業務の棚卸はどう進める？
業務改善を成功に導くための実践方法を解説

昨今の働き方改革の進展やデジタル化の加速に伴い、従来の仕事のやり方や業務プロセスを見直す必要性が高まっています。このような状況下で、業務の棚卸は企業が競争力を維持し、持続的な成長を実現するために欠かせない取り組みのひとつといえるでしょう。今回の記事では、業務の棚卸の概要から必要性、実践方法やポイントまでを詳しく解説します。

業務の棚卸とは

業務の棚卸とは、組織内の全ての業務プロセスを把握し、整理することを指します。棚卸を行う対象として、組織全体の主要な業務プロセスや補助業務はもちろん、企業理念や戦略との整合性の検証などが挙げられます。このように業務の棚卸は組織内のあらゆる業務を対象としており、さまざまな観点から調査、分析および評価を行う必要があります。

業務の棚卸を行う必要性

業務の棚卸が必要とされる理由として、主に以下の3つがあります。それぞれ見ていきましょう。

顧客ニーズに対する対応

時代と共に顧客ニーズは変化し、ビジネス環境も変わっていきます。そうした中で、現状の業務プロセスが本当に最適なのか、無駄がないかを確認する必要があるでしょう。業務の棚卸を通じて現状分析を徹底的に行うことにより、課題や改善点が明らかになります。生産性向上や、コスト削減、品質改善につなげることもできるでしょう。

働き方の多様化

近年では、テレワークやフレックスタイム制度の導入、副業の解禁など、働き方が多様化しています。こうした変化に対応するためにも、既存の業務プロセスの見直しが欠かせません。棚卸を行うことで、場所や時間にとらわれない業務の進め方を見つけられます。従業員の働きやすさと生産性の両立を図ることができるでしょう。

DXの推進

ビジネスにIT技術を活用させるDX（デジタルトランスフォーメーション）の浸透によって、業務プロセスのデジタル化が求められています。しかし、現状を棚卸しないと、デジタル化に適した業務なのかがわかりません。業務の棚卸を行うことで、ITの活用で効率化が期待できる業務や、逆に人の手作業が必要な業務を見極められます。的確なDX投資ができるほか、最適なデジタル化も実現可能です。

棚卸によって可視化される成果、メリットとは

業務の棚卸を行うことで得られる成果やメリットは、主に以下のとおりです。

無駄や効率化可能な業務が可視化できる

業務プロセスを詳細に調査、分析することで、無駄な作業工程や重複している業務が浮き彫りになります。また、ITシステムを十分に活用できていない業務や、改善の余地がある業務も明らかになります。

このように、棚卸を通じて組織内の無駄や非効率な業務を可視化できるほか、それらを改善することによってリソースの有効活用やコスト削減が実現できるでしょう。結果として生産性や業務品質の向上にもつながります。

属人化防止につながる

業務プロセスを文章として示し、可視化することで、個人の経験や勘に頼らず、誰もが標準的な手順で業務を遂行できるようになります。このことは属人化の問題を改善、従業員のスキルの継承にも役立ちます。

また、業務マニュアルの整備なども促進されるため、新人教育の効率化や品質の均一化が図れるほか、離職によって業務ノウハウが失われるリスクも低減できるでしょう。

社内リソースを有効活用できる

棚卸によって、現状の作業量や要員配置などが明らかになります。人員の最適配置を行う上での判断材料となることに加え、要員の補充計画も立てやすくなります。業務の優先順位も把握できることから、経営資源を重点的に投入すべき業務に集中することも可能です。不要な業務にリソースを無駄遣いすることがなくなり、経営効率が上がるでしょう。

また、棚卸で明らかになった課題に対して適切な人材育成計画を立てることも可能です。社内の人材を有効に活用することで、組織力の向上が期待できます。

業務の棚卸の手順

ここでは、業務の棚卸の具体的な手順について解説します。

目標の明確化

まず、業務棚卸を行う際の目標を明確化する必要があります。たとえば、「コスト削減」「属人化の防止」など、具体的に業務の棚卸をすることで何を実現したいのかを設定するとよいでしょう。とはいえ、課題が大規模な場合には、思うように進まずに、すぐに効果が得られないケースも少なくありません。そのため、目標として掲げるときには、小さい範囲を設定することをおすすめします。

業務の洗い出しと分析

実現したい目標を決めたら、実際に業務の洗い出しをしていきます。この際、組織全体を大分類で捉え、さらに部署ごと、従業員ごとに詳細な分析を行うことが重要です。従業員へのヒアリングを行い、業務内容の全体を把握していきましょう。なお、ヒアリングを行う前には事前にフォーマットを作成しておくことが大切です。記入する主な項目は、下記のとおりです。

・作業内容
・担当者
・発生頻度
・作業時間
・難易度

これらの項目を一覧表に記載し、まとめたものをフォーマットとして使うことにより、統一された手順で業務の棚卸ができるでしょう。また、この過程でボトルネックとなっている業務を特定することも重要です。

業務内容をリスト化

ヒアリングで得られたデータを元に、業務内容をリスト化していきましょう。リスト化して棚卸表を作成することで、どのような取り組みを行えばよいかが把握しやすくなります。なお、この際に業務の粒度、内容が異なるものが混ざらないよう気をつけることが必要です。

業務改善の実行

作成した棚卸表を元に、目標を実現するために何をすべきか施策を立てていきます。一度に多くの施策を行おうとすると、現場の混乱が生じることにもつながりかねません。優先順位を決めたうえで業務改善を実行していくことを心がけましょう。改善策の決定は、経営層も交えて慎重に行う必要があります。また、大きな変革よりも、まずは一歩ずつ着実に進めることが重要です。

業務棚卸の効果と検証

業務の棚卸は一度行ったら終わりというわけではありません。しっかりと効果が出ているのか検証し、状況に応じて再度業務の棚卸が必要となるケースもあります。人員の増減のタイミングによっては新たな課題が見つかる可能性があるため、定期的に棚卸を実施することが大切です。

業務の棚卸を円滑に進めるポイント

業務の棚卸をスムーズに進めるためには、以下の4つのポイントを意識することをおすすめします。

1.フローチャートを使って図式化する

業務プロセスを文字だけで説明することは非常に困難です。フローチャートを使って業務の流れを図式化することによって、全体の工数が把握しやすくなるでしょう。また、フローチャートであれば、各工数における責任者や所要時間、関連する規定などもあわせて記入できます。

2.業務改善に役立つフレームワークを活用する

業務分析および改善にあたって、BPMN（Business Process Modeling Notation）やECRS（イクルス）、バリューチェーン分析などのフレームワークを活用するのもおすすめです。

BPMN（Business Process Modeling Notation）
BPMNとは、ある業務の開始から終了までのステップをフローチャートで図式化したものです。プロセスの開始・終了、活動などを決められた種類の図や記号を使って表すため、誰が見ても理解しやすく、社内での標準化や共有も容易でしょう。業務フロー全体をわかりやすく可視化できるため、業務フローが長い場合や複雑な場合に役立ちます。

ECRS（イクルス）
ECRSは業務改善の際に活用されるフレームワークです。Eliminate(排除)、Combine(統合)、Rearrange(再配置)、Simplify(簡素化)の頭文字をとった言葉です。このフレームワークを用いることで、業務の無駄を排除し、効率化を図ることができます。シンプルでわかりやすいECRSは業務改善の初期段階で用いられるケースが多いのも特徴といえるでしょう。

バリューチェーン分析
バリューチェーン分析とは、原材料の調達から商品の生産、顧客が購入するまでの流れの中で、どこに・どのくらいの付加価値が発生するのかを評価する分析手法のことです。具体的には、企業活動を以下のように「主活動」と「支援活動」に分類し、それぞれの付加価値を評価します。

・主活動:販売/マーケティング、運送、製造、購買/調達など
・支援活動:人事管理、技術開発、企業インフラなど

バリューチェーン分析を通じて、付加価値の低い活動を発見できるほか、改善の優先順位をつけることができます。また、競合他社との比較から自社の強みや弱みを明らかにすることもできるでしょう。バリューチェーン分析は、企業戦略の立案や事業再編に役立つフレームワークとして注目を集めています。

3.業務の棚卸作業の目的を周知・共有する

業務の棚卸は組織全体に影響を与えるため、事前に作業の目的を関係者全員に十分に周知し、理解を求めることが非常に重要です。目的を共有することで、現場の協力が得られやすくなり、スムーズな作業が行えるでしょう。

なお、目的の周知にあたっては、経営層からのメッセージを発信するだけではなく、中間管理職や現場リーダーからも作業の必要性を説明し、モチベーションを高める働きかけを促すことが効果的です。目的達成によってもたらされるメリットを具体的に示すことで、関係者の理解を深められます。

また、作業の進捗状況や成果を定期的に共有し、フィードバックを求めることも大切です。関係者の意見を取り入れながら進めることで、現場の納得感が高まり、より良い改善につながるでしょう。

4.棚卸のルールや手順を決める

業務の棚卸は規模が大きく、影響範囲も広いため、事前に詳細な作業計画を立てる必要があります。計画を立てる際は、棚卸のルールや手順、役割分担などを明確に決めることを心がけましょう。

ルールや手順を標準化しておくことで、作業が効率的に進められるほか、ミスの発生も防げます。役割分担についても、プロジェクトリーダーや各部門の担当者を明確化し、責任を持たせることが重要です。

上記に加えて、作業のスケジュールや進捗管理の仕組みを決めておくと、遅延リスクを最小限に抑えられるでしょう。定期的な進捗報告会の設定や、課題発生時の対応フローの策定なども有効です。スムーズな棚卸作業には、事前の綿密な計画と準備が欠かせません。関係者全員でルールを共有し、作業を進めることを意識しましょう。

ITツールにより業務課題を解決するという選択肢も

業務の棚卸は、組織内の無駄を排除し、生産性と業務品質を向上させるための有効な手段です。働き方改革やDXの浸透など、ビジネス環境の変化に対応するには、常に業務プロセスを見直し、自動化や最適化を図ることが不可欠です。

また、業務の棚卸を行う際には、ITツールの活用も検討すべきでしょう。業務課題の解決手段としてITツールを導入することで、大きな効果が期待できるかもしれません。たとえば、RPA（Robotic Process Automation）の導入により、定型的な作業を自動化し、従業員の負担を軽減することができます。また、ペーパーレス化を推進することで、業務の効率化だけでなく、コスト削減や環境負荷の低減にもつながるでしょう。

他にも、desknet's NEO（デスクネッツ ネオ）ではスケジュール管理からノーコード開発まで業務課題をワンストップで解決可能です。業務に欠かせない情報をdesknet's NEOに集めることで情報伝達と共有をスムーズにできるほか、申請や承認業務の効率化が期待できます。

さらに、desknet's NEO（グループウェア）上で動作するオプションサービス「AppSuite（アップスイート）」と組み合わせることで、さらなる業務改善のスピードアップが期待できます。AppSuiteでは、紙･メール･Excel主体で行われている非効率な社内業務を4ステップで簡単にシステム化できます。特別なITの知識を用いずに自社の業務や運用に合わせてカスタマイズできるため、作業者の手作業負担を軽減し、ミスのリスクを減らせます。ITツールの選定と導入は、業務改善に大きな効果を発揮します。棚卸の結果を踏まえ、どのようにITツールを活用していくか、検討するとよいでしょう。
desknet's NEOの製品情報についてはこちら、AppSuiteについてはこちらをご覧ください。

まとめ

今回の記事では、業務の棚卸の概要から必要性、実践方法やポイントまでを詳しく紹介しました。業務の棚卸をすることで、業務効率化はもちろん属人化を防止できるなどのメリットがある一方で、行う際には従業員の負担が大きくなりがちです。そのため、業務の棚卸をする際は、必ず目的を明確にしたうえで、なるべく小さい範囲から取り組むことをおすすめします。また、部署ごとの優先度を考慮しながら進めることも重要です。業務の棚卸は一度やって終わりではありません。ITツールなどをうまく利用しながら、定期的にPDCAを回すことが大切です。

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更新日：2024年07月26日
執筆：株式会社ネオジャパン 編集部