社内ポータルで業務を改善

企業内のさまざまな情報や、利用アプリケーションの入り口となる社内ポータル(社内ポータルサイト)。その機能やメリット、さらにはグループウェアの機能のひとつであるポータルの活用事例をご紹介します。

社内ポータルとは?

社内ポータルとは、社内のさまざまな情報とアプリケーションを集約し、業務の入り口としての役割を持たせた社内向けウェブサイトのことを指します。

社内ポータルを立ち上げれば、その時々の新着情報、未読通知、スケジュールなどをすぐに確認することが可能です。また、各種マニュアルの閲覧、申請書を提出する際のワークフローツールといった機能やアプリケーションが利用でき、さらに社内用のコミュニケーションツールが組み込まれていることもあります。

社内ポータルを使えば、会社からのお知らせや自分のスケジュールなど、業務に必要な情報をチェックしたり、よく使うツールにすぐアクセスしたりすることができるのです。
desknet's NEOのポータル機能

社内ポータルの機能とメリット

情報を集約できる

社内ポータルでは、全社向けのお知らせ、個人のスケジュール、チームのスケジュール、ToDoリスト、メールや伝言の新着通知などが一覧で確認できます。情報を集約することで、「仕事を始めるときにまず見るページ」や「困ったときに戻ってきて確認するページ」として利用できます。

申請手続きやマニュアル確認が簡単に行える

社内ポータルに、各種申請の手続きに関するマニュアルやQ&Aをリンクさせることも可能です。出張申請や業務報告、交通費の精算なども社内ポータルからアクセスでき、総務や経理に問い合わせることなく申請することができます。

よく使用するアプリケーションがすぐに使える

業務でよく使用するアプリケーションやサービスを、社内ポータルから行うように設定することもできます。バラバラに存在しているアプリケーションやサービスを社内ポータルにまとめることで、その場で作業をすることができたり、アプリケーションを立ち上げたりすることができるようになります。

社内コミュニケーションの活性化にも役立つ

社内SNSなどのコミュニケーション機能を、社内ポータルに表示させると便利です。社内SNSのアプリケーションを立ち上げることなくメッセージを確認できるため、社内コミュニケーションの活性化に役立ちます。

【まんが】グループウェアはじめて物語

グループウェアdesknet's NEOについて、まんがでわかりやすく解説します。
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desknet's NEOのポータルでできること

このように、ポータルは、企業内・組織内での業務効率の向上を実現します。ここからは、多くの企業、団体で導入されているグループウェア「desknet's NEO(デスクネッツ ネオ)」のポータルでできることをご紹介します。

グループウェアについて詳しく知りたいかたは、「グループウェアとは」でご紹介しておりますので併せてお読みください。

使いやすいポータルを簡単に作成

desknet's NEOのポータルは、一般的な社内ポータルの機能だけでなく、使いたい機能、必要な機能を自由に組み合わせてカスタマイズすることが可能です。直近の予定、desknet's NEO各機能へのショートカット、新着通知、社内外のシステムへのリンクなどを、ガジェットやパーツを選んで並べる感覚で配置して構成することができます。
表示もテキスト主体の一覧表示だけではなく、アイコンやイラストなどを使ってカラフルで親しみやすい表示にしたり、アプリケーションやリンクをまとめて表示したりすることも可能です。写真や動画をアップロードして貼りつけられるリッチテキストエディターも搭載しているため、FTPやHTMLの知識がなくても、簡単にオリジナルのポータルを作成できます。
また、desknet's NEOのオプションである業務アプリ作成ツール「AppSuite(アップスイート)」では、業務アプリを作成することが可能。ポータルに作成したアプリのアイコンを配置したり、アプリに登録された売上情報などの集計グラフを表示したりすることができます。

部署ごとのポータルを作成できる

全社向けの共通ポータル画面だけではなく、部署や部門別、拠点別のポータル画面を用意することもできます。
例えば、営業部なら営業成績や売上目標などを掲載するポータルを作り、部内で情報共有するといった使い方もできるでしょう。総務に関連した社内規定や申請書へのリンク集、会社行事や予定などをまとめた総務ポータルを作り、全社向けに公開することもできます。
このようなポータルを作成すれば、利用者は機能ではなく目的から情報を見つけることができるようになります。
社内の情報共有について詳しく知りたい方は、「ツールを使った社内情報共有」でご紹介しておりますので併せてお読みください。

個人ごとのカスタマイズも可能

従業員一人ひとりが自分専用のポータルを作成することもできます。スケジュールを管理したり、よく使うアプリケーションやサービスを登録したり、カスタマイズで使い勝手を向上させることが可能になります。
なお、個人用ポータルの作成機能を許可するかどうかは、企業のポリシーに応じて設定を変えられます。

ポータル導入事例

株式会社イワサ・アンド・エムズ様(大規模修繕・新築塗装)

株式会社イワサ・アンド・エムズ様の導入事例を見る

株式会社イワサ・アンド・エムズ様では、コストが安く、コミュニケーションツールが豊富だったことに加え、ポータルを情報交換の場として活用できるという点に注目してdesknet's NEOを導入。実際の運用では、全社共通ポータル以外に、部署別、部門別などのポータルも個々に作成してご活用いただいています。

同社のポータルを使った情報共有は非常にユニークなもの。まず、AppSuiteで、工事現場から本社への報告アプリを作成。そのアプリに蓄積された工事現場情報をポータルに貼りつけて共有することで、施工等の進捗や会計収支データなどを、数十の現場すべてにわたってリアルタイムに把握・集計するシステムを構築しました。
その結果、報告作業のための利用者の負担が軽減し、残業を減らすことにもつながったそうです。
株式会社イワサ・アンド・エムズ様の導入事例を見る

総務省様(官公庁)

総務省様の導入事例を見る

旧desknet's(desknet's NEOの前身)の電子掲示板を長期間ご利用いただいていた総務省様。省内情報、部局内情報、業務システム情報、各種システム利用ガイド、共通申請様式、人事異動時の諸手続きなど、増え続ける情報を一元化したいとのご要望から、ユーザビリティの向上が図れることを必須要件としてグループウェア選定の入札を実施。その結果、desknet's NEOを採用していただきました。

導入後は、旧システムでは別の方法で作成していた省内ポータルサイトを、desknet's NEOで一から作り変えることに。利用者が違和感なく切り替えができ、自然と新しいICTツールを使いたくなるデザインにすることなどを念頭にポータルをリニューアル。現在は、各部局でより良いデザインのポータルサイトを作り上げるよう競争が起きることも期待しつつ、運用を進めているとのことです。
総務省様の導入事例を見る desknet's NEOのポータルの活用例

後悔しないためのグループウェア導入

働き方改革や感染症拡大の影響などにより、グループウェアにはテレワーク対応やペーパーレス化などの新しいニーズへの対応が求められています。それらに対応した場合のメリットについて、4つのポイントを詳しく解説します!

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