業務日報の目的と効果とは？
書き方のコツとおすすめの共有方法を解説

多くの企業で日々の報告に利用されている業務日報。その日の成果や行動や業務内容を振り返り、上司や周囲に報告・共有するために作成するものですが、「何を書いていいかわからない」「書いても意味があるのかわからない」「形骸化されている」と言った声も聞かれます。
業務日報を書く側、提出される側、双方に意味のある報告にするためにはどうしたら良いのでしょうか。
業務日報の目的を明確化し、あわせて効率よく業務日報を書くコツをご紹介します。

業務日報とは？

業務日報とは、その日の業務を振り返り、内容を共有する報告書のことです。職場によっては、「業務日誌」「作業日誌」などと呼ぶ場合もあります。

以前は紙での提出がされていましたが、現在ではメール、グループウェア、アプリといったITツールを使用して提出する職場も多いようです。

業務日報の目的と効果

業務日報を作成する目的

業務日報を作成、提出する主な目的には以下が挙げられます。

今日一日の仕事の振り返り
自分の行動を記録し業務内容を確認します。文字に起こして記録することで、学びや改善点を認識する一助になります。

業務における進捗管理
業務を書き出すことで、どのような業務にどれくらいの時間がかかっているのかが明らかになります。計画に対し、一日でどれくらい進んでいるのか、遅れを生じていないかを認識します。遅れが発生している場合には、そのリカバリのために何を優先しどうアクションすべきか検討します。

上司からのフォローをしやすくする
業務日報は部下から上司へ提出されることが多く、上司は日々チェックすることで課題点にアドバイスを行ったり、トラブルに対しフォローを行うことができます。

業務日報を作成するメリット

1.チーム内への情報共有促進
業務日報は、上司と部下の間以外でも、チームメンバーや関係者に共有することも有効です。
個人ごと、さらにプロジェクト全体の進捗把握と言う点でも重要な業務と言えます。
業務において成功したことはもちろん、失敗したことを報告することも、チーム内には有効な情報となり得ます。原因を分析し、失敗を繰り返さないためのノウハウ蓄積につなげることができます。

2.業務進捗の可視化
さらに、計画に対する進捗状況を可視化することで、上司はチーム全体の進捗を把握しやすくなります。作業の遅れや目標未達を予測することにもつながります。
その場合、上司はチーム内の業務負荷を分散することで、全体の目標や計画の達成に向けてアクションが取りやすくなるでしょう。

3.チーム内のコミュニケーション活性化
日々の日報を通して上司からのアドバイスを受けたり、メンバー間でのフォローや意見交換がされることで、チーム全体のスキルアップ、成長にもつながるでしょう。
外出や出張が多い、在宅勤務が選べるなど働く場所が多様化する現在、日々の業務の悩みや課題点を共有する、上司やメンバー間で解決に向けてフォローを行う上でも大切なコミュニケーション手段と言えます。

業務日報と業績向上の関連性

このように、業務日報は単なる日次の報告にとどまらず、社員やチームの成長にも役立つことがわかります。
特に営業部署の場合には、業務日報（営業日報）で最新の営業実績の共有に加えて、顧客のニーズを吸い上げチーム内の営業活動に活かすなど、運用次第で業績向上にも強く結び付けることができます。

業務日報の基本構成

業務日報の基本構成とはどのようなものでしょうか。書く内容によっては無意味な報告になりかねませんので、それぞれの業務に沿って有効な記録となるよう項目を決める必要があります。
ここではこれがあるとわかりやすい、伝わりやすいと思われる要素をご紹介します。

今日の計画、目標
その日にやるべきことを明確にする、効率よく業務を進めるためにも、とても大切な項目です。

業務内容
「いつ」「どこで」「何を」「どれくらい行なったか」を記録することが、伝わりやすい報告の行うポイントです。
時系列で区切って書く方法、業務項目ごとに所要時間を書き添える方法もあります。

一例）
9:30～11:00　ABC社商談
13:00～14:00　チームミーティング

一例）
社内ミーティング　50分
営業部勉強会　　　60分

所感
その日の成果、気づき、良かった点、反省点、今後の課題、疑問点などについて記録します。
この所感は感想文にならないよう、自分自身やチームに役立つ内容を書くことを意識すると良いでしょう。

明日からの予定
今日1日の結果を踏まえて、翌日以降の予定を記載します。

業務日報の書き方

業務日報を作成する上で、相手が読みやすく伝わりやすいポイントをご紹介します。

フォーマットを作る
業務日報はフォーマットを作りそれに沿って記入するようにすると、日報の作成や提出の時間短縮につながります。また、日報を読む側も毎日同じフォーマットで提出されると、読みやすく頭の中で整理しやすいでしょう。

箇条書きで簡潔にまとめる
日報は、読み手も理解しやすいよう、文章で書かずに、箇条書きなどでシンプルかつ簡潔にまとめて書くと良いでしょう。記載漏れも防ぐために、業務内容はこまめにメモし、忘れないうちに記録しておくことをおすすめします。

数値や具体的な行動を記入する
数字（〇件訪問した、目標の〇割まで終えた）を用いながら具体的に書くと良いでしょう。業務の成果や進捗を伝えるには、数字での表現がもっとも伝わりやすいと言えます。

業務日報のフォーマット

毎日の日報作成に活用できるテンプレートの一例です。実際の業務と照らし合わせて、項目を追加、削除するなど調整することをおすすめします。

業務日報の共有方法

日報を共有する方法はさまざまですが、代表的な提出方法、便利に使えるデジタルツールをご紹介します。

紙
所定の書式を紙に印刷して記入、ファイリングするなど、昔からよく用いられた共有方法の一つです。
しかし、手書きの読みづらさ、保管に場所を取る、過去の記入分の検索ができないといったデメリットが目立ち、一般的には徐々に減ってきている手法と言えます。

メール、チャット
メールやチャットといった社内コミュニケーションツールを利用して日報を共有しているケースも多くみられます。使いなれたツールでの報告は読みやすい一方で、テンプレートが統一されない、検索と言う点でもあまり優れているとは言えません。

Word、Excel
こちらも使い慣れている方も多いツールです。業務に合わせた項目作成、フォーマット化も自由度が高く、データの分析はしやすいと言えます。しかしデータが増えてくるとファイルを開くのに時間がかかったり、ファイルそのものの数が膨大になったりと、データの蓄積や保管と言う点では難があります。

日報専用アプリ、日報管理システム
業務日報専用のアプリやシステムを活用する方法もあります。
業務日報に特化したツールだけあって、入力や提出、データの蓄積までがまとめてできるため大変便利です。
ただし、ツールの利用コストや社内への浸透に時間がかかる場合があること、専用のツールとほかの業務が連携させづらいことは考慮しておく必要がありそうです。

グループウェア
社内の情報共有やコミュニケーションツールとして優れているグループウェアも業務日報の共有には大変便利です。
グループウェアには複数の機能が備わっていますが、その中でも「ワークフロー」や「レポート」といった機能を、業務日報の共有に利用するケースが多くみられます。
有料ツールの場合はもちろん利用コストはかかりますが、それに余りある機能を業務改善に利用できる点、コストパフォーマンスも魅力の一つです。

そのほかにも文書管理システムやプロジェクト管理ツールなど多種多様に方法はあります。それぞれの業務内容や提出の仕方、コミュニケーションの取り方に合わせて選ぶことをおすすめします。

業務日報の共有におすすめのツール

業務アプリケーションで業務日報を作る

日報の共有には、業務アプリケーションを利用する手法もあります。SaaSで提供されるアプリサービスも存在しますが、プログラミングの知識なしで自社で作成できる業務アプリがあるのをご存知でしょうか？

おすすめしたいのが業務アプリ作成ツール「AppSuite（アップスイート）」です。
AppSuiteは、さまざまな機能を持ったパーツが画面に用意されており、システム開発者が行うプログラミングをすることなくパーツを並べるだけでアプリを作ることができます。

このようなツールを「ノーコードツール」と呼び、非IT系の企業、専任のシステム技術者がいない企業や部署でも多く利用されています。
「ノーコード」はプログラミングのコードを使わないという意味ですが、実際にマウス操作だけで簡単にアプリが作ることができます。色の変更や並べ替えも自由自在に行えます。自由度が高く、今お使いの日報書式の再現がしやすいため、慣れた書式のまま違和感なく移行することができます。

もちろんAppSuiteは登録がしやすい点でなく、使い続けることでデータが蓄積されていくこと、そのデータを集計したりグラフ化したりして可視化、共有できることもおすすめのポイントです。
ノーコード開発ツールで何ができる？特徴やメリットをおさえて業務のDXを推進

グループウェアと業務アプリケーションの組み合わせ

AppSuiteは、グループウェア desknet's NEOの一機能としてご利用いただけます。
AppSuiteで作成した画面をそのままdesknet's NEOのワークフロー機能の申請書として利用することができます。もっとも特徴的な点は、レイアウトの自由度の高いワークフロー書式が作成できることです。
desknet's NEOとAppSuiteを組み合わせて、社内の申請業務や情報の共有、展開をスムーズに広げることができます。

業務日報に関するまとめ

このように業務日報は、目的やポイントさえ押さえれば意味のあるコミュニケーション手段となります。
日報を作成する人は、目的を理解した上で自身の成長につなげていく。報告を受ける人は、迅速にフィードバックを行い、適切な評価を行う。業務日報がチームや個人のそれぞれのモチベーションアップ、成長につながるよう活用していきましょう。