業務の見える化とは？
その効果とうまく進めるコツを解説

業務改善の取り組みのひとつとして、「業務の見える化」というフレーズをよく見かけるようになりました。ビジネスにおいて、限られた経営資源を有効に活用し最大の成果を得るためには、業務の見直しと改善、生産性向上は欠かせません。
本記事では、業務改善の実現に向けた「業務の見える化」について解説します。見える化の効果やメリット、それを進める上でのポイントもご紹介します。業務改善を進めていく上でのヒントとして、ぜひ参考にしてください。

業務の見える化とその目的とは？

業務の見える化を行う目的

業務の見える化は、業務改善を目的とした場合が多いでしょう。業務の全体像を俯瞰できるようになることで、業務の無駄や問題点などを把握しやすくなります。
そのほかにも目的は様々なパターンがありますが、ここでは一般的によく見られる目的を紹介します。

1. 業務フローの見直し、改善のため
業務フローの全体像を洗い出し、要改善点を発見することを目的として、業務の見える化を行う場合

2. 業務量の適切な配分のため
部署や特定の人への業務量の偏りを解消することを目的として、業務の見える化を行う場合

3. 適切な人員配置のため
業務量に応じた適切な人員数の配置の検討を目的として、業務の見える化を行う場合

4. ITツール導入のため
ITサービス、ツールを導入する目的で、業務の見える化を行う場合

5. 業務のナレッジ共有のため
社内の業務フローやナレッジ、ノウハウの共有を目的として、全体のフローや業務内容を見える化する場合

定型業務や単純作業の効率化のため、ITサービスを導入することはよく見られますが、業務のフローや全容を明らかにしておくことで、ツールが代替となるかどうか判断がしやすくなるでしょう。
また、業務マニュアル、手順書、チェックリストといった文書を用いた業務の標準化を行う場合にも見える化は有効な手段です。

業務の見える化のメリット

1. 業務量の適切な配分、質の最適化が図れる
業種によっては季節で仕事量の増減が見られたり、チームや個人ごとで業務量のばらつきが発生することもあるケースでは、その解消に役立つでしょう。業務量の適切な配分は、仕事の質を保持し、メンバーへの負荷の削減、残業削減、納期遅れのリスク解消につながります。

2. 組織と業務の全体像の把握ができる
業務の見える化により、自社の理解、部署間の連携促進につながります。経営層にとっては、今後の経営戦略や方針に活用できる点がメリットです。一方、担当者にとっては、全社の業務における担当業務の立ち位置や影響度、責務を理解しやすくなると同時に、担当以外の業務への相互理解にも役立ちます。

3. 業務フローの改善に役立つ
業務の見える化により、業務プロセスにおける無駄、無理、ムラの把握ができます。作業の重複や、多重な承認ステップといった問題点が見つけやすくなります。上手く稼働しているように見える業務であっても、効率化、改善点を意識し実行することは欠かせません。

4. 商品やサービスの質の保持ができる
業務の見える化により、属人化された業務を解消するメリットもあります。業務が可視化された状態は、担当者の異動や退職が発生しても誰もがその業務内容を把握でき代わりに対応ができる状況です。そのため、業務の質を低下させず維持することにもつながります。

5. 従業員の評価や人員配置に役立つ
仕事の中身を洗い出すことにより、従業員の能力や成果が把握しやすくなります。人事評価において、上司の主観に頼ることなく公平な判断・評価を後押しするでしょう。
また、従業員の適材適所の見極めにもつながります。結果的に人材育成やモチベーション向上といった効果も期待ができるでしょう。

業務の見える化を行う方法

業務の見える化を行う方法は多様にありますが、ここでは代表的な3つをご紹介します。

業務の現状を調査・分析する

業務の現状調査（業務調査）は、「いつ」「どこで」「誰が」「どのように」「どれくらいの時間をかけて」「どのくらいの量」「何をしているのか」を行っているのかを一覧できるようにする作業を指します。業務量調査とも呼ばれます。インタビューやアンケート調査、現場のモニタリング。PCソフトでの業務ログ調査といった多様な手法があります。

マニュアルを作成する

マニュアルは、一般的には「業務フロー」「概要」「各項目の説明」という流れで作成します。作業手順のほか、チェックリストを用意し、出来栄えを保つものもあります。
作成の方法としては、Microsoft Word、Googleドキュメントといった文書ツールを利用する場合が多くみられます。マニュアル作成専用のITツールもあり、ドキュメント作成の補助だけでなく、作成後のファイル管理の仕組みも備えています。

スケジュールやタスク、数字を可視化する

グループウェア、スケジュールやタスク管理用のITツールなどを使用して、従業員のスケジュール、タスクの進捗状況を可視化するといった手法もあります。場合によっては、Microsoft ExcelやGoogleスプレッドシートで管理されている場合もあると思いますが、社内の情報を随時共有するという点では、グループウェアをおすすめします。

業務の見える化を行う上でのポイント

業務の見える化の目的を明確にする

見える化の目的を明確にすることで、社内の協力が必要な範囲、手段や予算などが決まります。
また、実施の前に社内へ具体的な目的を伝えた上で協力を仰ぎましょう。見える化の目的を社員がしっかり理解し、自分たちにもメリットがあるということを伝えることも重要なポイントと言えます。

誰にでも理解できる内容にする

特にマニュアルは、現場を直接知らない人が見て内容がわかりやすいかどうかも重要なポイントです。新たに入社したメンバーが使う研修資料、異動があった際の引継ぎ資料としても使うことを想定すると良いでしょう。

最新の情報を共有すること

見える化された情報は放置せずに、都度アップデートしていくことも大切です。常に最新のデータが記録されて運用されること、それが共有されることが望ましいでしょう。

業務の見える化に役立つツール

業務の見える化、業務改善にはグループウェアがおすすめ

業務の見える化には、社内情報の共有、可視化が得意なグループウェアをおすすめします。中でも、多くの企業、自治体でも導入されているグループウェア「desknet's NEO（デスクネッツ ネオ）」は最適と言えます。本製品で実現できることの一例をご紹介します。
グループウェアとは？主な機能や導入メリット、選び方を徹底解説

・個人や部署のスケジュール
・会議室や備品の予約状況
・提出したレポートの回覧状況
・稟議や申請書の承認状況
・社内で共有している最新文書

desknet's NEOは社内情報の一元管理、人やモノの予定の共有、申請・承認のプロセスの可視化に最適なツールです。スケジュールやワークフロー、社内ポータルをはじめとした27機能が標準で備わっており、社内の情報共有に関する課題解決、業務効率の改善に役立ちます。

業務アプリケーションを活用した見える化

紙や表計算ソフトで管理されている台帳、帳票、申請書類を、業務アプリに置き換えることも可視化としては有効です。管理の属人化されたマクロ使用のエクセル、保管場所や紛失のリスクの高い紙の申請書類などを一括管理することができます。アプリと言っても、プログラミング知識は必要ありません。アプリはプログラミングコードを使うことなく「ノーコード」で作ることができます。ノーコードで業務アプリ作成をするなら、AppSuite（アップスイート）を利用することをおすすめします。

業務の見える化に関するまとめ

本記事では、業務の見える化（業務の可視化）とは何か、その効果、さらに業務改善を進めるコツについて解説しました。業務の見える化を行うことで、業務フローの見直しや改善、業務量の適切な配分が図れるなど様々な効果、メリットがあることがおわかりいただけたと思います。

見える化の目的に合わせて、今回ご紹介したさまざまな方法の中から自社にマッチした方法を選定し、取り組むことをおすすめします。中でも、従業員のスケジュールやタスクの可視化については、グループウェアの利用が最適な手法と言えます。ぜひ無料提供中のトライアル、ダウンロード資料を参考にしてみてください。