議事録の書き方とは？
わかりやすいまとめ方と効率化のポイントを紹介

議事録とは

議事録とは、会議の内容や会話を記録し、要約をまとめたものです。会議で議論された内容や決定事項を正確に共有するという役割も持ちます。

また、文面に残すことで、関係者間の認識の相違を防ぐ、責任や課題を明確にすることにもつながります。会議の参加者、さらに参加していない人にも共有する場合があり、業務を円滑に進める上でも大切なドキュメントと言えます。

目的

議事録の目的は、会議の概要や決定事項などの情報を正確に、かつ確実に、関係者に共有することです。

意義

ビジネスの場においては、主には社内会議など記録を残す役割があります。会議の内容や決定事項を、会議の出席者や出席できなかった関係者に共有するための文書です。会議が終わったら主催者側が作成し、関係者に配布します。

理想的な議事録の条件

上記の目的をふまえ、一般的に理想的な議事録として求められる条件は以下のようなものが挙げられます。

◆シンプルでわかりやすい

一読しただけで内容が理解できるように、バランスのよい体裁にして、短くわかりやすい文章で書きます。

◆何が決定したかがはっきりわかる

議題と決定事項、保留内容、今後やるべきことがはっきりわかるように記載します。

◆早く配布される

会議が終わったら、できるだけ早く、できれば当日中に作成して配布します。

議事録の基本的な書き方

議事録の主な記載内容

ここでは議事録の基本的な書き方、主な記入例についても、触れておきます。
議事録においては、以下の項目は必須の記載事項と言えます。

・開催日時
・開催場所
・会議名
・会議の参加者
・議題

また、打ち合わせ、会議内容によっては、以下にあるような決定事項やタスクなどが発生する場合もありますので、漏れのないように、かつ具体的に記載しておく必要があります。また、会議内で使用した資料がある場合には、データ形式などで保管して後で見返せるようにしておくことも大切です。

・決定事項
・ToDo（タスク）やその期限
・会議で使用した資料
・次回の会議予定
・その他の連絡事項
・会議の欠席者
・議事録作成日
・議事録の作成者

発言者を明確に、簡潔な文章を心がける

文面は誰が読んでも内容を把握しやすいよう、「5W1H」を抑えて作成することで、伝わりやすさが格段に変わってきます。特に会議の場合は、発言者が誰だったのか明記する、決定事項と意見は明確に区別して記述すると、後で「言った言わない」のようなトラブルが起きにくくなります。

Who：誰が
Where：どこで
What：何を
Why：なぜ
When：いつまでに
How：どのように行うか

要旨を抑え、読み手に伝わりやすい文面に

なお、会話を書き起こしただけ、発言や決定事項を箇条書きするだけ、といった議事録もよく見受けられます。そのような議事録は、議論の流れが読み取れず、論点がわかりづらい状況に陥りがちです。あとで見返した時に読み手に伝わるような文面であることが重要です。

メモの段階では箇条書きで記録していたとしても、関係者へ提出する段階では読みやすいよう要約し、誤解なく伝えることを心掛けて作成することをおすすめします。

議事録を作成する上での4つのポイント

ビジネスの場で議事録を作成するためには、会議前・会議中・会議後に、それぞれ4つのポイントをおさえる必要があります。これらは議事録の作成以前に、会議を意義あるものとするためにも押さえておくべきポイントと言えます。

1. 事前準備

1つ目は、参加する会議が何を目的とした会議なのかを確認しておくことです。会議の目的、議事がどういった内容になるのかを事前に把握できれば、議事録の構成を前もって準備しておくことができます。その準備ができていると会議中の記録がスムーズに進めやすくなります。

2. 会議中はメモを取る

2つ目は、決定事項の記録漏れがないように、その場で手書きのメモやホワイトボードなどで記録を取ることです。数字は聞き逃しのないよう正確に、誰が発言したのか、タスクの責任の所在が曖昧にならないよう記述しましょう。

手書きの場合は、図や矢印を使ってイラストでメモをすると、要点や流れが明確になり読み返した時に理解しやすくなります。3色くらいのペンを使い分ける、時系列にメモを取るなど、工夫できる点はたくさんあります。

また、ホワイトボードに記入し、それを写真に撮って、後に整理して議事録化する手法もあります。
メモを取ったらすぐに議事録の作成に取り掛かるのではなく、一度詳細を整理して要点をまとめてから始めることをおすすめします。句読点や改行などに注意し、見やすい文面にするよう心がけましょう。

3. ITツールを使う

3つ目は、パソコンのドキュメント作成用アプリ、議事録用アプリ、ICレコーダー、自動的に音声認識入力がされるITツールなどを利用することです。議事録作成に便利なツールはたくさんあります。自分の使いやすいものを選び、活用することで、スピーディーに議事録を作成することが可能です。
パソコンやICレコーダーで音声を録音するときには、事前に許可を取っておくと安心です。

ツールについては「議事録はツールを使って効率的に作成しよう！ツールの種類や選び方を解説」も参考にしてください。

4. できるだけ早い共有を

4つ目は、議事録の作成と共有をできるだけ早いタイミングで行うことです。議事録は、会議の参加者への備忘録、また参加できなかったメンバーへの共有でもあります。担当者は編集に時間をかけず、会議当日または翌日には関係者へ共有できると良いです。そのためにも議事録をまとめるという業務は、単純なようで実はスキルの求められる業務と言えるかもしれません。

わかりやすい議事録作成を行うには

フォーマットの活用でわかりやすさと作業効率をアップ

文書の「フォーマット」とは、決まった「型」「書式」という意味です。決まったフォーマットがあれば、項目に沿って記入していけばよいため、効率的に議事録を作成できます。

社内で決まったフォーマットがあればそれを使用しましょう。決まったフォーマットがなければ、先の基本的な項目に沿ってフォーマットを作成すると便利です。

フォーマットを利用するメリット

会議に際してフォーマットをあらかじめ用意しておくと、様々なメリットが期待できます。

・フォーマットを利用すると、内容を埋めていくだけでよいので記述作業の負担が少ない

・フォーマットを利用することで、内容の抜けや漏れが減る

・議事録の書式・形式が統一され、読み手に伝わりやすい議事録を作成できる

・形式が統一されることで、作成者が変わっても議事録の品質を維持できる

・誰が作成しても一定品質を維持できるので、作業者が特定のメンバーに偏らない

このようにフォーマットの活用は、作成者にとっての作業負担軽減だけでなく、読み手にっても理解しやすく伝わりやすい議事録ができること、誰が作成してもビジネス文書として一定の品質を保つことができるといったメリットにも期待できることがわかります。

議事録のフォーマット・テンプレートの例

基本的な議事録の例

ここでは一般的な会議で使用する場合の議事録の基本的なフォーマットをご紹介します。
決められた項目に入力するだけなので、手間をかけることなく議事録の作成ができ、スピーディーに情報の共有を進められます。規定の項目以外に書き残すべき内容は、見出しや項目を追加する方法をおすすめします。
テキストでの作成でも問題はありませんが、見出しや文字の色、大きさなどを変えて整えると、より読みやすくなります。

フォーマット利用の注意点

一例として挙げた一般的な会議の議事録のほかにも、企業や団体の委員会、理事会、取締役会議における議事録、チームやプロジェクトにおける議事録など、場面によって議論内容や重要事項は変わってきます。それぞれの会社の仕事やシーンにマッチしたサンプル書式やフォーマットを用意するようにしましょう。

議事録の作成を効率化するツール・アプリ

議事録作成の主な方法

議事録作成の方法には主に以下のような手法が良く使われています。

・表計算ソフト（Microsoftエクセル・Googleスプレッドシート）を使う
・文書作成ソフト（Microsoftワード、Googleドキュメント）を使う
・紙とペンを使い手書きで行う
・有料の議事録作成アプリを使う
・無料の議事録作成アプリを使う
・音声文字起こし議事録自動作成ツール
・グループウェアの機能を使う

議事録は作成して終わりではなく、保管と共有も大切

議事録は作って終わりではありません。関係者への共有や会議資料の保管まで視野に入れる必要があります。議事録作成にITツールを導入する場合は、簡単な操作で、使いやすいものを選ぶことをおすすめします。

会議の実施に際しスケジュール調整や会議室などの予約も欠かせない業務となりますが、グループウェアならばそれらをシームレスに行うことができ、会議にかかわる業務の効率向上を図ることができます。単体のドキュメント管理ソフトよりもグループウェアが最適なツールと言えます。

参考：グループウェアとは？導入メリット、主要製品比較と選び方を解説

議事録作成・管理にはグループウェアがおすすめ

ビジネスの場において議事録作成・管理ツールを導入する場合は、簡単な操作で、ユーザーが画面へ入力しやすいものを選ぶことをおすすめします。
ネオジャパンが提供するグループウェア『desknet's NEO（デスクネッツ ネオ）』は、これらの使い勝手の良さに加えて、セキュリティに配慮し安全に利用するための管理機能も搭載しています。導入時に利用者への浸透をサポートするコンテンツも充実しています。

desknet's NEOの議事録機能と連携する機能

議事録の書き方に関するまとめ

この記事では、基本的な議事録の書き方、内容が伝わりやすい議事録のまとめ方やフォーマットについてご紹介しました。

「議事録の作成」という点だけでなく、会議に関する業務を効率化するという意味でも、フォーマットを使って記録の負担を減らす、議題やタスクを整理して会議の情報を共有する手法は有効です。ここで解説した効率的な作成のコツ、例文を参考になさってください。

よく問題視される「だらだら長い会議」「議題がはっきりしない会議」「決定事項のない会議」は、参加者が会議の目的を意識していない、理解していないということが主な理由として挙げられます。会議をより有意義なものにして生産性を高めるためには、あらかじめ会議の議題や目的を共有しておく必要があります。チームでの会議運営を円滑に進めるにはグループウェアの中でも画面の見やすさ、操作性において定評のある「desknet's NEO」が特におすすめです。

こちらの動画では、先にご紹介したdesknet's NEOの議事録機能を詳しくご紹介しています。ぜひごらんください。

更新日： 2024年8月22日
執筆：株式会社ネオジャパン 編集部