業務改善につながる正しい仕事の振り返りとは

ビジネスにおいて振り返りは欠かすことのできない大切な作業です。個人の振り返りについてはPDCAサイクルが有名ですが、今回はチームにおける振り返りに適した手法であるKPT法についてご紹介していきます。

なぜ振り返りが必要なのか?

なぜ振り返りが必要なのか?

振り返りをすることで過去の出来事を評価でき、自己理解が深まるため、過去を正確に評価することで次の目標に挑める状態を作り、確実にステップアップできるようになります。課題や弱点と冷静に向き合うきっかけにもなるので、継続的成長をしていくためには振り返りは必須行動といえます。

効果的な振り返りにはフレームワークの活用が必須

効果的な振り返りにはフレームワークの活用が必須

1.代表的フレームワークであるPDCAサイクルとは?

PDCAサイクルとは、Plan(計画)→Do(実行)→Check(評価)→Action(改善)を回していく手法で、現状の課題や目標を認識し、適した行動を設定し行動と反省を繰り返すことのできるサイクルです。課題の本質から逸れずに課題に向き合っていける社会で広く活用されている振り返りメソッドです。

個人ベースで行うならばPDCAサイクルも悪くありませんが、今回はチームで業務改善を実施するという観点からKPT法をお勧めします。

2.KPT法とは

KPTとは、「Keep(続けるべきこと)・Problem(課題)・Try(次にすること)」の頭文字を取った略称です。チームで振り返りをする場合はホワイトボード等を用い、付箋にKeep、Problem、Tryとなる内容を書き貼りだし、それぞれの項目について議論をしていきます。手軽にシンプルにスピード感を持って行うことがKPT法の利点でもあるため、少数でカジュアルに進めていくことが望ましい手法となります。

また、グループでの振り返りに用いられるために作られましたが、個人でも活用可能です。

・良い取り組みを継続する(Keep)

まず、取り組んで良かったことを洗い出しましょう。良い点をあげることで、継続的にアクションしようと意識するようになります。チームで振り返りをする場合は一人ずつ順番に発表をしていき、ボードに付箋を貼り可視化します。

・問題点を挙げる(Problem)

仕事でやってみてうまくいかなかったことや失敗したことを挙げましょう。過去の経験を振り返り同じ過ちを繰り返していないかもチェックします。こちらもKeep同様に発表、可視化し、出てきた問題点はやり方を変えてアプローチをするように意見を出し合うのです。

・次にやってみたいこと(Try)

振り返った良い点と問題点をもとに、どうそれに対処してチャレンジをしていくかを決めます。後日振り返りがしやすいよう、具体的行動目標にまで落とし込むためです。チームで意見を出し合い、様々な視点を取り入れ、より良い方向に軌道修正し、不要なフローをなくしたり、業務改善を進めましょう。

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KPT法のコツ

KPT法のコツ

1.少人数制にする

あまりにも大人数だと時間もかかり意見が闊達に出ないため、5人前後が望ましいといえます。どうしても人数が多くなる場合は、さらに担当別に少数のグループを作り実施するようにしましょう。

2.短時間にする

定期的に行うことで効果が見込まれるため、ミーティングの時間が長くなり業務時間を圧迫することは好ましくありません。1時間以内におさまるよう、話しておきたいことを各々が振り返っておいたり、気付いた時にメモ等に残しておくとスムーズです。

3.手軽に行う

膨大な資料やデータを取りまとめた上で行おうとすると、ミーティング自体が負担となり定期的に開催されづらくなります。それでは意味がないため、短いミーティング時間内にサッと振り返りをするレベルに留めた方が効果的です。

話し合いの内容もあまり細部まで決めず、ザックリと内容や方針を決め行動に移し、振り返りをする方がTry後の軌道修正もしやすくメリットが多い傾向にあります。

4.ファシリテーターを決めておく

意見が出なければKPTが進まないため、話し合いを活性化させるための司会者を決めておくことも状況によっては有効な手段です。特にチーム発足をしたばかりでメンバー間のリレーション構築ができていない時はファシリテーターを置くことをお勧めします。

KPT法が適した組織や社員

KPT法が適した組織や社員

1.スタートアップや少数精鋭企業

立ち上げて間もない会社にはスピーディーに情報共有をし、課題対処に向き合わなければ目まぐるしく変化する市場に対応できなくなるリスクがあります。即座に社員が目線を合わせ、力を合わせていかなければいけない場面も多いので、手軽に少数で行うKPT法が適しているといえます。

2.IT系企業

KPT自体がアジャイル開発という近年増加傾向にある開発手法に取り入れられているので、エンジニアが関わるIT企業で多く活用される傾向にあります。エンジニアの多い組織が多いため、社内で馴染みやすい手法となります。

3.新人

後輩指導の場でもKPT法は応用可能です。課題の可視化ができ、後輩社員の書き出したKPT項目へのフィードバックやアドバイスもしやすく、その後の振り返りでも役立てていきやすいからです。後輩指導を任された先輩社員はKPT法を押さえておいて損はありません。

まとめ

プロジェクトやチームで業務遂行をする場面も多い職場では是非とも導入したい振り返りスタイルです。社員同士のシナジー効果を発揮するためにも、個人の成長をするためにも効果的な振り返り手法を身に付け、ビジネスで活かしていきましょう。

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西山 愛実 執筆者プロフィール:
西山 愛実/産業カウンセラー

明治大学情報コミュニケーション学部を卒業後、新卒で人材総合会社である株式会社インテリジェンスに入社。
産業カウンセラーの資格取得をきっかけにコーディネーターへの異動を申し出、IT職種のコーディネーターにキャリアチェンジ。インフラ、ヘルプデスク等の職種を担当し、その後Webクリエイティブ職種のメイン担当になる。Web領域を事業部の注力領域へと成長させ、新領域開拓のための先行調査を行う。Web系職種への知識と営業経験を買われ、客先の大手ネット系企業での中途採用チームを立ち上げるためのSVに抜擢。エンジニア、クリエイターを大量に含む採用目標を大幅達成。
現在、人材系コラムや求人作成等フリーランサーとして活動中。

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