グループウェアとは？

ポータルは、desknet’s NEOの各機能からの新着情報だけでなく、他のシステムのリンクの情報を集約でき、社内向けホームページを作れる機能です。さまざまな情報を自由に配置でき、高い拡張性を備えています。
また、情報量にあわせてレイアウトを自由に変更することができ、全社向け、部署ごと、個人ごとなど、それぞれに使いやすいポータルを作成し、使い分けることも可能です。直感で操作できる使いやすいインターフェースで、誰でも簡単に利用できます。

＜活用メリット＞
オフィス勤務・テレワークに関わらず、全社員の情報共有の場を確保できます。また、必要な情報が一か所に集約され探す手間や時間が短縮されるほか、活用する社員もポータルを閲覧する習慣ができるため、情報共有ミスや伝達もれを防げるメリットがあります。
リッチテキストエディターを搭載しており、HTMLの専門知識がなくとも、誰でも簡単に社内報や各部署のポータルサイトなどを作成することができることも、メリットの一つです。
desknet's NEOのポータル機能

文書管理機能により、社内の規定集や契約書などの文書を一元管理し、共有することが可能です。フォルダや書類への細かいアクセス権限を設定することで、セキュリティを保つこともできます。
ドラッグ&ドロップにより文書を容易に移動でき、ダウンロードやアップロードも一括で行えるため、作業の無駄がありません。文書の複数世代管理機能、簡易全文検索など、保存・検索を効率化する多彩な機能を持ちます。

＜活用メリット＞
情報共有が効率化します。オフィス、自宅、外出先と場所を問わず、社員が必要なタイミングで必要な文書に、スムーズにアクセスすることが可能になります。
優れた検索機能や、閲覧した文書の関連文書も自動で表示する機能などにより、過去の文書も含めて必要な文書を探す時間と手間を減らし、業務効率化につながります。
文書を以前の状態に戻すロールバック機能もあり、何らかの事情で文書を改変してしまった場合などにも対処が可能です。
desknet's NEOの文書管理機能

ネオツイは、SNSの要素を取り入れたコミュニケーションツールです。短いメッセージを社内へ発信したり、1対1でのスピーディーな連絡を取ったりするのに便利です。
ネオツイにはお知らせ機能もついており、メールや伝言、申請書など自分宛への着信があった場合には、通知が届きます。着信に気づきやすく、素早い対応が可能です。

＜活用メリット＞
社内で共有したいちょっとした話題や情報、アイデアなど、誰でも気軽に投稿できる「つぶやき」機能や、1対1の対話形式で業務連絡だけでなく雑談にも利用できる「ダイレクトメッセージ」機能。いずれも積極的に活用することで、社内コミュニケーションの活性化につながります。
テレワークや時短勤務など働き方が多様化する中で、コミュニケーションの希薄化が指摘されていますが、ネオツイの活用で、時間と場所を越えたコミュニケーションが可能になります。
desknet's NEOのネオツイ機能

見やすいカレンダーとわかりやすい登録画面で、行き先や予定の管理を効率化できます。自分の予定だけでなく、グループ、ほかのメンバーの状況も一目で把握できるので、連携して仕事を進めやすく、会議の日程調整なども手間なく行えます。
少ない操作で予定を簡単に登録できるので、忙しい合間の登録も負担が少なくて済みます。それぞれのスケジュールは色分けやアイコン設定が可能でとても見やすく、仕事がはかどります。
スケジュール機能は、設備予約機能、来訪者管理機能、議事録機能といった複数機能との連携ができるため、少ない操作で複数の登録を行うこともできます。

＜活用メリット＞
組織全体や各部署、社員一人一人の予定やリアルタイムの状況が可視化されます。それによりオフィス勤務・テレワークに関わらず、連携して仕事を進めやすくなります。また、会議や打ち合わせなどの日程調整もスムーズです。操作性が良く、誰でも少ない手順でスケジュール管理ができることもメリットの一つです。
例えば、会議の参加者への予定登録とあわせて、会議室、プロジェクタといった設備の予約を行う、来訪者や議事録の登録をするなど、複数の準備を一度にこなすことができます。
desknet's NEOのスケジュール機能

安否確認は、災害時に社員の安否状況の確認を行える機能です。防災管理者からメールで一斉配信される簡易アンケートに対して、各社員が安否状況を入力することで、即座に社員の状況を把握・共有できます。
一人一人が入力した安否情報は全ユーザー間で共有可能ですが、緊急連絡先のメールアドレスは個人情報であり、管理者以外のユーザー間では確認できないようになっています。なお、安否情報はパソコンやスマホ、携帯電話から入力が可能で、緊急時に対応するツールを選びません。

＜活用メリット＞
社員の安全を守るため、万一のときでも重要な事業を継続、あるいは迅速に復旧させるために、企業には防災対策が求められます。安否確認機能の活用はそのまま防災対策の一つにもなります。
安否確認機能を利用することで、それぞれの社員の安否情報をオンラインで誰でも確認できます。安否確認にかかる時間と手間の削減につながるとともに、全員の状況が把握できるため、避難誘導や救助活動のみならず、事業復旧への対応をスピーディーに行うことも可能です。
desknet's NEOの安否確認機能

ワークフロー機能により、紙で行っている稟議書や出張申請などを移行し、申請・決裁業務のペーパーレス化を実現します。また、定型業務をワークフローに置き換えることで、進捗が見えるようになり、業務を効率化できます。
申請書の作成は部品を並べるだけで簡単です。経路も柔軟に設定できるため、合議や決裁種別の指定ができます。テンプレート化や経路設定などにより、正しい書式・経路での内部統制を図れます。
外出先からスマートフォンを使用して承認も行えるため、承認が滞る心配もありません。自動承認や代理承認といった設定も行えます。
また、ノーコードで作成できる業務アプリ作成ツール「AppSuite」との連携でさらに機能を強化できます。

＜活用メリット＞
申請者にとっては、書式を選んで入力・申請するだけで良いため、毎回の申請の負担が少なくなります。また、画面上で承認状況が見えるようになり、業務が進めやすくなります。
決裁者側にとっては、各種届出や出張申請といった作業をペーパーレス化できると、管理する側のファイリングに関する負担も削減できます。大切な申請書類の紛失も防ぐことができます。長期保管が必要な際には文書管理機能のフォルダーに整理して保存したり、蓄積された申請情報をCSVで出力して利用したりすることもできます。
desknet's NEOのワークフロー機能