議事録の書き方のコツを詳しく解説！
伝わる議事録の基本のフォーマットとは

議事録を作成する目的と意義

議事録の目的は、会議の概要や決定事項などの情報を正確に、かつ確実に、関係者に共有することです。ビジネスの場においては、主には社内会議など記録を残す役割があります。会議の内容や決定事項を、会議の出席者や出席できなかった関係者に共有するための文書です。会議が終わったら主催者側が作成し、関係者に配布します。

理想的な議事録とはどのようなものか

一般的に、理想的な議事録として求められる条件は以下のようなものです。

・早く配布される
会議が終わったら、できるだけ早く、できれば当日中に作成して配布します。

・何が決定したかがはっきりわかる
議題と決定事項、保留内容、今後やるべきことがはっきりわかるように記載します。

・シンプルでわかりやすい
一読しただけで内容が理解できるように、バランスのよい体裁にして、短くわかりやすい文章で書きます。

理想の議事録を作成するためのコツ

より良い議事録を作成するためには、会議前・会議中・会議後に、それぞれ次のようなポイントをおさえる必要があります。これらは議事録の作成以前に、会議を意義あるものとするためにも押さえておくべきポイントと言えます。

・事前の準備
会議の議題、目的を把握し、どういった内容になるのかを確認しておきます。
会議の議題や目的などから、あらかじめ議事録の構成を決めておけば、会議中の記入がスムーズに進めやすくなります。

・会議中はメモを取る
情報の漏れがないように、手書きやパソコンのメモ帳機能などで記録を取ると良いでしょう。
手書きの場合は、図や矢印を使ってイラストでメモをすると、要点や流れがわかりやすくなります。3色くらいのペンを使い分ける、時系列にメモを取るなど、工夫できる点はたくさんあります。
また、ホワイトボードに記入し、それを写真に撮って、後に整理して議事録化する手法もあります。
メモを取ったらすぐに議事録の作成に取り掛かるのではなく、一度内容を整理して要点をまとめてから始めることをおすすめします。

・ツールを使う
パソコンのアプリ、ICレコーダー、自動的に音声認識入力がされるツールなど、議事録作成に便利なツールはたくさんあります。自分の使いやすいものを選び、活用することで、効率的に議事録を作成することが可能です。
パソコンやICレコーダーで音声を録音するときには、事前に許可を取っておくと安心です。

ツールについては「議事録はツールを使って効率的に作成しよう！ツールの種類や選び方を解説」も参考にしてください。

議事録の基本的な作成方法

議事録において必要な記載内容

ここでは議事録の基本的な書き方についても、触れておきます。
議事録においては、以下の項目は必須の記載事項と言えます。

・開催日時
・開催場所
・会議名
・会議の参加者
・議題

また、打ち合わせ、会議内容によっては、以下にあるような決定事項やタスクなどが発生する場合もありますので、漏れのないように記載しておく必要があります。また、会議内で使用した資料がある場合には、データ形式などで保管して後で見返せるようにしておくことも大切です。

・決定事項
・ToDo（タスク）やその期限
・会議で使用した資料
・次回の会議予定
・その他の連絡事項
・会議の欠席者
・議事録作成日
・議事録の作成者

要旨を抑え読み手に伝わりやすい文面に

文面は誰が読んでも内容を把握しやすいよう、「5W1H」を抑えて作成することで、伝わりやすさが格段に変わってきます。特に会議の場合は、発言者が誰だったのか明記しておくと、後で「言った言わない」のようなトラブルが起きにくくなります。

Who：誰が
Where：どこで
What：何を
Why：なぜ
When：いつまでに
How：どのように行うか

なお、会話を書き起こしただけ、議論の流れが伝わらない箇条書き、といった議事録がよくありますが、後で見返した時に読み手に伝わるような簡潔な文面であることが重要です。
会議に参加していない人にも読みやすいよう要約し、誤解なく伝えることを心掛けて作成することをおすすめします。

できるだけ早い共有を

議事録の作成と共有はできるだけ早いタイミングで行われることが望ましいです。議事録は、会議の参加者への備忘録、また参加できなかったメンバーへの共有でもあります。編集に時間はかけず、会議当日または翌日には関係者へ共有できると良いです。そのためにも議事録をまとめるという業務は、単純なようで実はスキルの求められる業務と言えるかもしれません。

議事録のフォーマットを活用する

フォーマットの活用で効率的に議事録作成

文書の「フォーマット」とは、決まった「型」「書式」という意味です。決まったフォーマットがあれば、書式を考えたり整えたりする手間がかからず、内容だけを考えればよいため、効率的に文書を作成できます。
議事録にもフォーマットがあれば、効率的に作成することが可能です。社内で決まったフォーマットがあればそれを使用しましょう。決まったフォーマットがなければ、先の基本的な作成方法に沿ってフォーマットを作成すると便利です。

社内でフォーマットを作成するメリット

社内に議事録のフォーマットがなければ、作成を提案するのも1つの方法です。新たにフォーマットを作成する手間をかけても、それ以上のメリットがあるでしょう。

・フォーマットを利用すると、内容を埋めていくだけでよいので作業の負担が少ない
・フォーマットを利用することで、内容の抜けや漏れがなくなる
・議事録の書式・形式が統一され、読み手に伝わりやすい議事録を作成できる
・形式が統一されることで、作成者が変わっても議事録の品質を維持できる
・誰が作成しても一定品質を維持できるので、作業者が特定のメンバーに偏らない

議事録のフォーマット・テンプレート

一般的な会議で使用する場合の議事録の基本的なフォーマットは以下のような内容です。
決められた項目に入力するだけなので、手間をかけることなく議事録の作成ができ、スピーディーに情報の共有を進められます。規定の項目以外に書き残すべき内容は、見出しや項目を追加する方法をおすすめします。
テキストでの作成でも問題はありませんが、見出しや文字の色、大きさなどを変えて整えると、より読みやすくなります。

フォーマット利用の注意点

上記のような一般的な会議の議事録のほかにも、企業や団体の委員会、理事会、取締役会議における議事録、チームやプロジェクトにおける議事録など、場面によって議論内容や重要事項は変わってきます。それぞれの会社の仕事やシーンにマッチしたフォーマットを用意するようにしましょう。

議事録の作成を便利にするツール・アプリ

議事録作成の方法には主に以下のような手法が良く使われています。

・表計算ソフト（Microsoftエクセル・Googleスプレッドシート）を使う
・文書作成ソフト（Microsoftワード、Googleドキュメント）を使う
・紙とペンを使い手書きで行う
・有料の議事録作成アプリを使う
・無料の議事録作成アプリを使う
・音声文字起こし議事録自動作成ツール
・グループウェアの機能を使う

議事録作成にツールを導入する場合は、簡単な操作で、使いやすいものを選ぶことをおすすめします。議事録は作って終わりではありません。関係者への共有や会議資料の保管まで視野に入れると、単体のドキュメント管理ソフトよりもグループウェアが最適なツールと言えます。
また、会議の実施に際しスケジュール調整や会議室などの予約も欠かせない業務となりますが、グループウェアならばそれらをシームレスに行うことができ、会議にかかわる業務の効率向上を図ることができます。

参考：グループウェアとは？導入のメリットやサービスの選び方を徹底解説

議事録作成・管理にはグループウェアがおすすめ

ビジネスの場において議事録作成・管理ツールを導入する場合は、簡単な操作で、ユーザーが画面へ入力しやすいものを選ぶことをおすすめします。
ネオジャパンが提供するグループウェア『desknet's NEO（デスクネッツ ネオ）』は、これらの使い勝手の良さに加えて、セキュリティに配慮し安全に利用するための管理機能も搭載しています。導入時に利用者への浸透をサポートするコンテンツも充実しています。

desknet's NEOの議事録機能と連携する機能

議事録に関するまとめ

この記事では、議事録を作成する目的と意義、理想的な議事録とフォーマットについてご紹介しました。

「議事録の作成」という点だけでなく、会議を効率化するという意味でもフォーマットを使って、議題やタスクを整理し、会議の情報を共有する手法は有効です。
よく問題視される「だらだら長い会議」「議題がはっきりしない会議」「決定事項のない会議」は、参加者が会議の目的を理解していないということが主な理由として挙げられます。

会議をより有意義なものにして生産性を高めるためには、あらかじめ会議の議題や目的を共有しておく必要があります。チームでの会議運営を円滑に進めるにはグループウェアの中でも画面の見やすさ、操作性において定評のある「desknet's NEO」が特におすすめです。

こちらの動画では、先にご紹介したdesknet's NEOの議事録機能を詳しくご紹介しています。ぜひごらんください。