ツールを使った社内情報共有

社内のノウハウ・ナレッジの蓄積

従業員一人ひとりが日々の業務を通じて得たノウハウや、意見交換などによって生み出された知見、社内マニュアルなどの整理された文書など、社内に存在するあらゆる情報を、ツールを使って共有。ノウハウやナレッジを蓄積でき、それが会社の資産になっていきます。

業務効率化の推進

ツールを使えば、さまざまな情報の共有が可能になります。情報を共有できれば、複数の人に同じ説明を何度も繰り返すといった手間をかける必要もなくなるでしょう。結果、業務効率化につながります。

情報の一元管理

共有した情報を蓄積して整理することも、ツールで容易に行うことができます。ツールで情報を一元管理できれば、ログやアーカイブを検索し、いつでも過去の情報を取り出して活用することが可能です。効率良く情報を入手することができます。

社内コミュニケーションの円滑化

情報共有によって、いわゆる報・連・相や、意見・感想のやりとりが活発に行われるようになれば、コミュニケーションも活性化されます。社内の雰囲気の改善にも結びつくでしょう。

情報のアクセス管理

ツールにアクセス制限ができる機能があれば、その情報にアクセスできる人を制限できます。重要情報の保護、セキュリティを保持しながらのコミュニケーション、限られた人だけでの情報共有も、ツールを使えば簡単です。

株式会社エヌ・シー・エヌ様は、業務効率化と情報共有の推進を目的として旧desknet's（desknet's NEOの前身）を採用。その後、コミュニケーション手段の拡充のためにdesknet's NEOへと移行してご利用いただいています。旧desknet'sの頃からスケジュールの共有を推進。desknet's NEOを日常的に運用するようになってからは、回覧・レポートの機能もよく使うようになったそうです。

同社では社外メールサーバーを使用しているため、セキュリティの観点から社内メールは極力禁止し、社内コミュニケーションは回覧・レポートが基本。情報の周知に加えてコメントのやりとりもできるため、報・連・相や顧客情報もすべて回覧・レポートを使用しています。社内の連携が強化されたことで、生産性も向上したそうです。
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滋賀県彦根市役所様の課題は、グループウェアのレスポンスの悪さと、庁内の情報共有の主要なやりとりがすべてメールに集中していたことでした。1日にやりとりするメールは数十通。中には1日に100通以上のメールをやりとりしていた所属長も。

そこで、desknet's NEOを導入し、回覧・レポートの活用を推進。庁内各部の多くの業務情報を移行したことで、「情報が整理しやすい」「閲覧状況がひと目でわかる」「検索機能が便利」など、職員の方々からも好評だったそうです。
さらに、インフォメーションも、レスポンスが不要な告知などで使用。以前と比べて格段に業務がスピードアップし、効率化が進んだとのことです。
滋賀県彦根市役所様の導入事例を見る desknet's NEOの回覧・レポートの活用例