グループウェアとは?

導入のメリットやサービスの選び方を徹底解説

グループウェアでできることとは?

グループウェアとは、情報共有の効率化、コミュニケーション活性化、業務効率化などに役立つ複数のアプリケーションが備わるITツールです。

グループウェアを導入することで、業務を効率化したり、コミュニケーションを活性化したりといった、組織の課題を解決することができます。

例えば、別拠点で働く社員と円滑なコミュニケーションができなかったり、テレワークによって承認フローが見えにくくなったり、といった課題に対しては、グループウェアの導入が効果的です。

グループウェアでできることとは?

グループウェアを活用することで社内業務を効率化したり、組織内のコミュニケーションを活性化したりすることができます。スケジュールや情報・ファイルの共有、掲示板・SNSなどのコミュニケーションのほか、ワークフロー、設備予約などのアプリケーションで構成されています。

また、グループウェアを活用することで、次のような社内の課題を解決することもできます。

・テレワークでコミュニケーションが取りにくく、スケジュール調整に手間や時間がかかる
・会議室や備品の予約管理、取り消し忘れなど、運用がうまくいかない
・外出先の社員の所在を即座に知りたい
・外出が多いため、事務処理が進まない
・複数人を宛先としたメールのやりとりに時間を取られている
・承認フローが見えず、申請書がどの部署、どの人で止まっているかわからない
・紙文書とデジタル文書が混在し、ペーパーレス化が進まない

オンプレミス型とクラウド型のグループウェアの特長は?

グループウェアには、オンプレミス型とクラウド型があります。
オンプレミス型は自社のサーバーにインストールして運用するものです。一方のクラウド型は、外部のサーバーにあるグループウェアを利用するもので、インターネット環境があればどこからでも利用することができます。

オンプレミス型の特長

オンプレミス型は、自社のサーバーにインストールして運用します。Webサーバーの負荷分散やデータベースサーバーの冗長構成など、システム環境を柔軟に構成できることや、独自のセキュリティ対策を実現できることがメリットといえるでしょう。
一方、サーバー購入費用や、ソフトウェアライセンス費用など、導入時の初期コストが大きいことや、サーバー運用、データバックアップ等の維持管理が必要で、運用にあたりITの知識を持つスタッフが必要という側面もあります。

クラウド型の特長

クラウド型は、外部のサーバーにあるグループウェアを利用するもので、インターネットに接続できれば、社内に限らず社外からでも利用できます。導入コストは安価で、サーバーの運用管理やセキュリティ対策も運営業者に任せられるため、簡単に導入することができます。
一方、多くの企業に同様のサービスを提供しているため、カスタマイズ性はあまり高くないといえます。

グループウェアを使うメリットとは?

グループウェアを使うことで、情報共有の効率化、コミュニケーション活性化、業務効率化ができるようになります。
また、全社員に共通して情報を共有する場を作れることもメリットのひとつです。社内の課題解決に役立ちます。

全社員共通の情報共有の場を作れる

ポータル機能を利用することで、全社員に共通した情報共有の場を作ることができます。テレワークで出社していない社員であっても、業務開始時にポータルを見れば、社内のお知らせやスケジュールなど、その日に確認すべきことがすべてわかります。
テレワークなどで全社員に共通した情報の共有が難しいという課題も、ポータルを使うことで解決できます。

情報共有の効率化

グループウェアを利用することで、情報共有を効率化することができます。
例えば、組織全員のスケジュールを共有することで、会議などの日程調整もスムーズです。メールや口頭での確認だと時間がかかってしまい、その間に別の予定が入ってしまうといった問題も解決できます。
メンバー全員にまとめて情報共有したいときも、インフォメーション機能を使えば簡単に共有することが可能です。

コミュニケーション活性化

グループウェアには、社内コミュニケーションを活性化することができる機能もそろっています。
社内SNSでちょっとした雑談をしたり、アイデアを共有したりすることができるので、在宅や別拠点で働く社員とのコミュニケーションが希薄になりがちという課題を解決することができます。

業務効率化

グループウェアを使えば、ファイル共有や回覧機能などで、業務を効率化することもできます。また、ワークフロー機能を利用すれば、申請などの進捗が可視化されるだけでなく、社外からの決裁や代理承認も可能です。申請がどこで止まっているかわからないといった課題も解決でき、生産性も向上します。

身の回りにある社内の困りごと。
デスクネッツ ネオなら解決できるかもしれません!

グループウェアの中でも、高いパフォーマンスを発揮するのが、desknet's NEOです。
基本の27の機能に加え、業務アプリ作成ツール「AppSuite(アップスイート)」やウェブ会議といった、充実したオプションサービスをそろえています。
クラウド版は、1ユーザーあたり月額440円(税込)で提供しています。
また、300ユーザーまでの小規模パッケージ版と300ユーザーから数万ユーザーまで利用可能な大規模パッケージ版の2種類をご用意しています。

【まんが】グループウェアはじめて物語

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グループウェアdesknet's NEOについて、まんがでわかりやすく解説します。 営業の困った!総務の困った!など、部署ごとの困った課題を解決する方法、グループウェアの導入を成功させるコツも楽しくご覧いただけます。

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グループウェアの主な機能とは?

グループウェアにはさまざまな機能が含まれています。ポータルスケジュール管理、掲示板、文書管理といった情報共有機能のほか、社内SNSや回覧、電子会議室などのコミュニケーション機能、ワークフローや議事録、電話の伝言管理などの業務効率化機能があります。

グループウェア「desknet's NEO(デスクネッツ ネオ)」の主な機能は下記のとおりです。

ポータル

ポータルは、desknet's NEOの各アプリケーションからの新着情報や社内外の情報を集約できる、社内向けホームページを作れる機能です。さまざまな情報を自由に配置でき、高い拡張性を備えています。
desknet's NEOのポータル機能

文書管理

文書管理機能により、社内の規定集や契約書などの文書を一元管理し、共有することが可能です。フォルダや書類への細かいアクセス権限を設定することで、セキュリティを保つこともできます。
desknet's NEOの文書管理機能

ネオツイ

ネオツイは、ソーシャルの要素を取り入れた、新しい社内コミュニケーションツールです。短いメッセージを社内へ発信したり、1対1でのスピーディーな連絡をとったりするのに便利です。
desknet's NEOのネオツイ機能

スケジュール

見やすいカレンダーとわかりやすい登録画面で、行き先や予定の管理を効率化できます。自分の予定だけでなく、メンバーの状況も一目で把握できるので、連携して仕事を進めやすく、会議の日程調整も手間なく行えます。
desknet's NEOのスケジュール機能

安否確認

安否確認は、災害時に社員の安否状況の確認を行える機能です。防災管理者からメールで一斉配信される簡易アンケートに対して、各従業員が安否状況を入力することで、即座に従業員の状況を把握・共有できます。
desknet's NEOの安否確認機能

ワークフロー

ワークフロー機能により、稟議書や出張申請など、申請業務のペーパーレス化が可能です。また、定型業務をワークフローに置き換えることで、進捗が見えるようになり、業務を効率化できます。
desknet's NEOのワークフロー機能

グループウェアの導入事例

株式会社クレストコンサルティング様(各種マニュアルの作成・コンサルティング)

株式会社クレストコンサルティング様の導入事例

働き方改革を先進的に実施し、ライフ・ワーク・バランス認定企業大賞を受賞した株式会社クレストコンサルティング様。
社内SNSの要素を持つネオツイで気軽に社内の状況を共有することで、顧客先に常駐する社員とそれ以外の社員で情報格差が生まれないようにしています。また、インフォメーション回覧・レポートで、在宅勤務者や産休・育休中の社員とも情報共有を行うなど、desknet's NEOを活用されています。
株式会社クレストコンサルティング様の導入事例を見る

株式会社大阪総合水道サービス様(水道関連業務)

株式会社大阪総合水道サービス様の導入事例

株式会社大阪総合水道サービス様では、紙で行っていた申請関連業務を、ワークフローAppSuiteに移行。勤怠申請のシステムはAppSuiteで構築し、PCが苦手な社員にもわかりやすいシステムに。すべての社員に対して勤怠申請と給与明細確認を、ネットワーク上で行えるようにすることができました。
株式会社大阪総合水道サービス様の導入事例を見る

グループウェアはどう選ぶ?

グループウェアを選ぶ際に必要なことは、導入する目的をはっきりさせておくことです。その上で、自社の目的を達成できるグループウェアを比較・検討して選びましょう。

導入にあたって、目的をどう考えるかといったことや選び方、desknet's NEOと他社のグループウェアの比較について詳しくは、下記をご確認ください。

導入目的を明確化する

グループウェアを導入するにあたっては、その目的を明確に決めましょう。自社のどのような課題を解決したいのか、何のために導入するのかを明確にすることで、選択する際の軸ができます。

目的に合ったグループウェアを選ぶ

具体的な導入目的が定まれば、その目的が達成できるグループウェアを、比較・検討することができます。コストとのバランスも考慮しつつ、自社の目的に合ったグループウェアを選びましょう。

なお、desknet's NEOと他社のグループウェアのサービスを比較してみました。グループウェア選びの参考にしてください。

■desknet's NEOと他社グループウェアの比較表

desknet's NEO C社 大規模向け製品 C社 小規模向け製品 M社 クラウド製品
初期費用 なし なし なし なし
※初期設定を業者に依頼する場合は別途費用が発生
基本サービス なし 月額880円(税込)/
1ユーザー
月額550円(税込)/
1ユーザー
月額660円(税込)/
1ユーザー
ディスク容量 基本 1GB/1ユーザー 1GB/1ユーザー
増設 月額1,100円(税込)/20GB 月額1,100円(税込)/10GB 月額1,100円(税込)/10GB 不明
認証 ID/パスワード
SSL暗号化
BASIC認証
接続元IPアドレス制限
クライアント証明書
ID/パスワード
SSL暗号化
ID/パスワード
SSL暗号化
BASIC認証
接続元IPアドレス制限
クライアント証明書
ID/パスワード
SSL暗号化
2段階認証プロセス
認証強化 クライアント証明書
月額220円(税込)/1ユーザー
Active Directory連携 クライアント証明書
月額275円(税込)/1ユーザー
強化製品あり
サードベンダーからも提供
サポート 平日9:00~18:00(年末年始・祝日除く)
フリーダイヤルによる電話サポート(大規模ユーザーは除く)
Eメールでのサポート
24時間365日電話サポート 平日9:00~18:00(年末年始・祝日除く)
フリーダイヤルによる電話サポート(大規模ユーザーは除く)
Eメールでのサポート
(30ユーザー以上契約時)
平日10:00~17:30の日本語サポート
その他のあらゆる問題はメールまたはオンラインヘルプでサポート
スクロールできます
2021年版 最新グループウェア徹底比較

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国内外を含む、5つの主要なクラウド型グループウェア製品について、機能面、価格面から徹底比較した資料です。グループウェアの最新動向、各製品の比較検討にぜひお役立てください。

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グループウェアの中には、無料トライアルが用意されている製品もあります。導入目的のほか、自社の業務内容や仕事の進め方、社員のITリテラシーなどに合致した製品かどうかを、実際に検証することができます。

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desknet's NEOは、すべての機能を30日間無料でお試しいただけます。
ご登録は以下のステップに沿って30秒で完了。まずは下のボタンから無料お試しをお申込みください。

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クラウド版は30日間無料でご利用可能。使いやすさをぜひお試しください。
インストールして試せるパッケージ版(60日間無料お試し)もございます。
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