ツールを使った社内情報共有

社内情報の共有を推し進めることは、組織に多くのメリットをもたらします。しかし、その方法が業務にマッチしていないと、かえって情報共有のために無駄な労力を費やしてしまうことにもなりかねません。

ツールを使うことでビジネスにどのような変化が起こるのか、また、グループウェアを使った社内情報の共有の方法についても解説します。

社内コミュニケーションの活性化について詳しく知りたい方は、「ツールを使った社内コミュニケーション」でご紹介しておりますので併せてお読みください。

ツールを使った社内情報共有でできること

社内のノウハウ・ナレッジの蓄積

従業員一人ひとりが日々の業務を通じて得たノウハウや、意見交換などによって生み出された知見、社内マニュアルなどの整理された文書など、社内に存在するあらゆる情報を、ツールを使って共有。ノウハウやナレッジを蓄積でき、それが会社の資産になっていきます。

業務効率化の推進

ツールを使えば、さまざまな情報の共有が可能になります。情報を共有できれば、複数の人に同じ説明を何度も繰り返すといった手間をかける必要もなくなるでしょう。結果、業務効率化につながります。

情報の一元管理

共有した情報を蓄積して整理することも、ツールで容易に行うことができます。ツールで情報を一元管理できれば、ログやアーカイブを検索し、いつでも過去の情報を取り出して活用することが可能です。効率良く情報を入手することができます。

社内コミュニケーションの円滑化

情報共有によって、いわゆる報・連・相や、意見・感想のやりとりが活発に行われるようになれば、コミュニケーションも活性化されます。社内の雰囲気の改善にも結びつくでしょう。

情報のアクセス管理

ツールにアクセス制限ができる機能があれば、その情報にアクセスできる人を制限できます。重要情報の保護、セキュリティを保持しながらのコミュニケーション、限られた人だけでの情報共有も、ツールを使えば簡単です。

ツールを使うときの注意点

情報が埋もれないようにする

あらゆる情報を共有するようになると、ツールによっては情報が埋もれてしまう場合もあります。例えば、メールで情報を共有しようとすると、多くのメールにまぎれて埋もれてしまい、結果的に共有できていなかったということも起こる可能性があります。情報共有に適したツールを使う必要があるでしょう。

誰でも難なく使えるツールを選ぶ

情報を共有するのは、ITツールを使い慣れている人ばかりとは限りません。誰もが簡単に情報を入手でき、みずからも発信できるよう、使いやすいツールを選ぶことも重要です。誰でも難なく使えるという前提があってこそ、社内情報の共有機能は意味を持ちます。

グループウェアの情報共有でできること

このように、社内情報共有ツールは、企業内・組織内での業務効率の向上を実現します。ここからは、多くの企業、団体で導入されているグループウェア「desknet's NEO(デスクネッツ ネオ)」の機能でできることをご紹介します。

グループウェアについて詳しく知りたいかたは、「グループウェアとは」でご紹介しておりますので併せてお読みください。

全社向けの情報共有に強いポータル

desknet's NEOのポータルは、スケジュールやToDoリスト、メール、伝言などの情報、社内システムへのリンクなどを集約し、すべての人が業務の入り口として利用できる機能です。
そのため、全員に必ず確認してほしい情報の共有に向いています。例えば、経営者からのメッセージや総務からの案内などをポータルに表示することで、利用者全員が簡単に共有できます。地方の拠点なども含め、全利用者が必ず目にする場として活用できます。
desknet's NEOのポータル機能

通達やお知らせを掲載できるインフォメーション

インフォメーションは、社内への通達事項やお知らせのアナウンスに適した機能です。
社内の物理的な掲示板に代わるものと考えれば、わかりやすいかもしれません。テキストだけではなく画像や動画も簡単にアップロードでき、全社宛、グループメンバー宛など、情報を共有するグループを設定することもできます。
desknet's NEOのインフォメーション機能

複数人との情報共有に適した回覧・レポート

回覧・レポートは、お知らせや報告書、議事録、レポートなどの情報を回覧したい相手全員に一斉に届ける機能です。
例えば、ある資料の内容を関係者全員で確認してほしいといった場合に活用できます。紙の回覧と違って途中で滞ることがなく、本機能では相手が内容を確認したかどうかもわかります。また、複数の回覧相手と個別にやりとりができることも特長です。
desknet's NEOの回覧・レポート機能

申請・承認プロセスを可視化して共有できるワークフロー

ワークフローは、稟議書や社内の各種申請業務をペーパーレス化・電子化することで、申請・承認のプロセスを可視化することができます。誰がいつ承認したかという進捗状況をいつでも確認できるため、申請・承認のプロセスを関係者で共有することが可能です。
desknet's NEOのワークフロー機能

完成した書類を保管・共有できる文書管理

文書管理は、社内の規定集、マニュアル、契約書などの文書を保管し、共有できる機能です。
ドラッグ&ドロップで簡単にファイルのアップロードや移動ができ、共有文書を効率的に管理できます。ファイルサーバーとよく比べられますが、文書管理は社内や組織内の文書管理に特化した機能で、それぞれの文書に対してコメントをつけたり、10世代分の更新履歴をさかのぼって、適宜、以前の文書に戻したりすることも可能。柔軟なアクセス管理ができる点も特長です。
desknet's NEOの文書管理機能

機能ごとにグループウェアdesknet's NEOの進捗・タスク管理ツールでできることをご紹介してきましたが、グループウェアについてもっと詳しく知りたいかたは、「グループウェア導入のメリット・デメリット|desknet's NEO導入でできること」でご紹介しておりますので併せてお読みください。

desknet's NEO導入事例

株式会社エヌ・シー・エヌ様(建築資材メーカー)

株式会社エヌ・シー・エヌ様(建築資材メーカー)導入事例

株式会社エヌ・シー・エヌ様は、業務効率化と情報共有の推進を目的として旧desknet's(desknet's NEOの前身)を採用。その後、コミュニケーション手段の拡充のためにdesknet's NEOへと移行してご利用いただいています。旧desknet'sの頃からスケジュールの共有を推進。desknet's NEOを日常的に運用するようになってからは、回覧・レポートの機能もよく使うようになったそうです。

同社では社外メールサーバーを使用しているため、セキュリティの観点から社内メールは極力禁止し、社内コミュニケーションは回覧・レポートが基本。情報の周知に加えてコメントのやりとりもできるため、報・連・相や顧客情報もすべて回覧・レポートを使用しています。社内の連携が強化されたことで、生産性も向上したそうです。
株式会社エヌ・シー・エヌ様の導入事例を見る

滋賀県彦根市役所様(自治体)

滋賀県彦根市役所様(自治体)導入事例

滋賀県彦根市役所様の課題は、グループウェアのレスポンスの悪さと、庁内の情報共有の主要なやりとりがすべてメールに集中していたことでした。1日にやりとりするメールは数十通。中には1日に100通以上のメールをやりとりしていた所属長も。

そこで、desknet's NEOを導入し、回覧・レポートの活用を推進。庁内各部の多くの業務情報を移行したことで、「情報が整理しやすい」「閲覧状況がひと目でわかる」「検索機能が便利」など、職員の方々からも好評だったそうです。
さらに、インフォメーションも、レスポンスが不要な告知などで使用。以前と比べて格段に業務がスピードアップし、効率化が進んだとのことです。
滋賀県彦根市役所様の導入事例を見る desknet's NEOの回覧・レポートの活用例

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