三軌建設株式会社
様の導入事例

鉄道の安全と安定運行を見守り60年。
本社と全国の支店、現場をむすぶ情報連携を実現しました。

三軌建設株式会社
事業内容
総合建設業
設立
1962年1月
利用形態
パッケージ版
導入までの期間
3カ月
ユーザー数
300ユーザー
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三軌建設株式会社

三軌建設株式会社様は2022年に創立60周年を迎えた、JR九州グループの建設会社です。

海外の鉄道建設に携わった技術者が中心となり、鉄道インフラ*の建設・保守を行う企業として1962年、福岡に誕生しました。

九州各地の軌道工事を手がける一方、世界初の高速鉄道 東海道新幹線建設への参入を契機に事業領域を全国へと拡大。現在では東京、横浜、浜松、大阪、九州各地に事業所を展開し、JR九州だけではなく、鉄道運輸機構、各地の私鉄、公共鉄道の地下鉄や新交通システム、土木・軌道・建築の多様な領域で実績を重ねています。

2004年には、はじめてのグループウェアとして旧desknet'sを導入。活用はそのままdesknet's NEOへと継承されます。

長年の活用を通して福岡・東京の本社と全国の支店、各地に点在する工事現場の情報共有を実現。すべての社員・現場の動きを可視化、共有することで報告・連絡・相談、業務効率の向上や安全管理を追求する三軌建設株式会社様の活用手法をご紹介します。

*鉄道インフラ=路盤、軌道(レール、枕木、バラスト)、橋梁、トンネル、プラットホームなど、鉄道の運行を支える構造物の総称

原 禎幸 様
管理本部 IT推進担当 担当部長
南 智広 様
管理本部システム室 室長
清水 康太郎 様
管理本部システム室 主任
導入前の課題

電話、FAX、部署共用メール中心から、情報の種別や目的に適した情報共有の手法へ。本社と全支店、現場など50カ所以上に及ぶ拠点間の情報連携の効率化をめざした。

三軌建設株式会社様は、東海道・山陽・北陸・九州の各新幹線の土木・軌道の建設工事、各地の私鉄、公営地下鉄等の開通・延伸に伴う軌道新設工事や軌道保守などで実績を重ね、鉄道インフラ建設・保守の専門集団として成長。

現在は、福岡・東京の2本社体制で複数の支社や営業所、作業所・工事所を展開。軌道・土木・建築の現場は、国内各地で50カ所ほどが常時稼働しています。

「2000年ごろまでは、電話、FAX、事業所や部署単位の共用メールを用いて拠点や現場間で連絡を取っていました。紙ベースで記録を残す手法も根強かったため、より効率的な情報共有へ変革を求める声は社内でも上がっていたようです。

当社の場合、建設工事や軌道保守の現場がつねに稼働しています。新たに工事を受注するたびに現地の事務所も新設されるので、本社・支店・現場をつねにむすび、より効果的な情報共有の環境を整えようということで、新たなシステム導入の検討が始まったのです」

そこで、スケジュールの共有化や設備の予約管理、承認申請、決裁の効率化、報告・連絡・相談のしやすさ、全社員にメールアドレスを付与するなどの課題解決・諸条件を満たすシステムとしてグループウェアに着目。社内検討が開始されました。

選定理由

初めてのグループウェア導入に際して社内調査を実施。
わかりやすさ、機能の実用性、コストなどの要求事項を満たすdesknet's NEOを採用。

グループウエアの導入に先がけ、社内で情報共有に関する要求事項をアンケート調査し、製品候補の選定に反映。諸条件を満たす4製品を候補として決定し、各製品のデモを実施。比較検討が行われました。

「画面を見てまず親しみやすく操作がわかりやすい印象を与える製品であること。複数の機能が搭載され実用性も高い。各社の導入実績があり、事例などを通して導入効果が実証されていることなどが導入決定の決め手となったようです」(導入時の状況は社内記録によるもの)

2004年3月に旧desknet'sを正式導入。はじめてのグループウェア導入ということから、当初は本社、支店、工事所など常設の事業所における活用からスタート。2009年には、全社員にメールアドレスが付与され、段階的に現場の作業所など全社への導入へと拡大しました。

導入教育については、基本操作のマニュアルを全ユーザーに配布すると共に、各支店・部門から、導入推進を担うキーマンを2名選定。構築会議にも参加してもらい、各キーマンがそれぞれの所属部署における操作法の問い合わせ窓口を担い、利用促進役として利用浸透に貢献。各種機能活用が定着し、そのまま2013年12月desknet's NEOへと活用が引き継がれました。

導入プロセス

PROCESS
1

導入製品検討(1カ月)

グループウエアの導入に伴い、要求事項を社内アンケート調査。製品選定に反映。

PROCESS
2

製品試用(1カ月)

desknet's NEOを含む4製品を候補に選定。デモを実施し、比較検討・社内評価。

PROCESS
3

製品決定・正式導入(1カ月)

要求事項を最も満たす製品としてdesknet's NEO(導入時は旧desknet's )の導入を決定。
各支店、事業所ごとにキーマンを2名選定し、構築会議に参加。社内展開の推進役として利用促進に貢献し全社活用。

特に役立った機能

複雑な社内の各種申請・決裁の高速化とペーパーレス化を実現

導入後の成果・効果

本社と支店、建設・保守現場の情報共有を実現。
全社員の担当現場、勤務スケジュールもリアルタイムで把握。情報共有が効率化された。

1)深夜作業もあり、勤務状況も日々変化。現場の事情に配慮可能な[スケジュール]で、無駄なく、思いやりのある社員間のコミュニケーションを実現。

業務上、いち早く効果を実感できたのが[スケジュール]の活用です。

全事業所の社員の予定はもちろん、工事や鉄道インフラの保守を担当する現場は常時50カ所ほどあり、勤務時間も異なります。例えば軌道保守などの分野では、電車の運行が止まる深夜の作業となり、勤務時間帯が異なる社員同士が、相手の勤務状況などに配慮して連絡をすることが可能になりました。

「以前は、深夜作業明けで就寝中の仲間にうっかり電話をかけてしまうようなこともありました。[スケジュール]を見れば、すべての社員がどの現場でどのような時間帯で勤務しているかも事前に分かります。本社から現場への確認や会議日時の設定などもしやすく、社員同士が技術的な確認や相談をする際の所在確認にもよく使われています」

[スケジュール]にあわせて[設備予約]も連携活用。会議室予約、ビデオ会議のモニター予約のほか、社用車の運用管理にも活用されています。

「以前は社用車も部署ごとに車輌を割り当て、紙で管理していました。[設備予約]で全社共有の車輌を一元管理することで、全社用車の稼働状況が把握でき、運用効率も上がりました。その結果、余剰分の車輌を減らすことができ、コスト削減効果にもつながりました」

特に役立った機能

見やすさとわかりやすさを追求し予定調整の手間を大幅に削減

会議室や社用車の共有設備を一元管理し、利用予約を効率化

2)[ワークフロー]の活用で承認申請の負荷を軽減し、迅速な決裁を実現。
決裁後の[文書管理]自動保存で書類保管のコストや手間も削減された。

全国に展開する現場の工事所や作業所の業務に従事する社員にとって、申請業務の負荷軽減に効果を上げたのが[ワークフロー]の活用です。

「厳密に規程化され、紙の書式による承認申請・保管が定められた書式を除き、日常業務で利用度の高い申請書式59種類をまとめて[ワークフロー]へ移行しました。

年休取得申請や住宅手当、購入申請や資格取得の届け、各種立案書などの[ワークフロー]活用と決裁書類の[文書管理]への自動保存によって、業務効率化、決裁の迅速化、ペーパーレス、書類保管業務の手間の削減、決裁書類の一元管理につながりました」

「以前は、紙の申請書を本社に郵送したり、近くの支店まで持参していたこともあり、社員の負担は大幅に軽減されました。最新書式による申請も徹底されましたし、2020年度からは管理者に対してdesknet's NEOをインストールしたiPadも導入したので、決裁者はiPad上からも承認でき、引き上げ承認や差し戻しにも対応しています。出張時でも遠隔地からの決裁が可能となりました」

さらに[文書管理] では、ISO関連文書や社内規程をはじめ、工事情報、事故防止や安全衛生管理、保安に関する各種資料、取引先企業の規程や設計関連の資料など業務上不可欠な書類の最新版を共有化。アクセス権設定も活用し、重要な文書を安全に保管し、必要な時に閲覧可能な利便性が評価され、活用が定着しています。

特に役立った機能

複雑な社内の各種申請・決裁の高速化とペーパーレス化を実現

社内の規定集や契約書などの文書を保管・共有

3)発注先担当者との業務連絡から、図面・現場写真の確認まで。
その場でチェックできる[ウェブメール]で、施工管理の作業効率も向上。

desknet's NEO導入によって全社員に付与された[ウェブメール]で、本社と支店、各現場の間がつながり、現場で作業する社員の利便性も一気に高まりました。

依頼主である顧客との情報のやりとりや社内業務資料の共有、現場作業に欠かせない図面・現場写真などの確認にも活用されています。

「発注者、取引先企業のご担当者とはテキスト情報だけではなく、設計仕様や図面通り工事が行われているかなど、工事の進捗状況を現場写真などでお伝えすることもあります。例えば深夜の軌道保守に従事する社員が翌日、非番で休みなのに、「重要なメールが届いているかもしれない」と、メール確認のためだけに出社してくることがかつてはありました。現在はiPadで在宅勤務時にも居ながらにして確認できるので、実務上の効率化だけではなく、社員の心理的な負担までもが軽減されています」

社外秘の資料共有や意見交換には[回覧・レポート]も活用。情報の秘匿を守りながら共有でき、メンバーの閲覧状況もわかるので、プロジェクトのメンバー間などで情報交換や共有化をする際に活用されています。

全社告知の情報は[インフォメーション]を活用。社長メッセージや社内会議の重要な内容の共有、人事異動、社内規程の制定・改定情報、事故防止や保安情報から、健康診断、人間ドックなどの福利厚生まで、あらゆる社内告知に活用されています。

「業務上重要な労働安全衛生関連の告知は安全保安部が管理し、労災の予防や安全への注意喚起、対策などを[インフォメーション]に定期的にアップしています。現場の安全パトロールを通して得た情報を活かし、事故防止への意識を喚起し、社員の安全への意識の啓発にも役立てられています」

鉄道インフラで安全と安定運行を支える三軌建設株式会社様の技術力は、社員の情報共有によって、いっそう強化され着実な進化を遂げていきます。

特に役立った機能

PCのメールと同じ操作性で使いやすく、効率的なメール処理が可能

全社や特定部署向けの通達事項やお知らせを簡単に掲載可能

自社での導入の検討前に、まずは無料お試しで実際の機能や使いやすさなどを試してみませんか?

ご担当者のコメント

原 禎幸 様
管理本部 IT推進担当 担当部長

旧製品のdesknet'sを導入してから15年ほど経ちました。そのまま [インフォメーション]や[ウェブメール] [ワークフロー][文書管理][設備予約]などの活用がdesknet's NEOに引き継がれ、業務の多くに各機能が深く関わっています。

社内でも「それはdesknet's NEOのあそこに入っているよ」とか「desknet's NEOで送ったよ!」といった会話が日々自然に飛び交い、業務環境の中に溶け込んでおり、全国に拠点を展開する弊社にとって不可欠なグループウェアとなっています。

まだまだ利用者が気づいていない便利な機能もあり、さらに業務効率化を推進できるよう活用情報を展開していきたいと思います。

南 智広 様
管理本部システム室 室長

[ワークフロー]機能の活用が、煩雑だった社内申請書類と承認申請に関する周辺業務の大幅な簡略化につながりました。具体的には、電子化によるペーパレス化、[文書管理]への自動保管機能によるデータ保管等の手間の削減、外出先での承認による意思決定のスピードアップ、申請様式の統一化と最新版の活用などです。

さらに業務軽減につながる複数の機能があるので、業務課題に応じて今後も新たな活用手法を検討していきたいと思います。

清水 康太郎 様
管理本部システム室 主任

支店、工事所、作業所などに多くの社員が点在するなか、desknet's NEOによって情報の発信や共有をスピーディーに行えるようになりました。

[スケジュール]では、全社員の動向が把握でき、不規則な勤務のなか非番等で休んでいる社員にはタイミングを見計らって電話をかけるなどの配慮や相互理解にもつながっています。

[回覧・レポート]は、一方通行の伝達ではなく、相手の閲覧状況やコメントが確認でき、社内の情報発信や共有に役立っています。活用できる機能や活用手法はまだまだあるので、今後も社内のニーズに応え、活用度を高めていきたいと思います。

事業概要

会社名・組織名
三軌建設株式会社
所在地
福岡本社/福岡市博多区
東京本社/東京都中野区

JR九州グループの建設会社。土木・軌道・建築の総合建設業として全国展開し、新幹線、在来線、地下鉄、第3セクター鉄道などで、鉄道インフラの建設・改良、アンダーパス、駅舎、線路上空の 自由通路などの建設工事を行う一方、鉄道インフラのメンテナンスも得意とする。官公庁や民間からの受注による、道路工事、共同溝工事、管路推進工事、集合住宅、学校、社会福祉施設などの一般の土木工事や建築工事の実績も多い。

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