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ペーパーレス化を浸透させるには？ツール導入の成功事例を紹介

ペーパーレス化を浸透させるには？ツール導入の成功事例を紹介

ペーパーレス化を社内で実現できれば、業務効率化やコスト削減ができるようになります。また、テレワークへの移行もスムーズになるでしょう。しかし、とにかく紙を減らしていくだけでは、業務効率化にはつながりません。
ペーパーレス化を成功させるためには何をしたらいいのか、ペーパーレス化のために押さえておくべきポイントと成功事例をご紹介します。

ペーパーレス化の失敗例
ペーパーレス化を成功させるには？
desknet's NEOの機能と導入事例
desknet's NEOの導入事例
ペーパーレス化にはツールの活用と社内理解が必要

ペーパーレス化の失敗例

コスト削減と業務効率化のために、またテレワークを実現するためにも必要とされるペーパーレス化。しかし、闇雲にペーパーレス化を進めてしまうと、思った効果につながらない可能性もあります。
まずは、失敗につながりやすい例を挙げて解説します。

ルールを決めずにとにかく電子化してしまう

ペーパーレス化の失敗につながりやすいのは、ルールを決めずにとにかく紙を減らすという目標だけを決めて、ペーパーレス化を進めてしまうケースです。

例えば、紙の書類を電子化したらファイル名をつける必要がありますが、ルールを決めずにそれぞれが自由にファイル名をつけてしまうと、そのファイルを探しにくくなります。ファイルサーバーに文書を保存して共有するのであれば、フォルダの構造やファイル名などにも運用ルールの設定が必要です。
ルールを決めずにむやみにペーパーレス化を進めると、作業効率が低下してしまいます。ファイルをしっかり管理できていないと、セキュリティにも影響が出てくるでしょう。

電子化しても使いこなせない

ペーパーレス化を進めても、電子化した書類を使いこなせなければ意味がありません。
紙の書類には、余白にメモを書き込んだり、重要箇所にマーカーを引いたり、2つの書類を見比べやすかったりといったメリットがあります。しかし、電子化した書類で同じような作業をしようとすると、環境やITスキルによって差が出てきてしまいます。紙と同じようなことができないとなると、電子化された書類をわざわざ印刷して利用するということにもなってしまうでしょう。

そういった状況は、ペーパーレス化がなぜ必要なのかという意義が、社員に十分理解されていないことが原因で起こることもあります。これまで紙を多く使ってきた企業ほど、現場の反発は大きいことを前提として導入を進めるべきでしょう。

ペーパーレス化を成功させるには？

ペーパーレス化の失敗例を理解した上で、どうすればペーパーレス化を成功させられるのかを考えてみましょう。ペーパーレス化にあたって押さえておきたいポイントは、下記の3点です。

段階的に導入する

ペーパーレス化を成功させるには、いきなりすべてをペーパーレス化しようとするのではなく、できるところから段階的に進めていくのがおすすめです。例えば、まずは会議の資料をペーパーレス化するといったものです。試行的に始めることで課題や改善点が見つかり、ルールも定められるようになるでしょう。

ペーパーレス化の意義や重要性を理解してもらう

ペーパーレス化は、トップダウンで導入していくほうが成功しやすいでしょう。しかし、社員に対しては、ペーパーレス化にどのような意義があるかを理解してもらう必要があります。

社員に理解してもらうためには、ペーパーレス化がうまくいけば効率化が進むということ、そのためには社員の協力を得てルールや運用を決めることが大切だと説明するのがいいでしょう。管理職以上や経営陣に近い層に対しては、費用対効果を示して説明するのが効果的です。

ツールを導入して環境を整える

ペーパーレス化を進めることになったら、目的に合ったツールを導入して環境を整えましょう。ペーパーレス化の目的や対象を考えた上で、どのような機能があれば自社に合うのかを検討します。
ツールによってはトライアル期間が設けられているものがありますので、まずは試験的に導入してみてもいいでしょう。

desknet's NEOの機能と導入事例

ペーパーレス化にはツールを導入すると便利ですが、ペーパーレス化に役立つ機能以外も備えたグループウェアを導入してみてはいかがでしょうか。

グループウェアについて詳しく知りたいかたは、「グループウェアとは」でご紹介しておりますので併せてお読みください。グループウェア「desknet's NEO（デスクネッツネオ）」には、ペーパーレス化をスムーズに行える機能が備わっています。ここでは、desknet's NEOの代表的な2つの機能についてご説明します。

文書管理

文書管理は、資料、マニュアル、契約書、規定集などの文書を保管し、共有できる機能です。更新履歴を10世代分保存したり、過去の文書の確認や以前の文書へ復元したりする、文書の複数世代管理が可能。電子化した文書を、特定の部署やメンバーのみに閲覧・編集させるなど、アクセス権の設定も柔軟に行うことができます。

さらに、文書ごとにコメントをつけられたり、簡易全文検索ができたりするなど、ペーパーレス化の基盤として活用できます。また、一般的なファイルサーバーよりも操作が簡単で、直感的に使えることもメリットです。
desknet's NEOの文書管理機能

ワークフローとは

ワークフローは、稟議や各種届出の申請・承認のプロセスを電子化する機能です。申請処理を電子化することで、紙の書類に押印するといった手間を省き、スムーズな承認処理を行うことができます。

ワークフローの特長としては、書式を簡単に作ることができ、承認経路も柔軟に設定できることが挙げられます。また、書式や経路をテンプレート化することで、申請経路の間違いや改ざんを防止することができるでしょう。
さらに、電子化することで、申請処理を可視化できることもメリットといえます。申請がどの段階で止まっているのか、どれくらいの量の申請が回ってくる予定なのか、可視化されることで業務効率化にもつながります。
desknet's NEOのワークフロー機能

desknet's NEOの導入事例

最後に、desknet's NEOを導入して、ペーパーレス化を実現した事例をご紹介しましょう。

学校法人東京農業大学様（学校法人）

学校法人東京農業大学様の導入事例を見る

東京農業大学様では、東京都・世田谷、神奈川県・厚木、北海道・オホーツクの3キャンパスをはじめ、全国にある農場などの施設でもdesknet's NEOを活用しています。
中でも、desknet's NEOが大きく貢献したのがペーパーレス化です。大学では、教授会や法人部課長会、大学運営会議など、会議が多い上に書類も多数必要となります。そのため、2016年頃から本格的なペーパーレス化に取り組むようになりました。

具体的には、会議資料は事前にすべて回覧・レポートを使って配布。必要があれば、事前に同機能のコメント欄でやりとりをするようにしました。会議当日は各自でPCを持ち込み、資料のファイルを開いて会議を進行。資料は文書管理にも格納するようにしています。書類はまずPDF化することを徹底し、徐々にペーパーレス化を進めていきました。
結果、コストメリットだけでなく、大型台風で出勤できないときにも職員が自宅で業務を行えるようになるなど、柔軟な対応が可能となりました。
学校法人東京農業大学様の導入事例を見る

株式会社北陸銀行様（銀行業）

株式会社北陸銀行様の導入事例を見る

優れた金融機関に贈られる日本M&Aセンターのバンクオブザイヤーに数回選出されている北陸銀行様は、2016年からdesknet's NEOを導入。紙を使った業務が多い銀行業界にあって、同行はペーパーレスだけで年間1億円のコスト削減を成し遂げました。

銀行では稟議書類が数多く発生しますが、この稟議をワークフローでの処理に変更。ワークフローは複雑な経路も自由に設定でき、約300種類にもなるほぼすべての稟議をシステム化することに成功しました。さらに、決裁後は文書管理に自動保存されるため、稟議書類のファイリング作業も不要に。過去の書類の検索も容易に行えるようになりました。
desknet's NEOに備わっているほかの機能も利用し、ペーパーレス化、業務効率化へとつなげています。
株式会社北陸銀行様の導入事例を見る desknet's NEOのワークフローの活用例

ペーパーレス化にはツールの活用と社内理解が必要

ペーパーレス化を成功させるには、ただツールを使って電子化するだけでなく、現場の理解を求めながら社内の状況に合わせて段階的に進めることが大切です。また、電子化した後は、誰もが使いやすい仕組みを整えることも重要になります。
desknet's NEOの文書管理やワークフローは、ペーパーレス化に役立つことに加えて、誰にでも使える操作性の良さ、わかりやすさが特長です。ペーパーレス化を後押しするツールとして、導入を検討してみてください。