業務棚卸しは業務改善の第一歩

業務の内容や目的、作業時間、業務の流れを可視化し正確に把握するためのアクションです。いくら業務改善をしようとしても、課題に即していない施策では改善策の効果も発揮されません。現状を知ることが業務効率化の重要なファーストステップとなるのです。

1.業務の作業内容を書き出す

まずは、日々処理している業務を作業ベースで書き出しましょう。なかなか書き進められない場合、日次・週次・月次といったカテゴリーで作業を書いてみると思い出しやすくなります。洗い出した作業はExcel等に入力し、対処にかかる時間や作業発生タイミングも記入していきます。

2.自分の作業にかかる時間や量を知る

1で作業ごとの発生タイミングや対処時間をまとめたものを俯瞰して見ると、本来の自分のミッションに必要な作業と不要な作業（ムダ）、ミッションに必要だけれども時間がかかり改善が必要な作業（ムリ）、量や発生時期が安定しない作業（ムラ）等が見えてきます。

この時、他社員の作業に対処するためにかかる時間や対応業務についても知っておくと相対的に自分の作業にかかる時間や作業ボリュームを評価できるため、把握しておくと良いでしょう。

3.削減できそうな作業への施策を検討する

本来ミッションに必要ない作業は削減できるか検討するべきであり、必要な時間がかかる作業は効率化や他社員に依頼できないかを考える必要があります。量や発生時期が安定しない作業はこの作業が発生しなくても良くなる対処策を検討しましょう。

業務を完結させるためには他メンバーや他部署との連携が必要な作業もあるため、自分ひとりでは解決できない課題は他社員にも協力を仰ぐことが重要です。

4.業務改善後のフローを実施し効果検証

3で考えた施策を一定期間実行し、結果の評価をすると、新たな施策導入直後は仕事をする上での変更点が多くみられ、逆に時間や工数もかかることが見込まれます。少なくとも1ヶ月は新しいやり方を続け、業務のやり方に慣れたころに効果検証をするのがベストなタイミングといえます。
新たな施策導入前と後で比較ができるよう、業務処理時間を計測することも忘れないようにしましょう。

5.中長期的に振り返りと業務フローの実施

改善した業務のやり方やフローを半年に一度のペース位で振り返ります。定期的に業務フローを見直すことで、組織体制変更や対外事情の変化にフィットした手法を模索し続けることができ、改善を継続して行う意識を癖付けできビジネスマンとしての能力向上も果たせます。