業務効率化のために必要な10の方法

ノー残業デー、プレミアムフライデーといったように、労働時間を削減する施策を行う企業も増えています。しかし、業務自体のボリュームは変わらないため、本当の意味での労働時間削減には至っていないのが現状です。この課題を解決するためにも、業務効率化というテーマについて深く考え、社員への業務負担を減らす仕組み作りや仕事の手法を変えていくことが求められています。

業務効率化とは

業務効率化とは

まず、大前提として業務効率化とは、業務の「ムリ・ムダ・ムラ」を省き、業務時間を短縮して利益を最大化させるための取り組みです。個人レベルで対処できる問題もあれば、組織レベルでの改革が求められる課題もあるため、業務の本質を見極めた上で対処法を実践する必要があります。

ここでは個人レベルの業務効率化に繋がる取り組み、ツールや手法についてご紹介していきます。

明日からでも実践可能な業務効率化

明日からでも実践可能な業務効率化

1.苦手な仕事から対処する

ネガティブな感情があると、ダラダラと仕事をしてしまい時間もかかります。また、あとでやろうと思って他の仕事をしていることも良い状態とは言えません。

2.懐疑的視点を持つ

今のやり方が妥当かどうかを疑いましょう。実はムダな作業を含んでいる可能性もあります。それまでのやり方に囚われず、俯瞰して業務フローを見つめてください。

3.優先順位付けをする

複数のタスクを同時に進めることはなかなか難しいことです。効率を考えるならば、業務の優先順位を付けましょう。「緊急度・重要度・波及性(周囲への影響)」という観点から優先順位を考えると良いでしょう。

4.テンプレートを作る

仕事をしていると繰り返し発生する作業も多くなります。作業のたびに一から文字を打つのは非効率ではありませんか?テンプレートや署名を作っておけば一から作る手間を削減できます。同様によく使うフレーズを辞書登録しておけばタイピングの短縮も可能です。手間を省くという意味ではショートカットキーの活用も効果的です。

5.時間を決めて業務を進める

納期を決めないと先延ばしにしたり、仕事をテキパキと進める意識が欠けてしまったりします。納期を指示されていない仕事でも時間を意識し対処しましょう。

6.整理整頓術を身に付ける

テスクトップがアイコンで埋め尽くされていたり、メール整理ができていなかったりすると、必要な情報を探す際に手間取ります。使いたい情報をすぐに使うためにも、情報収納術をマスターしましょう。情報のカテゴライズができないと、仕事の優先順位付けや判断にも影響が出ます。早めに身に付けておきたいポイントです。

7.休憩を適度に取る

就業時間中、集中力を維持することは至難の業です。適度な休憩を取って脳をリフレッシュしなければ、作業効率も下がりケアレスミスにつながります。適度に休憩を取りましょう。

8.ミスを減らす工夫をする

ミスをするとリカバリーのためにさらに時間をとられます。余計な時間をとられないためにも、仕事を見直す余裕を含んだ納期設定をすることをお勧めします。また、最初から100%を目指しても一度で仕事を終わらすことができません。80%位を目指して上司やお客様とすり合わせをして完成度を高めていく方がスピードアップを図れます。

9.メールやチャットのチェックは最小限に

集中すべきタスクに取り掛かっていても、メールやチャットのポップアップを見るたびにチェックをしていては仕事が進みません。間違いの許されない資料作りや頭をフル回転させ処理すべき事案を対応している時はメールやチャットが届いても一旦確認することは控えましょう。

10.周囲を巻き込み業務フローを見直す

組織に所属して働いている限り、個人レベルでの業務効率化にも限界はあります。通年の業務の流れやフローを見て、部署レベルで改善すべき点があれば勇気を持って周囲に働きかけましょう。

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・メモや付箋機能

大抵のパソコンにインストールされている、付箋アプリ(EverNoteやSticky Notes等)を活用してはいかがでしょうか?パッと見えるところにやるべきことや忘れてはいけないポイントが表示されると、ケアレスミスやタスク漏れ防止にも繋がります。

・カレンダーやチャットのリマインド機能

毎日の予定をチェックするカレンダーや日々使うチャットにはタスクを表示したり、リマインドしたりする機能が備わっています。

・クラウドサービス

データやソフトウェアを、ネットワーク経由のサービスを活用し、場所に囚われず作業ができる環境を構築しましょう。

・スクリーンショット機能の画像ソフト

遠隔地で働いている時やパソコントラブル時に相手のデスクトップ画面を見ることができると、話もスムーズになるケースも多くなります。スクリーンショットを簡単に作成、共有できるアプリを持っておけば、このような状況にも対処可能です。

・情報共有サービス

日報や議事録を共有できるサービスを利用して、他のメンバーの経験値も吸収できるようにしておけば、業務対処能力が上がります。ネット系企業で多く使われている、お勧めのサービスです。 desknet's NEOの議事録機能

・ワークフローシステム

業務の流れが可視化されるため、ムダを発見しやすく、業務改善に非常に役立ちます。手間のかかる申請をスムーズに行えて、データを全て管理できます。ペーパーレスも実現します。
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まとめ

より良い働き方を実現するためにも、やり方を変えることを厭わず業務効率化に努めてはいかがでしょうか。社員一人ひとりが業務改善の意識を持ち、効率化を心がけることで組織を動かすきっかけにもなるでしょう。

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西山 愛実 執筆者プロフィール:
西山 愛実/産業カウンセラー

明治大学情報コミュニケーション学部を卒業後、新卒で人材総合会社である株式会社インテリジェンスに入社。
産業カウンセラーの資格取得をきっかけにコーディネーターへの異動を申し出、IT職種のコーディネーターにキャリアチェンジ。インフラ、ヘルプデスク等の職種を担当し、その後Webクリエイティブ職種のメイン担当になる。Web領域を事業部の注力領域へと成長させ、新領域開拓のための先行調査を行う。Web系職種への知識と営業経験を買われ、客先の大手ネット系企業での中途採用チームを立ち上げるためのSVに抜擢。エンジニア、クリエイターを大量に含む採用目標を大幅達成。
現在、人材系コラムや求人作成等フリーランサーとして活動中。

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