ペーパーレス化のメリットとは？
失敗例と成功のポイントを解説

IT化が進むいま、企業がペーパーレス化に取り組むことは必須だといえます。しかし一方で、ペーパーレス化がうまくいかずに悩む担当者もいることでしょう。そこで本記事では、ペーパーレス化の概要やうまくいかない理由を改めて確認したうえで、ペーパーレス化のメリットや効果、成功させるためのポイントを丁寧に紹介します。ペーパーレス化を進めたい企業は、ぜひ参考にしてみてください。

ペーパーレス化とは

最初に、ペーパーレス化とは何なのか、概要を簡単に確認しましょう。

端的にいえば、ペーパーレス化とは、デジタル化等によって紙の使用をなくすことです。紙を印刷する際に両面印刷にすることや、複数ページを縮小して1枚に印刷する集約印刷といったアナログ的な方法もペーパーレス化に含まれますが、ここではデジタル化する方法について見ていきます。
紙の文書や資料をデジタル化するタイプのペーパーレス化とは、次のふたつに大別されます。

・当初から文書や資料をデジタルデータとして作成して、そもそも紙を介在させないこと
・紙の文書や資料をデジタル化すること

このようなペーパーレス化は、紙という物理的な媒体をデジタル化することであり、これにより閲覧性や検索性が向上し、業務効率化が進むとされています。また、紙の消費量を減らすことによって期待できる森林保護の効果や、デジタルデータを利用することによるテレワークの促進などの観点からもペーパーレス化は注目されています。

以前はデジタル化のためのITツールやシステムには導入費・維持費がかかりましたし、ツールやシステムを運用するには専門知識が必要とされました。しかし、近年はコスト面から見ても使い勝手の面から見ても優れたツールやシステムが多くなってきています。

ペーパーレス化の実現は難しい？

ペーパーレス化が注目されるようになって久しく、提供されるツールやシステムも進化しています。しかし、必ずしもペーパーレス化が進んでいるとはいえないようです。実際はうまくいかなかったり進まなかったりしている例が多く、その理由として次のような問題が挙げられます。

社内におけるペーパーレス化の意欲が低い

デジタルの文書や資料に対して「読みにくい」「扱いにくい」といった先入観があるケースです。デジタルデータに対して拒否感がある人もいれば、慣れ親しんできたものが変わっていく「変化」そのものに対する戸惑いがある人もいるでしょう。

また、変化の過程では、ペーパーレス化のツールを導入する際に新たに操作方法を覚えたり業務のフローを変更したりすることになりますが、それらを面倒に感じることも多いでしょう。それらの面倒ごとを乗り越えてまでペーパーレス化を実現する意義が見いだせない人もいます。

コスト削減や効率性の視点が欠けている

詳しくは後述しますが、ペーパーレス化にはコスト削減や生産性の向上といったメリットがあります。メリットがあることを理解できれば、ペーパーレス化への意欲も高まることでしょう。しかし、これらのメリットについては、コストや効率性などを意識して働く人材でないと効果を効果として認識しにくいものです。
つまりコスト削減や生産性向上の意識を持ちにくい組織では、ペーパーレス化の意義が見いだせず、ペーパーレスが浸透しにくいといえます。

社内のITリテラシーが低い

ITリテラシーが低いと、ペーパーレス化に対応できないのではないかという不安感がデジタル化に対する拒否感につながってしまいがちです。また、ITリテラシーの低さから、「IT関連のトラブルに対応できない」としり込みしてしまうケースもあります。
例えば、デジタル化による改ざんリスク、システム障害などへの対応に不安がある人は、積極的にペーパーレス化をする気になれないでしょう。

これらのことは、ペーパーレス化施策そのものに問題があるために起こるのではなく、社内での理解不足やマネジメントが不足していることが根本原因です。以下、メリットを見たうえで成功のポイントを解説します。

ペーパーレス化で得られるわかりやすいメリット

ペーパーレス化によっては次のようなメリットが得られるでしょう。注目すべきは、社員の手間の削減や働きやすさにまで効果が及ぶことです。

コスト削減

ペーパーレス化によって、次のようなコストの削減が見込めます。

消耗品費
紙代、トナー代、紙の書類を保管するためのファイルやクリップの費用など紙媒体を使用するためにはさまざまなコストがかかります。

郵送コスト
取引先へ送付する請求書等、顧客に送る資料等は、封筒や送り状を準備したうえで切手を貼って郵送するため、人的コストと郵送コストの両方が発生します。

保管コスト
紙の資料を保管するためのスペースを確保するコストも忘れてはなりません。また保管後に紛失や破損などがないように気を配るための管理コストも発生します。

廃棄コスト
保管期限を過ぎた紙の資料は確実に廃棄しなければならず、破棄するためのコストがかかります。

業務効率化による生産性の向上

会議や業務において「ホチキス止めした資料を必要数準備する」「文書をファイルに綴じる」「請求書等を封入する」などの手間を減らせるため、業務効率化が図れます。
また、稟議書等のワークフローのペーパーレス化も業務効率化に寄与します。物理的な紙の書類では書類が回ってくるまで承認ができず、承認者が出社しないことで稟議が止まってしまうこともあります。デジタルデータであれば、いつでもどこでも書類を確認できるため、迅速な意思決定が実現します。

さらに、デジタルデータは書類や資料の共有がしやすいので、部署内や社内の連携が強化されます。伝達ミスや資料が共有されていないことに起因する齟齬などが防止され、生産性の向上につながるでしょう。

働き方改革や多様な働き方が実現可能に

業務で必要な文書や資料、稟議書や申請書などのペーパーレス化が進むということは、紙の書類を確認・押印するための出社が不要になるということです。つまり、ペーパーレス化によって、「出社」や「対面」をしなくても業務に就く体制が整えられるのです。出社の必要性が低くなることで、次のような働き方が実現できるようになります。

・離れた場所でも業務を行いやすくなるため、テレワークが促進される
・移動時間をとられる出張が抑制され、業務負担が軽減する
・外回りの営業職等が直行直帰しやすくなり、労働時間が短縮する

企業イメージの向上

ペーパーレス化を進めることで、企業は次のような評価が得られるでしょう。

・紙資源を大切にする企業
・テレワークを促進する企業

後者の「テレワークを促進する企業」は、「ダイバーシティを実現する企業」と同じ意味合いを持ちます。というのも、自宅でも働けるテレワークは介護や育児との両立がしやすいからです。また、介護や育児を行っている社員以外にとっても、通勤時間を削減できるメリットがあり、ワークライフバランスもが取りやすくなるでしょう。
また完全テレワークであれば、住む場所にかかわらず必要な人材を雇用することも可能となります。つまり、「多様な人材を雇用する、先進的で風通しの良い社風がある」と見なされ、企業イメージの向上が見込めます。

内部統制・セキュリティの強化

ペーパーレス化を実施して文書や資料を文書管理システムやクラウドシステムに格納すると、ログ管理、権限設定が可能となります。またタイムスタンプが付与できるシステムを導入すれば、文書が改ざんされていないことが証明でき、不正な複製や改ざんから文書を守ることが可能です。結果として内部統制やセキュリティの強化につながります。

DX推進の基盤構築

DXとは、テクノロジーによってビジネスモデルや企業組織・文化などを変革し、それによって新しい価値を生み出し、競争力を高めていくことです。デジタル化はDX推進の第一歩となります。多くの場合、DX施策にはツールやシステムの導入が必要であり、いきなりDX施策を制定するのは容易ではありません。ペーパーレス化は検討しやすい取り組みとなるため、「DX化のハードルが高い」「何から始めたらよいか迷う」といった企業にとって有効な第一歩です。

上述のとおり、ペーパーレス化を推し進めることはDXにもつながります。ただし、なかにはペーパーレス化とDXの境目があいまいという担当者もいることでしょう。ペーパーレス化とDXについて詳しくは「DXをペーパーレスで終わらせてはいけない！真の意味で取り組むためには？」をご覧ください。

気づかれにくいペーパーレス化のメリット

あまり意識されないかもしれませんが、ペーパーレス化を進めることで、次のようなメリットも得ることができます。

情報共有や承認までのスピードが向上する

デジタル化によって、いつでもどこでも情報が共有できるようになり、承認までのスピードが向上するのは既述のとおりです。業務における時間のロスがなくなり、作業スピードが上がることは、状況の変化に迅速に対応することにつながります。また、迅速な意思決定を行うことで、ビジネスの時機を逃してしまうリスクが低減します。

さらに、資料の修正や訂正を行ったときも、即座に最新バージョンを皆が確認できるため、常に部署内の認識をそろえることができます。高いレベルで情報共有をすることで、意思の疎通も行いやすくなるといった効果もあります。

情報漏えい時の対応策がある

物理的な「紙」でも「デジタルデータ」でも、どちらでも情報漏えいのリスクはあります。
しかし「紙」で紛失や誤配などが生じた場合、原本の回収が困難となるため、問題解決のめどが立ちにくくなります。
一方でデジタルデータの場合、万一情報漏えいが起こっても、一元管理が可能で追跡できるという強みがあります。データやパソコンによっては、紛失時に遠隔操作でのデータ消去、パソコンロックなどの対応も可能ですので、リスクが生じたときの対応は取りやすいといえます。

アカウント管理やセキュリティ対策ツールの導入など、正しい知識をもって対策を講じればセキュリティリスクを抑えることが可能なのです。

データの抽出時間を短縮できる

デジタル化した紙資料を適切に保管していくことで、デジタル資料の検索性が向上します。また、さまざまな情報をデータベース化することで、必要な情報を効率よく抽出し、必要に応じて活用することも容易になります。
閲覧したい資料や欲しい情報を探すのに手間取ると、本来進めたい業務の時間が圧縮されてしまいかねません。即座に資料・情報が手に入れば、業務にかける時間を確保でき、仕事の質向上も見込めます。

ペーパーレス化の失敗例

ペーパーレス化の代表的な失敗例は、次の3点です。

メリットや効果の周知がなく、意欲が低い

メリットや効果を周知したうえで、ペーパーレス化を進めれば、社員の意欲が高まるでしょう。しかし事前の周知を怠ってしまい、形だけのペーパーレス化となってしまうケースもあります。その場合、文書や資料はデジタルデータ化されており、一見ペーパーレス化が進んでいるように見えるかもしれません。しかし、実は個々の社員がデジタルデータを印刷して閲覧・保管していてペーパーレス化が進んでいない、といった事態が散見されます。

ルールを決めずにとにかくペーパーレス化してしまう

ルールを決めずにとにかく紙を減らすという目標だけを決めて、ペーパーレス化を進めてしまうケースです。本来は作業フローの構築やフォルダの構造、ファイル名などの運用ルールを制定していかなければなりません。このようなルールがないと、かえって作業効率を落としてしまいます。
マネジメント層が正しい段取りを踏んでいないため、ペーパーレス化の効果が生じにくくなる例です。

デジタル化しても使いこなせない

デジタル化した資料や文書を使いこなせないケースです。紙のときと同じように「余白にメモを取りたい」「赤で修正を入れたい」などと考えてしまうと、結局印刷して利用する体制に逆戻りしてしまいます。

本来デジタル化のツールは、メモ書きや修正履歴を表示させるといった機能があるのが一般的で、正しく使いこなせば要望に応えられるはずです。しかしツールの正しい知識が不足しているため、ペーパーレス化に移行できない状態に陥っている例です。

ペーパーレス化を成功させるには？推進のポイント

ペーパーレス化を成功させるためには、事前の準備が重要です。マネジメント層は3つのポイントを押さえてペーパーレス化を進めていきましょう。

段階的に導入する

ペーパーレス化を成功させるには、いきなりすべてをペーパーレス化しようとするのではなく、できるところから段階的に進めていくのがおすすめです。
紙の資料や文書は、大きく分けて「社内資料・文書」「社外資料・文書」の2種類なので、まずは社内向けのものからペーパーレス化するのがいいでしょう。社内向けの資料・文書をさらに細分化し、例えば、「まずは会議の資料をペーパーレス化する」などとして、徐々に進めていくとスムーズです。

部分的、もしくは試行的に始める方法は、デジタルに拒否感のある社員でも受け入れやすいでしょう。また、課題や改善点が可視化されることで、効率的にペーパーレス化のルールを定められるようになります。

ペーパーレス化の意義や重要性を理解してもらう

社員に対しては、ペーパーレス化にどのような意義があるかを理解してもらう必要があります。ペーパーレス化がうまくいけば効率化が進むこと、社員の協力を得てルールや運用を決めることが大切であることなどを説明します。費用対効果を示して説明するなど、数字で根拠を示すのも効果的です。
なお、コスト削減や業務効率化は企業利益につながり、ひいては社員自身の恩恵となることも周知したいものです。自分の業務への取り組みが会社経営に影響を及ぼすことが伝われば、企業経営を「自分のこと」として考えることも促せるかもしれません。

なお、セキュリティに不安感を持つ社員へは、情報漏えい時の対応やデジタルデータの管理が情報統制につながることなどの教育も行うことで、危機管理能力も向上させていきましょう。

ツールを導入して環境を整える

ペーパーレス化を進めるにあたっては、目的に合ったツールを導入して環境を整えることが重要です。ペーパーレス化の目的や対象を考えたうえで、どのような機能があれば自社のペーパーレス化が進むかを検討し、選定します。
また、ペーパーレス化の意欲を削がないためには、使い勝手が良いツールを選ぶことが必須です。最適なツールを選ぶのは難しいかもしれませんが、ツールによってはトライアル期間が設けられているものがありますので、まずは試験的に導入してみてもよいでしょう。
さらに詳しく知りたい方は「ペーパーレス化のツールを活用しよう！種類や選び方のポイントを事例とともに紹介」をご覧ください。

ペーパーレス化対象

対象ごとにペーパーレス化のポイントを紹介します。

ビジネス文書

ビジネス文書の明確な定義はありませんが、ここでは後のふたつと線引きする意味で、取引先や顧客などに関係する「社外向けの文書」として考えます。
社外向け文書のペーパーレス化は、受け取る相手方のことを考えて進めることが重要です。取引先へ送る文書であれば、取引先がペーパーレス化に対応しているかどうかを確認しなければなりません。対応している（もしくは対応させようとしている）場合、次のような項目を協議します。

デジタル化の方法
PDFファイル、Excelファイルなどのファイル形式、タイムスタンプや電子署名の有無など

やりとりの方法
メールでの送受信、デジタルデータで情報を確認できるFAX複合機、システム利用など

会議資料

会議資料のペーパーレス化によって会議進行や振り返りが困難になってはかえって業務の妨げになってしまいます。単に資料を「パワーポイントで作成する」「PDF資料を作成する」といった方法では、閲覧のしにくさやメモができないなどの理由によって、資料を会議で生かしにくいかもしれません。
そのため会議中も閲覧しやすいことや、必要に応じて考察やメモを残せる、といったツールの活用を検討するといいでしょう。また、あわせてWeb会議ができるシステムも導入すると、ペーパーレス化との相乗効果を得ることができます。

社内回覧　など

社内向けに情報発信する書類をペーパーレス化する場合は、共有のしやすさが重要です。よく聞かれるのは、ポータルサイト等に情報をアップしたものの、他の情報に埋もれてしまうケースです。
「部署内の回覧と社内全体の回覧が分けられる」「画像もアップロードできる」「情報をアップしたことを特定の社員に通知できる」など、情報が見やすく共有が容易なツールを活用すると、確認漏れを防止できます。また、ポータルサイトが自社仕様にカスタマイズできると、より活用しやすくなるでしょう。

完全ペーパーレス化が難しい文書

ペーパーレス化する際に忘れてはならないのが、ペーパーレス化にはさまざまなメリットがある一方で頼りすぎてはいけないという点です。というのも、ペーパーレス化は以下のような留意点があるからです。

ネットワーク環境が必須
何らかのトラブルでネットワーク環境が維持できないと、閲覧や共有に支障が生じてしまいます。また、ネットワーク環境は整っていても、モバイルバッテリーが切れていることで閲覧できないという事態も考えられます。

データ紛失のリスクもある
システム障害やサーバトラブルなどによるデータ紛失のリスクもあります。バックアップを取っておくことである程度リスク回避は可能ですが、トラブル発生時に業務が混乱しないよう、紙書類のフローも一部残しておいたほうが望ましいでしょう。

電子帳簿保存法の保存要件が厳しい
国税関係帳簿・書類の電子保存を認める「電子帳簿保存法」では保存要件が厳格に定められています。該当書類をデジタルデータとして保存しても、保存要件を満たさない場合は国税関係書類として認められなくなってしまう可能性があります。要件を満たすのが難しい場合は紙保存が必要となります。

desknet's NEOの機能と導入事例

ペーパーレス化にはツールを導入すると便利ですが、ペーパーレス化に役立つ機能以外も備えたグループウェアを導入してみてはいかがでしょうか。

グループウェアについて詳しく知りたいかたは、「グループウェアとは」でご紹介しておりますのであわせてお読みください。 グループウェア「desknet's NEO（デスクネッツ ネオ）」には、ペーパーレス化をスムーズに行える機能が備わっています。ここでは、desknet's NEOの代表的なふたつの機能についてご説明します。

文書管理

文書管理は、資料、マニュアル、契約書、規定集などの文書を保管し、共有できる機能です。更新履歴を10世代分保存したり、過去の文書の確認や以前の文書へ復元したりする、文書の複数世代管理が可能。電子化した文書を、特定の部署やメンバーのみに閲覧・編集させるなど、アクセス権の設定も柔軟に行うことができます。

さらに、文書ごとにコメントをつけられたり、簡易全文検索ができたりするなど、ペーパーレス化の基盤として活用できます。また、一般的なファイルサーバーよりも操作が簡単で、直感的に使えることもメリットです。
desknet's NEOの文書管理機能

ワークフローとは

ワークフローは、稟議や各種届出の申請・承認のプロセスを電子化する機能です。申請処理を電子化することで、紙の書類に押印するといった手間を省き、スムーズな承認処理を行うことができます。

ワークフローの特長としては、書式を簡単に作ることができ、承認経路も柔軟に設定できることが挙げられます。また、書式や経路をテンプレート化することで、申請経路の間違いや改ざんを防止することができるでしょう。
さらに、電子化することで、申請処理を可視化できることもメリットといえます。申請がどの段階で止まっているのか、どれくらいの量の申請が回ってくる予定なのか、可視化されることで業務効率化にもつながります。
desknet's NEOのワークフロー機能

desknet's NEOの導入事例

最後に、desknet's NEOを導入して、ペーパーレス化を実現した事例をご紹介しましょう。

学校法人東京農業大学様（学校法人）

株式会社北陸銀行様（銀行業）

ペーパーレス化にはツールの活用と社内理解が必要

ペーパーレス化を成功させるには、ただツールを使ってデジタル化するだけでは足りず、メリットの周知や現場の理解を求めることが重要です。社内の状況に合わせて段階的に進めていきましょう。また、デジタル化の際は、誰もが使いやすい仕組みを整えることも忘れてはなりません。
desknet's NEOの文書管理やワークフローは、ペーパーレス化に役立つことに加えて、誰にでも使える操作性の良さ、わかりやすさが特長です。ペーパーレス化を後押しするツールとして、導入を検討してみてください。