ツールを使った社内コミュニケーション

ツールを使った社内コミュニケーション

社内コミュニケーションの活性化は、業務を円滑にし、社員のモチベーションアップにもつながります。そのため、ツールを積極的に導入して、社内コミュニケーションを活性化させている企業も増加しています。

ツールを使うことでビジネスにどのような変化が起こるのか、また、グループウェアを使った社内コミュニケーション活性化の方法についても解説します。

社内コミュニケーションを活性化させる目的

業務を円滑に進めるため

社内コミュニケーションが活性化すると、日々の業務も円滑に進むようになります。反対に、社内コミュニケーションが活性化していないと、次のような問題が生じる可能性があります。

・「報・連・相」がおろそかになる
・疑問点や不明点を抱えたまま作業が進行する
・レスポンスが遅くなりタイムロスが生じる
・業務が属人化しやすくなる
・ノウハウやナレッジの共有が進まない

このような問題を生じさせずにビジネスの基本がしっかりと行われるようになるためにも、社内コミュニケーションの活性化は必要です。
さらに、情報共有や活発な意見交換ができるようになれば、業務の円滑化が進むとともに、新たなアイディアや価値観が生まれることも期待できます。

モチベーションアップ・社員定着率アップのため

社内コミュニケーションの活性化は、社員同士の結びつきを強め、信頼関係を構築することにも役立ちます。それによって雰囲気や居心地の良い環境になれば、社員のモチベーションや定着率もアップするでしょう。
このように、社内コミュニケーションは人材のリテンションにも大きく影響するのです。

社内コミュニケーションツールを使ってできること

社内コミュニケーションツールとは?

社内コミュニケーションツールとは、社内コミュニケーションの活性化を目的として、社員間の情報伝達、意思疎通、意見交換、情報共有などを行うために利用されるソフトウェアの総称です。
例えば、社内SNS、電子会議室、社内掲示板、ビジネスチャットツールなどが社内コミュニケーションツールにあたります。電子メールはビジネスにおけるインフラともいえるポピュラーなツールなので、これらの社内コミュニケーションツールとは区別されるのが一般的です。

社内コミュニケーションツールを使ってできること

社内コミュニケーションツールの導入効果

社内コミュニケーションツールを使うとことで次のような効果が期待でき、業務も円滑に進むようになるでしょう。

・業務効率化
社内コミュニケーションツールにもいろいろな種類があり、目的に応じて使い分けることで業務の効率化が図れます。例えば、ビジネスチャットツールを使って1対1で端的に用件を伝えたり、社内掲示板を使って全社的もしくは特定グループに対してアナウンスしたりと、シーンによって最適な機能やツールを選んで使うことで、業務効率化を促進します。

・気軽なコミュニケーション
社内コミュニケーションツールを使ったやりとりは、仕事に直結したものだけに限りません。社内SNSを使えば、ちょっとしたお知らせや依頼、雑談に近いような話題についてコミュニケーションすることも可能です。気軽なコミュニケーションは連帯感や親近感を生み、風通しの良さや働きやすさにも影響します。

・部署を横断するコミュニケーション
社内コミュニケーションツールを使えば、部署や拠点を横断する全社的なコミュニケーションが可能です。直接の会話、電話、メールなどは、同じ部門や部署の社員同士のコミュニケーションに限定されがちですが、ツールを使うことでスムーズな連携がとれ、異なる部署の社員同士の意見交換から新しい発想が生まれることも期待できるでしょう。

・社内ノウハウ・ナレッジの共有
社内でのコミュニケーションを通じて得たノウハウやナレッジの共有には、電子会議室が適しています。意見交換や議論、質問と回答などのログを残しておく、あるいは整理してまとめることで、それらの情報をいつでも参照することができます。

・テレワークでの活用
社内コミュニケーションツールを使うことで、テレワークをしていても、オフィスワークをしている社員と問題なくコミュニケーションをとることができます。テレワークの導入が増加する昨今、社内コミュニケーションツールの果たす役割はますます大きくなっています。

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グループウェアを使った社内コミュニケーション

このように、グループウェアは、企業内・組織内での情報共有やコミュニケーションの活性化によって業務効率の向上を実現します。
ここからは、多くの企業、団体で導入されているグループウェア「desknet's NEO(デスクネッツ ネオ)」でできることをご紹介します。

グループウェアについて詳しく知りたいかたは、「グループウェアとは」でご紹介しておりますので併せてお読みください。

電子会議室

電子会議室は、時間、場所を問わず、意見交換や情報共有を行えるバーチャル会議室機能です。
テーマごとに参加者を決めて会議室を作れることが特長で、全社で参加する会議室はもちろん、部署単位、プロジェクト単位、案件単位のような少人数の会議室も設定できます。管理者がテーマを決めてコントロールしたり、参加者主体で自由な話し合いをしたりするなど、フレキシブルに活用できる社内コミュニケーションツールです。
そのほか、電子会議室には次のような特長があります。
desknet's NEOの電子会議室機能

電子会議室

・読みやすく、発言しやすいインターフェース
会議室でのコメントは、顔写真やアイコンつき。コメントが時系列で表示されていくので、会話をしているような雰囲気が生まれ、活発な意見交換ができるようになります。

・過去の経緯やナレッジを共有できる
電子会議室でのやりとりの履歴をいつでも参照できるため、情報共有に役立ちます。履歴の保存期間は会議室ごとに1~36ヵ月(または無期限)を設定でき、履歴をdesknet's NEOの別機能である、キャビネットに保管することも可能です。また、ほかのメンバーと情報を共有したいときや、業務を引き継ぎたいときには、電子会議室に共有したいメンバーを追加すれば、すぐに共有できます。

・アクセス権を設定できる
電子会議室ではテーマごとに、「閲覧のみ」などのアクセス権を設定することができます。また、匿名投稿(もしくは匿名投稿の不許可)も設定可能です。

ネオツイ

ネオツイは、SNSとしての機能を取り入れた社内コミュニケーションツールです。利用者(社員)が社内向けに短いメッセージを発信したり、利用者間でダイレクトに1対1のスピーディーな連絡をとったりすることができます。
社員一人ひとりが発信者となって投稿(シェア)し、返信をすることで、活気あるコミュニケーションができるようになります。今、社内で何が起きているのかがリアルタイムにわかり、ほかの部署や拠点にいる人とも気軽にコミュニケーションが可能です。ネオツイは、主に次の3つの画面で構成されています。
desknet's NEOのネオツイ機能

・お知らせ
お知らせでは、メールや伝言、回覧・レポートなど、desknet's NEOの各機能を通じて自分宛に届いた新着情報を確認することができます。お知らせ内の通知をクリックすると各機能に移動し、詳しい情報を閲覧できます。

・つぶやき
つぶやきは、メッセージを投稿し、閲覧できる画面です。日々のトピックスや社内に知らせたい情報を、発信することができます。

・ダイレクトメッセージ
ダイレクトメッセージでは、利用者間で1対1のメッセージのやりとりができます。会話形式のインターフェースとなっており、メールよりも気軽でスピーディーなコミュニケーションが可能です。

デスクネッツ ネオについてもっと詳しく
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情報共有、業務の改善・デジタル化、セキュリティ管理などの社内の課題を解決できるグループウェア desknet's NEOの製品ご案内資料です。

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