ビジネスチャットのメリットとは?導入にあたっての注意点を解説

プライベートなコミュニケーションでよく利用されているチャット。テレワークを導入する企業が増えたことで、ビジネスチャットの需要も高まってきました。
ビジネスチャットは、メールや個人向けのメッセージアプリやチャットとはどこが違うのか、導入する際の注意点は何か、どのような活用法があるのかといったことについて解説します。

ビジネスチャットとは?

ビジネスチャットとは、ビジネス用途に特化したチャットツールのことです。1対1または複数人で、主にテキストによる会話を行うことができます。スマートフォンが普及してからは、チャットを利用してコミュニケーションをとることが多くなりました。

ビジネスチャットの基本機能は、チャット機能やグループ作成機能、ファイル共有機能、音声・ビデオ通話機能、プッシュ通知機能、チャットログ管理機能などがあり、一般的なチャットと使い方は大きく変わりません。
ビジネスチャットの大きな特徴としては、チャットに参加するユーザー(アカウント)を、管理者が厳格に管理できることが挙げられるでしょう。

ビジネスチャット導入のメリット

ビジネスでのコミュニケーションに使われるのは、チャットだけではありません。メールや電話などのツールがある中で、ビジネスチャット導入のメリットについて解説します。

メールより早くコミュニケーションできる

メールは、決して即時性の高いツールではありません。送信したメールがいつ読まれるか、いつ返信が来るかは相手の対応によって決まります。文頭・文末に「お世話になっております」などの挨拶文をつけることも慣習化されており、大量のメールを処理するとなると多くの時間を取られます。

一方、ビジネスチャットでは迅速なやりとりが可能です。短文主体で単刀直入に用件を伝えることができます。既読機能やスタンプなども即時性をサポートする機能です。既読機能があれば返事はなくても確認していることがわかりますし、スタンプを使えば簡単な返事なら一瞬でできます。

口頭や電話でのやりとりと比べても、ビジネスチャットはログが残り、相手の時間を制限しないというメリットがあります。簡単な操作でファイルを送信できるのも便利です。

社内コミュニケーションを活性化できる

社内コミュニケーションを活性化できる

ビジネスチャットはテキストベースでありながら、対面に近いコミュニケーションができるツールです。感情表現なども交えたカジュアルな会話ができ、コミュニケーションの心理的ハードルも高くありません。社員が気軽にビジネスチャットを利用するようになれば、社内コミュニケーションの活性化につながるでしょう。

ビジネスチャットではまた、グループチャットもよく利用されます。部門や部署、チーム、プロジェクトなどのメンバーでグループを作成し、小さな組織内のコミュニケーションも活性化できます。

しっかりしたセキュリティ対策ができるものもある

ビジネスチャットでも、社外秘となるような重要な情報を扱うことができれば便利です。不正アクセス、アカウント乗っ取り、端末の紛失・盗難などを想定した強固なセキュリティ対策が施されているチャットツールなら、そういった機密性の高い情報もやりとりできます。

ビジネスチャットの導入を検討する段階で、どのようなセキュリティ対策を講じているのかを比較して、自社が要求するセキュリティの種類やレベルに合った製品を選ぶといいでしょう。

ビジネスチャット導入にあたっての注意点

ビジネスチャット導入にあたっての注意点

ビジネスでの利用にもメリットがあるビジネスチャットですが、ただ導入するだけでは効果的な使い方はできません。ビジネスチャットを導入して業務に役立てるには、以下の点に注意する必要があります。

導入目的を明確化しておく

社内のコミュニケーションに課題を感じているのであれば、まずはビジネスチャットを導入してみるといいでしょう。ビジネスチャットを導入するだけでも、働き方や業務でのコミュニケーションが変わっていくはずです。
導入後に利用目的や用途をさらに明確化することによって、ビジネスチャットの活用を促進することができます。
例えば、「テレワークにおけるメインのコミュニケーション手段として活用する」「外出の多い営業職や現場作業に携わる社員と内勤メンバー間の連携業務で使う」といった目的を決められれば、社員に対しても使い方や用途を具体的に示し、活用することができます。

目的・用途・条件に合ったツールを選ぶ

目的が具体的に決まれば、そのために必要な機能を絞ることができます。現状のコミュニケーション方法の課題を洗い出し、ビジネスチャットを使うことでその課題が解決できるかどうかも考えて選びましょう。

最近は、取引先とのコミュニケーションにビジネスチャットを使うケースも増えています。その場合は、セキュアな環境で使用できるかどうか、初めて使用する人でも迷わず使うことができるかどうかという点も事前にリサーチしておきましょう。

使い方のルールを設定する

ビジネスチャットの運用にあたっては、事前にルールやマナーを決めておくようにします。特に、アクセス権限やグループの作成など、管理に関わることは運用前に必ず決めておきましょう。
また、誰が発言しているかがわかるようにアイコンに顔写真を使うようにしたり、休暇中や勤務時間外にはメッセージを送らないようにしたりと、相手に対する配慮もルールとして決めておきます。

ビジネスチャット「ChatLuck(チャットラック)」の特徴と活用方法

ビジネスチャットにはさまざまな製品がありますが、ビジネスチャット「ChatLuck(チャットラック)」は強固なセキュリティ機能を備えています。ここでは、ChatLuckの特徴と活用方法を紹介します。

ChatLuckの特徴

ChatLuckは、誰にでも使いやすく、ビジネスチャットに必要とされる機能を一通り備えていることに加えて、高いセキュリティ強度を有しているビジネスチャットです。
社内外の利用ユーザーすべての一元管理、アクセス権限、ネットワークポリシーの設定、端末認証などによってリスクを最小限に抑えることができます。また、メッセージやファイルのログ管理、アプリで撮影した画像を端末に残さないセキュアカメラなどがあり、安全性をより強化しています。
また、ChatLuckはクラウド版だけではなく、パッケージを購入し、自社サーバーにインストールして使用するオンプレミス版も提供しています。

ルームを利用してグループでチャットや共有ができる

ChatLuckでは、ルームを使って情報を整理したり、アイデアを募ったりといった活用ができます。ルームとは、プロジェクトやテーマごとのグループのことで、複数のメンバーでチャットやファイル共有が可能です。
例えば、案件や顧客別にルームを作れば、案件情報や顧客情報の整理ができます。また、アイデアを募るルームを作り、蓄積させていくこともできるでしょう。

なお、ChatLuckは、組織外のユーザーをゲストとして追加する機能があり、ゲストユーザーがChatLuckを利用しなくなった場合には、アクセスを停止でき、ゲストの端末にもチャットのログが残らないようになっています。そのため、ゲストユーザーを追加した場合でも、セキュアな利用が可能です。

災害の際の安否確認にも役立つ

ChatLuckは、災害時の安否確認にも役立ちます。例えば、大地震で停電になってしまった場合でも、スマートフォンでChatLuckを利用すれば、社員の安否確認を迅速に行うことができます。こういった状況では、メールは非効率的で使いにくく、チャットであればスピード感のある対応が可能です。
BCP(事業継続計画)を策定する上でも、ChatLuckは有効なツールとなるでしょう。

ビジネスチャットは新たなコミュニケーション基盤

ビジネスチャットは、メールよりも迅速かつ気軽にコミュニケーションができ、セキュアに情報を共有できます。活用法は企業によってさまざまですが、テレワークの普及に伴って、新しいコミュニケーション基盤として、今後ますます欠かせない存在になっていくと考えられます。
グループウェア「desknet's NEO(デスクネッツ ネオ)」との連携も可能な、ChatLuckの導入を検討してみてください。

ビジネスチャットChatLuckで情報共有の改善を

ChatLuckは、情報共有、コミュニケーションのスピードアップなどの社内の課題を解決できるエンタープライズ対応ビジネスチャットです。
本カタログでは、基本機能や管理機能、セキュリティ、価格表、クラウド版とパッケージ版のご利用ガイドなど、詳しくご紹介しています。

ビジネスチャットChatLuck 製品カタログ ダウンロード

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