無駄な会議の特徴とは?
有意義な会議にするための改善方法を解説

業務を行う上で会議は欠かせないものですが、中には参加していて無駄だと感じる会議もあるかもしれません。
なぜ、無駄な会議は多くなってしまうのでしょうか。無駄な会議にはどのような特徴があるのかを考え、意義ある会議に変えていくための改善方法を解説します。

無駄な会議が開かれる理由

いつも無駄だと思いながら参加している会議や、大人数のスケジュールを調整して会議を開いたのに無駄だったという会議。残念ながら、そのような会議は珍しくありません。なぜ無駄な会議が行われるのか、その理由を見ていきましょう。

集まることが目的になり形骸化してしまっている

無駄だと感じる会議の多くは、集まること自体が目的になっていて形骸化してしまっている会議です。とりわけ慣例として行われているような定例会議や報告会議では、目的がない、あるいは目的がはっきりしないということもあるのではないでしょうか。

何かを報告するだけの会議なら、メールなどで情報共有すれば問題ないはずです。さらにいえば、今はメール以外にもさまざまなコミュニケーションや情報共有のためのツールがあります。それらを有効活用することで、開催しなくても済む会議もあるはずです。

無駄な会議だと思っていても言い出せない

無駄な会議だと思っていても、誰もそのことを言い出せないということも、無駄が継続してしまう理由です。特に、慣例として定期的に開かれているような会議では、ただの顔合わせだけで終わってしまっても、それが重要だという声があると反対できないこともあるでしょう。
無駄な会議が開かれてしまうのは、社内に個人の考えや意見を表明できない雰囲気があることが原因のひとつといえます。

無駄な会議の特徴とは?

無駄な会議を改善していくためには、どのような点が無駄なのかを明確にする必要があります。無駄な会議にはどのようなものがあるのかを解説します。

会議の目的がない

上記のように、無駄な会議には目的がなかったり、目的がはっきりしなかったりすることが多々あります。ゴールが設定されていなければ、意見交換をする意味がありません。ただ誰かの話を延々と聞くか、ゴールの見えない話し合いが行われるだけです。
会議の目的は、事前準備を促すためにも会議が始まる前か、遅くとも会議がスタートした時点で示されるべきでしょう。

会議で意思決定できない

会議の目的があったとしても、会議で最終的な意思決定や決議がなされなければ、それもまた無駄な会議のひとつといえるかもしれません。どうしても結論が出ないというケースもありますが、会議で結論が得られるよう、あらかじめ準備や大まかな設計をしておくべきです。
反対に、会議を開くまでもなく結論がはっきりしている会議も、無駄な会議といえるかもしれません。

時間が延びる

時間が延びる

目的のない会議にありがちなことですが、本来の内容からずれてしまった話題や雑談によって、会議の時間が無駄に延びてしまうことがあります。話が脱線しすぎたり、ただ個人の感想を述べるだけだったりすると、収拾がつかなくなってしまうかもしれません。
反対に、議論が白熱しすぎて予定時間を過ぎてしまうこともあります。ファシリテーターは、しっかりと時間管理をして進行しましょう。

参加者が多い

直接の担当者だけでなく部署の全メンバーを集めるなど、会議の参加者を多くしすぎると、一部の人には無駄な時間になってしまう傾向があります。参加者が多いと発言しない人の数が増え、自分とは直接関係のない会議だと思って参加する人も出てくるでしょう。
目的をしっかり設定して、その目的には必要のない参加者がいるとしたら、その参加者がほかの仕事に費やせたはずの時間を奪ってしまうことになります。

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無駄な会議にしないための方法

では、無駄な会議にしないようにするためには、どうすればいいのでしょうか。有意義な会議にするための方法を解説しましょう。

あらかじめ目的とアジェンダを共有する

効率的に会議を進めるには、目的だけではなく、会議での進行とアジェンダ(議題)を作成し、参加者に事前通知しておくのがベストです。アジェンダを共有することで、参加者は関連する資料などの準備をして会議に臨むことができます。
また、進行側から当日配布する資料があれば、それも事前共有しておきます。

参加人数を少なくする

会議の参加人数は必要最小限に絞りましょう。会議の目的やアジェンダが明確になっていれば、必要な参加者を決められるはずです。
また、会議で意思決定が必要なのであれば、その決定権を持つ人を参加者に加えます。最終的な意思決定を行える人が参加することで、会議の目的がずれることなく進行できるでしょう。

ファシリテーターとリーダーを指名する

ファシリテーターとリーダーを指名する

会議にはファシリテーターが必要です。アジェンダに沿って会議の進行を管理したり、参加者の発言を促したりすることで、意見を取りまとめて合意形成できるよう管理するのがファシリテーターの役割です。
なお、ファシリテーターは自分の意見やアイディアを出すことはしません。賛成も反対もせず、結論を出すのを急がせるのでもなく、あくまで合意形成に尽力するのがファシリテーターの役どころです。

これに対し、会議において責任ある立場から意見を述べ、時にジャッジを行うのはリーダーの役割です。リーダーは決定権を持つ人の役割であることが多く、しっかりと会議で結論を出し、意思決定するためには、ファシリテーターとリーダーという存在が欠かせません。

時間を設定する

会議の開始時刻と終了時刻を、あらかじめ決めておくことも重要です。所要時間は目的や議題に合わせて変わりますが、所要時間とアジェンダの数のバランスが悪くないかどうかは事前に確認しておいたほうがいいでしょう。
なお、会議にかける時間は長くても90~120分までが限界と考えるべきです。会議での集中力は、それ以上持続させるのは難しくなります。

最後に全体で決定事項を確認する

会議の最後には必ず決定事項を確認し、参加者で共通認識を持てるようにしておきます。その際に、次の会議までのタスクなどもしっかり確認しましょう。
この確認を怠ると、認識がずれていることに気づかず、会議で得られた決定事項や結論が意味のないものになってしまうこともあります。

議事録を共有する

会議終了後、議事録をまとめて共有します。決定事項の確認と同様、議事録をまとめて共有しておくことで、認識のずれが生じるのを防ぎ、決定事項の実行に向けての意識づけにもなります。
議事録は紙の書類ではなく、電子化された文書にしたほうが共有しやすいでしょう。

ウェブ会議などのツールも活用する

最近は、ウェブ会議システムを使って会議を行う企業も増えています。ほかの拠点にいる社員やテレワークでオフィスに出勤していない社員も招集でき、交通費や移動時間がかからないのがメリットです。資料の準備や共有も簡単にでき、録音・録画もできるウェブ会議システムもありますので、会議の内容をそのまま残すことも可能です。

また、電子会議室ツールを使って、意見交換や議論をするという方法もあります。電子会議室はリアルタイムで会議を進めなくても、参加者が時間のあるときにコメントを残し、議論を進めることが可能です。
会議の参加者以外の人が後から議論のログを見て、そのプロセスを知ることもできます。あるテーマについて意見交換し、社内のノウハウやナレッジとして共有するといった目的に向いているでしょう。
ツールを活用することで、会議を有意義にするだけでなく、効率的に進行させることができるのです。

準備や意識づけが会議を有意義にする

無駄な会議をなくし、有意義な会議へと変えていくには、会議そのものへの認識を変える必要があります。あらかじめ目的やアジェンダを共有したり、ファシリテーターが会議の進行を管理したりと、準備や意識づけをしっかり行うことで、有意義な会議へと変えていくことができるでしょう。

また、ウェブ会議の活用や、電子文書などでの議事録共有など、ITツールを利用することで、会議自体やその後の進行を円滑にすることができます。ウェブ会議システムや電子会議ツール、それらを含め業務効率化に必要な27の機能がまとまったグループウェア「desknet's NEO(デスクネッツ ネオ)」の導入を検討してみてください。

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