メール管理を効率化するには?
管理の方法と注意点を解説

膨大な数が届くメールの管理に悩んでいる人は多いのではないでしょうか。新着メールをチェックし、本文を読み、返信する作業は、積み重なると多くの時間を奪われることになります。
ここでは、メール管理の課題やメールを効率的に管理するための方法と、メールを送るときの注意点などについて解説します。

メール管理の課題とは?

メールは便利で、ビジネスでもよく利用されるツールですが、便利さの一方で管理が難しくなってしまうという欠点もあります。まずは、メールを管理する上で課題となりやすいポイントを紹介します。

メールの数が多すぎて管理しにくい

メールを管理する上での課題としては、第一にメールの数が多くなりやすいことが挙げられます。
例えば、チーム内のメンバー5人を宛先にした1通のメールを送り、5人からそれぞれ返信が来ると返信メールは5通になります。それでメールが終わればいいですが、さらに返信するとメールはどんどん増えていきます。

また、メールはほかのチームからの作業依頼、資料や書類の送付、総務からのお知らせ、取引先からの問い合わせなど、各所から次々に送られてきます。メールをベースとした情報共有をしていると、メールの数が多すぎて管理は難しくなってしまうでしょう。

返信に時間が取られる

メールを返信する作業には、多くの時間を取られています。メールでの質問に対して回答のみを返信できれば楽ですが、取引先とのメールでは言い回しも考えなければなりません。

また、「いつもお世話になっております」「ご確認のほど、よろしくお願いいたします」などの文章は定形表現ではありますが、面倒だと感じる人もいるでしょう。メールの数が多くなればなるほど、メール返信に多くの時間がかかります。

件名では内容を判断しにくい

メール管理の難しさは、件名だけでは内容を判断しにくいという点にもあります。後から必要な情報を探したいと思っても、まったく違う件名のメールに探したい情報が入っているかもしれません。返信に返信を重ねたメールの場合、元の件名とは違う内容になっていることがよくあります。
また、本文検索をしようとしても、思いつくワードが適切でなく、目的のメールになかなかたどり着かないということもあります。

メール管理を効率化するには?

メール管理を効率化するには?

メール管理の課題を踏まえ、メールにかける時間を少なくするためには、メール管理を効率的に行う必要があります。続いては、メール管理を効率化するためのちょっとしたコツを紹介しましょう。

受信トレイを空にすることを目指す

メール管理効率化の第一歩として、受信トレイを空にすることを目指してみましょう。受信トレイにすべてのメールを残したままでは、何が対応済みなのか未対応なのかがわかりません。未対応のメールだけ受信トレイに残し、対応が終わったメールは、対応済みフォルダや取引先別のフォルダを作って、そこに移動させるようにすると、管理がしやすくなります。

メールの対応時間を決めておく

メールに対応する時間(時刻)を決めておき、毎日のルーティーンにするのも効率的な方法です。1日に何回か、メールをチェックする時間を決めておきましょう。
メールを受信するたびにチェックして返事を出す人もいると思いますが、メールの数が多くなってくると手間がかかりすぎてしまいます。それよりも、複数のメールを集中して処理するほうが、時間を有効に使えます。

テンプレートを活用する

メールの文頭・文末の挨拶文などは、テンプレートを作っておけば、それだけでも手間が省けます。よく使う言い回しは辞書登録してしまうという方法もあります。
資料送付案内、セミナーの案内、年始挨拶、会食のお礼なども、テンプレートを使って作成できるようにしておくと便利です。

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メール作成・送信時の注意点

自分がメールを作成・送信するときにも、相手にわかりやすく伝わるよう配慮する必要があります。内容がしっかり相手に伝われば、認識の食い違いが出てくることも減り、結果的に時間を有効に使うことが可能です。続いては、メール作成の際の注意点を紹介しましょう。

概要がわかる件名にする

メールの件名は、それだけである程度の内容がわかるようにします。「会議日程について」と書くよりも、「◯月×日 営業会議 日程変更のご相談」と書いたほうが、受け取る側も件名を見ただけで内容が想像できます。
また、後から件名で検索することも意識しておくと、メール管理に役立ちます。返信に返信を重ねて件名と内容が違ってきた場合は、適切なタイミングで件名を書き直すのもひとつの方法です。

1通のメールに複数の用件を記載しない

メールの内容は、連絡、報告、依頼、相談、質問など、何を伝えたいのかを明確にします。例えば、最初に「◯◯について質問です」といったように、結論から先に記載しましょう。
また、できるだけ1通のメールには1つの用件だけを記載することも、ビジネスメールのセオリーです。
連絡メールで日時や場所を知らせる場合や、質問メールで複数質問をする場合には、箇条書きも積極的に活用しましょう。

メール以外のツールの活用も検討する

メールは便利なツールですが、決して即時性を求めるツールではありません。また、すべての業務をメールで管理しようとすると無理が生じ、メールの量も膨大になり管理が難しくなっていきます。
現在では、メール以外の便利なツールもあるため、より業務が効率的に行えるツールを検討してもいいでしょう。

それぞれの業務に合ったツールを導入する

それぞれの業務に合ったツールを導入することで、より業務を効率化することができます。メールからほかのツールに置き換えられる業務は、積極的に移行を検討してみましょう。
例えば、申請・承認のために書類をメールに添付する方法ではなく、ワークフローツールを使うという選択肢もあります。あるいは、会議などの日程調整であれば、予定を共有して管理できるスケジュール管理ツールを使ったほうが便利です。

また、即時性を重視する場合は、チャットツールを利用するのもいいでしょう。チャットツールであれば、用件だけをすぐに伝えられます。
できるだけ各種ツールを活用して、メールの使用頻度を減らしていくことで、業務を効率化できるようになります。

情報共有にはグループウェアの導入が便利

情報共有にはグループウェアの導入が便利

業務に合ったツールをそれぞれ別々に導入するのもひとつの方法ですが、グループウェアの導入も検討してみましょう。グループウェアには、社内のコミュニケーションや情報共有のためのさまざまな機能が備わっており、メールを使う機会を格段に減らすことが可能となります。

グループウェア「desknet's NEO(デスクネッツ ネオ)」には、コミュニケーションの円滑化や情報共有に便利な27の機能が備わっています。ワークフロースケジュール回覧・レポートといった機能があり、これまでメールで行っていた申請・承認やスケジュール管理、社内への一斉報告などの業務を移行させることができます。
社外とのやりとりにメールを使うのは仕方ないとしても、社内のコミュニケーションや情報共有は、ほかのツールやグループウェアをメインに使っていくことで、業務効率化につながります。

管理を含めたメールの利用方法の検討を

メール管理を効率化するには、メールというツールが抱える課題や弱点をいかに補っていくかを考えていく必要があります。一方で、これまでメールで行っていたいくつかの業務は、別のツールに置き換えて効率化することが可能です。
グループウェアの導入も含め、さまざまな角度からメールの利用方法を見直してみましょう。

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