ペーパーレス化のメリットとは?ツール導入の注意点も解説

テレワークを導入する企業が増え、それに伴ってペーパーレス化の動きも広まっています。ペーパーレス化を進めることで、業務上どのようなメリットがあるのでしょうか。
ペーパーレス化のメリットを整理し、ペーパーレス化のためのツール導入についての注意点も解説します。

ペーパーレス化とは?

ペーパーレス化とは、文字どおり紙の利用を減らすことで、文書の電子化を進めていくことです。例えば、社内規定を電子化して共有したり、会議資料を事前に電子化した文書で配布したり、申請や稟議を電子承認システムで行ったりといったことが挙げられます。

なお、ペーパーレス化によって使われる文書には、「電子文書」と「電子化文書」があります。電子文書とは、最初からアプリケーションなどで作成された文書のこと。電子化文書は、紙に印刷された文書をスキャナーなどで取り込み、PDFファイルなどに変換した文書のことです。ペーパーレス化にあたっては、どちらの文書も利用されます。

ペーパーレス化のメリット

ペーパーレス化にはさまざまなメリットがあります。ペーパーレス化することで、紙を使っていたときのデメリットの解消にもつながるでしょう。続いては、ペーパーレス化の主なメリットについてご説明します。

文書の検索ができる

文書の検索ができる

ペーパーレス化のメリットのひとつは、文書の検索が容易になることです。電子文書や電子化文書は、ファイル名検索やファイル内の文字列検索が可能です。ツールを使って文書にコメントをつけておけば、その文字列で検索することもできます。

紙の書類を使っている場合は、しっかりと整理・分類して保管されていれば書類を探しやすいですが、検索はできません。保管場所を探すことなく、画面上で検索するだけで目的の文書を探し出せるのは大きなメリットです。

業務効率化につながる

ペーパーレス化して電子文書・電子化文書を使えるようになれば、情報共有も容易になり、業務効率化にもつながります。また、特に電子文書の場合は、文書の修正やアップデートが簡単です。修正前の文書を残しておくことで、過去の文書に戻すといった世代管理もできます。

さらに、ツールを導入することで、電子文書・電子化文書をより活用できます。例えば、1つのファイルを共同で編集したり、コメントを入れたりすることが可能です。紙の書類ではできなかった作業が可能になり、業務効率化につながります。

スペース削減

スペース削減

ペーパーレス化により、紙の保管スペースを削減できます。紙の書類が増えていけば、保管スペースが必要になり、キャビネットやラック、文書保存箱などの備品も用意しなければなりません。
ペーパーレス化を実現できれば、書類に必要なスペースは社内サーバーの設置場所だけです。社内サーバーをクラウド化すれば、サーバーの設置スペースも不要になります。

セキュリティ管理

ペーパーレス化を進めることで、書類のセキュリティ管理もしっかり行えるようになります。
紙の書類は紛失や改ざん、盗難、劣化などのリスクがあります。紙は電子化された文書と異なり、閲覧制限を設けるのも難しく、重要書類や機密書類は鍵のかかるキャビネットなどに保管しなければなりません。また、廃棄するにも注意が必要です。

一方、電子文書・電子化文書は、ツールを使えばアクセス制限などの管理ができるようになります。重要書類・機密書類に関しては、ネットワークから切り離したストレージに保存するといった対処も可能です。

コスト削減

コスト削減

コスト削減も、ペーパーレス化のメリットのひとつです。用紙代、印刷代、コピー代、印刷機器のメンテナンス費用、資料の郵送・運搬費、廃棄費用など、紙に関連した費用はほぼ削減することができます。印刷やコピー、郵送などに社員が費やす時間も削減できることを考えると、大きなメリットだといえるでしょう。

テレワークへの移行が容易

ペーパーレス化できると、テレワークへの移行も容易となります。紙の書類をやりとりする必要がなくなれば、さまざまな業務をオンラインで行うことができますので、インターネットにさえつながれば、どこにいても業務を行うことが可能です。
また、電子承認システムを使って社内の申請や稟議も電子化できれば、書類の押印のために出社する必要もなくなるでしょう。

ペーパーレス化における注意点

コスト削減や業務効率化ができるといったメリットの多いペーパーレス化ですが、事前に押さえておくべき注意点もあります。次に、ペーパーレス化を進める上での注意点について解説します。

ツールの導入コストがかかる

ツールの導入コストがかかる

紙の書類を電子化するには、スキャナーなどのハードウェアが必要です。また、スキャンして作成した電子化文書や、PCなどで作成した電子文書を活用するには、目的に合わせたツールも導入する必要があります。ペーパーレス化を進める上で、ある程度のコストがかかるということは知っておくべきでしょう。

ただし、それらの導入コストを差し引いても、ペーパーレス化によって削減できるコストを考えれば、十分な費用対効果が得られるケースがほとんどです。ペーパーレス化にあたっては、導入コストと削減できるコストがどれくらいなのかを確認してみましょう。

ルールを決める必要がある

ただ、ペーパーレス化を進めれば、業務効率化ができるというわけではありません。電子文書・電子化文書を保存・管理して活用するためには、ファイル名のつけ方やフォルダ構造の設定、アクセス権限の設定などについてルールを決める必要があります。
ルールを決めておかないと、見つけたい文書が検索できないといった問題が生じます。しかし、簡単にこれらの設定ができる文書管理ツールもあります。自社に合った使いやすいツールを選定することで、ペーパーレス化を推進することができるでしょう。

システム障害の場合の対応を検討しておく

ペーパーレス化によって、オンラインで文書を共有できることはメリットですが、システム障害が起きた場合には、文書にアクセスできなくなる可能性があります。バックアップデータを利用できるようにするなど、システム障害の際の対応方法も検討しておくべきでしょう。

電子化できない書類もある

ペーパーレス化を進めるといっても、すべての書類を電子化できるわけではありません。定期建物賃貸借契約書や宅地建物に関する売買の媒介契約書など、書類の中には紙で保存することが法律で義務づけられているものもあります。
契約書などの重要書類を電子化する場合には、関連する法律などを参照し、ペーパーレス化が可能なのかどうかを調べておきましょう。

ペーパーレス化にはツールの導入が必須

ペーパーレス化によってコストを削減するだけではなく、業務効率の向上やテレワークへの活用も考えるのであれば、自社に適したツールの導入が必須と考えたほうがいいでしょう。ペーパーレス化を成功させるには、ツールの導入コストや社内の理解など、手間や注意すべき点も多いですが、ペーパーレス化によって得られるメリットは大きなものになるはずです。

ペーパーレス化に適したツールはいくつかありますが、グループウェアも選択肢のひとつです。グループウェア「desknet's NEO(デスクネッツ ネオ)」には、文書管理ワークフローといったペーパーレス化に役立つ機能に加え、社内コミュニケーションや情報共有のためのさまざまな機能が備わっています。
ペーパーレス化を進めるにあたっては、desknet's NEOの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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