グループウェアを乗り換えたい!
必要な事前準備と注意点を事例を交えて紹介

グループウェアを乗り換えたい!必要な事前準備と注意点を事例を交えて紹介

グループウェアは多くの企業で導入されています。多くの製品がさまざまなベンダーから提供されており、現在のグループウェアと比較して「もっとよい製品があるのではないか」と疑問を持つ担当者もいることでしょう。とはいえ、数あるグループウェアのなかから、より使いやすいものをと比較して選択するのは簡単ではありません。また、乗り換え特有の注意点もあります。グループウェアを乗り換える場合の準備や注意点を紹介します。

進化し続けるグループウェア

企業向けITツールとしてのグループウェアは1990年代に登場しています。当初のグループウェアは高コストなオンプレミス型で、導入のためにはサーバー構築が必要でした。さらに、プログラミングの技術が求められ導入工程が複雑でもありました。これらの特徴から当初のグループウェアは大企業で利用されることがほとんどでした。
潮目が変わったのは2010年代に比較的安価で導入しやすいクラウド型が登場してからです。このころから中小企業にも一気に広まり、あわせて機能性も向上してきます。
中小企業庁の「2021年版 中小企業白書」によると、グループウェアを3年以上前から利用している中小企業は35.5%です。ITテクノロジーの進化は激しく、現状で利用しているグループウェアと比較して、他製品の機能性が向上していることが考えられます。
また、次のような課題によって、グループウェアの乗り換えを検討するケースもあります。

・利用しているグループウェアのサポートが終了する
・利用しているグループウェアの保守コストがかかりすぎている
・テレワークに対応するため、利用しているツールを見直したい
・経営の再編によって社内システムの統合が必要となった

新しいグループウェアを利用することで、運用に関わる負担、サーバーやライセンス費用といったコスト減にも期待できます。また自社に合ったグループウェアを改めて選択することで、グループウェア活用による業務効率化を推し進める機会にもなるでしょう。

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グループウェア乗り換えのための事前準備

グループウェアの乗り換えを検討している企業のために、乗り換えの事前準備を紹介します。

乗り換えの理由と、必要な機能の選定
現状のグループウェアについて何が不満であるのか、どんな機能があれば満足できるのかを明確にします。経営陣の判断ではなく、利用する社員が求めているグループウェアの特徴を定義することが重要です。社員の声を聞くことで、自社にとって本当に必要なグループウェアを選ぶことができるでしょう。

乗り換えの必要性を周知
乗り換えにかかる手間を負担するのは社員です。経営陣がそれを理解し、乗り換えが容易なグループウェアを選定することも重要ですが、やはり使い慣れたシステムが変わるのを嫌う社員もいることでしょう。そのため、乗り換えの必要性、乗り換えにかかる手間を上回るメリットがあることなどを丁寧に周知します。

新たなグループウェアの方向性を決定
グループウェアは大きく分けてオンプレミス型クラウド型の2種類があるので、どちらを選択するかを決めておきます。
オンプレミス型は自社組織やフローに合わせて柔軟なシステム設計が可能ですが、導入には初期費用、運用には専門知識を持った人材が必要となります。クラウド型はシステムがパッケージ化されています。柔軟性はやや劣るかもしれませんが、導入時間が短く、導入コストもオンプレミス型より低く抑えられ、保守管理を行う必要ありません。導入までのスピードや導入コストを重視するならば、クラウド型がおすすめです。

グループウェア乗り換えのポイントと注意点

グループウェアの移行をスムーズに行うためのポイントと、グループウェアを比較する際の注意点を紹介します。

乗り換え時のポイント

現行のグループウェア導入時からの変化を確認
「テレワークが増えたので、申請業務もペーパーレス化したい」「横断的なプロジェクトを今後多く立ち上げるので、部署にかかわらずコミュニケーションを活性化させたい」などのように、自社の変化を踏まえて必要な機能を選定します。

データ移行は可能か
現在使用しているグループウェアのデータ出力の形式と、移行先のグループウェアでのインポート形式を確認します。また、データ移行にかかる期間を具体的に設定し、期間の長さに応じた移行スケジュールを組みます。

乗り換えサポートは手厚いか
乗り換えにおいてはさまざまな疑問や課題が生じることが予想されます。ベンダーが自社の現状に応じた丁寧な乗り換えプランやサポートを提供してくれるかを見極めます。

製品デモや無料トライアルでグループウェアを利用できるか
ベンダーのプレゼンテーションや製品説明書だけで具体的なイメージを持つことは難しいものです。使い勝手を知るための充実したデモや無料トライアルなど、グループウェアを知る機会があるかを確認します。

細やかな費用の提示
購入後に長く利用するものなので、長期的な視野でコストを見ることが重要です。見積もりでは初期の導入コストだけでなく長期的なランニングコストまでの提示を求めましょう。また、企業規模が大きくなった場合にどのようにコストが変わるかも確認します。

比較する際の注意点

機能性だけでなく使い勝手にも注目する
乗り換えの際には、使いなれたグループウェアと比べて画面や操作の違いに戸惑う声も聞かれるかもしれません。そういった現場の負担をできるだけ減らせるよう、トライアルの環境でじっくりと評価し、自社にフィットしたグループウェアを選びましょう。利用者がグループウェアをじっくりと試し、使いやすい製品を選ぶことは、乗り換え成功のための大きなポイントとなります。

業務フローの見直しも視野に入れる
現状の業務フローに完璧にフィットするグループウェアを探すのは難しいかもしれません。乗り換えのタイミングで、現状の業務フローを新しいグループウェアに合わせる意識も持つといいでしょう。結果的に業務フローの効率化につながる可能性があります。

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おすすめのグループウェア

グループウェアには多くの製品があり、なかには特定の業務をデジタル化するだけの製品もあります。しかしせっかくグループウェアを使うなら、ワークフロー社内回覧空きスケジュールの検索など、組織管理までできるものを選択したいもの。そこでおすすめしたいのが、desknet's NEO(デスクネッツ ネオ)です。

ネオジャパンdesknet's NEO
業務に必要な多くの機能が標準装備されています。特にワークフローの申請機能が多彩であること、オプションで交通費・経費精算連携ができることが大きな強みです。標準装備された多くの機能を徐々に使いこなし、組織や業務を管理していくことで、業務効率化や生産性の向上が見込めます。また、顧客の意見を生かして定期的な機能改善を行っているため、長期的に利用し続けることができるでしょう。
利用規模に関係なく、オンプレミス型クラウド型が選べることも大きな特徴で、自社の利用想定に応じた購入方法が選択できます。クラウド版は自社内での保守管理やセキュリティ対策が不要で、常に最新バージョンが利用可能。オンプレミス版は、充実したサポートサービスが提供されており、安心して利用できます。

desknet's NEOへの乗り換えについて、詳細は「他社グループウェアからの乗り換え」をご覧ください。
また、主要5つのグループウェアを比較している「【徹底比較】5つの主要クラウド型グループウェアの機能性を調査(マイナビニュース編集部)」も、ぜひ参考にしてみてください。

グループウェア導入事例

豊富な導入実績を持つグループウェアdesknet's NEOの導入事例を紹介します。

1:京都信用金庫様

京都信用金庫様の導入事例を見る

地域に寄り添った金融機関として親しまれていた同信用金庫では、2017年に旧グループウェアを導入し、利用していました。しかし、個別のカスタマイズを行ったためか、システムトラブルが頻発。また、バージョンアップもできない状況でした。そのためサーバーの保守期限が近づいたのを機に、旧グループウェアについても見直しを検討。乗り換えるグループウェアは、オンプレミス型であることが前提で、最終的に2社の製品が検討対象として残りました。その後、社内コミュニケーションの活性化につながるチャット機能AppSuiteのような業務開発アプリがあること、そして高機能性を持ちながらコストが抑えられること等のメリットを踏まえ、desknet's NEOを選択したのです。
社内でスムーズに導入できるよう、3段階に分けて移行。また、desknet's NEOの「電子会議室」にQ&Aのコーナーを新設しました。導入当初はシステム担当への問い合わせがありましたが、徐々に「電子会議室」のQ&Aが機能するようになり、問い合わせが減少。また、スケジュール調整設備予約、台帳管理などさまざまな業務において効果を発揮しているそうです。
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2:株式会社明治ゴム化成様

株式会社明治ゴム化成様の導入事例を見る

海外拠点を持ち、世界で高いシェアを誇る製品も手掛けている同社。以前利用していたグループウェアはセキュリティ上の都合により社外からのアクセスができないことや運用のコストがかさむことなどの課題がありました。新製品の導入に当たっては、複数製品が候補に挙がったものの、高セキュリティ性、確かな販売実績、そして長期的なランニングコストも含めたコストパフォーマンスの良さによってdesknet's NEO(導入当時は旧desknet's)を選定。クラウド版で常に最新機能を活用できるため、運用負荷が軽減されました。
さらに、「回覧・レポート」機能で情報共有が円滑化され、また「スケジュール」機能や「設備予約」機能によって、事業部間で製品試作用設備の利用調整が行いやすくなるなど、業務効率化が進んでいます。
株式会社明治ゴム化成様の導入事例を見る

社員一丸となってグループウェアの乗り換えを成功させよう

グループウェアの乗り換えを成功させるための準備として、現状把握が重要です。現状にどんな課題があるのか、社員の声を丁寧に吸い上げて選定材料としていきましょう。現状のグループウェアへの不満を理解することで、自社にとって最適なグループウェアを選択できるでしょう。また、乗り換えサポートや乗り換えにかかる手間、乗り換え後のコストなども十分に考慮する必要があります。考えるべきことは多いため、段取りよく乗り換えの準備を進めていきましょう。

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