社内ポータルで業務を改善

企業内のさまざまな情報や、利用アプリケーションの入り口となる社内ポータル（社内ポータルサイト）。その機能やメリット、さらにはグループウェアの機能のひとつであるポータルの活用事例をご紹介します。

社内ポータルとは？

社内ポータルの機能とメリット

情報を集約できる

社内ポータルでは、全社向けのお知らせ、個人のスケジュール、チームのスケジュール、ToDoリスト、メールや伝言の新着通知などが一覧で確認できます。情報を集約することで、「仕事を始めるときにまず見るページ」や「困ったときに戻ってきて確認するページ」として利用できます。

申請手続きやマニュアル確認が簡単に行える

社内ポータルに、各種申請の手続きに関するマニュアルやQ&Aをリンクさせることも可能です。出張申請や業務報告、交通費の精算なども社内ポータルからアクセスでき、総務や経理に問い合わせることなく申請することができます。

よく使用するアプリケーションがすぐに使える

業務でよく使用するアプリケーションやサービスを、社内ポータルから行うように設定することもできます。バラバラに存在しているアプリケーションやサービスを社内ポータルにまとめることで、その場で作業をすることができたり、アプリケーションを立ち上げたりすることができるようになります。

社内コミュニケーションの活性化にも役立つ

社内SNSなどのコミュニケーション機能を、社内ポータルに表示させると便利です。社内SNSのアプリケーションを立ち上げることなくメッセージを確認できるため、社内コミュニケーションの活性化に役立ちます。

desknet's NEOのポータルでできること

このように、ポータルは、企業内・組織内での業務効率の向上を実現します。ここからは、多くの企業、団体で導入されているグループウェア「desknet's NEO（デスクネッツ ネオ）」のポータルでできることをご紹介します。

グループウェアについて詳しく知りたいかたは、「グループウェアとは」でご紹介しておりますので併せてお読みください。

使いやすいポータルを簡単に作成

desknet's NEOのポータルは、一般的な社内ポータルの機能だけでなく、使いたい機能、必要な機能を自由に組み合わせてカスタマイズすることが可能です。直近の予定、desknet's NEO各機能へのショートカット、新着通知、社内外のシステムへのリンクなどを、ガジェットやパーツを選んで並べる感覚で配置して構成することができます。
表示もテキスト主体の一覧表示だけではなく、アイコンやイラストなどを使ってカラフルで親しみやすい表示にしたり、アプリケーションやリンクをまとめて表示したりすることも可能です。写真や動画をアップロードして貼りつけられるリッチテキストエディターも搭載しているため、FTPやHTMLの知識がなくても、簡単にオリジナルのポータルを作成できます。
また、desknet's NEOのオプションである業務アプリ作成ツール「AppSuite（アップスイート）」では、業務アプリを作成することが可能。ポータルに作成したアプリのアイコンを配置したり、アプリに登録された売上情報などの集計グラフを表示したりすることができます。

部署ごとのポータルを作成できる

全社向けの共通ポータル画面だけではなく、部署や部門別、拠点別のポータル画面を用意することもできます。
例えば、営業部なら営業成績や売上目標などを掲載するポータルを作り、部内で情報共有するといった使い方もできるでしょう。総務に関連した社内規定や申請書へのリンク集、会社行事や予定などをまとめた総務ポータルを作り、全社向けに公開することもできます。
このようなポータルを作成すれば、利用者は機能ではなく目的から情報を見つけることができるようになります。
社内の情報共有について詳しく知りたい方は、「ツールを使った社内情報共有」でご紹介しておりますので併せてお読みください。

個人ごとのカスタマイズも可能

従業員一人ひとりが自分専用のポータルを作成することもできます。スケジュールを管理したり、よく使うアプリケーションやサービスを登録したり、カスタマイズで使い勝手を向上させることが可能になります。
なお、個人用ポータルの作成機能を許可するかどうかは、企業のポリシーに応じて設定を変えられます。

ポータル導入事例

株式会社イワサ・アンド・エムズ様（大規模修繕・新築塗装）

総務省様（官公庁）