中小企業におすすめのグループウェアとは？
種類、導入メリットを事例を交えて解説

コロナ禍を契機に、多くの企業でリモートワークやテレワークが導入されるなど、働き方の多様化が一気に加速しました。これまでのように社員の業務状態を身近で管理することが難しくなっているなかで、解決策の一つとなるのがグループウェアの活用です。中小企業がグループウェアを導入するにあたっては、選び方のポイントを理解することが重要です。今回は中小企業がグループウェアを選ぶ際に注目したい機能や導入のメリット、選択のポイント、さらにおすすめのグループウェアを紹介していきます。

中小企業に必要なグループウェアとは？

中小企業でグループウェアを選ぶ際には、大企業の場合とは異なる視点が必要となります。はじめに中小企業に合ったグループウェアの種類やタイプ、必要な機能を解説します。

グループウェアの主な種類

グループウェアには、大きく分けて以下の2種類があります。

クラウド型：
クラウド型グループウェアは、クラウドサービス提供事業者のデータセンター内でデータを管理するタイプです。ユーザー側は、オンラインを通じて各種サービス、アプリを利用できます。

オンプレミス型：
オンプレミス型グループウェアは、自社に設置されたサーバー内でデータを管理・保管するタイプです。カスタマイズ性に富む一方で、初期費用が高く、保守点検の負担が発生します。

クラウド型は初期費用が安く、保守・点検・メンテナンスをプロに任せられるのがメリットです。グループウェアのサーバー管理では専門知識も必要となるため、人材に限りがあり、コストを抑えたい中小企業にはクラウド型がおすすめです。

中小企業で必要とされる機能

中小企業のグループウェアで必要とされる主な搭載機能は、以下のとおりです。

・スケジュール管理機能
・設備予約管理機能
・ファイル共有機能
・ワークフロー機能
・掲示板機能
・電子メール、チャット機能
・勤怠管理機能

大企業向けのグループウェアとの違いは、利用可能な人数や、階層管理の細分化などです。ワークフローシステムの機能を搭載しているサービスでは、基本的な情報共有のほか、業務支援の役割も担います。
中小企業でも業態や業種によって必要な機能は変わりますが、コミュニケーション機能、情報・スケジュール共有、タイムカード、来客者管理、設備予約管理などは特に利用頻度の高い機能です。
自社業務の状況下における重要度の高い機能をリストアップし、担当者の負担軽減といった観点から必須機能を選定していくことで、グループウェア選びが容易になります。

中小企業がグループウェアを導入するメリット

中小企業がグループウェアを導入すると、以下のようなメリットが期待できます。

情報共有の円滑化：
グループウェアを活用することで、コミュニケーションの円滑化が図られます。回覧やチャット、電子掲示板など、多彩な機能によりその時々に適した連絡が可能となります。従来のメールソフトのような煩わしさや見落としがなく、リアルタイムでの情報共有が実現します。
部署ごとや全社に向けた広報事項の送信、業務資料の共有などを迅速かつ確実に行うことができます。

業務の見える化：
各人のスケジュール、離席の状況などを確認できるため、会議の準備や、用件の伝達を行う際の時間ロスが軽減されます。ワークフロー機能では、作業の進行状況を把握できるため業務の見える化が可能となります。

ペーパーレス化の促進：
ファイル共有機能により、紙での資料配布が不要となります。ワークフロー機能搭載の場合は、申請・稟議などもオンライン上で処理できるようになり、押印にかかる手間と時間が削減されます。ペーパーレス化に従い、印刷・用紙・事務処理のコスト削減が期待できます。また、どこにいても承認業務が行えるようになるため、申請業務によくある承認の滞りを防ぐことにもつながります。
ペーパーレス化に特に役立つ回覧板機能が搭載されていれば、日報や議事録、学会の報告レポートなど幅広い用途で一斉回覧することが可能となります。回覧した対象者全員が同時に情報共有できるため、タイムラグによる認識のズレが生じにくく、日常業務がスムーズに進められるでしょう。

事務作業のムダの削減：
社内通達、ファイルの共有がリアルタイムで行えるようになるため、各拠点への情報伝達、書類発送などの事務作業にかかる負担がなくなります。また、会議室や社用車、社内の備品の利用状況も管理できるため、二重予約を防いだり、余剰設備の整理に役立てることもできます。検索性能に優れた製品であれば、業務内でデータを探すのに手間取るといったこともなくなります

多様な働き方への対応：
モバイル機器に対応したマルチデバイスタイプであれば、外出先からでもファイル共有が可能です。リモートワーク、テレワークなど、多様な働き方への対応が促進されます。書類の閲覧ができるだけではなく、コミュニケーションを維持しながら業務を進められ、遠隔地でも社内と同様の環境で働くことができるようになります。

グループウェア選定のポイント

中小企業がグループウェアを選定する際のポイントとしては、以下のようなものが挙げられます。

導入目的を満たしているか：
グループウェアの導入にあたっては、自社の導入目的にマッチしているかが重要なポイントとなります。導入候補となるグループウェアによって自社の課題が確実に解決されるかどうかを選定条件としていきます。
たとえば、業務連絡に課題がある、テレワークの社員が増えた、稟議フローに時間がかかりすぎるなど、企業によって抱える課題はさまざまです。グループウェア導入の目的を明確にしたうえで、条件を満たしているかを吟味します。

誰にでも操作が簡単か：
どれほど優れたグループウェアであっても、操作方法が難解では使いこなすことができません。ユーザーフレンドリーな構成で直感的な操作が可能なグループウェアでなければ、逆に業務負担が増加する可能性があります。情報共有のツールは全社員が利用することで効果を発揮するため、誰もが容易に使いこなせるものであることが大切です。

導入、運用が容易か：
グループウェア導入に踏み切っても、機器類の設置や環境設定に時間がかかりすぎる、運用の難易度が高く担当者の長期研修が必要といった状況になってしまうと、業務への適用がいつになるかわかりません。
導入、運用が容易にできるグループウェアが理想的だと言えるでしょう。さらに既存のシステムとの連携、データの移行といった点についても、スムーズに開始できるのかを確認しておく必要があります。

利用にあたってのトータルコスト：
導入に際してのイニシャルコスト、さらに運用時のランニングコストも重要な選定条件のひとつです。自社にとって無理のない形で導入でき、安定運用が可能であるかを確認します。

セキュリティの信頼性：
グループウェアでは業務関連のファイルの共有や申請処理がなされるなど、企業機密や個人情報に関わるデータも多く扱われます。企業の社会的信用を担保するうえでも、グループウェアには高い信頼性が求められます。

サポートの充実度：
導入時はもちろん、運用中のトラブル、ちょっとした疑問点までカバーしてくれるサポート体制が整っていれば、初めてのグループウェアでも不安がありません。FAQや担当者の対応窓口の有無など、サポートの充実度も選定のポイントとして必ずチェックすることが大切です。

中小企業におすすめのグループウェアdesknet's NEO

desknet's NEO（デスクネッツ ネオ）は、20年以上のグループウェア開発・提供実績を持つネオジャパンが提供するサービスです。
クラウド版とパッケージ版があり、企業規模を問わず広くご利用いただいています。特に、1ユーザー月額400円からご利用いただけるクラウド版は、導入・運用が容易で、IT人材に不安のある中小企業でも気軽にスタートすることが可能です。
中小企業に必須のスケジュール、設備予約、ファイル共有、コミュニケーション機能をはじめ、業務をサポートする27の機能を搭載。販売実績500万人以上^※の、信頼ある国内グループウェアです。
desknet's NEOは厳しい基準を求められる官公庁・自治体や金融機関からも評価を得る強固なセキュリティを誇り、企業の大切な情報を守ります。グループウェアにアプリを追加できる業務アプリ作成ツール、設備予約と連携したウェブ会議、スマートフォンとのスケジュール同期など、基本機能に必要な機能を組み合わせて利用できる柔軟性が持ち味。どんな企業の業務においても、高い満足度を約束します。
※クラウド版契約ユーザー数とパッケージ版販売累計ユーザー数の合計

中小企業におけるdesknet's NEO導入事例

desknet's NEOの従業員300人以下の企業への導入事例をご紹介します。

自社の生産性向上に貢献するグループウェアを選ぼう

働く時間や場所に柔軟性が求められる現代。社内外どこにいても即時にコミュニケーションを取る、業務情報の共有を行うという課題に頭を悩ませている中小企業も多いのではないでしょうか。グループウェアの活用は、それらを実現し、さらに日常の事務作業の負担を軽減しながら、本来力を入れるべき業務への集中を可能とします。中小企業向けにも多種多様なサービスが提供されており、スケジュール管理やファイル共有、電子メール・チャットなど基本的な機能のほか、設備予約管理機能、ワークフロー機能など搭載されている機能もさまざまです。自社業務とのマッチングを十分に検討し、コストバランスに優れたグループウェア導入を実施していきましょう。