業務効率化に繋がる日報の書き方とは

1. 業務内容は箇条書きを用いて簡潔に

新人であれば9:00MTG、10:00書類作成～といったように、仕事の出来事を時系列に書いても差し支えありませんが、一人前のビジネスマンはただ出来事や感想を書くことは日報では求められていません。
ミッションや目標に対してあなたがどう行動し、どのような成果や収穫があったのか、目標に対する達成度合い等を端的に箇条書きで書きましょう。書く内容は職種によっても異なるため、自分に課された目標や役割に即した内容を考えることをお勧めします。

2. 日報に書く項目は決めておく

毎回書く項目や着目点が変わっていては読み手も評価や理解に苦しみます。書く側も内容を考えることに時間を取られてしまうので、日報に書く項目を定めた雛形を作り貴重な業務時間をあまり使わずにすむよう善処しましょう。
書く内容は、①行動実績②課題や振り返り③次回アクションは必ず盛り込みましょう。

3. 日報は短時間で書く

日報を書く時に一日のことを振り返っているとそれだけで時間を取られがちですが、ちょっとした隙間時間や移動時でその日のポイントを思い出しておくとスムーズに書けます。仕事の要点を端的にアウトプットできるようになることで、上司に直接報告が必要な際も円滑に説明ができるようになります。こなれたビジネスマンであれば10分程度、新人でも30分以内に書くように心がけましょう。

4. 数値や具体的行動実績を用いて評価する

例えば、「〇〇を頑張りました」「とても勉強になりました」といった内容の日報ではどれほど努力をし、どのような学びを得たのか上司は正確に理解できません。自分の努力や成果を正しくわかってもらうため具体的かつ数字を用いて報告をするよう心がけましょう。

昨今多くの業務はシステムでの管理がスタンダードとなっており、必要に応じて欲しい数値データを取り出すこともできるようになっています。数字という客観的情報を用いることでよりわかりやすい日報に仕上がるので、この点は押さえておきたいポイントです。

＜悪い例＞
① 一生懸命営業活動を頑張りました。
② お客様に良い印象を持ってもらえました。

＜良い例＞
① 3件/1日の訪問目標を達成するために、100件/1日電話連絡をし、4件のお客様を訪問できました。
② A社様の業者選定より3ヶ月早い段階から担当者との交流を深め、情報を得ていたため弊社のプランを役員に提案していただけることとなりました。

報告書の承認状況を見える化：ワークフローの機能ページ

1. 自分のPDCAサイクルを回すためのツールにできる

自分の目標達成のためには日々PDCAサイクルを回さなければいけません。達成のために必要な要素を分析・計画し、すべき行動を明確にします。
そして、行動に対して振り返りをし、さらなる計画を立てるといった一連のサイクルを回し着実に課題に対処し達成をたぐりよせていきます。一日の振り返りを終わらせることで、課題もクリアになり、次の日の始まりから良いスタートを切ることができるでしょう。

2. アウトプット能力が高くなる

日報の意義を理解し、日報作成のポイントを踏まえることで端的に必要なことを報告できるよう癖づけができます。つまり、自分の言葉で状況を説明し、伝えられるようになるのです。特に社会人歴が浅い新人の場合、日報作成の機会を効果的に使うことで報連相の使い分けも身に付くので基礎能力を高められる効果が見込まれるでしょう。

3. 情報共有ツールとしても活用できる

業務内で得たチームに役立つ知見や情報も書き出しましょう。あなたの成功体験や失敗、気付きを共有することでよりチームの能力アップにも貢献できます。

4. 上司へ自分の成果をアピールするツールになる

日々の成果を上司に報告をすることは、昇給や評価のタイミングでも役に立ちます。
また、日報を通じて相談しておきたい点、疑問に思う点を書くことで上司からもフィードバックをもらいやすくなり、上司と日ごろコミュニケーションを取る時間が確保できなくても、日報というツールでやり取りがあれば、相互理解も深まるでしょう。

報告書申請・承認における課題を解決：ワークフローの機能ページ

紙やOfficeソフト、メールで日報を作る会社もまだ多く存在しますが、日報はシステムでの管理運用が断然お勧めです。オフィスにいなくともその日の出来事をスマホ経由で記録できるので、隙間時間に一日の出来事をまとめられます。
また、得たノウハウを広く共有し、会社のナレッジとして蓄積しておくこともでき、日報システムの機能によってはSNS形式を取っている企業もあります。上司やメンバーが自分の日報にコメントやアドバイス、「いいね！」をしてくれることもあるので、自分の日報が他者に読まれている意識も高まり、日報の質を高めようというモチベーションにも繋がりやすくなる効果も見込めるでしょう。

社内報告業務をペーパーレス化：ワークフローの機能ページ