ペーパーレス化を浸透させるには？
ツール導入の成功事例を紹介

ペーパーレス化を社内で実現できれば、業務効率化やコスト削減ができるようになります。また、テレワークへの移行もスムーズになるでしょう。しかし、とにかく紙を減らしていくだけでは、業務効率化にはつながりません。
ペーパーレス化を成功させるためには何をしたらいいのか、ペーパーレス化のために押さえておくべきポイントと成功事例をご紹介します。

ペーパーレス化の失敗例

コスト削減と業務効率化のために、またテレワークを実現するためにも必要とされるペーパーレス化。しかし、闇雲にペーパーレス化を進めてしまうと、思った効果につながらない可能性もあります。
まずは、失敗につながりやすい例を挙げて解説します。

ルールを決めずにとにかく電子化してしまう

電子化しても使いこなせない

ペーパーレス化を進めても、電子化した書類を使いこなせなければ意味がありません。
紙の書類には、余白にメモを書き込んだり、重要箇所にマーカーを引いたり、2つの書類を見比べやすかったりといったメリットがあります。しかし、電子化した書類で同じような作業をしようとすると、環境やITスキルによって差が出てきてしまいます。紙と同じようなことができないとなると、電子化された書類をわざわざ印刷して利用するということにもなってしまうでしょう。

そういった状況は、ペーパーレス化がなぜ必要なのかという意義が、社員に十分理解されていないことが原因で起こることもあります。これまで紙を多く使ってきた企業ほど、現場の反発は大きいことを前提として導入を進めるべきでしょう。

会社を変えるペーパーレス化とは？

紙ベースの業務からの変化は、紙や印刷にかかわるコストを大きく削減するほか、生産的な業務体制、文化を作っていくことにもつながります。本資料をペーパーレス化の社内説明資料にぜひお役立てください。

ペーパーレス化を成功させるには？

ペーパーレス化の失敗例を理解した上で、どうすればペーパーレス化を成功させられるのかを考えてみましょう。ペーパーレス化にあたって押さえておきたいポイントは、下記の3点です。

段階的に導入する

ペーパーレス化を成功させるには、いきなりすべてをペーパーレス化しようとするのではなく、できるところから段階的に進めていくのがおすすめです。例えば、まずは会議の資料をペーパーレス化するといったものです。試行的に始めることで課題や改善点が見つかり、ルールも定められるようになるでしょう。

ペーパーレス化の意義や重要性を理解してもらう

ツールを導入して環境を整える

ペーパーレス化を進めることになったら、目的に合ったツールを導入して環境を整えましょう。ペーパーレス化の目的や対象を考えた上で、どのような機能があれば自社に合うのかを検討します。
ツールによってはトライアル期間が設けられているものがありますので、まずは試験的に導入してみてもいいでしょう。

desknet's NEOの機能と導入事例

ペーパーレス化にはツールを導入すると便利ですが、ペーパーレス化に役立つ機能以外も備えたグループウェアを導入してみてはいかがでしょうか。

グループウェアについて詳しく知りたいかたは、「グループウェアとは」でご紹介しておりますので併せてお読みください。 グループウェア「desknet's NEO（デスクネッツ ネオ）」には、ペーパーレス化をスムーズに行える機能が備わっています。ここでは、desknet's NEOの代表的な2つの機能についてご説明します。

文書管理

文書管理は、資料、マニュアル、契約書、規定集などの文書を保管し、共有できる機能です。更新履歴を10世代分保存したり、過去の文書の確認や以前の文書へ復元したりする、文書の複数世代管理が可能。電子化した文書を、特定の部署やメンバーのみに閲覧・編集させるなど、アクセス権の設定も柔軟に行うことができます。

さらに、文書ごとにコメントをつけられたり、簡易全文検索ができたりするなど、ペーパーレス化の基盤として活用できます。また、一般的なファイルサーバーよりも操作が簡単で、直感的に使えることもメリットです。
desknet's NEOの文書管理機能

ワークフローとは

ワークフローは、稟議や各種届出の申請・承認のプロセスを電子化する機能です。申請処理を電子化することで、紙の書類に押印するといった手間を省き、スムーズな承認処理を行うことができます。

ワークフローの特長としては、書式を簡単に作ることができ、承認経路も柔軟に設定できることが挙げられます。また、書式や経路をテンプレート化することで、申請経路の間違いや改ざんを防止することができるでしょう。
さらに、電子化することで、申請処理を可視化できることもメリットといえます。申請がどの段階で止まっているのか、どれくらいの量の申請が回ってくる予定なのか、可視化されることで業務効率化にもつながります。
desknet's NEOのワークフロー機能

desknet's NEOの導入事例

最後に、desknet's NEOを導入して、ペーパーレス化を実現した事例をご紹介しましょう。

学校法人東京農業大学様（学校法人）

株式会社北陸銀行様（銀行業）

ペーパーレス化にはツールの活用と社内理解が必要

ペーパーレス化を成功させるには、ただツールを使って電子化するだけでなく、現場の理解を求めながら社内の状況に合わせて段階的に進めることが大切です。また、電子化した後は、誰もが使いやすい仕組みを整えることも重要になります。
desknet's NEOの文書管理やワークフローは、ペーパーレス化に役立つことに加えて、誰にでも使える操作性の良さ、わかりやすさが特長です。ペーパーレス化を後押しするツールとして、導入を検討してみてください。

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