社内ポータルとは？
業務効率を上げる社内ポータルの役割と活用例

社内ポータルとは？

企業内のさまざまな情報や、利用アプリケーションの入り口となる社内ポータル（社内ポータルサイト）。業務情報やSaaSの利用が増えたことで、重要性はますます高まっています。その利用メリット、さらにはグループウェアのポータル機能の活用事例をご紹介します。

社内ポータルが必要とされる背景

社内ポータルサイトは多くの企業で利用されていますが、社内で扱う情報の増加、テレワークが一般化されたことが背景にあります。

営業に関するものだけでも、顧客の情報や、受発注履歴、問合せ履歴、総務・人事に関する情報も財務情報、契約書類など多種多様な情報が管理されています。これらが散在していたり、管理が属人的な状態になると、社内の情報共有が難しくなり、ビジネスの機会を逃すリスクが高まります。

近年テレワークが一般化したことも大きな要因と言えます。職場以外の場所での勤務により、社外からも社内情報へのアクセスが不可欠となりました。社内ポータルは仮想的なオフィス空間としての役割が求められます。

社内ポータルを用いることで、業務に必要な情報が集約されるため、働く場所を問わず社内ポータルにアクセスすれば業務を始められます。また、情報共有の場としてだけでなく、社内のコミュニケーションの場としても活用され、組織のパフォーマンスを最大化させることが期待されています。

社内ポータルとして利用されるツール例

いわゆる「社内ポータルサイト」として使われるツールはいくつかあります。
一般的には、社内ポータルサイト、社内SNS、社内掲示板、グループウェアといったツールが利用されています。それぞれの違いは以下の通りです。

社内ポータルサイトのシステムは、社内の情報やアプリケーションへの入り口としての機能に特化しています。社内SNS、社内掲示板は、加えて社内への情報通達や社員同士のコミュニケーション機能が不可されたツールが多くあります。
さらにグループウェアにおいては、スケジュール管理やワークフローなどビジネスの現場で不可欠な多数の機能が備わっており、その中の一機能としてポータル機能が含まれています。

社内ポータルの利用メリット

社内ポータルを利用する必要性、メリットとしては以下が挙げられます。

業務に関する情報を集約できる

一番のメリットは、業務情報やデータが一元管理されること。業務情報と一言で言っても、所属する部署やチームによって様々です。必要な情報にアクセスがしやすくなる、データを探し出す手間が減るという点が一番のメリットと言えます。

オウケイウェイヴ総研が2019年4月に全国の会社員1,000人を対象に行った「社内業務に関する調査」では、一般的な会社員は1日平均1.6時間「調べもの」に時間を割いているということが明らかになっています。
調べものに時間を取られていると感じる理由として、「知りたい情報が一箇所にまとまっていないため」、「知りたい情報がどこにあるか把握できていない」などが上位に上がり、その改善として職場に望むことに「社内ツール・システム関連の整備」、次いで「社内の情報共有体制の整備」、「情報収集の時間」が上げられました。
（出典：https://www.okwave.co.jp/news/press/5720/）

社内ポータルは、そのような情報共有の基盤としてのツールとして広く利用されています。
ツールを使った社内情報共有

働く場所を問わず業務情報にアクセス

近年ではリモートワークが一般化され、オフィス以外の環境から業務情報へのアクセスが必要とされています。チャットなどの連絡用ツール、様々なクラウドサービスなど利用ツールも多くなり、それらのログイン管理が負担になるケースも見受けられます。このような情報を社内ポータルで一元管理することで、どこからでも職場と同じように手間なく業務情報にアクセスできる、生産性を上げながら仕事を進められるというメリットがあります。
回覧や稟議・申請業務も、紙を使わずオンラインでデータでやりとりができると、ペーパーレス化にもつながります。
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社内のモチベーションアップ

社内ポータルの利用例として、営業実績やプロジェクトの進捗状況の共有、経営者から従業員に向けたメッセージの伝達を行うケースはよく見られます。勤務地に関係なく従業員同士の連携が生まれたり、会社の方向性の浸透により一体感を持って業務に取り組むことにもつながります。

社内コミュニケーションの活性化

社内SNSなどのコミュニケーションツールを、社内ポータルに表示させると便利です。社内ポータル上の一方的な情報配信ではなく、従業員同士での意見交換に使うことで社内コミュニケーションの活性化に役立ちます。
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社内ポータルならdesknet's NEOがおすすめ

このように、社内ポータルは、企業内・組織内での情報共有を促進し、業務効率の向上を実現します。社内用のポータルを導入する場合は、簡単な操作で使いやすいもの、運用管理がしやすいものを選ぶことをおすすめします。また、個人、部署ごと、全社のポータル画面の中で、チーム全体の業務やタスクの可視化、情報共有も同時にできるグループウェア desknet's NEO（デスクネッツ ネオ）は業務の効率向上に最適なツールと言えます。

チームで連携して業務を進める上では、スケジュール調整や、定期的な連絡や報告なども欠かせない業務となりますが、desknet's NEOならばそれらをシームレスに行うことができます。社内ポータル専用のアプリなどと比較しても、その点は仕事で利用する上で大きなメリットとなります。
グループウェアとは？主な機能や導入メリット、選び方を徹底解説

desknet's NEOのポータルでできること

1．使いやすいポータルを簡単に作成
desknet's NEOのポータルは、一般的な社内ポータルの機能だけでなく、使いたい機能、必要な機能を自由に組み合わせてカスタマイズすることが可能です。直近の予定、desknet's NEO各機能へのショートカット、新着通知、社内外のシステムへのリンクなどを、ガジェットやパーツを選んで並べる感覚で配置して構成することができます。

表示方法もテキスト主体の一覧表示だけではなく、アイコンやイラストなどを使ってカラフルで親しみやすいデザインにしたり、アプリケーションやリンクをまとめて表示したりすることも可能です。写真や動画をアップロードして貼りつけられるリッチテキストエディターも搭載しているため、FTPやHTMLの知識がなくても、容易に自社独自のポータルを作成できます。

2．部署やチームごとのポータルで情報を整理
部署や部門別、拠点別といった複数のポータルを作成し、社内向け情報サイトを公開できます。
例えば、営業部なら営業成績や売上目標などを掲載するポータルを作り、部内でデータを共有するといった使い方。総務に関連した社内規定や申請書へのリンク集、会社行事や予定などをまとめた総務ポータルを作り、全社向けに公開することもできます。
このようなポータルを作成すれば、利用者は機能ではなく目的別で情報を見つけることができるようになります。
ツールを使った社内情報共有

3．個人ごとのカスタマイズ
従業員一人ひとりが自分専用のポータルを作成することもできます。スケジュールを管理したり、よく使うアプリケーションやサービスを登録したり、カスタマイズで使い勝手を向上させることが可能になります。
なお、個人用ポータルの作成機能を許可するかどうかは、企業のポリシーに応じて設定を変えられます。

4．業務アプリとの連携
desknet's NEOのオプション機能には、業務アプリを作成できる「AppSuite（アップスイート）」があります。AppSuiteを使うと、紙や表計算ソフトで管理されている社内の顧客リストや案件管理、問合せ履歴などあらゆる台帳を、プログラミングの知識がなくても簡単にアプリにすることができます。
AppSuiteで作成したアプリへのリンクは、desknet's NEOのポータル画面に配置できるため、仕事中にいつでもアクセスしやすくすることができます。
また、アプリに登録された売上情報などの集計グラフを表示できるため、社内への意識付け、モチベーションアップに役立ちます。

ここからは、desknet's NEOのポータル機能の利用者の生の声、導入効果をご紹介します。企業や自治体における活用事例をごらんください。

ポータル機能の活用事例

職種別にポータルを分け、業務上の重要情報や要確認事項を集約
株式会社ライフプラザパートナーズ様

施設での職員の取り組みや出来事などを発信し合う場に
健祥会グループ様

ワークフローの改善で紙書類を8割削減
株式会社鹿児島放送様

システムメンテナンスなど重要案内情報を公開、職員全員に情報共有
滋賀県庁様

社内ポータルを成功させるポイント

1.シンプルなデザインと操作性の良いツールを選ぶ

社内ポータルを導入する場合は、簡単な操作で使いやすいもの、運用・管理がしやすいものを選ぶことをおすすめします。「導入しただけで利用の浸透が進まない」といったことにならないよう、トライアルができる場合は事前にツールを試し、閲覧や操作のしやすさを確認しておくこともおすすめします。

2.社内ポータル設置の目的を明確にする

社内ポータル設置の目的を明確にしておくと、掲載内容がおのずと決まり、導線の整理もしやすくなります。
例えば、総務部門への申請手続きに関する質問が多く、社内への回答に苦慮しているといった問題を解決するために社内ポータルを作成するといった方法があります。申請マニュアルや社内向けFAQを一か所にまとめて提供することで、問い合わせの前に自己解決を促すことができます。

3.掲載情報の質を上げる

社内でどのような情報の「調べもの」がされているのかヒアリングしたり、ニーズを把握した上で作られる社内ポータルは、効果的に利用が進むでしょう。
また、担当者を決めて、定期的に最新の情報が掲載されているかの見直し、変更がある場合にはアップデートしていくことも成功のポイントと言えます。

4.社内情報を守るセキュリティ対策

社内の情報には個人情報や業務情報も含まれます。そのため、情報漏えいを未然に防ぐセキュリティ対策は必須となるでしょう。ツールを利用する際には、あらかじめセキュリティ面での安全性も確認しておくことをおすすめします。
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社内ポータルに関するまとめ

本記事では、社内ポータルの役割や利用メリット、活用例、導入する上での成功のポイントをご紹介しました。

職場で社内ポータルを導入する場合は、簡単な操作かつ使いやすいグループウェアをおすすめします。チームでの業務を円滑に進めるには、グループウェアの中でも豊富な機能、シンプルなUIの見やすさ、操作性において定評のある「desknet's NEO」が特におすすめです。
ポータル機能での情報共有のほか、チームで連携して業務を進める上では、スケジュール調整や、定期的な連絡や報告なども欠かせない業務となりますが、desknet's NEOならばそれらを効率的かつシームレスに行うことができます。

こちらの動画では、先にご紹介したdesknet's NEOのポータル機能を詳しくご紹介しています。ぜひごらんください。