社内の情報共有をスムーズに行う方法とは?

会社などでよく「情報共有をしよう」という言葉を聞くかもしれません。情報共有はなぜ必要なのでしょうか。また、昔は会議室で直接、顔を合わせて情報共有をしてきましたが、働き方の多様化に合わせて、オンライン上で遠隔からやり取りをすることも増えてきました。対面で会うことが当たり前でなくなってきた中で、どのように情報共有することが望ましいのでしょうか。情報共有の必要性、情報共有に利用できるツールやメリット等もお伝えしていきます。

情報共有とは

情報共有とは

情報共有は何も朝会やミーティングで話し合うことだけを指すわけではありません。日ごろ何気なくしているメールチャット社内SNSへの投稿やチェック、業務システムへの情報入力、これら全ての情報共有を行うことです。情報共有は私たちの日常業務に深く根付いています。
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情報共有の必要性

情報共有の必要性

情報共有が必要である理由は、自分の持つ情報が他者にとっては非常に有用な情報である可能性を孕んでいるからです。自分が経験をしていなくとも他者の知識や知見を蓄積していくことで、自分の成長や成果に繋げていくことすらできます。また、高度に情報化された社会において、情報は扱い方一つで驚異的成長を成し遂げたり、逆に経営危機に陥ったりする要因になりえるのです。
情報共有を正しく行い、利益を最大化するためにはITツールを用いた情報共有がお勧めです。

ツールを使った情報共有のメリット

ツールを使った情報共有のメリット

・履歴が残る

対面での会議は「言った」「言わない」の議論に発展することがありますが、ツールを用いれば履歴が残るため、過去のエビデンスに基づいた建設的なやり取りができます。過去の成功事例等も履歴に残っていれば、業務のキャッチアップにも役立ちますし、他者の失敗事例も知れるので同じ轍を踏まずにすみます。

また、文章だけではなく音声データや画像を残しておける点も職種問わずメリットが大きい点ではないでしょうか。

・重要な情報を周知できる

デジタルサイネージ等をよく見えるところに導入することで、社員の認知度や情報共有漏れを減らす役割を果たせます。目に入るだけでも、社員の意識に作用し、効果を期待できるので最近は導入企業も増加傾向にあります。

・場所や時間に囚われず情報を確認できる

その時間、その場所にいなくとも情報のキャッチアップができるので、エリア拠点や海外で働く人、オフィスにあまりいない職種の方には情報共有ツールは必需品です。同じ場所にいなくとも情報共有の密度を高められるため、クラウド上にドキュメントやシートを保存共有できるGoogle系アプリケーションや社内情報を育てるコンセプトの情報共有サ-ビスも最近のIT系企業での活用事例をよく耳にします。

・リレーション強化が叶う

対面で話す機会をあまり持てなくとも、ツール上で親交を深めることもできます。FacebookやTwitter等のSNSを見れば他の社員の人となりや意外な一面の発見に繋がることもあり、良好な関係構築の一助ともなります。

・業務に役立つ機能を活用できる

例えば、導入の増えたチャットツールですが、リマインド機能や業務のタスク化機能等が搭載されており、気軽かつ効率的に業務を進めることができます。

・簡単にサイトが作れて情報共有ができる

社員の困りごとを解消するイントラネットやFAQサイトなども、いまどきは特別なスキルがなくともツールで簡単に作成できます。desknet's NEOのAppSuiteやKintoneという業務アプリケーションを作成できるツールも情報一元化ができ、多くの社員が閲覧するサイトの導入も簡単にできる点が魅力です。

・情報を確認したかどうかがわかる

LINEの既読機能のようにメッセージを読んだかどうかがわかる、双方向のコミュニケーションを簡易的に示せる機能を備えたサービスやツールもあります。Giji(旧SIGN)は読んだ人がSIGNを残せるので共有漏れがないかを上司が確認でき、情報共有の体制強化に役立ちます。

ツールを使いこなすポイント

ツールを使いこなすポイント

情報共有の強化は何もツールを導入すれば叶うわけではありません。ツールを導入しても社員に浸透しなければ最大限の効果を発揮しないからです。中にはITツールに苦手意識のある人もいるため、どうしたら多くの社員に手軽に使ってもらえるかを考える必要があるのです。

効果的手法としては、ツールのエバンジェリストをヘルプデスク的立ち位置として配置し、ツールを活用するとどのようなメリットがあるか、わからないことをすぐ聞ける環境等を整えることでツールの利用率を増やしていけます。

まとめ

このように便利かつ手軽に利用できるツールが世には溢れています。会議やメールだけの情報共有にこだわらず、ツールを有効活用し、ビジネス成長に活かしていきましょう。

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西山 愛実 執筆者プロフィール:
西山 愛実/産業カウンセラー

明治大学情報コミュニケーション学部を卒業後、新卒で人材総合会社である株式会社インテリジェンスに入社。
産業カウンセラーの資格取得をきっかけにコーディネーターへの異動を申し出、IT職種のコーディネーターにキャリアチェンジ。インフラ、ヘルプデスク等の職種を担当し、その後Webクリエイティブ職種のメイン担当になる。Web領域を事業部の注力領域へと成長させ、新領域開拓のための先行調査を行う。Web系職種への知識と営業経験を買われ、客先の大手ネット系企業での中途採用チームを立ち上げるためのSVに抜擢。エンジニア、クリエイターを大量に含む採用目標を大幅達成。
現在、人材系コラムや求人作成等フリーランサーとして活動中。

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