テレワーク導入の課題を解決!
お役立ち情報をまとめて解説!

テレワーク導入の課題を解決!お役立ち情報をまとめて解説!

コロナの影響が長引くなか、テレワークはワークスタイルの一つとして広く認識されるようになりました。しかし多くの企業は、テレワークの必要性を感じつつも、なんらかの課題や制約などにより導入に踏み切れていない企業も少なくないでしょう。しかし、先行例の増加とともに、課題も明確になってきています。今回はテレワークの基本的な考え方を確認しながら、導入プロセスと注意すべきポイント、さらに導入へのサポート情報を紹介します。

テレワークとは

初めにテレワークの基本知識を確認します。

テレワークの概要

「テレワーク」は「Tel(離れたところ)」と「Work(働く)」という2つの単語を組み合わせた造語で、IT技術が浸透した現代社会において、新たに誕生した働き方を示すものです。

厚生労働省は、テレワークを“情報通信技術(ICT=Information and Communication Technology)を活用した時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方”と定義しています。ICTを活用することで、オフィスから離れた場所でも企業内と同様の業務遂行が可能となります。テレワークを定義する際にポイントとなるのは、「ICTを駆使する」ことであると言えるでしょう。

テレワークには主に以下のような種類があります。

・在宅勤務:自宅で業務を遂行するスタイル
・モバイルワーク:カフェ・ホテルなどにおいて、モバイル端末を用いながら業務を行うスタイル
・サテライトオフィス:自社設置・シェアオフィス・コワーキングスペースなど、働く場所を企業側が確保するスタイル
・ワーケーション:観光地や帰省先などで、余暇を楽しみつつ働くスタイル

テレワーク導入の目的

2018年の働き方改革関連法成立を受けて多様性のある働き方に目が向けられるようになっていたなか、コロナウイルス感染拡大の影響でそれまで静観していた企業にも緊急対応が求められる事態となりました。

コロナ禍を経て拠点を地方に移動させる企業や、社員の居住分散化が加速した企業などが多くなってきています。現状におけるテレワーク導入の目的としては、以下のようなものがあげられます。

新しい企業の在り方としての一手段
アフターコロナ・Withコロナに向け、今後の企業活動に必要となる新しい要素としてテレワーク導入を行うという目的が考えられます。働き方の多様性を広げるとともに、有事における事業継続性の確保に寄与します。

働き方改革による生産性の向上
働き方改革は、働くスタイルを柔軟にすることで、個人の幸福と企業活動における生産性向上を目指すものです。特にオフィスで行わなくても支障がない業務について、場所や時間の制限をなくし、自由性を与えることで生産性の向上を促します。

通勤にかかる移動時間や負担の軽減
テレワークを採用することで時間・通勤費の節約とともに、通勤者の体力的負担の軽減もできます。通勤困難者への対応策となり、離職率の低減も期待できます。

ワークライフバランスの実現
リラックスした環境での業務遂行、時間的なゆとりの増加といった効果により心身の健全化が図られることが期待されます。時間配分に関しての自由裁量の幅が増えれば、プライベートの充実につながります。

人材雇用の拡充
テレワークにより業務遂行のエリアに制限がなくなれば、雇用対象を遠隔地に拡大できます。育児や介護などで自宅を離れにくい人材も含め、雇用対象の多様化が実現できます。

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テレワーク導入の流れ

一般的なテレワーク導入の流れは以下のとおりです。

1.検討・方針決定:自社にとってテレワークの導入が有益であるか、企業経営に対しての効果はどの程度あるかを検討します。さらに導入にあたっての目的を明確化し、実施方針を決定します。

2.現状把握:業務分析を行い、テレワーク対象部署や対象となる人員を決めていきます。

3.テレワーク推進体制の構築:導入担当部門と関連部署(経営企画・人事総務・情シス・導入対象となる部署など)との連携が図れる体制を構築。テレワーク導入をけん引する軸となるプロジェクトチームの発足など、必要な準備を行います。

4.社内ルールの制定:労働時間、評価方法、連絡方法、テレワーク勤務に関連する負担などについてのルール策定、および就業規則の変更や制定を行います。

5.情報システム・セキュリティ整備:テレワークでの業務遂行が円滑に行われるよう、データへのアクセス・システムへのアクセスなどアクセス環境の整備を実施。リスクマネジメント・情報セキュリティ関連規程の制定・アクセス権限の付与など、経営層、システム・セキュリティ管理者、テレワーク勤務者の立場ごとのセキュリティ体制を確立します。

6.導入・運用・評価:試行的な導入を行い、効果測定・課題の掘り起こしを実施。PDCAサイクルによる修正を行いながら、導入の拡大を徐々に進めていきます。

テレワーク導入の注意点

テレワークの実施例が増えたことで、テレワーク導入後課題になりやすい点も次第に明らかになってきました。それらを事前に把握することで、自社への対策の参考となります。テレワーク導入に関する注意点としては、以下のようなものがあげられます。

業務進捗管理:

社内で顔を合わせることがないと、コミュニケーションの頻度が低下するため対面のような管理ができず、業務の進捗状況が把握しづらいという問題が起こります。

コミュニケーションツールの積極的な活用を行い、定時の朝礼・終礼だけではなく気軽な相談やフィードバックを行える環境を提供していくことが大切です。テレワーク勤務者に限定せず、全社的に日頃からツールの活用を進めることで、意識を変え、問い合わせや相談へのハードルを下げることができます。

ネオジャパンのグループウェア「desknet's NEO(デスクネッツ ネオ)」では、社内コミュニケーションをスムーズに行えるビジネスチャットツール「ChatLuck(チャットラック)」を提供しています。

勤怠管理・労働時間の把握:

テレワークではタイムカードが押せない、離席を目視で確認できないことから、勤怠管理に課題を感じる場合もあります。勤怠管理ツール・アプリの利用や、離席時・始業・終業に関するルールの徹底など、対策を講じる必要があるでしょう。なお、ネオジャパンのグループウェア「desknet's NEO」では勤怠打刻および勤怠管理機能も利用可能です。

テレワークの勤怠管理については、「テレワークでの勤怠管理の課題とは?考え方と解決方法を解説」で詳しく解説しています。ぜひご覧ください。

評価制度:

テレワークではオフィス内で働いている様子を上司が見るのとは違い、業務成果と行動の関連が可視化しづらい状況にあります。定量的な評価は客観的ではありますが、それのみに偏ると従業員側の不満の原因ともなりかねません。成果物基準のほか、定期面談・1on1ミーティングの実施や日次管理表による日頃の業務姿勢の観察など、多角的に判断していく必要があるでしょう。

セキュリティ:

管理の行き届いた企業内とは違い、業務場所が分散するテレワークでは情報漏洩リスク、PCや端末の紛失・盗難、セキュリティの脆弱性など多くのリスクが想定されます。業務用パソコンへのアプリのダウンロード制限やセキュリティファイルの更新などを含めたセキュリティルールの徹底を行い、専門業者によるアドバイスを基にした体制の構築が求められます。

テレワーク環境の整備:

テレワークにおける業務環境を整備するためには、ハードウェア・通信環境・セキュリティ環境・アクセス環境の構築などのコストがかかります。無理なく導入を進めていくためには、最低ラインから始め、必要に応じてグレードアップしていくといった方法をとることもできるでしょう。後述の助成金を活用すると、負担軽減を図れる場合もあります。

テレワーク環境の整備については、「テレワークの問題点解決で生産性向上!テレワーク環境を整えるには?」で詳しく解説しています。ぜひご覧ください。

モチベーションの維持:

従業員側のメンタル面のケアも、テレワークでは大きな課題となります。孤立・孤独感が募る、コミュニケーションが希薄化する、上司からの正当評価が得られないといった問題を放置すると、テレワーク推進の支障となるだけではなく、離職を招きかねません。コミュニケーションツールWeb会議システムの活用と併せ、出社時に利用できるコミュニケーションスペースの設置やオンラインレクリエーションの開催など、オンライン・オフライン両面からの施策を検討していくことが大切です。

テレワークを円滑に進めるうえで役立つ情報を、「中小企業もテレワークを導入したほうがいい理由とは? 」「テレワーク導入の課題はどう解決する?課題と対策を解説」でもご紹介しています。ぜひご覧ください。

テレワーク導入時に役立つ情報

テレワーク導入時のコストは、企業にとって大きな負担となります。最後にテレワーク導入をサポートする、各種助成金を紹介します。なお、各助成金の募集状況により、URLや内容が変更される場合があります。

テレワーク促進助成金:東京都

「新しい日常」の働き方であるテレワークの定着・促進に向け、都内中堅・中小企業等のテレワーク機器・ソフト等のテレワーク環境整備に係る経費を助成しています。要件、助成金額、申請受付期間などの詳細については、以下のページをご覧ください。
テレワーク促進助成金 募集を開始します!|東京都

人材確保等支援助成金(テレワークコース):厚生労働省

良質なテレワークを制度として導入・実施することにより、労働者の人材確保や雇用管理改善等の観点から効果をあげた中小企業事業主が助成対象となります。新規にテレワークを導入するだけでなく、試行的に導入している場合も対象です。受給要件、受給額などの詳細については、以下のページをご覧ください。
人材確保等支援助成金(テレワークコース)|厚生労働省

IT導入補助金:中小企業庁(監督)

通常枠:ソフトウェア購入費、クラウド利用費、導入関連費にかかる経費が対象とされます。

デジタル化基盤導入類型:デジタル化基盤の整備が対象とされます。会計ソフト、受発注ソフト、決済ソフト、ECソフトのほか、PC・タブレット・プリンター・スキャナーおよびそれらの複合機器の購入費用も対象となります。補助額や補助対象などの詳細については、以下のページをご覧ください。
IT導入補助金2022

上記のほか、各都道府県でも独自のテレワーク支援を実施しています。自治体によっては「テレワーク導入推進事業費補助金」として数百万円台のサポートを行っているケースもあるので、自社のエリアをチェックしてみてはいかがでしょうか。
補助金ポータル

テレワーク導入助成金・補助金についてさらに詳しく知りたいかたは、「テレワーク導入助成金・補助金をチェック」でもご紹介しています。ぜひご覧ください。

自社に合わせたテレワーク導入計画を検討しよう

コロナ禍においては、十分な準備なしのままテレワーク導入に踏み切った企業も多く見られました。テレワークでは、オフィス勤務とは異なるルールや環境整備が必須となります。テレワークに関する社会的経験値が得られた今だからこそ、自社に合う無理のないテレワーク導入計画を立案することが可能であると考えられます。

ネオジャパンでは、会議も文書共有もスマートに進められるグループウェアの「desknet's NEO」、業務の見える化を可能とする業務アプリ作成ツール「AppSuite(アップスイート)」、社内チャットをスムーズに行える ビジネスチャットツール「ChatLuck」など、テレワーク導入に貢献するサービスをご提供しています。ぜひご活用ください。

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