ペーパーレス化のツールを活用しよう！
種類や選び方のポイントを事例とともに紹介

社会のデジタル化や環境保全などの理由により、ペーパーレス化の推進は企業に必要な取り組みとなってきました。しかし、業務においては多様な紙の書類が日常的に行き来します。一口にペーパーレス化といっても、何から手をつけていくか迷う担当者もいることでしょう。そこでここではペーパーレス化を助けるツールにどのようなものがあるのか、選び方も含めて紹介します。

ペーパーレス化とは

ペーパーレス化には、紙資料をペーパーレス化していく作業と、業務フローをペーパーレス化させていく作業があります。それぞれの概要は次のとおりです。

紙資料をペーパーレス化していく作業
既にある紙の書類や資料をペーパーレス化することです。これにより、保管スペースが不要になります。ただし単にデジタル化して紙を破棄できるようにするだけでなく、デジタル化されたデータを適切に保存していくこともペーパーレス化においては重要です。デジタル化した書類や資料をデータベース化することで蓄積された情報を効率的に活用できます。

業務フローをペーパーレス化させていく作業
ペーパーレス化によって業務効率化を目指す作業です。社内の業務フローであれば、決まったフォーマットに沿うことで文書の作成が容易になる、働く場所に関わらずに申請、共有ができるため、業務フローの効率化がかなう、など。社外も関わる業務フローの場合、商品パンフレットや契約書のペーパーレス化によって商談や取引が効率化されることなどが該当します。

どちらの作業もバランスよく進めていくことで、着実にペーパーレス化が進んでいきます。ただし、これらの膨大な作業を効率的に進めるためには、ツールの活用が不可欠です。また、ツールを活用すれば蓄積された情報に対して「変更」「閲覧」など役職に応じた管理権を設定することが可能です。データベースの改ざん防止措置などをとることにより内部統制強化が図られるでしょう。
次章以降、ペーパーレス化を進めるために役立つツールを紹介します。

ペーパーレス化を助けるツール　種類と選び方のポイント

ペーパーレス化を進めるためのツールは複数あり、タイプごとにできることが変わります。ここでは4つのツールについて、特徴と選ぶ際のポイントを紹介します。

1.スキャナ

既存の書類や紙資料をスキャナで読み込むことでペーパーレス化を実現します。スキャナは既存の書類や紙資料だけでなく、新たに受け取った紙の書類のデジタル化にも活用できます。例えば実店舗で購入した際のレシートや納入品と一緒に送られてきた伝票類など、ペーパーレス化できずに残る紙の書類に対応可能です。

選ぶ際に見るべきポイント
・基本機能
解像度は、200dpi以上は欲しいところです。というのも、電子帳簿保存法のスキャナ保存は解像度200dpi以上が要件となっているからです。また、読み込みのスピードがある程度速くないと、読み込み作業に時間がかかってしまいます。

・対応サイズ
読み取りたい書類サイズにあったスキャナを選びます。仮に伝票やレシート中心なら大きくてもA4サイズ程度で十分だと考えられます。逆にA3資料や大きな図面などをデジタル化したい場合は、大きなサイズのものでなくてはなりません。

・多機能性
スキャナのほかにコピーやFAXなどの機能を持つ複合機もあります。機能は増えますが、機器のサイズが大きくなるうえ費用もかかります。利用頻度や費用対効果を考えて最適なものを選択しましょう。

2.文書管理システム

文書管理システムとは、ペーパーレス化したデータの保管、保存、活用、廃棄を一括管理できるシステムのことです。デジタルデータを文書登録し、高い検索性を持ちます。ナレッジ活用に有効なほか、改ざん防止やヴァージョン管理を行うことで、文書の真実性を高めます。

選ぶ際に見るべきポイント
・検索性の良さ
保管したファイル階層が見やすく管理しやすいものでなくはなりません。また、検索性が良く必要なファイルがすぐに取り出せることも重要です。

・アクセス権の設定
役職に応じたアクセス権が設定できることや、変更した場合のヴァージョン管理ができること。また、不正を防止するための改ざん防止措置、不正アクセスを防止するための強固なセキュリティも備えてなくてはなりません。

・廃棄機能
所定の期間がきたら、あるいは保存期間を過ぎたら自動的に破棄できるタイプであれば、情報流出のリスクも軽減されます。

3.ワークフローシステム

申請・承認・決裁業務に関わる一連の業務フロー（ワークフロー）をデジタル化するシステムのことです。申請書等のペーパーレス化ができるだけでなく、離れた場所からの承認やワークフローの可視化などができるため業務効率化もかないます。なお、ワークフロー以外にもチャット、スケジュール共有、ポータルサイトなど多くの機能を有していることが多いのが特徴です。

選ぶ際に見るべきポイント
・柔軟性
自社に合った承認ルートの設定ができないと、ワークフローが滞ってしまいます。承認ステップごとの経緯や履歴の確認、代理承認も可能であるなど、組織に応じた柔軟なワークフローが構築できることが求められます。

・モバイル対応
出張先や移動中でも即座に対応できるよう、モバイル対応は必須です。

・機能性
自社にとって必要な機能があるかどうかを見極めます。
なお、導入当初の目的は「ペーパーレス化を推進」することのみかもしれません。しかし、機能が豊富なワークフローシステムであれば、ペーパーレス化が実現したらそのまま次のステップに移行することが可能です。例えばスケジュール共有、議事録作成、プロジェクト管理など複数の機能があれば、多くの業務領域でデジタル化を促進させることができます。

・使い勝手
機能が豊富でも、使い勝手が悪いと社内で普及しにくいでしょう。直感的に操作可能なインターフェースであることが重要です。
上記の特徴をすべて備えているのが、グループウェア「desknet's NEO（デスクネッツ ネオ）」です。柔軟なワークフロー設定はもちろん、スケジュール管理やファイル管理など、組織に合わせて多くの業務を効率化させる機能を備えています。

4.電子契約システム

電子契約システムとは、紙の書類ではなくデジタルデータで契約を行うシステムのことで、契約書をペーパーレス化できます。インターネットを介して契約できるため、顧客との日程調整がつきやすく、契約までの期間を短縮する効果もあります。

電子契約システムについて詳しく知りたい方は、「電子契約のメリット・デメリット」でご紹介しておりますので併せてお読みください。

選ぶ際に見るべきポイント
・テンプレートを作ることができるか
テンプレートを作ることができるタイプであれば、作成時間を短縮できるうえに、社内で統一された契約書が作成できます。

・セキュリティ性
契約内容や相手方の個人情報が外部に漏れることがあってはなりません。高度なセキュリティ対策がなされていることが必須です。

・相手方の利便性
相手方の負担になるシステムでは不満を生じさせるので、相手方が簡単に利用（契約）できるシステムが望ましいといえます。利用方法はツールごとに異なりますが、例えば「アプリをインストールする必要がある」「スマートフォンでは使えない」といったタイプは避けたほうがよいでしょう。

なお、新たなツールを選ぶ際に共通のポイントとして、他のツールとの連携が容易であることが挙げられます。単独で良いツールだったとしても、連携が悪ければ人的作業が増え、総合的に使い勝手が悪くなってしまいます。

ツールを活用してDX推進も目指そう

なかにはペーパーレス化がDX化だと思っている担当者もいるかもしれませんが、ペーパーレス化はあくまでDXを推進するための最初の取り組みです。であるからこそ、ツールを活用してスムーズにペーパーレス化を実現し、その後のDX推進につなげていくことが重要です。
ペーパーレス化の先を見据えるなら、さまざまな機能を有したワークフローシステムの導入が効果的です。業務の効率化が可能なだけでなく、情報の共有・発信力が高まることで企業の一体感を醸成できたり、社内コミュニケーションの活性化によって組織の活力を高めたりなど、企業競争力の強化が見込めます。
DXは単なるデジタル化ではなく、デジタル活用によってサービスの向上や企業競争力の強化など、他社との差別化を目指すものです。DXについての詳細は「DXをペーパーレスで終わらせてはいけない！真の意味で取り組むためには？」をご覧ください。

有効なツールでペーパーレス化を成功させよう

ペーパーレス化には、既存の資料や新たに受け取った紙の書類をペーパーレス化する作業と、業務をペーパーレス化していく取り組みの2つがあります。両者をバランスよく進めることで、スムーズなペーパーレス化が実現することでしょう。ただし、対象となる業務が幅広くなるため、ツールをうまく活用していくことをおすすめします。またツール導入の際は、ペーパーレス化のフローを具体的にし、自社フローに適したツールを選択していきましょう。

ペーパーレス化を助けるツールは複数ありますが、ワークフローシステムの導入をおすすめします。というのもワークフローシステムを活用することで、申請書類をペーパーレス化できるだけでなく、ワークフローの可視化や効率化が実現できるからです。ワークフローシステム単体での導入以外にも、ワークフロー機能のほかにスケジュール共有やファイル管理機能などビジネスに欠かせない多くの機能を備えたグループウェアの導入も効果的です。その中でも、定評があるのが、グループウェア「desknet's NEO」です。紙・メール・Excel主体の業務をノーコードでシステム化することが可能な拡張機能「AppSuite」と組み合わせることで、現在社内で使用している書式のイメージをそのまま再現することができます。desknet's NEOならば、ペーパーレス化の先のDX推進にも助けとなることでしょう。
ここからは、desknet's NEOの実際の導入事例を紹介します。

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