業務改善とは?
改善を進める4つのポイントをご紹介

企業は顧客の望む商品・サービスを提供することを日々の業務としています。昨今は、より効率的で迅速に対応できるよう業務改善に取り組む企業も多いでしょう。2016年9月には内閣官房に「働き方改革実現推進室」が設置され、企業の生産性向上について話し合われています。
そんな中で、業務改善はどのように進めていけばよいのでしょうか?経費削減や新しいシステムの導入、作業フローの見直しが必要な企業もあるかもしれません。今回は、そんな業務改善について考えていきたいと思います。

業務改善とは

休憩時の消灯やコピー紙の再利用などを業務改善の一環として取り組んでいる方も多いのではないでしょうか。節電・節約は経費削減にも繋がるため、イメージしやすく、実行に移しやすいかもしれません。また、トヨタ生産方式の一部である「ムリ、ムダ、ムラ」を排除する考えを実行できたのなら業務時間を短縮してのコスト削減にも繋がります。

ただし、コストを下げるだけが業務改善ではありません。業務改善に役立つ考えとして「QCD」も意識してみてはいかがでしょうか。QCDは品質の向上(Quality)、コストの削減(Cost)、顧客へ商品・サービスを届けるまでの時間短縮(Delivery)という3つの要素です。品質・費用・時間をより良い状態にすることが業務改善の取り組みとなります。

業務改善の目的

品質向上とコスト削減
経費削減や業務削減は直接的なコスト削減がしやすいメリットがあります。ですが、注意して進めないと商品・サービスの品質の低下、または他社との競争力を弱める結果に繋がるかもしれません。

そうならないためにも業務改善での取り組みでは、中長期的な品質向上とコスト削減も考えてください。顧客満足度やサービス機能の向上を目的とした、業務のシステム化や新機器・ツールの導入など、継続的な改善を検討していきましょう。

効率化による生産性向上

業務改善の目的

生産性向上と効率化は「時間」に対する考えです。実現には業務のシステム化や従来の取り組みの見直し、設備投資などの方法が考えられます。単純作業を簡略化できたら、その余剰時間をほかの業務に充てることができます。

例えば、1日30分程度の単純作業を新しいシステムの導入により15分短縮できたとしましょう。1人あたりで考えると15分だけですが、担当者が30名いる業務なら450分の短縮に繋がったことになります。浮いた時間で、別案件の着手や業務の見直しができるかもしれません。システムの導入には、一時的に費用や操作を覚える・共有する手間がかかります。ですが、長い目で見ると総合的な時間の短縮や業務の簡略化など、より良い環境づくりに役立ちます。

労働環境の改善
業務の負担軽減も業務改善の目的と考えられます。短期的な負担軽減なら、従業員の能力である程度は対応できるかもしれません。ですが、継続することを考えると、業務内容そのものの見直しが必要になるはずです。

業務改善の一環として注目されているのが業務内容の「見える化」であり、業務の見える化によって「ムリ、ムダ、ムラ」が見つかりやすくなります。わかりやすい内容だと、特定の部門や社員に業務が偏っていないかという点です。一人ひとりに対しての業務量が不透明だと、上司が部下へムリのある仕事を割り振るケースが生じ得ます。そうなると特定の社員へ業務負荷が偏り、職場は効率的に仕事をこなす環境とは言えなくなるでしょう。ムリをしている社員やムダな工程、社員ごとの業務のムラといった効率の悪い部分を把握して業務の再分配をすれば、ムリな業務や作業時間のムラが改善されます。それによって納期遅れや品質の低下を防ぐことができるでしょう。

【まんが】グループウェアはじめて物語

グループウェアdesknet's NEOについて、まんがでわかりやすく解説します。
営業の困った!総務の困った!など、部署ごとの困った課題を解決する方法、グループウェアの導入を成功させるコツも楽しくご覧いただけます。

【まんが】グループウェアはじめて物語

この資料は、次のようなお客さまにおすすめです。

  • ・営業担当のお客様
  • ・総務担当のお客様
  • ・情報システム担当のお客様
  • ・経営にお困りのお客様

業務改善の進め方

業務改善を進めるにあたって重要となる「見える化」「優先順位」「マニュアル化」「アウトソーシング」という4つの要素をご紹介します。企業の課題によっては、一部合わないものもあるかもしれませんが、一例として参考にしてください。

見える化

業務の見える化では、まず部署ごとにどういった業務が発生しているのか洗い出しをします。この時、日常的に行っている業務はもちろん、イレギュラー的に発生する業務についても確認しておくとよいでしょう。突発的な案件であっても、しっかりと洗い出すことで業務の全体像がより鮮明に把握できて、確実な改善に役立てることができます。

また、特定の部門の業務負担が軽減された結果、他部門の負担が増えるようでは効果が薄くなります。しっかりと効果を出すためにも企業全体の見える化を目指してみましょう。企業全体を見える化することによって、部門を超えた業務の繋がりや流れを把握できるため生産性向上に繋げやすくなります。そのために、ERPなど新しいシステムを導入し、業務を一元管理できる機能を活用することも重要です。
見える化で業務の洗い出しが済んだら、種類・頻度・難易度といった項目で整理してみましょう。業務が特定の場所に偏っていないか、本当に必要な業務なのかを検討しやすくなります。また分類することで次にご紹介する「優先順位」をつける時にもスムーズに進められるでしょう。

業務改善についてもっと知りたい方はこちら:業務改善は「業務の見える化」から

優先順位

業務改善の進め方

見える化で確認した情報を元に、それぞれの業務に優先順位をつけてください。そうすることで、すぐに改善案の検討が必要な業務を把握できます。そうして集まった情報を、業務を「なくす」のか「減らす」のか、それとも「変える」ことで改善するのかといった判断に役立てながら、広い視野で業務改善に取り組みましょう。

改善案を検討する時は、改善の難易度(費用や時間、手間など)と改善の効果(コスト削減、生産性向上)といった評価を盛り込んでみてください。優先順位の高い問題には、一度の改善策で上手くいかなくても、別のアプローチをすることで改善に繋がるケースもあるかもしれません。

マニュアル化

マニュアルは改善した効果を全社的に反映させる効果が期待できます。担当者ごとのムラを軽減し、業務時間の削減やノウハウの継承を可能とします。マニュアル化には時間と手間が多くかかりますが、ムダの発見や担当者の変更後にも活用できる取り組みです。長年こなしてきた業務フローを、マニュアル作成のタイミングでじっくり見直してみるのもいいでしょう。
また、業務自体のチェック体制をつくる時にも活用できるはずです。予期しない作業フローが取られていないかどうかを調べたり、不正の発見や防止など、商品やサービスの品質を保証する効果にも期待が持てます。

アウトソーシング

外部の専門業者に業務を委託する、アウトソーシングも検討しましょう。業績に繋がりにくい業務をアウトソーシングすることは、業務改善の対策としても有効です。時間のかかるデータ入力や雑用に近いような業務を長く対応している社員がいる部署も存在するでしょう。そういった専門性の低い業務に時間を取られ、コア業務に集中できなければ社員の生産性が低下する恐れがあります。アウトソーシングを取り入れることで、自社のコア事業に集中して取り組み、組織内に蓄積されたノウハウを活かして業務に取り組めます。
また、必要な時に必要な分だけ依頼することで、人件費を変動費化することも可能です。もし、アウトソーシングしていた業務がなくなったとしても、人員の再配置をする必要はありません。さらに福利厚生や退職金など、人材の採用や教育にかける時間の削減にも役立てられます。

業務改善についてもっと知りたい方はこちら:業務改善報告書の書き方は

業務改善には実行力と継続力も必要

業務改善は企業ごとの課題に合わせて取り組むため、正解の形がひとつではありません。自社の現状を確認して、どの問題から改善するべきか考えてみてください。
最後に覚えておいてもらいたいことは、一度の提案や短期的な取り組みでは改善が難しいという点です。問題に対し改善策を考え、上手くいったなら継続できる取り組みをしましょう。一方で上手くいかなかったのなら要因を見直し、再度改善に向けた取り組みを始めてみてください。継続的に業務改善に取り組み、より良い企業の形を目指していきましょう。

近頃よく耳にするDX(デジタルトランスフォーメーション)とは?
デスクネッツ ネオなら解決できるかもしれません!

社会や市場の激しい変化に対応し、競争優位性を保つために組織が進めるべきDXについて、文書、紙の電子化など、3つのポイントにまとめて解説した資料です。

いまさら聞けないDXとは?

いまさら聞けないDXとは?

この資料は、次のようなお客さまにおすすめです。

  • ・経営にお困りのお客様
  • ・営業担当のお客様
  • ・総務担当のお客様
  • ・情報システム担当のお客様
グループウェアのことがもっとよくわかる!
セミナー・イベント情報
見てわかる、触ってわかる、全国各地でセミナー開催中
カタログ・資料
製品カタログや事例集など各種資料を請求・ダウンロード
導入事例
官公庁を含め、幅広い業種・規模でご利用いただいた事例をご紹介します。
よくあるご質問
実際に購入をご検討中の方から寄せられる多くの質問にお答えします。

すべての機能は今すぐ無料で
体験できます

クラウド版の使いやすさを体験!

インストールして
試せるパッケージ版

電話でお問い合わせ

平日9時 - 12時 / 13時 - 18時