テレワーク導入の課題はどう解決する?課題と対策を解説

ICT(情報通信技術)を活用することで、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方が可能になるテレワーク。しかし、実際に導入して運用していく上で、さまざまな課題が出てきます。
その課題にはどのようなものがあり、どのような対策があるのか、押さえておくべきポイントについて解説します。

社員間でのコミュニケーション課題と対策

テレワーク導入に際してよく挙げられるのが、社員間のコミュニケーションに関する課題です。どのような対策をすればいいのかを解説しましょう。

課題:コミュニケーションがとりにくくなる

テレワークでは、毎日顔を合わせて仕事をするオフィスワークと違い、日常的な会話や雑談を気軽に交わすことが難しくなります。テレワークを始めてから、気軽で何気ない会話の重要性に気づく人は少なくありません。
報連相のような組織内でのコミュニケーションも、メールや電話だけでは難しい場合があります。また、新型コロナウイルス感染症拡大の際は、在宅勤務の孤独感や閉塞感についても課題だと認識されるようになりました。

対策:コミュニケーション手段を増やす

コミュニケーション不足の解決策としては、コミュニケーションの手段を増やすことが挙げられます。ウェブ会議は会議だけではなく、日常的な打ち合わせやミーティングにも利用できます。モニター越しであっても顔を合わせて話ができる意義は大きく、ニュアンスも伝えられます。
また、メールより端的かつスピーディーにやりとりができるビジネスチャットツールも便利です。1対1でも、同時に多人数でもやりとりができるので、効率的な情報共有ができるようになります。

さらに、気軽な話題でコミュニケーションを活性化させるには、社内SNS社内ポータルが役立ちます。ほかにも、意見交換や問題解決に有用な電子会議室、報告書やお知らせを共有できる回覧・レポートツールなども活用するといいでしょう。
こうしたITツールを駆使する方法とは別に、可能であれば実際に顔を合わせるミーティングも定期的に行いたいところです。社員一人ひとりに対するきめ細やかなサポートなどは、やはりリアルなコミュニケーションのほうが勝ります。

勤怠管理の課題と対策

勤怠管理もテレワークの課題のひとつです。勤怠管理にはほかにも、労働日数、休日労働時間数、時間外労働時間数、深夜労働時間数、欠勤日数などの把握が含まれます。具体的にはどのような課題があり、どう解決すればいいのでしょうか。

課題:社員の勤務時間を把握しにくい

テレワークでは実際にオフィスで勤務していないため、「社員が業務を開始したのか」「本当に働いているのか」「いつ休憩しているのか」といったことが把握しにくい状況です。始業・終業の際にメールや電話で上司に報告するという方法も考えられますが、あまり現実的とはいえません。

対策:勤怠管理ツールを導入する

始業・終業の際に連絡するというのは上司・部下ともに負担になり、メールでの連絡では勤怠の集計も難しく、あまりスマートな方法とはいえません。勤怠連絡の手間を少なくし、給与計算ソフトなどと連携させて管理も容易にするには、勤怠管理ツールを利用するのがおすすめです。

例えば、社員は勤怠管理ツールで簡単な操作をするだけで、出退勤時刻を送信できます。一方、上司はすべての部下の勤務状況をリアルタイムで確認することが可能です。
また、給与計算ソフトとの連携機能があれば、データを手作業で転載するなどの操作も不要です。ほかに、休暇や時間外勤務の入力、打刻修正なども勤怠管理ツールでは可能です。
勤怠管理ツールは、テレワークにおける勤怠管理に最も適したツールだといえるでしょう。

人事評価の課題と対策

人事評価の課題と対策

上司と部下が同じオフィスにいることがないテレワークでは、働いている様子を実際に見て確認しながら指示を出すことができません。このような場合には、どのように評価すべきなのか解説します。

課題:就業状況を把握しにくく、評価に不安がある

テレワークでは、部下の就業状況を把握しにくく、人事評価も難しくなります。勤務中の態度を評価することはできず、これまでと同じような評価方法では、どのように評価すれば良いか判断できない部分も多くなってきます。
また、評価する側だけでなく評価される側も、正しい人事評価なのかどうか不安が出てくるでしょう。

対策:成果主義をベースにテレワークに即した評価をする

テレワークの業務に対する評価方法として、多くの企業では成果主義を採用し始めています。これは、納期と成果を重視して評価するという方法です。部下に短期的な目標を与え、その成果で評価するようにすれば、仕事をしている態度を直接見なくても、客観的な評価ができるようになります。

一方で、成果主義は日本企業のビジネススタイルになじみにくいという意見もあります。その場合、成果を評価するということをベースにしながらも、緊密なコミュニケーションをとることでプロセスも評価材料にするという方法もあるでしょう。

いずれにせよ、テレワーク導入後はテレワークの業務に即した評価方法を考える必要があります。

人材育成の課題と対策

対面での育成・教育ができないテレワークでは、これまでと同じような人材育成方法では対応できなくなります。具体的にどのような課題があり、どのような対策が可能なのかを解説します。

課題:OJTが実施できず細かい指導・教育の実施が難しい

新入社員やキャリアの浅い社員に対しては、現場での細かい指導・教育、OJT(On-the-Job Training)などが必要です。しかし、テレワークの状況でこれらを実施するのは、容易ではありません。
また、新入社員でなくても、人事異動や新しいプロジェクトへの参加の際など、引き継ぎや教育が難しい場面は多々あります。

対策:さまざまなツールを活用してナレッジを共有する

テレワークでは、現場レベルの実践的な教育・指導は難しいのが現状です。そのため、社内のノウハウやナレッジをいかに蓄積・共有できる環境を作れるかがポイントとなります。

例えば、何か問題が起きたときにチャットツールなどを使って解決策を教えてもらうことで、それがナレッジとなります。また、キャリアの浅い人も同時に解決策を確認できれば、それが教育のひとつにもなるでしょう。このプロセスで得られたナレッジをまとめてマニュアル化することで、社内全体にも共有することができます。

ほかには、ウェブ会議などを利用して定期的な1on1ミーティングを行うのも有効です。それぞれの場面に適したツールを利用することが重要で、それらの機能がまとまったグループウェアを導入することで、効率的に情報共有ができるでしょう。

セキュリティの課題と対策

セキュリティの課題と対策

テレワークでは、情報漏洩などのセキュリティリスクが増えることを懸念している人もいるでしょう。ここでは、テレワークでのセキュリティの課題と対策について解説します。

課題:情報漏えいなどのセキュリティリスクに対する管理が難しい

テレワークでは、セキュリティの面での課題がいくつか考えられます。例えば、標的型ランサムウェアなどマルウェアへの感染、端末の紛失や盗難、公衆Wi-Fiスポット利用による重要情報の漏えいなどが考えられるでしょう。
オフィスワークでは社内のシステムを管理しやすく、問題が起こっても原因などを把握しやすい状況ですが、テレワークでは一人ひとりの環境が異なるため、把握が難しくなります。

対策:セキュリティ教育を徹底し、技術的対策を講じる

テレワークでのセキュリティに対し、総務省はテレワークセキュリティガイドラインを公開しています。このガイドラインでは基本的な考え方として、「セキュリティに関する厳格なルールを定める」「人に対するセキュリティ教育を徹底する」「ルールと人では対応できない部分を補完するために、技術的な対策を講じる必要がある」としています。

技術的な対策としては、セキュリティソフトの導入やVPN(Virtual Private Network:仮想専用線)の利用が挙げられます。また今後、テレワークをターゲットとしたサイバー攻撃が増加することも予測されるため、常に最新の情報をチェックし、セキュリティ対策やセキュリティに対する考え方をアップデートしていくことも重要です。

セキュリティについて詳しく知りたいかたは、「強固なセキュリティのグループウェアでビジネスに安心をご提供」でご紹介しておりますので併せてお読みください。

ツール導入でテレワークの課題解決を

テレワークで生じる課題に対しては、各課題に応じた対策や解決法を一つひとつ考えていく必要があります。しかし、いずれの場合もまずはベースとして、十分なコミュニケーションを行うための環境の構築が必要不可欠です。テレワークにおける不安や不満の多くは、使いやすく多機能なコミュニケーションインフラを作り上げることで軽減されるはずです。

さまざまなコミュニケーション機能、情報共有機能を搭載したグループウェアの導入も、テレワークの課題解決に大いに役立ちます。テレワーク導入の際には、自社の業務内容や文化にマッチした、セキュアなITツールやソフトウェアを選定することが重要です。

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