グループウェアとは？メールだけでは足りない？
グループウェアの機能を使い分けて業務効率化を実現しよう

情報共有やコミュニケーションのツールならば通常のメールのみで足りるのではないかと考えている企業もあるかもしれません。情報共有のツールの一つであるグループウェアは、多くのビジネスシーンで情報の共有やコミュニケーションの活性化などの効果を発揮します。グループウェアには様々な機能があり、それぞれを上手に組み合わせ、使い分けることで、業務効率が上がるようになります。
今回は、グループウェア導入によって得られるメリットや機能の幅広さについて紹介します。情報共有を目的とした各種機能の便利な活用方法についても理解できるようになります。

グループウェアとは？

従来は、社内外に向けた情報伝達や、デジタルデータのやり取りといえばメールで行うのが主流でした。しかし近年はグループウェアのつぶやき機能やチャットといったメッセージ機能も多く使われるようになってきました。特に社内でのスピードを重視するやり取りでは存在感を増しています。
グループウェアのメッセージとメールは、どちらも文章やファイルをデジタルデータで送る点は同様です。ただし、機能面に大きな違いがあります。
グループウェアにはメッセージ機能のほかにも多くの機能があります。たとえば、ポータル機能やインフォメーション機能を使って沢山の人へ情報を素早く知らせることや、告知文書や社内の規定などの文書を一元管理する文書管理機能などです。
他にも、一般的なグループウェアには、次のような機能があります。

コミュニケーション機能

・メール
パソコンのメールソフトと同じ感覚で使用できます。スマートフォンに対応したタイプでしたら、社外からもメールの確認・返信が可能です。また、テンプレート機能を備えていれば、手間を省いて整った書式のメールを作成できます。

・チャット
比較的短いメッセージをやり取りするツールで、メッセージ機能とも呼びます。先に紹介したとおり、スピーディなやり取りが可能です。

・電子会議室
グループウェア上で情報を共有できる「場」のことで、バーチャル会議室とも呼ばれます。特定のテーマについて、時間や場所を問わず意見交換を行うことができます。

・アンケート
記名式・匿名式で社内アンケートを作成できるものです。研修後の満足度調査や、施策に対する意識調査などさまざまな目的で利用できます。アンケート作成のしやすさだけでなく、アンケート結果の集計や分析のしやすさも重要です。

予定管理・会議準備機能

・スケジュール
自分だけでなく、メンバーの予定も可視化・共有できるものです。通常、1日・週・月などの単位でスケジュールを表示できますが、色やアイコンを付けられるなどカスタマイズできるタイプですと、さらに見やすいでしょう。また、スケジュールから「設備予約」「ウェブ会議開催」などの他機能との連携ができると業務効率化に役立ちます。

・設備予約
会議室や社用車の共有設備などの利用状況を可視化、必要な時はスムーズに予約することが可能です。設備を無駄なく利用することにつながり、余分な設備購入を防止します。

・議事録
会議の議事録を作成・共有します。作成に関しては、文字の大きさや色を変更して、重要事項が分かりやすくできるエディターがあるといいでしょう。ポータルや掲示板と連携することで共有しやすくなり、文書管理と連携することで保管も容易となります。

・プロジェクト管理
プロジェクトのタスクを整理し、進捗状況を共有します。進捗状況が可視化されるため、進捗報告の漏れがなくなります。状況に応じた的確なアドバイス、遅れに対するフォローなども期待できますし、メンバー間でのコミュニケーションも円滑化するでしょう。

情報伝達、ファイル共有機能

・ポータル
社内外のさまざまな情報を集約することができます。情報量に合わせて見やすく情報を配置できるよう、自由度の高いタイプがおすすめです。「全社向け」「部署内用」「個人用」など用途に応じでポータルが使い分けられると、さらに利用しやすいでしょう。

・掲示板
社内へのお知らせを告知する社内掲示板です。全社宛てはもちろん、特定の部署、または部署をまたいだ所定のグループメンバー宛てなどカテゴリーを作成し、分類して掲載できると利便性が高まります。

・文書管理
社内規定や契約書など、日々の業務で作成されるファイルの管理・共有をします。所定の場所にファイルを格納し、必要な時はスムーズに取り出せるよう、見やすいインターフェースであることが求められます。また、フォルダー・ファイルへのアクセスが細かに設定できると、セキュリティを保ちやすくなります。

申請、報告機能

・ワークフロー
稟議書や出張申請など、社内の申請業務をシステム化するものです。進捗状況の可視化、不在による申請業務の停滞を防止します。書式のテンプレートが豊富で、自社組織に合わせた柔軟な申請経路が設定できるものがいいでしょう。

・回覧板
日報や議事録などを一斉に回覧させることができます。一斉回覧なので途中で回覧が滞ることがなく、テンプレートを活用すれば回覧文書作成の負担も軽減します。

グループウェア導入によって得られるメリット

グループウェア導入によって得られるメリットを紹介します。

グループウェア導入の基本的なメリット

情報共有のスピードアップ、活性化
グループチャットでチーム内での連絡、インフォメーションで全社向けの告知、部門内のポータルサイトで部内への情報共有などが容易になります。チームメンバーにファイル等の内容確認を依頼したい場合に便利な回覧・レポート機能や、架電不在時の連絡のようにメールを使うまでに至らないような、ちょっとした連絡に便利な伝言機能などの機能があるタイプもあります。

ナレッジ活用
情報はポータルサイト、文書管理など内容に合わせて格納できます。グループウェアにつながる環境であれば、社外からも共有された資料を取り出すこともできるようになります。資料の属人化を防ぎ、常に最新のファイルをまた、検索性が向上するので後に必要な資料や文書を探し出しやすくなります。蓄積された情報を分析することで、効果的な改善案を見つけやすくなるでしょう。

ペーパーレス化による業務効率化の促進
紙による資料共有や業務連絡、稟議などが不要となり、情報伝達のタイムロス、用紙の紛失を防ぐことができます。承認状況も即座に確認でき、スピード感をもって作業を進めることができます。また、押印、用紙の提出などで出社したりする必要がなくなります。

業務状況の可視化
スケジュール機能ではメンバーの予定をどこからでも一覧できるようになります。今後の予定が分かることで、打ち合わせ日時の決定や業務調整をスムーズに行えます。また、会議室や備品の利用予約状況も可視化されることで、ダブルブッキングを防いだり、余剰設備の整理につながりコストを抑えることにもつながります。

迅速な意思決定への支援
ワークフローシステムにより、担当者が不在であることや、稟議書に気が付かないことによる申請の遅滞を防止します。申請・差し戻し・承認・決裁のすべての工程においてスピードアップが叶うでしょう。

新しい働き方への対応が可能に
グループウェアにつながる環境であれば、社内、社外どこからでもオフィスと同じ環境で仕事ができます。常に最新の業務情報をキャッチし、チームとの情報共有を図ることができます。

グループウェアのメッセージ機能ならではのメリット

続いて、グループウェアのメッセージ機能ならではのメリットです。メールとメッセージ機能を使い分ける際の参考としてください。

入力から送信までのスピード感
メールは通常、あて名や挨拶から始まる文章を使用します。グループウェアのチャットは、あて名や挨拶は最低限で、要件メインの短いメッセージを送るのが一般的です。文章を考える・打つといった時間を省けます。また、チャットにはリアクション機能がついている場合もあり、絵文字で気軽に反応を返すこともできます。

閲覧までの手間の省略
メールの場合、受信を確認した後に開封作業をしないと内容が確認できません。グループウェアのチャットなら、スマートフォンの待機画面にメッセージを表示させることもでき、ほかの作業をしながらも急ぎのメッセージに気が付くことが可能です。

複数人での情報共有・やり取り
メールは基本的に1対1のやり取りとなります。CCを追加することでグループ化はできても、グループ内の人間がめいめいに返信をするとメールの本数が増えてしまいます。メールソフトによっては、来たメールがどのメールの返信なのか分からなくなってしまうでしょう。
グループウェアのチャットならグループ内の人間が各自返信しても、メッセージが同じスレッド上で確認できるので、何に対する返信なのかがわかりやすいです。

添付ファイルの保管
メールの場合、過去に受信したメールに添付されたファイルを探すのは非常に手間がかかります。チャットの場合はファイルが一箇所にまとめられていたり、期間など条件による検索を行ってファイルを探し出しやすい場合が多いです。

メールとメッセージ機能の使い分け

このようにメッセージ機能特有のメリットは多いですが、今まで慣れ親しんだメールでのやりとりを、無理に廃止する必要もありません。
社外の人を相手とするなど、フォーマルな場面でのやり取りにおいては、チャットよりもメールの方が向いています。また、ビジネスの場でのチャットは、あらかじめ登録された限られたメンバーでの運用がなされることが多く、そういった登録の手間も考慮すると、初めてやり取りをする相手とのインターネット上での連絡にはメールが最適です。
さらに、即時性という点で優れているつぶやき、チャットでのやり取りは、連絡相手の時間を拘束してしまうという二面性も持ちます。
このようなメリット、デメリットも考慮しつつ、メールとメッセージ機能をうまく使い分けることが、コミュニケーションをうまく進めるコツでもあります。

グループウェアの選び方のポイント

複数のメリットがあるグループウェアですが、導入には費用がかかります。かけた費用以上のメリットを得るためにも、自社にとって有益なグループウェアを選択しなければなりません。選び方のポイントと、導入目的ごとの適したグループウェアの特徴を紹介します。

選び方のポイント

使いやすさ
画面の見やすさや、アイコンの分かりやすさなど。感覚的に使用できるグループウェアが望ましい

サポート
導入時はトラブルが起こることも考えられる。迅速なサポートが受けられるか。
必ずしも有人サポートである必要はなく、チャットや動画などのサポートが手厚いかもチェック

柔軟性や相性
自社の業務フローや組織体系に合わせられるか。デフォルトの状態で自社と合っていれば柔軟性は必ずしも必要ではないが、企業成長や変化に応じてある程度のカスタマイズはできるものがよい

導入目的別　グループウェアの特徴

メールとグループウェアを併用したい場合
既述のように、「メールは社外向け」「グループウェアのメッセージ機能は社内向け」などと使い分けることが可能です。社内向けなら、「スマートフォン対応でいつでも気軽にメッセージが送れる」「社内向けの情報発信が容易にできる」「自分に向けられた情報を知らせてくれる機能がある」など、コミュニケーションや共有機能に優れたタイプであれば、仕事がしやすくなるでしょう。

既存メールサーバーやビジネスソフトと連携させたい場合
連携しやすい、もしくは連携サポートの充実しているグループウェアを選択します。Gmailを利用しているなら「Google Workspace」に、Outlookを利用しているなら「Microsoft 365」にするなど、運用環境を統一する方法もあります。

大企業向け
各グループウェアには前提として「推奨社員数（ユーザー数）」があるので、その要件を満たすか確認します。さらに、大企業であれば、組織体系が複雑な場合が多いので、自社組織やフローに応じてシステムを設定できるオンプレミス型も選択肢になるでしょう。逆に中小企業であればある程度機能がパッケージ化されたクラウド型がおすすめです。

テレワーク推進に活用したい
テレワークの場合、多くの業務をインターネット経由で行うため、基本的には機能が多いほうがいいでしょう。チャットや情報共有のほか会議室の予約や勤怠管理など、できることが増えるほど「出社しないとできない」ことが減っていきます。

チャット（メッセージ）機能の導入事例

desknet's NEOのチャット（メッセージ）機能を導入した企業事例です。

上記はチャット（メッセージ）機能に関する導入事例ですが、チャット（メッセージ）機能だけでなく、多機能性や使いやすさに定評があるのが「desknet's NEO」です。連携のしやすさや日本のワークスタイルに合わせた設計である点が特長です。アプリ作成ツール「AppSuite」と組み合わせることで社内業務の改善や複雑な業務処理のシステム化までカスタマイズ可能であるため、目的に合わせて活用することができます。

グループウェアのメッセージ機能等を活用して
業務効率化を実現しよう

グループウェアのメッセージ機能はメールと似たところがありますが、活用方法やメリットは異なります。また、グループウェアはメールと比較して複数人への情報発信がしやすく、コミュニケーションに関する機能も用途に合わせて複数備えている製品もあります。情報共有以外にも多くの機能があることから、トータルで使いこなせば複数領域での業務効率化を実現することが可能です。グループウェアを導入する際は、使いやすさやコストなど総合的な視点で自社にとって最適なものを選んでいきましょう。