承認ルートの設定
稟議は種類や内容によって承認者が異なるため、承認ルートも事前に設定しておかなければなりません。種類ごとに関係部署が変わるのはもちろんですが、同じ「設備導入」でも、予算によって承認者が変わるのが一般的です。承認者を設定し、それを社内に浸透させることで、稟議がスムーズに回るようになります。もし承認ルートが分からなければ回覧しにくくなるでしょう。また、申請内容と関連性の低い承認者が混じっていると、その承認者が「これを承認していいのか判断がつかない」といった事態に陥ってしまいます。

承認が難しい場合の決まりを定める
実際には、出張で承認者が不在であるといった事態もあり得ます。そのような場合には、代理承認や該当承認者を待たずに次の承認者に稟議を回すということもあるかもしれません。稟議を適切に進めるためには必要なことかもしれませんが、その時々の判断でそれを行ってしまうと、稟議制度が形骸化してしまう懸念があります。承認が難しい場合のルールも定めることで、内部統制を強化していく必要があります。

稟議制度においてはルール作りが重要

一般的に稟議は、「会議をするほどではないが、一社員の権限では決定できない事項」に適用するとされています。しかし、稟議が必要かどうかの線引きは企業ごとに異なります。そのため、自社に応じたルールを作らなければなりません。

また稟議が承認・決裁されたあとも、稟議書は適切に保管する必要があります。社内情報となるため、紛失や流出があってはならず、過去の稟議を見直し、参考にしたい場合にも、速やかに情報を確認できる状態を保たなければならないからです。

上記のような理由により、稟議は自社規定を作ったうえで運用すべきですが、フォーマット作成や承認ルートの設定、稟議書の保管など、意外と運用にかかる手間は大きいものです。稟議を制度化し、さらにそれを運用していく部署(総務部等)の負担が重すぎるのは避けなければなりません。そこで、効率的に制度設計・運用する方法として注目されているのが、稟議制度へのワークフローシステムの導入です。

※ワークフローとは、各種申請や稟議における定型化可能な「一連の手続きや作業の流れ」のことです。「ワークフローシステム」はその流れを処理するシステムです。ワークフローの詳細については「ワークフローとは?申請・承認・決裁をデジタル化するメリットを解説」をご覧ください。

実質8Pでサクッと理解!「ワークフロー×AppSuite」が分かる資料

脱印刷!脱Excel!脱ハンコ!!ワークフロー×AppSuiteで“申請業務”に潜む課題を一挙解決!desknet's NEO標準機能のワークフローとAppSuiteの申請書アプリケーションの「メリット」・「違い」をご紹介します!

実質8Pでサクッと理解!「ワークフロー×AppSuite」が分かる資料

この資料は、次のようなお客さまにおすすめです。

  • ・標準のワークフロー機能とAppSuiteの違いを知りたい
  • ・ペーパーレスを進めたい
  • ・申請、承認業務の効率を改善したい

稟議制度へのワークフローシステム導入で課題の解決を図る

稟議制度へのワークフローシステム導入は、効率的なルールを構築できる可能性が高まるとして、注目を集めています。ワークフローシステムを導入することで次のようなメリットが得られるとされています。

稟議書のフォーマットが統一される

古いフォーマットや誤ったフォーマットを利用してしまうことが無くなります。稟議書の項目が統一されることで、承認しやすくなります。

承認の進捗が可視化される

通常、承認者が承認を済ませると、自動的に次の承認者に申請書が送られます。承認ルートの間違いや、承認ルートを確認する手間を省くことができます。また、申請書が承認ルートのどこにあるのか、随時確認することも可能です。

テレワークでも稟議申請が進められる

物理的な紙の申請書ではないため、テレワークでも問題なく稟議を進めることができます。

稟議申請の情報管理や稟議書の保管が容易になる

データとして情報を蓄積できるため、稟議書の紛失が防止できます。

これらの効果によって、稟議制度を構築・維持する総務部等の負担が少なくなります。また、制度が整備されることで、申請する社員側でも申請にかける時間を短縮することができるでしょう。

さらに、ワークフローシステムを備えたグループウェアを導入するのも有効です。稟議以外にも、社内文書の共有、情報発信・コミュニケーションツール、スケジュール管理なども連携することができれば、さらなる効率化・生産性の向上が期待できます。稟議制度をルール化する際にはワークフローシステムを備えたグループウェアの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

ワークフローシステム導入のメリットについて詳しくは「稟議は電子承認システム「ワークフロー」の導入でスムーズに!」をご覧ください。

また、稟議以外に連携できる機能についてはサービスごとに違いがあります。「グループウェアdesknet's NEO」なら使いやすく便利な27もの機能があり、クラウド版・パッケージ版の2種類から導入可能です。

稟議制度に導入するツールは使いやすさや多機能性がポイント

稟議申請にワークフローシステムを導入することで、その運用管理は容易になり、さらにワークフローシステムを備えたグループウェアを導入すれば、業務上多くのメリットを得ることができるでしょう。しかし、それらのメリットを得るためには使いやすいツールを選択する必要があります。特に、業務全体の効率化のためには、稟議以外にも使える機能がそろっていることが望ましいです。使い勝手や機能性を見極めたうえで、自社の生産性向上に貢献するツールを導入しましょう。

業務に必要なさまざまな機能が標準装備されており、ビジネスの現場における課題を幅広く解決できる「desknet's NEO」がおすすめです。30日間無料で試せる無料トライアルもあります。

desknet's NEO 製品カタログ ダウンロード

desknet's NEOは、情報共有、業務の改善・デジタル化、セキュリティ管理などの社内の課題を解決できるグループウェアです。本カタログでは、製品特長や基本機能、オプション製品、クラウド版とパッケージ版のご利用ガイドなど、詳しくご紹介しています。

desknet's NEO 製品カタログ ダウンロード

この資料は、次のようなお客さまにおすすめです。

  • ・メンバーのスケジュールをひと目で確認したい
  • ・社内情報共有とコミュニケーションを円滑にしたい
  • ・文書管理をしたい
  • ・プロジェクトの計画から実行、進捗管理をしたい
グループウェアのことがもっとよくわかる!
セミナー・イベント情報
見てわかる、触ってわかる、全国各地でセミナー開催中
カタログ・資料
製品カタログや事例集など各種資料を請求・ダウンロード
導入事例
官公庁を含め、幅広い業種・規模でご利用いただいた事例をご紹介します。
よくあるご質問
実際に購入をご検討中の方から寄せられる多くの質問にお答えします。

すべての機能は今すぐ無料で
体験できます

クラウド版の使いやすさを体験!

インストールして
試せるパッケージ版

電話でお問い合わせ

平日9時 - 12時 / 13時 - 18時