文書を電子化するメリット

文書を電子化するメリット

オフィスのペーパーレス化を実現する電子化された文書は、大きく2つに分けられます。ひとつは電子化文書と呼ばれるもので、紙の書類をスキャンしてPDFなどの文書に変換するもの。もうひとつは電子文書と呼ばれ、最初からソフトウェアで作成してファイルとして保存するものです。

これらの電子化した文書を業務で使用するメリットにはさまざまなものがあります。グループウェアを使った電子文書管理についても解説します。

紙の文書を電子化する前にやるべきこと

すべて必要な文書なのかを検討

すべて必要な文書なのかを検討

紙の文書を電子化する前にまずやっておくべきことは、必要な文書かどうかの検討です。精査すると、すでに利用し終わっていたり、再利用する予定がなかったり、重複して保管していたりする文書が見つかるはずです。これらの不要な文書は廃棄しましょう。

必要な文書の中で電子化すべきものを検討

必要な文書の中で、電子化して保存すべきものと、紙のまま保管しておくものを分けましょう。電子化すべき文書は企業によっても異なりますが、契約書、マニュアル類、カタログ類、就業規則、規定集、申請書類などが考えられます。

ファイル名やフォルダ階層のルールを決める

自社内のサーバーに電子化した文書を保存する場合は、ファイル名やフォルダ構造などのルールも決めておく必要があります。
例えばファイル名は、作成年月日、文書の内容、バージョンなどがわかるようなルールにするといいでしょう。 フォルダ構造は、まず第1階層(ルートフォルダ)に大分類用フォルダを作成します。業務別や書類別といった分け方がありますが、どちらにしてもその中に小分類用のフォルダを作っていくのが一般的。フォルダ構造を見るだけで、どのような文書があるかわかるようにするのがポイントです。
なお、自社のサーバーを使うのではなく、文書管理システムを利用する方法もあります。文書管理システムには、検索や共有のための機能が備わっているので、電子化された文書をより便利に保管できるでしょう。

文書を電子化するメリット

検索性が向上する

文書を電子化する大きなメリットのひとつは、必要な文書が探しやすくなるということ。何年も前に作成した文書であっても、検索すればすぐに見つかります。
キーワードやファイル名で検索すれば文書はすぐ見つかりますが、フォルダ構造を工夫していれば、より探しやすくなります。また、文書管理システムにはインデックスが作成できる機能もあり、検索する際に便利です。

文書が共有しやすくなる

電子化された文書であれば、共有も簡単です。いつでもどこからでも、同時に文書を閲覧することができます。文書を複数人に見せるために、コピーして配布するような手間も必要ありません。最新の文書以外に更新前の文書も残せるため、間違って上書きしてしまったり、前のバージョンから修正したいと思ったりした場合にも便利です。

紙の書類を保管するスペースが削減できる

文書を電子化し、不要な紙の文書を廃棄すれば、紙の書類を保管するための物理的なスペースを削減できます。クラウドストレージであれば、サーバーを置くスペースも不要です。用紙代や印刷費用も抑えられ、コスト削減の効果も高いでしょう。
さらに、紙の書類は廃棄するにもコストがかかります。とりわけ、個人情報など重要な情報が記載されている文書は、適切に処理・処分しなければなりません。電子化した文書であれば、必要でなくなった文書は簡単に削除することができます。

文書紛失リスクが減る

紙の文書には、紛失リスクが伴います。書類を持ち出して紛失したり、担当者が変わったタイミングで保管場所がわからなくなったりすることもあるでしょう。
電子化した文書であれば、そうした紛失リスクは格段に減少します。データ管理やバックアップ、セキュリティ対策が正しく行われていることが前提ですが、文書が紛失してしまうということはまず起こりません。

文書の電子化にあたっての注意点

電子化のための手間と費用がかかる

紙の文書をスキャンして電子化するにも、電子文書を作成するにも、そのための手間と費用がかかります。
移行作業にかかるコストは紙の文書の量によりますが、社内で行う場合は複合機の購入や作業場所の確保、責任者の選任のほか、アルバイトなどの人員確保が必要になることもあるでしょう。外部に委託する場合は、セキュリティも気になります。
まずは電子化するメリットの大きい文書から試験的、段階的に実行していくといったやり方が現実的かもしれません。

紙での保管が必要な文書もある

すべての文書を電子化できれば完全なペーパーレス化が実現しますが、中には紙での保管が必要な文書もあります。業界の慣習や取引先の要求により、紙の書類でないと困るというケースも少なくありません。
また、棚卸表、貸借対照表、損益計算書などの決算関係書類は、そもそもスキャンデータの保存が認められていません。

データ管理・セキュリティ対策が必要

電子化した文書は、しっかりとしたデータ管理を行う必要があります。フォルダやファイルごとにアクセス権を設定し、部門間でやりとりするときの方法を決めておくことも必要でしょう。
また、文書の窃取や漏洩を防ぐためのセキュリティ対策は必須です。クラウドストレージや文書管理システムを利用する際も、セキュリティには十分気をつけましょう。

グループウェアを使った文書の管理

このように、グループウェアによる文書の電子化は、企業内・組織内での業務効率の向上を実現させます。
ここからは、グループウェア desknet's NEOを使った社内文書の管理機能についてご紹介します。

グループウェアについて詳しく知りたいかたは、「グループウェアとは」でご紹介しておりますので併せてお読みください。

文書管理

社内の契約書や規定集などの文書を保管・共有することができます。文書を、一括でアップロードすることも可能。desknet's NEOの文書管理には、次のような特長があります。
desknet's NEOの文書管理機能

・ストレスフリーなファイル管理

ドラッグ&ドロップによる文書の移動、一括アップロード、一括ダウンロードなど、使いやすい操作性を実現。文書ファイルの管理を簡単に、効率的に行えます。また、フォルダや文書ごとに細かなアクセス権の設定も可能です。

・文書の複数世代管理

文書の更新履歴を最大10世代分、保存することができます。過去の文書の確認や、以前の文書の状態に戻す(ロールバック)ことが可能です。

・関連文書の表示、簡易全文検索

キーワード検索によって、関連する文書を一覧表示することができます。また、添付されたテキストファイルやHTMLの内容を含めて検索できる簡易全文検索機能を搭載しているため、必要な文書や情報をすぐに探し出せます。

ワークフロー

ワークフローは、稟議書や出張申請などの各種届出の申請・決裁を、ペーパーレスでスピーディに実現する機能です。
使用する申請書の作成も簡単。書式作成の際に、申請・決裁の経路設定も可能です。経路設定では条件による分岐、合議、決裁種別の指定ができます。承認の進捗状況がすぐにわかるのも電子承認システムならではの特長です。電子承認システムについては、次の記事「電子承認システムのメリット」で詳しくご紹介しておりますので、併せてお読みください。
desknet's NEOのワークフロー機能

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