議事録作成にはフォーマットを使えば便利!
統一したフォーマットを作成できる?

議事録作成にはフォーマットを使えば便利!統一したフォーマットを作成できる?

議事録を作成するときは、過去の議事録をコピーしてから編集して作成しているという人が多いのではないでしょうか。それでも体裁は整えられますが、油断すると前の内容がそのまま残って、情報が前後するなど混乱してしまう可能性があるでしょう。できれば、作成漏れやミスのない議事録を作成したいものです。議事録のフォーマットを用意しておけば、作成が簡単になるうえ、ミスも減らすことができます。

ここでは、フォーマットを利用した議事録の書き方と、そのメリット、さらに会議そのものを効率的に進めるポイントなどを紹介します。

理想の議事録とはどのようなものか

議事録とは、会議の内容や決定事項を、会議の出席者や出席できなかった関係者に共有するための文書です。会議が終わったら主催者側が作成し、関係者に配布します。

議事録の目的は、会議の概要や決定事項などの情報を正確に、かつ確実に、関係者に共有することです。理想の議事録には、次のような条件があります。

・早く配布される
会議が終わったら、できるだけ早く、できれば当日中に作成して配布します。

・何が決定したかがはっきりわかる
議題と決定事項、保留内容、今後やるべきことがはっきりわかるように記載します。

・簡潔でわかりやすい
一読しただけで内容が理解できるように、バランスのよい体裁にして、短くわかりやすい文章で書きます。

理想の議事録を作成するためのポイント

より良い議事録を作成するためには、会議の前・会議中・会議の後に、それぞれ次のようなポイントをおさえる必要があります。

・事前の準備
会議の議題、目的を把握し、どういった内容になるのかを確認しておきます。それによって、効率よくメモを取り、必要な情報を把握することが可能です。
会議の議題や目的などから、あらかじめ、議事録の構成を決めておきます。また、日次や場所などすでに決まっている部分は先に作成しておくと便利です。

・会議中はメモを取る
情報の漏れがないように、メモや録音などいくつかの方法で記録を取ります。手書きのメモは図や矢印を使って図式化すると、スピーディーに作成できるうえに要点のわかりやすいメモになるでしょう。3色くらいのペンを使い分ける、時系列にメモを取るなど、工夫できる点はたくさんあります。
パソコンやICレコーダーで音声を録音するときには、事前に許可を取っておくと安心です。
メモを取ったらすぐに議事録の作成に取り掛かるのではなく、一度内容を整理して要点をまとめ、それから作業を開始します。

・ツールを使う
パソコン、ICレコーダー、音声認識入力ツールなど、議事録作成に便利なツールはたくさんあります。自分の使いやすいものを選び、活用することで、効率的に議事録を作成することが可能です。
ツールについては「議事録はツールを使って効率的に作成しよう!ツールの種類や選び方を解説」も参考にしてください。

これらの方法で、議事録を効率的に作成することができます。このほかに議事録のフォーマットを作成しておけば、さらに便利に、かつ効率的に議事録を作成することが可能です。

フォーマットを作成すれば議事録作成がより効率的に

文書の「フォーマット」とは、決まった「型」「書式」という意味です。決まったフォーマットがあれば、書式を考えたり整えたりする手間がかからず、内容だけを考えればよいため、効率的に文書を作成できます。

議事録にもフォーマットがあれば、効率的に作成することが可能です。社内で決まったフォーマットがあればそれを使用しましょう。決まったフォーマットがなければ、普段のまとめ方を利用してフォーマットを作成すると便利です。

社内でフォーマットを作成するメリット

社内に議事録のフォーマットがなければ、作成を提案するのも1つの方法です。新たにフォーマットを作成する手間をかけても、それ以上のメリットがあるでしょう。

・フォーマットを利用すれば内容を埋めていくだけでよいので、効率的に議事録を作成できる
・フォーマットを利用することで、内容の抜けや漏れがなくなる
・議事録の書式・形式が統一され、読む側にとっても読みやすい議事録を作成できる
・形式が統一されることで、作成者が変わっても議事録の品質を維持できる
・誰が作成しても一定品質を維持できるので、作業を行うのが決まったメンバーに偏らない

統一したフォーマットを作成できるか

社内すべての会議に使えるような、統一したフォーマットを作成できるでしょうか?1つのフォーマットですべての議事録をまかなうのは難しいでしょう。
連絡会議の議事録用には統一したものを作成できます。しかし、株主総会など特別な形式のある会議の議事録は、その他の議事録と形式が異なることも多く、別に用意したほうが便利でしょう。

自社に合ったフォーマットを何通りか作成すれば、議事録の作成を効率化することができます。

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会議をより効率的に進めるためには

議事録作成だけでなく、会議を効率化することはできないでしょうか?

フォーマットを作成することで、議事録作成はある程度効率化できます。しかし、議事録作成だけでは会議そのものを効率化することはできません。

非効率的な会議の問題点

社内会議に見られる大きな課題は、「生産性が低く非効率的であること」です。それは、次のような現象に現れます。

・会議がだらだら長い
・議題がはっきりしない
・必要なことが決定できない
・添付資料が多くて、本当に必要なのはどれかがわからない

このような現象が現れる原因は、「参加者が会議の目的やポイントをわかっていない」ということです。つまり、会議をより有意義なものにして生産性を高めるためには、あらかじめ会議の議題や目的を共有しておく必要があります。そのためには、会議前の準備が重要です。

これは、議事録作成にも共通したポイントと言えます。つまり議事録を効率的に作成し、活用することで、会議の準備や会議後の報告の効率化を図ることも可能です。

会議の前・会議中・会議の後でファシリテーターや担当部署が注意すべきことは、次のとおりです。

会議前の準備

・会議の議題と目的を明確にする
・議題や内容に必要な資料を用意する
・会議の議題、目的、資料をあらかじめ参加者に共有しておき、事前の準備を促す

会議中の注意事項

・共有した資料をいつでも取り出して参照できるように準備しておく
・会議の終了時間を決めておき、それ以上延長しない
・議題や目的から必要なメンバーだけを招集する
・進行役(ファシリテーター)は、議論が議題からそれないように、しかし活発に進むように、常に意識し、誘導する
・会議の最後に、その日の決定事項を参加者全員で確認する

会議の後で必要なこと

・会議の議題や内容をわかりやすくまとめた議事録を作成し、できるだけ早く配布する
・議事録を関係者に共有したら、社内規定に従って保管する

準備だけでなく、会議の前・会議中・会議の後、それぞれの段階でやるべきことをおさえておけば、会議に積極的に参加でき、より効率的に進めることができるでしょう。

会議の質を高めるには「無駄な会議の特徴とは?有意義な会議にするための改善方法を解説」もご覧ください。

議事録作成の速度と質を上げるためにフォーマットを用意しよう

スピーディーに、かつ必要な項目の抜けや漏れがないように議事録を作成するには、フォーマットを使うと便利です。もし、いま社内に議事録のフォーマットがなければ、新たに用意してもよいでしょう。フォーマットを作成する手間を考えても、議事録作成を大きく効率化できます。

議事録の配布や管理・共有まで視野に入れると、議事録のテンプレートが用意されているツールを導入するのもよい方法でしょう。ネオジャパンのグループウェア「desknet's NEO(デスクネッツ ネオ)」もおすすめです。

desknet's NEOには、仕事に必要な機能が標準搭載されています。さまざまなテンプレートや直接文書を作成できるエディターがあり、事前に会議の議題や資料を共有したり、保存した文書を共有したりすることも可能です。

加えて、 desknet's NEOでは議事録を始めとした、さまざまな書類のフォーマットを「サンプル書式」としてダウンロードし、使うことができます。これを、スケジュール機能回覧・レポート機能と組み合わせることで、会議に関する仕事をさらに効率化できるでしょう。スケジュール機能で会議の日時を登録し、出席者全員に共有することができます。また、同時に会議室の予約も可能です。事前にファイル共有機能で資料を配布し、会議までの間に目を通してもらえば、議論もスムーズに進むでしょう。会議の後は回覧・レポート機能で議事録を一斉に回覧することができます。

desknet's NEOはクラウド版だけでなくパッケージ版もご用意しています。セキュリティに厳しい業種でも導入しやすいでしょう。

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